Ao terminar uma obra, pagar todas as dívidas de seu custo e receber todo o valor do contrato, se espera um resultado positivo: o lucro bruto daquela obra. E mesmo para uma pequena construtora que executa uma obra por vez, existe a possibilidade de haver confusão nos custos na transição de uma obra para outra.
Para se ter, ao final da obra, o seu custo exato e com isso saber quanto ela deu de lucro é preciso ter um controle rigoroso dos gastos. Este controle passa por individualizar os custos por obra definido para cada custo, hora gasta ou trabalho feito, qual o seu centro de custo.
Neste artigo mostrarei a você exemplos de como gerir o custo individualizado por obra, quais os erros mais comuns neste processo e como evitá-los. Assim, você poderá saber quais obras deram bons resultados e quais não, e passará a ter uma visão mais real do seu negócio.
Por que gerenciar o custo individualizado por obras
Existem diversas vantagens em você individualizar os seus custos por obra. Vou mostrar a você as 5 principais:
- Saber quais obras dão lucro e quais dão prejuízo;
- Poder bonificar ou promover seus colaboradores por desempenho;
- Entender melhor seus erros e melhorá-los;
- Poder traçar metas mais consistentes;
- Planejar melhor seu fluxo de caixa.
A primeira delas é poder diferenciar com certeza quais obras que você obteve lucro das que não obteve.
Além disso, você poderá saber de quanto foi o lucro exatamente e poder comparar com a composição de custo do seu orçamento. Como resultado, você pode bonificar seus colaboradores de acordo com o desempenho.
Assim é possível não só ter exatidão na parte financeira como também aprender com os seus erros. Este aprendizado é essencial para poder traçar as metas da sua empresa com clareza. Sem esta visão clara do custo independente de cada obra você tomará decisões empíricas muitas vezes erradas.
Decisões empíricas vs Decisões baseadas em dados
As decisões baseadas em dados são mais assertivas do que as decisões tomadas somente nas percepções diárias.
Esta última costuma ser mais carregada de emoções ou preconceitos levando a uma visão distorcida dos fatos. Por isso, ter o custo individualizado por obra de forma organizada será essencial.
Com estas informações bem organizadas, a sua empresa será capaz inclusive de planejar melhor o seu fluxo de caixa. Isso porque saberá quais custos estarão atrelados a quais faturamentos e quando eles ocorrerão.
Outra dica interessante é utilizar também o faturamento direto de materiais. Isso otimiza a sua tributação.
Melhores práticas para a gestão de custo individualizado por obras
Para você conseguir acompanhar seus custos e saber se eles estão dentro do seu orçamento primeiramente é necessário ter um orçamento bem feito. Com esta base, será possível comparar item a item gasto com o que foi previsto no seu orçamento e, a partir daí, traçar a “curva S” da sua obra.
A curva S é um gráfico comparativo baseado no cronograma físico-financeiro que traz a curva de gastos previstos no tempo versus os gastos realizados. Se os seus gastos realizados estão sendo maiores que os gastos previstos, é necessário corrigir ou compensar de alguma forma para não passar do seu orçamento.
Para individualizar os custos de cada obra é importante criar os centros de custos específicos. Com isso, cada obra terá seu centro de custo e, na prática, cada gasto que você tiver na sua empresa será destinado a um centro de custo. Desta forma é possível saber quanto cada obra está custando e, ao final, saber os resultados exatos.
Ponderações de Custos
Existem custos como o da sua hora técnica, de seus custos fixos, dentre outros, que não são específicos de uma obra. Para isso é possível usar as ponderações que dividem um custo proporcionalmente entre dois ou mais centros de custo. Desta forma cada obra arcará com a sua parte proporcional.
Na Brasil ao Cubo nossas obras são muito rápidas e por isso, mesmo dentro de um único mês, temos que alocar os custos da folha à diferentes obras. Então fazemos a ponderação baseada nos dias que cada obra precisou da mão de obra. Para terceiros que você contrate, o ideal é fazer contratos separados para cada obra.
Evite os erros comuns
Para você acertar na hora de fazer o custo individualizado por obras, atente-se aos seguintes itens:
- Custos pequenos mas recorrentes;
- Desperdícios;
- Uso de materiais ou ferramentas de outra obra sem o devido controle;
- Pegar material no fornecedor sem especificar para qual obra são.
Pegarei o exemplo dos pequenos custos recorrentes para dar a você um exemplo do que pode ocorrer. Vamos dizer que você não leve em consideração os gastos com deslocamento para visitar a obra ou com insumos como pregos e outros consumíveis. No final do mês, ao analisar as contas, onde você irá alocá-las?
Os gastos pequenos e recorrentes correspondem a uma soma significativa ao término de um longo período de obra. Por isso, é importante contabilizar todos e direcioná-los corretamente para mantê-los sob controle e evitar com que ultrapassem seu orçamento.
Separe os custos na raiz
Se você tem conta em alguns fornecedores e retira de lá os materiais aos poucos e fecha o valor gasto ao fim do mês, atente-se a esta individualização dos custos. Cada vez que você for comprar um material, peça ao vendedor colocar uma observação de qual obra aquele material é.
Ao receber a fatura do seu fornecedor, será muito fácil identificar o custo respectivo de cada obra. Isso também pode ser feito através dos pedidos de compra caso você esteja utilizando uma plataforma de gestão. Cada pedido de compra será relacionado a um centro de custo de sua específica obra.
E claro, além de comprar os materiais indicando qual obra eles correspondem, os materiais devem ser utilizados somente naquela obra. Se houver alguma sobra, esta pode ser descontada do custo da obra somente nos casos de devolução ou de utilização direta em outra obra.
Neste caso você deve alocar o custo na nova obra e descontar da obra anterior. Somente com este controle é que você será capaz de saber com exatidão qual o custo de cada obra.
Faça o rateio da folha
O mesmo se aplica para sua mão de obra. Se você tiver colaboradores que trabalham em mais de uma obra durante o fechamento do mês, este custo deve ser rateado de forma proporcional para cada obra.
Há quem pense que como tudo vai para o mesmo lugar, tanto faz o centro de custo. Mas este pensamento acaba resultando em uma limitação do seu entendimento do seu negócio. Quanto mais você tiver números precisos, mais fácil será perceber onde você pode se tornar mais eficiente e até competitivo.
Mas como posso individualizar e controlar os custos das obras?
Para você controlar em tempo real o que cada uma de suas obras está custando e comparar com sua programação físico-financeira existem ferramentas. Elas possibilitam que você rastreie seus gastos, cobre seus colaboradores baseando-se em métricas confiáveis e também bonifique-os justamente.
A principal ferramenta de controle é a Plataforma de Gestão, pois é nela que todas as informações são centralizadas. A partir dela é possível integrar os seus pedidos a centros de custos que você cria de acordo com as suas obras. Ao lançar os dados neste sistema você já poderá extrair relatórios atualizados em tempo real.
Nós na Brasil ao Cubo implementamos o Sienge e com esta plataforma somos capazes de controlar custo individualizado por obras em diversos projetos que são fabricados e entregues ao mesmo tempo.
Sem perder a agilidade, conseguimos controlar todos os gastos e saber exatamente como está o desempenho de cada obra. Isso vale muito!
