Sua construtora pode estar em risco e o motivo é porque você não armazena suas notas fiscais eletrônicas corretamente. Toda transação comercial entre empresas deve gerar uma Nota Fiscal Eletrônica.
Até aí tudo bem, todo mundo sabe e é isso que ocorre normalmente.
No caso de construtoras, seu produto é uma edificação pronta, seja um prédio, galpão, casa, condomínio, estrada, etc. E neste cenário, o processo de compras é extremamente importante pois uma boa ou má compra pode influenciar diretamente no resultado financeiro da construtora.
Uma construtora compra muito, portanto é normal a entrada de um grande volume de Notas fiscais eletrônicas enviadas por seus fornecedores.
Neste artigo você vai entender todos os riscos que sua construtora está correndo por não fazer a gestão e armazenamento correto das notas fiscais de compra.
Risco Fiscal por não armazenar Nota Fiscal Eletrônica
A legislação brasileira prevê que uma nota fiscal eletrônica deve ser armazenada de forma obrigatória por um prazo de 5 anos, tanto pelo emitente quanto pelo destinatário. Logo, todas as compras feitas para suas obras desde 2012 estão sujeitas uma fiscalização e possivelmente expostas a uma autuação.
Muitas construtoras simplesmente ignoram esta obrigatoriedade e muitas vezes é por simples falta de informação.
Você sabe quanto é a multa?
A legislação prevê multas pesadas para cada nota fiscal eletrônica não armazenada. O valor dessa multa é em torno de R$1.000 por nota fiscal não armazenada.
Nota fiscal eletrônica? Isso é problema do contador
Esta frase, que eu já ouvi algumas vezes, é uma das maiores negligências que uma empresa pode fazer. Embora o contador tenha responsabilidade compartilhada com a empresa em caso de problemas, terceirizar completamente esta responsabilidade para o contador é assumir um grande risco.
O armazenamento de nota fiscal eletrônica é de responsabilidade da construtora. Ele deve ser feito de forma organizada a fim de obter os arquivos rapidamente quando necessário. Lembre-se quem vai pagar a multa é você!
Garantia de produtos
Outro problema que a falta da nota fiscal eletrônica pode ocasionar é dificultar a obtenção de garantia de conserto de algum item comprado de um fornecedor.
O que deve ser armazenado?
O que deve de fato ser armazenado de uma Nota Fiscal eletrônica, arquivo xml ou a Danfe? Isso causa uma certa confusão nas empresas em geral.
A nota Fiscal eletrônica de fato é um arquivo .xml que contém mais de 300 campos com informações fiscais e tributária da transação comercial. Este arquivo é gerado em softwares comerciais que se conectam com os servidores das Secretarias de Fazenda estaduais e obtém a autorização para a nota fiscal ser gerada.
Toda nota fiscal eletrônica é assinada por um certificado digital adquirido pela empresa para este fim.
Existe um outro documento que representa a nota fiscal eletrônica chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). A DANFE é a versão impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica e seu principal objetivo é acompanhar a mercadoria durante o transporte. Não tem nenhuma validade legal.
Sendo assim, quando a legislação diz que as notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas por 5 anos, está se referindo ao arquivo .xml.
Como resolver o armazenamento de nota fiscal eletrônica?
Existem 3 formas de resolver este problema. São elas:
1 – Processo manual (menos recomendado)
Neste você mantém a guarda manual dos arquivos em servidores próprios ou em seu próprio computador. Não é fácil, primeiro você tem que garantir o recebimento de todas as notas fiscais eletrônicas e depois organizar internamente pastas em algum servidor seguro. Seguem algumas dicas:
- Seja intransigente com seu fornecedor, exija 100% das notas fiscais eletrônicas, sob pena até mesmo de trocá-lo;
- Separe um espaço em servidor de arquivos exclusivo para notas fiscais;
- Monte uma estrutura de pastas, quanto mais enxuta melhor, por exemplo: Por ano e fornecedor;
- Mantenha acesso restrito a poucas pessoas para mitigar riscos de perda dos arquivos;
- Faça sempre backup dos arquivos;
- Tenha disciplina com o e-mail. Normalmente os fornecedores enviam o .xml por e-mail. Ao chegar, faça o download imediatamente e salve no seu servidor.
Vantagens:
- Você não terá custos adicionais para manter os arquivos.
Desvantagem:
- Alto custo de coordenação, alguém sempre terá que armazenar os arquivos no servidor;
- Alto risco de esquecer de baixar do e-mail;
- Fornecedor pode não mandar o arquivo;
- Esquecer de fazer o backup e perder arquivos.
2 – Transferir a responsabilidade para o contador
Definitivamente essa não é a melhor prática! A maior responsabilidade de manter os arquivos é da construtora, o contador deve fazer a contabilização, a escrituração fiscal das notas fiscais e garantir que as obrigações fiscais sejam cumpridas.
3 – Contratar um sistema especializado (recomendado).
Esta é sem dúvida a melhor opção, por um valor mensal considerado até simbólico em relação ao seu faturamento. Você contrata um software SaaS (Software as service), que lhe oferecerá todos os recursos necessários para a gestão de suas notas fiscais e armazenará os arquivos na nuvem. Você não precisará nunca se preocupar com infra-estrutura e processos manuais.
A grande vantagem de um software é a integração direta com os servidores da SEFAZ estadual. Ou seja, você configura o sistema e o mesmo busca as notas fiscais eletrônicas emitidas contra sua empresa de forma automática, sem necessidade de intervenção humana.
Resumindo
A mensagem mais importante deste artigo é: não negligencie o armazenamento de suas notas fiscais eletrônicas. O assunto é sério, as multas são pesadas, porém, existem soluções ótimas e baratas para resolver esse problema.
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