Você deve imaginar que implementar um programa de compliance nas empresas, para garantir que estejam em conformidade com as leis do país é uma tarefa desafiadora, complicada.
E está correto, porque isso exige mudanças, adaptações, mexe com rotinas estabelecidas há muito tempo.
Contudo, diante do clamor público por honestidade, ética e transparência, as construtoras e incorporadoras não têm outra alternativa senão adotar compliance, a fim de preservar sua credibilidade.
Quem se arrisca a ter sua imagem arranhada por desvios de conduta que a população repudia, dificilmente vai sobreviver como empreendedor.
Além disso, a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que as organizações em geral perdem até 5% de seu faturamento devido a fraudes.
Não tenha dúvidas, a solução para esses problemas passa pela implementação de uma cultura robusta de compliance. Mas é preciso gente qualificada para conduzir esse processo ou, do contrário, o resultado será frustrante.
A contratação de quem vai ser o responsável por uma tarefa difícil e delicada como essa é um passo crucial no desenvolvimento dessa estratégia. É fundamental que você acerte logo nessa escolha, pois é sempre mais difícil recomeçar do zero.
Mas não se preocupe, vou ajudá-lo nessa tarefa, juntamente com grandes especialistas no assunto.
Siga a leitura e você vai conhecer as qualidades fundamentais que deve observar na contratação de quem será o seu agente, coordenador ou diretor de compliance.
Vamos lá, prepare-se para receber muita informação relevante.
Compliance para todas as empresas
Antes, você precisa saber que o compliance é uma obrigação para empresas de todos os portes, inclusive as pequenas e médias construtoras.
Essa palavra de origem inglesa tem como significado estar de acordo ou em conformidade com leis e regulamentos. Neste sentido, seu principal marco regulatório no Brasil é recente, a Lei 12.846 de 2013, conhecida como a Lei Anticorrupção.
Entre outras resoluções, ela define multas que podem alcançar até 20% do faturamento bruto anual da empresa ou até 60 milhões de reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto.
Mais tarde essa lei foi regulamentada pelo decreto Decreto n.º 8.420, que em seu artigo 41, fala sobre o Programa de Integridade.
O analista do Sebrae, Cleto Paixão, explica que esse Programa de Integridade definiu mecanismos que devem ser adotados por todas as empresas como: auditoria, aplicação de códigos de ética e incentivos de denúncia de irregularidades.
Parâmetros de integridade empresarial
Para adequar essa legislação às empresas menores, a Controladoria Geral da União publicou a portaria Número 2.279 de 2015.
Ela define parâmetros de integridade empresarial na relação com o poder público que são os seguintes:
- Comprometimento da direção da empresa.
- Adoção e implementação de padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos.
- Treinamentos e divulgação do programa de integridade.
- Registros contábeis confiáveis.
- Controles internos que assegurem a elaboração e a confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiras.
- Procedimentos para prevenção de fraudes e irregularidades em licitações, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público.
- Medidas disciplinares.
- Procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades e correção de danos.
- Transparência na doação a candidatos e a partidos políticos.
Atenção para a defesa poderosa do compliance que o analista do Sebrae faz:
“Esses controles vão provocar mudanças no dia a dia de sua empresa, vão levar a um melhor desempenho do seu negócio, com baixo custo e melhoria na qualidade de seus funcionários”.
Agora, antes de prosseguir, deixe eu lhe apresentar uma ótima sugestão sobre esse assunto. É o nosso Ebook “Descubra como uma plataforma de gestão pode facilitar a implantação de uma política de compliance”.
Ele é muito prático, indicado para gestores, proprietários e profissionais das áreas Financeira, Contabilidade e Compliance.
Contratação de profissionais de compliance
A política de compliance implica numa mudança de cultura das organizações, na adoção de novas atitudes e novos processos relacionados ao compliance.
E a experiência já ensina, você sabe, que as pessoas geralmente são muito resistentes a mudanças nas suas rotinas.
