No artigo Nota Fiscal Eletrônica de Compra – porquê e como armazenar, você leu sobre os riscos decorrentes da falta de armazenamento da Nota Fiscal.
Neste post, vou apresentar como o Sienge ajuda construtoras de todo o Brasil a resolver este problema de forma fácil e melhor ainda, como utilizar os arquivos xml de forma integrada com o financeiro, suprimentos e fiscal.
Como importar a nota fiscal eletrônica diretamente da SEFAZ?
Um dos principais problemas das construtoras quando compram materiais, é obter o arquivo xml do fornecedor. O sistema de recepção de NF-e do Sienge resolve esse problema de duas formas:
- Processo manual: o Sienge busca as NF-e’s nos servidores da SEFAZ, mas, depende de sua intervenção como usuário.
- Processo automático: você apenas configura o Sienge para buscar suas NF-e’s de forma automática diretamente nos servidores da SEFAZ.
Processo automático
O processo automático é realmente muito simples. Você apenas precisa configurar e o Sienge faz o resto. Na configuração, você habilita para cada empresa o processo automático.
Como funciona?
Uma vez configurado para o processo automático, o Sienge diariamente executará este passo a passo:
- Verificar se existem notas fiscais para a empresa: Neste acesso a SEFAZ entrega para o Sienge todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra a empresa num período de até 90 dias atrás.
- Manifestar NF-e’s: de posse das notas fiscais obtidas no passo anterior, o Sienge manifesta todas as notas como Ciência da Operação. Este passo é necessário para que a SEFAZ libere o arquivo xml para download.
- Download do XML: realizada a manifestação como Ciência da Operação, a SEFAZ libera os arquivos xml das NF-e’s e o Sienge faz o download para o banco de dados.
Realizados esses 3 passos, a nota fiscal eletrônica já fica disponível para utilização nos módulos Financeiro e Suprimentos do Sienge e o arquivo xml já está armazenado em segurança na nuvem.
Para quem é indicado?
Todas as construtoras podem utilizar o processo automático.
Recomendamos às construtoras que tenham um alto volume de recepção de notas fiscais eletrônicas por dia, que utilizem o processo automático. A grande vantagem é ter todos os xml salvos na nuvem. Mesmo que haja alguma operação que você desconheça ou não foi concluída, é possível realizar o manifesto manual.
Construtoras que tem um volume de recepção de NF-e menor, também podem usufruir do processo automático.
Processo Manual
Outra alternativa para obter arquivos xml de NF-e é o processo manual. Embora chamado de “processo manual”, não quer dizer que você terá um grande trabalho para obter as notas fiscais eletrônicas.
O processo é simples e, na prática, é o mesmo processo realizado pelo processo automático, porém, é você quem dá os comandos para o Sienge executar. São apenas 2 passos:
Passo 1: Importar as Notas Fiscais no Sienge
Este procedimento é muito fácil, basta você informar a empresa que deseja importar e o Sienge busca as NF-e’s para você.
Passo 2: Manifestar a Nota Fiscal Eletrônica
Esse passo é necessário porque a SEFAZ só libera arquivos xml para notas fiscais eletrônicas manifestadas. Você pode manifestar as notas em lote ou individualmente.
Após realizar o passo 2, o Sienge terá manifestado a nota fiscal eletrônica e feito o download do arquivo xml. A partir deste momento você já poderá visualizar a Danfe da nota e baixar o xml para o seu computador se tiver necessidade.
O que é possível fazer com os arquivos xml?
Como você certamente já sabe, o Sienge é o maior sistema ERP para construção civil do país. A grande vantagem de trabalhar com um ERP é ter os processos integrados entre as diversas áreas da empresa.
Com os arquivos xml armazenados no Sienge, você pode utilizar em 3 pontos do sistema, que basicamente integram o seu setor de compras com o financeiro e a contabilidade/fiscal.
A figura abaixo apresenta um fluxo básico de como a NF-e trafega pela empresa.
Basicamente o processo inicia no setor de suprimentos que realiza a compra de materiais. Quando o fornecedor entrega, emite uma nota fiscal eletrônica.
No Sienge existem 2 possibilidades de registrar essa nota. Pela funcionalidade de nota fiscal de compra ou diretamente no contas a pagar. Isso varia de acordo com o processo de cada cliente.
Após registro da nota fiscal de compra e registro no financeiro, a nota fiscal é registrada na contabilidade para atender as obrigações fiscais e contábeis.
No Sienge, você pode aproveitar vários dados do xml nesses 3 pontos, ou seja, Nota Fiscal Eletrônica de Compras, Títulos a Pagar e Informações Fiscais.
Benefícios do aproveitamento do xml:
- Identificar rapidamente as notas fiscais que foram utilizadas;
- Agilidade no cadastro de título a pagar e entrada de nota fiscal;
- Informações fiscais corretas.
Se você não tem um sistema integrado, precisará ter 2 sistemas, um específico para receber as notas e outro para ser seu ERP. Será necessário investir em integração.
Concluíndo, o sistema de recepção de NF-e do Sienge tem uma missão de agilizar ao máximo a gestão de notas fiscais da construtora. Ser um elo entre os setores de Compras, Financeiro e Fiscal da sua empresa.
Se você gostou deste artigo ou tem alguma dúvida, deixe seu comentário que ficaremos felizes em responder!
