A construção civil é um setor gigantesco, com enormes implicações para a economia do país e para o desenvolvimento da sociedade. Junto com tamanha grandeza vem uma série de complexidades que ficam a cargo dos gestores.
Entre elas está o cuidado com a contabilidade do negócio, que precisa ser muito bem cuidada tanto para atender aos requisitos legais quanto para facilitar a tomada de decisões. Felizmente, há meios de interpretar os relatórios contábeis sem confusão ou desespero.
Neste artigo, eu vou te mostrar o que é um relatório contábil, muito do que está envolvido nele e, mais importante, como interpretar seus relatórios do jeito certo.
O que é um relatório contábil?
Toda empresa tem exigências da lei para cumprir. Uma das mais importantes é garantir que haja lisura nos procedimentos e que não há nenhum tipo de irregularidade com o negócio. Isso inclui fraudes, sonegação de impostos e outros crimes.
É aí que entram os relatórios contábeis. Esses documentos são demonstrativos técnicos que mostram a saúde financeira de uma empresa e como ela chegou nessa situação. Em outras palavras, é como se cada operação financeira deixasse um rastro que mostra o funcionamento operacional da empresa e justifica seus resultados.
Para ilustrar, podemos pensar no seguinte:
Um paciente vai ao hospital e faz vários exames. Os resultados mostram não só possíveis problemas de saúde, mas permitem aos médicos conhecer hábitos da pessoa. O mesmo se dá com os relatórios contábeis, que indicam como a empresa opera e quais resultados isso produz.
O que compõe um relatório contábil?
Com base na explicação acima dá para ver que os relatórios contábeis são fundamentais para a saúde financeira de qualquer empresa. Afinal, assim como aquele paciente usa os exames para fazer possíveis mudanças em sua rotina, a empresa também deve usar esses relatórios para promover melhorias em suas atividades.
Mas assim como uma bateria de exames analisa vários elementos distintos, um relatório contábil completo precisa de vários elementos. E aqui cabe apontar uma diferença importante entre 2 tipos de relatórios: obrigatórios e “opcionais”.
Os obrigatórios são exigidos por lei, e incluem:
- Balanço Patrimonial (BP): gerado com base em todas as movimentações financeiras e lançado no livro diário;
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): elaborado juntamente com o BP, é usado para determinar o resultado líquido, de lucro ou prejuízo, de cada operação;
- Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA): aponta mudanças no patrimônio líquido da empresa e onde ele foi aplicado no período analisado.
Os “opcionais” não são exigidos por lei, mas aqui vai a dica: não deixe de usá-los. Ele são fundamentais para a boa tomada de decisões. Alguns dos principais são:
- Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC): um dos relatórios mais importantes, junto com balanço patrimonial e DRE;
- Balancete de verificação: serve como importante material de apoio na elaboração de outros relatórios, além de oferecer uma boa visão estratégica para tomada de decisão.
Quem é responsável por elaborar um relatório contábil?
O papel da elaboração do relatório contábil é do contador. Os gestores e diretores de uma empresa devem ficar atentos ao processo todo, mas não tem o tempo e as habilidades específicas para cuidar desta tarefa que exige tanta precisão.
Afinal, estamos falando de dados técnicos coletados por longos períodos. Qualquer erro pode mudar muito os resultados e acarretar em decisões erradas ou problemas com a fiscalização.
Além de um profissional competente, é preciso usar ferramentas que facilitem a coleta e a manutenção desses dados durante todo o ano, e isso é responsabilidade da empresa. Mesmo que os contadores sejam terceirizados, um Enterprise Resource Planning (ERP) de qualidade pode fazer diferença significativa para criar relatórios contábeis confiáveis, que geram dados valiosos.
Qual a diferença entre um relatório contábil simples e um específico para a construção civil?
A grande diferença entre um relatório contábil simples e um relatório específico para o setor construtivo está na sua complexidade, já mencionada no início. Mas a complexidade maior da contabilidade na construção civil tem um motivo: muitas variáveis.
Pense um pouco:
Os demonstrativos são realizados em períodos específicos, de até 1 ano. Mas as obras de uma construtora podem levar muito mais tempo que isso. Além disso, os regimes de contratação, modelos de trabalho, regimes de tributação e outros detalhes do setor o tornam um caso exclusivo.
Mais uma vez temos de apelar para a necessidade de contar com bons contadores e com ferramentas completas de gestão, como um ERP voltado para a construção civil.
4 passos para interpretar relatórios contábeis na construção civil
Uma coisa é criar os relatórios contábeis de forma que eles mostrem os dados corretamente, sem mascarar os dados de forma involuntária. Outra bem diferente é ser capaz de interpretar o que eles dizem e usar as conclusões para tomar decisões melhores a favor do negócio.
Mas eu tenho um presente para te dar:
Preparei uma lista com 4 passos simples que você precisa dar para interpretar seus relatórios contábeis e usar as informações encontradas para fazer a empresa prosperar. Eles são:
1. Entender o papel de cada demonstrativo
O primeiro passo é simples, mas indispensável: você precisa entender o que cada demonstrativo citado aqui faz e por que existe. Não há forma pior de começar a sua análise do que pensando que um deles é dispensável ou, pior, que são todos “a mesma coisa”.
Cada relatório vai ter pontos em comum, o que é bem normal, até por se tratar do mesmo tema central. Mas há também particularidades que tornam todos eles importantes, e você precisa aprender cada uma delas.
Uma boa sugestão é sentar com o contador e pedir a ajuda dele para entender como cada relatório atua e, mais que isso, como um complementa o outro.
2. Usar apenas informações atualizadas
Outro fator a ficar de olho, e que pode mudar totalmente a eficácia dos seus relatórios, é usar apenas dados atualizados. Aqui vale destacar que o método de coleta e armazenamento dos dados precisa ser muito bem cuidado.
Soluções manuais, como papel e caneta e notas fiscais impressas tornam o processo muito mais confuso e aumentam a margem de erro. Um sistema eletrônico que atualiza tudo em tempo real é ideal para não usar dados errados ou incompletos.
3. Identificar padrões
O terceiro passo é avaliar cada relatório com calma em busca de padrões, ou seja, entender como as operações financeiras mostram o comportamento de cada setor da empresa. Talvez você perceba tendências ruins, como gastar mais que o necessário em determinadas fases de um projeto.
Encontrar os padrões, tanto positivos quanto negativos, vai ser peça-chave para mudar os comportamentos prejudiciais e reforçar os que são benéficos para o negócio.
4. Transformar dados em ações concretas
Por último, transforme os dados que acabou de encontrar em ações concretas que pretende realizar. De nada adianta interpretar corretamente um relatório se a conclusão não servir para realizar uma ação prática que torne a empresa melhor.
Crie planos de ação, com metas e prazos específicos. Além disso, designe responsáveis pelo cumprimento das metas e acompanhe os resultados de perto.
Os relatórios contábeis são essenciais para a saúde financeira da sua empresa. Sem eles a sua tomada de decisão fica totalmente comprometida, sem falar nos riscos legais aos quais o negócio fica exposto. Por isso não deixe de usar as ferramentas ao seu alcance para manter a contabilidade em dia.
Uma das principais ferramentas que a sua empresa pode usar para manter a contabilidade no estado da arte e evitar todo tipo de problemas fiscais é usar um ERP para construção civil. Veja o que essa solução pode fazer por você!