Lidar com isso, tratando de uma questão delicada como é a prevenção de possíveis desvios de conduta, requer algumas características especiais dos responsáveis pela área.
Vamos tratar disso agora.
Fora do Brasil esse é um tema já bastante amadurecido. Nos Estados Unidos, por exemplo, começaram a tratar de compliance já no início do século passado.
Mas aqui é uma experiência bem recente e, por isso, ainda há muitas dúvidas que precisam ser esclarecidas, como a contratação do agente de compliance.
Uma das questões mais frequentes é se precisa ser contratado um advogado para tomar conta do compliance das empresas.
Embora haja muitos escritórios de advocacia atuando nesse mercado, na verdade não é preciso ser advogado para trabalhar com compliance.
O diretor de Produto e Ecosystem do Sienge Plataforma, Fabrício Schveitzer, um especialista no assunto, afirma que pode ser alguém com outra formação.
Esse operador, agente, coordenador ou diretor de compliance não precisa necessariamente dominar a legislação completa. Isto porque “ele é um agente para que as normas e premissas que foram estipuladas para o compliance sejam seguidas e sejam respeitadas”.
Obviamente, diz Schveitzer, as normas mais importantes para compliance na área jurídica vão ser informadas por um advogado.
Já as regras para serem cumpridas em compliance com relação à saúde do trabalhador vão ser esclarecidas com a ajuda de um especialista nessa área.
Compliance na empresa Média ou Pequena
Mas numa construtora média ou pequena é impossível ter um especialista de cada área para determinar as premissas de compliance, assinala o diretor.
Também não é necessário um departamento só para isso, como alguns sugerem, que só é viável nas empresas de grande porte.
Nas companhias menores, o correto é buscar o conhecimento necessário com alguém que já trabalha no setor em questão. Ou, então, através de um consultor externo que ajude a definir as medidas e os procedimentos de compliance necessários.
Caberá ao agente do compliance a tarefa gigante de fazer com que as regras estejam claramente informadas para todas as áreas e escalões da organização, e sejam rigorosamente seguidas.
Isto significa que não é necessariamente o responsável pelo compliance seja quem vai definir as regras de controle na empresa. Ele deve buscar a contribuição de outras pessoas que dominem os conceitos e processos das suas áreas de atuação.
Além disso, para empresas menores fala-se muito que é difícil e caro implementar o compliance.
“Talvez porque a abordagem não esteja correta, se pense numa superestrutura, mas dá para fazer isso de uma forma bastante leve e, obviamente, o nível de compliance tem que estar adequado ao tamanho e ao nível de complexidade de cada empresa”, afirma Schveitzer.
Uma construtora muito grande provavelmente vai ter procedimentos mais pesados e estruturas mais robustas quanto aos seus componentes.
Porém, numa empresa menor é preciso adequar essa estrutura e essa complexidade de compliance ao tamanho da empresa.
Perfil ideal do agente de compliance
Você deve estar se perguntando agora quais são, afinal, as características fundamentais de um agente de compliance. Vamos apresentar o perfil ideal desse profissional.
- Como já foi dito, não é preciso ter uma formação específica para isso, mas, em primeiro lugar, é imprescindível que seja uma pessoa totalmente confiável. É alguém que vai lidar com toda a informação estratégica e até sigilosa da empresa.
- Nesse sentido ainda, é aconselhável que a pessoa contratada compliance já tenha demonstrado confiabilidade e eficiência em tarefas de grande responsabilidade.
- Precisa ser uma pessoa com verdadeira obsessão pela transparência e integridade. Que tenha entusiasmo por essa causa e queira realmente ver isso implementado na organização onde trabalha.
- É necessário que seja alguém com habilidades de negociador, para convencer e engajar seus colegas ao compliance, para fazê-las entender que isso é benéfico para a empresa e para todos.
- Deve também ter muita paciência e persistência, pois inicialmente deverá encontrar resistências à implementação dos mecanismos de controle em alguns ou até diversos setores.
