Recentemente, você pôde ler sobre como sua construtora pode realizar compras no prazo e no custo previstos. Esse post diz que “a solução ideal traz ao processo de compras mais eficiência, com comunicação, integração e segurança!“. Esses princípios dão embasamento ao conceito de Workflow. De forma bem resumida, workflow é o fluxo de trabalho automatizado, de acordo com regras de acesso e aprovação pré-definidas pela empresa.
A aplicação desse conceito em uma solução tecnológica que conhece a construção civil e todas as etapas do processo de compras para este segmento, torna sua área muito mais eficiente! Isso porque conta com as seguintes e fantásticas características:
#1 Comunicação e integração:
- Permite a inclusão das solicitações de material pelo time da obra, e automaticamente alerta a área de Compras.
- Trabalha com mural de avisos, com o resumo de solicitações, cotações e compras pendentes.
- Quando uma ação é realizada no processo, imediatamente o solicitante ou responsável pelo movimento anterior é notificado.
- Fornece portal para integração direta com fornecedores, que podem por meio desse portal, informar diretamente as cotações e receber a aprovação dos pedidos.
- Dispara emails com notificação sobre cotações e pedidos para o fornecedor, acelerando o ciclo de negociação e compras.
#2 Segurança:
- Trabalha com uma lista de ações que cada usuário envolvido poderá tomar. Isso facilita a organização e definição dos processos em sua empresa.
- Aplica o conceito de alçadas de aprovação, para garantir que só sejam realizadas compras, dentro dos devidos critérios determinados por sua empresa.
- Facilita a organização das ações e aprovações, por meio de perfis de time e perfil de usuário.
- Para algumas ações, como aprovar uma compra de maior valor, pode ser necessário ter um perfil de Diretor, por exemplo. Para outras, como iniciar a cotação de uma solicitação, pode ser qualquer pessoa que faça parte de determinado time, como o time de compradores.
- Permite autorizações por faixa de valor, onde a alçada de aprovação avança, à medida que os valores dos pedidos – conforme sua empresa determinar – também aumentam.
Uma solução que aplica as premissas da tecnologia do workflow, otimiza o controle dos processos de negócio da sua construtora. A integração entre as áreas é muito mais eficiente, porque a automação gera informações seguras e que garantem a continuidade dos trabalhos entre as áreas. Você elimina o congestionamento das informações, cria regras e desenha os caminhos que cada atividade deve percorrer.
Avalie com atenção as características acima, e com elas, e veja como você pode conseguir por meio delas os melhores resultados para sua empresa.
