Relatório de Acompanhamento de Obras: Dicas e Como Fazer

O Relatório de Acompanhamento de Obras ou RAO é uma prática de grande relevância técnica e estratégica na gestão de obras. O documento serve como um registro detalhado dos eventos mais importantes que influenciam a execução do projeto, sejam eles esperados ou não.

Mesmo que sua obrigatoriedade esteja suspensa desde 2023, há muitos bons motivos para que as construtoras e empreiteiras continuem dedicando atenção ao preenchimento cuidadoso do documento, a fim de preservar informações relevantes sobre a obra.

Embora seja bastante conhecido dos profissionais da área, é preciso reforçar tópicos e conceitos que acabam esquecidos e ou nem sempre são observados nessa tarefa.

Na verdade, em muitas empresas ele precisa ser levado mais à sério e ser preenchido com mais cuidado.

Neste guia, você encontrará orientações essenciais para desenvolver um RAO que efetivamente contribua para a gestão do projeto. Continue conosco para descobrir como fazer isso efetivamente.

Antes de começar a ler, o Sienge disponibiliza gratuitamente a Planilha de Planejamento de Obra Gratuita. Faça o download clicando aqui, é bem rápido!

O que é acompanhamento de obra?

Vamos começar pelo básico?

O acompanhamento de obra é um processo que consiste em monitorar, verificar e registrar sistematicamente o progresso dos trabalhos no canteiro de obras.

Esse processo envolve uma série de atividades que garantem que a execução da obra esteja em conformidade com o projeto planejado, as especificações técnicas, os padrões de qualidade, os cronogramas estabelecidos e os orçamentos aprovados.

Entre seus principais objetivos, destacamos os seguintes:

• Garantir a qualidade: Verificar se os materiais utilizados e os métodos de construção atendem às especificações técnicas e aos padrões de qualidade esperados.
• Controlar o cronograma: Acompanhar o progresso da obra em relação ao cronograma planejado, identificando desvios, atrasos e antecipando possíveis impactos no prazo de entrega.
• Gerenciar o orçamento: Monitorar os custos reais em comparação com o orçamento previsto, controlando despesas e evitando gastos excessivos.
• Mitigar riscos: Identificar e gerenciar proativamente os riscos associados à construção, incluindo questões técnicas, de segurança no trabalho, ambientais e legais.
• Facilitar a comunicação: Proporcionar uma comunicação eficaz entre todos os envolvidos no projeto, incluindo a equipe de obra, fornecedores, clientes e outros stakeholders.
• Documentação: Registrar detalhadamente o progresso da obra, incluindo relatórios de acompanhamento, diários de obra, e documentar as decisões tomadas, as alterações no projeto, e quaisquer incidentes ou problemas ocorridos.

Como estruturar um Relatório de Acompanhamento de Obras?

Também chamado, usualmente, de Diário de Obra (DO), Livro de Ordem ou Relatório Diário de Obra (RDO), o documento pode ser preenchido por um engenheiro, arquiteto, técnico ou mesmo um estagiário, sob supervisão de um profissional responsável.

O Relatório de Acompanhamento de Obras funciona como o registro documentado de todas as atividades vinculadas à construção ou ao serviço, fornecendo apoio para:

• Comprovar a autoria dos trabalhos;
• Garantir o cumprimento das instruções de trabalho, tanto técnicas como administrativas;
• Dirimir dúvidas sobre a orientação técnica relativa à obra;
• Avaliar motivos de eventuais falhas técnicas, gastos imprevistos e acidentes de trabalho;
• Eventual fonte de dados para trabalhos estatísticos.

Basicamente, o RAO deve ser estruturado com a descrição de dois tipos de eventos que se apresentam na execução da obra.