- Ter facilidade de comunicação, para transmitir e também defender com clareza as diretrizes de compliance da organização.
- Apresentar boa capacidade de observação e análise, ser minucioso, detalhista para detectar e prever situações críticas nessa área para a construtora ou incorporadora.
- Precisa contar com o apoio total da alta direção. Não pode haver dúvidas na equipe de que o programa de compliance é pra valer e seus resultados serão cobrados com firmeza.
O mais importante é a organização toda saber, de alto a baixo, quais são as regras de compliance que ela deve respeitar e como ela controla para que isso aconteça.
Às vezes o problema não está tanto no tamanho, mas na complexidade e no número de interfaces que a empresa tem.
Se uma empresa só faz uma coisa, se está focada numa única atividade fim, é mais fácil de se fazer controle do que se tiver várias interações diferentes com a comunidade.
Neste caso, os cuidados com o compliance devem ser ainda maiores, com mais investimento nisso, inclusive.
Funções do responsável
Outro especialista no tema, o advogado Thiago Spercel, é sócio do escritório Machado Meyer advogados, mestre e doutorando em Direito.
Ele confirma o aumento da preocupação com compliance que se percebe no meio empresarial: “Em meio a escândalos de corrupção, as empresas no país sentem-se cada vez mais compelidas a implementar políticas condizentes com o compliance”.
O advogado aponta que o trabalho de quem está à frente da área de compliance envolve, principalmente, as seguintes funções:
- Criação e implementação do programa de compliance, que o encarregado do setor desenvolve a partir de uma avaliação de riscos, definindo as medidas de controle interno a serem adotadas pela empresa.
- Operacionalização do programa de compliance, ou seja, o responsável pelo compliance coloca em execução as medidas de integridade projetadas.
- Difusão do programa de compliance e realização do treinamento dos demais funcionários da empresa.
- Gestão e aprimoramento do programa de compliance. O responsável pelo compliance monitora e revisa periodicamente a estrutura de integridade da organização.
- Investigação de eventuais irregularidades, reportando tais situações a seus superiores.
Responsabilização penal
Quanto à responsabilização penal do agente de compliance no caso de acontecerem irregularidades, fraudes, isso depende da sua posição na hierarquia da empresa.
Para cada situação pode haver uma resposta diferente. Mas o mais comum é que o responsável por compliance esteja livre de possíveis sanções penais, desde que cumpra suas funções corretamente.
“Na maioria das organizações, o responsável pelo compliance está em nível hierárquico inferior ao conselho de administração e à diretoria estatutária”, diz o advogado .
Sem poder de decisão, esse profissional tem como única obrigação comunicar aos seus superiores as irregularidades ou fraudes que constatar.
Fazendo isso, estará livre de responsabilidade penal, pois cabe à alta direção tomar as medidas disciplinares necessárias, bem como comunicar o ato ilícito às autoridades.
Por que você deve implementar a política de compliance
Política de compliance: certamente você já ouviu falar desse termo, que em inglês significa estar em acordo ou conformidade com regras e normas, não é mesmo?
No âmbito público e empresarial, porém, seu conceito é mais específico. Representa o conjunto de medidas, procedimentos, rotinas, definidos para fazer cumprir a legislação, as políticas e as diretrizes estabelecidas para os negócios.
Basicamente, os programas ou políticas de compliance visam evitar, identificar e punir desvios e ilegalidades que possam ocorrer nas organizações. Ou seja, compliance é um instrumento de prevenção e combate à corrupção.
Se você ainda não adotou o compliance como uma política efetiva na sua construtora ou incorporadora, deveria pensar nisso, com a máxima urgência. Por, pelo menos, três motivos.
- É uma obrigação legal para todas as empresas, de qualquer porte. Há uma legislação muito rigorosa sobre isso que precisa ser observada em todas as atividades econômicas.
- O combate à corrupção está nas manchetes já faz alguns anos, você vê isso todos os dias, e a opinião pública está muito atenta ao tema. Qualquer deslize dessa ordem pode abalar ou até falir uma empresa, como já aconteceu em muitos casos.
- A construção civil é muito visada pela fiscalização oficial e a imprensa, uma vez que muitas grandes organizações do setor foram protagonistas dos escândalos que sacudiram o País.
Uma sucessão impressionante de casos, como a Lava Jato, destruiu a credibilidade dos empreendedores diretamente envolvidos.
Mas não só isso, esses escândalos também arranharam a imagem da construção civil e, você sabe, credibilidade é fundamental em qualquer ramo de negócio.
Neste quadro, proteger a sua empresa contra a corrupção tornou-se essencial, ou seja, você precisa implementar o compliance de forma estruturada, urgentemente.
Como fazer isso? Siga a leitura e você terá as respostas que precisa para adotar um programa de compliance eficiente.
Compliance com regras claras
Uma política de Compliance pressupõe manter as regras claras e garantir o seu cumprimento. Essa política tem se mostrado uma necessidade inadiável para as empresas.
Algumas instituições, como bancos e órgãos públicos, por exemplo, só viabilizam negócios com empresas que mantêm o compliance. Além disso, há estados, como o Rio de Janeiro, que concedem incentivos fiscais às empresas que tenham aderido à iniciativa.
Em um cenário econômico altamente disputado, uma política de compliance sólida pode se tornar um diferencial competitivo e pressupõe o desenvolvimento de processos e sistemas internos, a fim de manter a ética e adesão às normas pelas organizações.
Comprometimento total da Direção
Para a elaboração de uma política de compliance, são imprescindíveis o comprometimento da direção da empresa e a escolha de profissionais responsáveis por manterem esta política.
Isto é, não basta elaborar um manual de compliance da construtora, definir algumas diretrizes genéricas e achar que isso resolve o problema.
É preciso mais que isso. Veja as medidas base para um programa de compliance sólido nas organizações:
- Elaborar um código de ética e conduta;
- Criar canais de denúncia;
- Manter processos periódicos de mapeamento e análise de riscos;
- Revisar e auditar os processos organizacionais com relação ao cumprimento das normas legais e éticas;
- Elaborar mecanismos de due diligence, para avaliar os riscos no relacionamento com colaboradores, fornecedores, clientes, órgãos públicos, entre outros.
Legislação de compliance
Logicamente, você precisa conhecer a legislação relativa ao compliance, pois ela própria define muitas das ações necessárias à sua implementação.
O compliance é uma tendência mundial, que começou pelos Estados Unidos onde foi promulgada uma lei anticorrupção voltada às empresas nos anos 70 do século passado.
No Brasil, em 2009, a Controladoria Geral da União (CGU) e o Instituto Ethos lançaram o primeiro guia sobre o tema no País chamado “A Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”.
Mas o primeiro diploma legal para regulamentar os programas de compliance só veio quatro anos depois, através da Lei 12.846 de 2013, na esteira dos escândalos que sacudiram o Brasil.
Lei Anticorrupção
Essa legislação, conhecida como a Lei Anticorrupção, definiu de maneira muito precisa a responsabilidade objetiva de pessoas jurídicas em casos de corrupção.
Também definiu as punições aos faltosos, com multas que podem chegar até 20% do faturamento bruto anual da empresa.
Ou até 60 milhões de reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto.
Além disso, os envolvidos podem ter seus bens penhorados e sujeitos à dissolução da pessoa jurídica.
Bem como à divulgação de sua razão social no Cadastro Nacional de de Empresas Punidas (CNEP).
Acordo de leniência
Por outro lado, ela prevê também o acordo de leniência, ou seja, se uma empresa cooperar com as investigações pode conseguir uma redução das penalidades.
A lei tem abrangência geral, pode ser aplicada pela União, estados e municípios e tem competência inclusive sobre as empresas brasileiras atuando no exterior.