1. Eventos de controle: Estão ligados às frentes de produção, e que usualmente refletem o acompanhamento do planejamento físico da obra. Aqui são registradas as principais métricas de produção, ou seja, as principais frentes de serviço em andamento, número de funcionários próprios e terceirizados. Também as principais máquinas e equipamentos disponíveis no dia. Algumas empresas registram nesta área fenômenos meteorológicos, por período.
2. Eventos extraordinários: estão ligados a aspectos indiretos que se relacionam com a obra naquele dia. Aqui são registradas visitas de fiscais, clientes, projetistas ou parceiros. Também se encaixam nesta classificação acidentes de trabalho, atrasos na entrega de materiais, paralisações de qualquer natureza, bem como outros eventos que beneficiam ou prejudicam o projeto.

Em atividades que envolvem a construtora e empreiteiros de serviços, o Relatório de Acompanhamento de Obra é um documento bilateral, onde tanto o contratante quanto o contratado devem registrar suas informações e assiná-lo, garantindo assim a validade, inclusive em questões judiciais, como prova de comunicação. Ambas as partes devem ter acesso irrestrito ao registro do Relatório de Acompanhamento de Obra para inserir as informações pertinentes.

No setor privado, é crucial para embasar processos de reequilíbrio e evitar multas. No setor público, além de servir como base para pleitos ou reclamações, é um componente crítico das medições mensais.

Também possibilita aos gestores analisar causas de falhas técnicas, despesas não previstas e acidentes de trabalho.

Como preencher um Relatório de Acompanhamento de Obras?

O documento deve ser mantido no local a produção durante todo o tempo de duração dos trabalhos, ou estar disponível em formato eletrônico de fácil acesso.

São elementos obrigatórios do RAO:

1. Dados do empreendimento, de seu proprietário, do responsável técnico e da respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
2. Datas de início e de previsão da conclusão da obra ou serviço;
3. Datas de início e de conclusão de cada etapa programada;
4. Os relatos de visitas do responsável técnico;
5. O atual estágio de desenvolvimento do empreendimento no dia de cada visita técnica;
6. Orientação de execução, mediante a determinação de providências relevantes para o cumprimento dos projetos e especificações;
7. Nomes de empreiteiras ou subempreiteiras, caracterizando as atividades e seus encargos, com as datas de início e conclusão, e números das ARTs respectivas;
8. Acidentes e danos materiais ocorridos durante os trabalhos. Os períodos de interrupção dos trabalhos e seus motivos, quer de caráter financeiro ou meteorológicos, quer por falhas em serviços de terceiros não sujeitas à ingerência do responsável técnico;
9. Períodos de interrupção dos trabalhos e seus motivos, quer de caráter financeiro ou meteorológico, quer por falhas em serviços de terceiros não sujeitas à ingerência do responsável técnico;
10. Outros fatos e observações que, a critério ou conveniência do responsável técnico pelo empreendimento, devam ser registrados.

O documento deve ser preenchido diariamente, mas o registro das informações deve ser conciso para não transformar o diário em um memorando. Porém, essas informações devem ser analíticas, consolidando uma descrição detalhada dos eventos junto com suas causas e consequências.

O ideal é que o Relatório de Acompanhamento de Obra tenha o apoio de outras mídias complementares ao texto, ou seja, contenha fotos, filmagens, áudios, documentos anexados, ou qualquer outra fonte que ajude a retratar o cenário da obra.

Antes de continuarmos, quero recomendar para você o modelo de Diário de Obras (ou RAO) do Sienge. É gratuito e fácil de baixar!

Problemas no preenchimento do Relatório de Acompanhamento de Obras

Muitas empresas não cumprem os requisitos básicos de preenchimento dos Relatórios de Acompanhamento de Obras. Entre as queixas das construtoras nesse processo, destacam-se:

• A falta de controle sobre as informações inseridas;
• Os problemas de integração das informações do diário de obras com o restante das informações de gestão;
• A dificuldade e a repetitividade na inserção de dados;
• A dependência de ferramentas online;
• A complexidade dos softwares disponíveis.

Também é comum a falta de padronização dos relatórios em múltiplos canteiros de obras, além da ausência de registros de ocorrências importantes – o que pode gerar problemas e prejuízos em obras contratadas pelo Poder Público.