Programa de integridade
Posteriormente, o Decreto nº 8.420/2015 regulamentou essa lei, estipulando que as empresas que tiverem um programa de integridade (compliance) podem receber 20% de desconto em uma eventual multa.
Isto é, a preocupação da empresa em ter regramentos para prevenir desvios dessa ordem conta favoravelmente, no caso de sofrer alguma punição.
O Sebrae também divulgou recomendações para uma política de integridade e combate à corrupção nas empresas.
São 10 posturas e práticas indicadas para quem deseja atuar com ética e excelência. Veja quais são elas:
- Assuma o compromisso de lutar contra a corrupção: Viva essa ideia no dia a dia de sua empresa, seja um exemplo a todos os seus funcionários e mantenha um ambiente de tolerância zero contra a corrupção e outras fraudes no seu empreendimento.
- Conheça bem a sua empresa: Quais são os riscos que ela tem? Será que algo pode dar errado em uma licitação ou contrato administrativo? Fazer uma análise de risco prévia é muito importante para a estruturação de medidas de proteção para sua micro e pequena empresa.
- Tenha um código de ética: Quais são os valores de sua empresa? Quais são as condutas e os comportamentos desejados? Quais são os atos que sua empresa não tolera? Coloque essas informações em um documento e divulgue-o para todos os funcionários e para o público externo, deixando claro para todos o compromisso da sua empresa com a ética e integridade.
- Promova cursos e treinamentos: Organize treinamentos periódicos na empresa, envie seus funcionários para cursos externos, divulgue as novidades nas ações de prevenção adotadas.
- Registros contábeis confiáveis e feitos de forma correta: Converse com seu contador e garanta que os trabalhos estão sendo feitos de acordo com a lei, de maneira confiável e com tudo em dia.
- Aplique as regras do jogo: Garanta que os maus jogadores de sua empresa sejam punidos! Institua medidas e procedimentos disciplinares apropriados para apurar e reprimir a prática de irregularidades.
- Crie mecanismos de controle: Controles ajudam a sua empresa a prevenir a prática de irregularidades e a identificar erros de forma rápida. Controles internos protegem a sua empresa, possibilitando que os objetivos e as metas sejam atingidos.
- Respeite as regras que tratam de licitações: O uso de dinheiro público envolve fiscalização, princípios e regras próprias, mais rigorosas do que as aplicadas entre particulares. Para garantir que tudo dê certo no fornecimento para o governo é necessário implementar procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de licitações e na execução de contratos administrativos.
- Pare e corrija tudo o que estiver errado: Procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades e fraudes e a rápida reparação dos danos gerados são verdadeiros remédios para a empresa e devem ser administrados de forma rápida e direta.
- Mantenha-se atualizado: Estude, pesquise sobre o assunto, busque informações no site da CGU e divulgue essa iniciativa.
Informação e formação para compliance
Como você viu, escolher um agente de compliance não é tarefa fácil. Mas se você deseja iniciar nesta área, nós temos algumas dicas.
Diante da importância crucial que ganhou esse assunto, não faltam fontes de informação, consultorias, cursos de formação e eventos sobre compliance.
Aqui mesmo no site do Sienge temos muitas publicações a respeito, artigos e materiais gratuitos para sua consulta.
Entidades como o Sinduscon, Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC), Sebrae entre outras, promovem seguidamente encontros e seminários de compliance.
Fique atento, dedique uma parte do seu tempo para isso. E lembre-se, uma organização com uma sólida imagem de honestidade, transparência, integridade, agrega um valor enorme aos seus produtos.
Além de comprovados ganhos de produtividade, eficiência e competitividade.
Então, vamos implementar o compliance na sua empresa? Não espere mais e conte com a nossa colaboração se precisar de ajuda, esclarecimentos e orientação.
O seu sucesso é o nosso maior objetivo.
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Muito obrigada pela leitura e até o próximo artigo.