Vale lembrar que tribunais de contas das esferas municipal, estadual e federal exigem um alto nível de maturidade na gestão de informações diárias, que muitas empresas não conseguem atender.

Por outro lado, há uma resistência das equipes técnicas em relação ao RAO, que não vê benefícios tangíveis na elaboração do documento.

Um RAO eficaz é fruto da elaboração disciplinada diária, a fim de assegurar o registro correto das informações relevantes e seu impacto no planejamento diário da obra. Por exemplo, a identificação e mitigação de atrasos no cronograma crítico podem evitar atrasos subsequentes e garantir o cumprimento dos prazos do projeto.

Relatório semanal de acompanhamento de obra

Mas, afinal de contas, com que frequência deve ser elaborado o relatório de acompanhamento de obras: diariamente ou semanalmente?

A dúvida faz sentido porque algumas empresas preferem elaborar “semanários” de obra, ou seja, escolhem um dia da semana para elaborar os RAOs em atraso.

Mas essa prática pode ser bastante problemática e deve ser evitada a qualquer custo na obra. Isso porque, com o grande espaçamento entre a coleta dos dados e o seu registro, pode haver perda significativa de informações e, consequentemente, da confiabilidade dos relatórios.

Inevitavelmente, algo importante vai ficar de fora. Informações que poderiam ser úteis na avaliação do empreendimento, na prevenção de problemas e na otimização da produção vão ser esquecidas.

Isso não significa que a construtora não possa fazer um relatório semanal de acompanhamento de obra para avaliações internas e externas. Mas ele deve derivar dos relatórios diários, isto é, as informações são apenas compiladas a partir de registros já realizados nos dias anteriores.

A mesma lógica vale para os relatórios mensais ou de cada etapa da obra.

É fundamental que os gestores considerem a elaboração do RAO como uma rotina diária da obra, e que a tarefa seja realizada com a participação de todos os envolvidos. Isso inclui, além dos responsáveis técnicos, empreiteiros, mestres de obras e estagiários.

Tenha bastante rigor com isso: o Relatório de Acompanhamento de Obras é diário, não aceite protelações dos seus responsáveis pela tarefa.

Como escolher a ferramenta de gestão para acompanhamento de obra?

Outro problema frequente está na ferramenta de gestão adotada pelas construtoras e incorporadoras. Em certos casos, o método usado pode estar sujeito a riscos de inconsistência dos dados.

Planilhas eletrônicas

Quando bem configuradas, as planilhas eletrônicas, por exemplo, permitem que os dados simples, inseridos na rotina diária, gerem indicadores de produtividade e eficiência.

Porém, podem pecar na segurança dos registros. Além de poderem ser facilmente alterados, os dados registrados também podem ser duplicados, comprometendo a confiabilidade das informações.

Plataformas de gestão

Dada a importância da confiabilidade dessas informações, construtoras e incorporadoras precisam investir em ferramentas mais sofisticadas e seguras para o registro e o armazenamento do histórico de suas obras.

Assim, plataformas de gestão especialistas como o Sienge  garantem o registro seguro de informações em um banco de dados amplo, acessível e permanente. Com uma solução profissional, você não corre o risco de distorções e perda de informações que costumam ocorrer com as ferramentas mais simples de registro.

Conclusão

Apesar da suspensão da obrigatoriedade do Relatório de Acompanhamento de Obras desde 2023, sua importância na gestão do canteiro de obras permanece incontestável. A adoção dessa prática é uma estratégia proativa das construtoras para mitigar riscos e otimizar a gestão de recursos.

As empresas que entendem o valor intrínseco do RAO e insistem na conscientização interna para sua correta elaboração se colocam em posição de vantagem competitiva, oferecendo maior confiabilidade e segurança aos seus stakeholders.

Esse desenvolvimento interno inclui desde a capacitação de equipes até a escolha de softwares que facilitam a inserção e o monitoramento das informações, transformando o desafio da gestão de dados em um ativo intangível.