Uma programação de pagamentos à prova de falhas deveria ser uma prioridade em toda e qualquer empresa, você não acha? Afinal, em meio a uma crise econômica tão séria como a atual, todas as possíveis causas de desperdícios e prejuízos devem ser atacadas.
Atrasar contas, seja de fornecedores ou prestadores de serviços, bem como impostos e tarifas, representa multas e juros que se deve evitar de todas as maneiras possíveis. Deixar isso acontecer e se repetir é uma falha grave de gestão.
Além dos prejuízos financeiros, a empresa pode ter sua credibilidade arranhada, com a inclusão no cadastro de inadimplentes, e sofrer restrições ao crédito para investimentos. Isso é mais comum nas empresas menores, mas acontece muito também em organizações mais robustas.
A preocupação das construtoras e incorporadoras com sua atividade fim, de executar seus projetos e tocar as obras às vezes resulta em descuidos na área financeira, e estes cobram seu preço.
Mas nenhuma empresa pode deixar de ter uma programação de pagamentos bem estruturada para sobreviver e crescer. Então, seguindo a leitura você vai receber informações muito úteis para organizar suas contas e manter seus compromissos financeiros em ordem.
Arrumar a casa em momentos de crise é essencial
Manter os pagamentos em dia é uma tarefa tão importante quanto desafiadora, que exige uma dedicação e disciplina muito grandes dos gestores. Pode ser chato, cansativo, mas é necessário.
Inclusive, é uma medida imprescindível para ter um fluxo de caixa saudável e uma administração mas tranquila do seu negócio, mesmo em momentos de turbulência como agora. Veja o que diz o Sebrae, neste sentido:
“Em momentos de incerteza econômica, é essencial que o empreendedor “arrume a casa” e organize todos os processos gerenciais do negócio. O coração desses processos gerenciais é a gestão financeira.”
Assim, com um controle eficaz na área financeira a empresa consegue:
- Priorizar os pagamentos.
- Verificar obrigações contratadas e não pagas.
- Não permitir perdas de prazos, de forma a conseguir descontos.
- Não permitir perda de prazos que impliquem o pagamento de multas e juros.
- Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
- Conciliação com os saldos contábeis.
Para isso, os administradores das construtoras precisam ficar atentos e evitar falhas que são recorrentes nas empresas. Elas acontecem muito por falta de profissionalismo, ou seja, faltam gente qualificada e tecnologia apropriada para esse trabalho.
Veja alguns dos erros mais importantes a serem evitados na área das contas a pagar. Cuidando destes itens, você vai dar um grande passo para evitar perdas irreparáveis e ainda ter ganhos de competitividade na sua empresa.
Esquecer das despesas menores e eventuais
Pode ser surpreendente para muitos gestores ver o resultado de somar todos os pequenos gastos ou despesas eventuais que não costumam ser registradas.
Por exemplo, gastos emergenciais de material de escritório, limpeza, EPIs, o abastecimento de combustível que não estava previsto, entre outros.
Desta forma, dia após dia, somam-se despesas menores sem lançamento nas contas da companhia, porque muitos deixam para depois e acabam esquecendo gastos.
Aos poucos, como uma sangria pequena, mas permanente, vai-se um capital considerável da empresa. Anote tudo, contabilize tudo, observe se não há nesses itens algo significativo, que precise ter mais previsão nas contas a pagar.
Falta de disciplina na atualização dos dados
Acontece com frequência também dos donos das empresas tomarem a decisão de organizar o controle das finanças do seu negócio. Mas com o tempo o entusiasmo diminui, as planilhas de dados não são atualizadas e o controle vai por água abaixo.
Este é um dos maiores desafios:
Ter disciplina para iniciar e persistir no controle. É necessário retomar a preocupação e dedicar um tempo para isso, todos os dias, assim como ter pessoas confiáveis e qualificadas para essa tarefa.
Perder oportunidades de descontos
Um bom controle deve monitorar todas as oportunidades possíveis de descontos, que são muito comuns nos pagamentos antecipados ou à vista.
Ainda que não sejam tão significativos, individualmente, a soma no final do período contábil pode ser bastante compensadora, se esta for uma prática permanente.
Além do mais, uma empresa que paga antecipado, à vista e em dia, conquista credibilidade no mercado e assim fica mais fácil negociar novos prazos, novos descontos. Isso requer atenção para as chances que aparecerem e boa capacidade de negociação, é claro.
Misturar contas pessoais e da empresa
Isto é bastante comum, pois é forte a tentação de pagar despesas particulares dos gestores usando uma espécie de “caixa único” da organização. Lançam mão do caixa para pagamento do seu cartão de crédito, da gasolina, do restaurante e outros compromissos da sua vida particular.
Muitos prolongam indefinidamente essa mistura, até perder totalmente a noção da real situação financeira da empresa. Com isso ocorrendo diariamente, o risco de se tornar um ponto de desequilíbrio nas contas é inevitável.
A empresa acaba sofrendo perdas que poderiam ser empregadas em ganhos de produtividade e rentabilidade.
É necessário, o mais cedo possível, que as empresas tenham bem definida essa divisão. Que haja um pró-labore fixo, com limites para retiradas mensais, sem margem para concessões além disso.
Erros no pagamento de impostos
Sabemos muito bem que a tributação no Brasil é complicada. Portanto, é melhor estar preparado para evitar erros e atrasos no pagamento dos impostos, que já são muito elevados, e o risco de punições pelo fisco.
Os responsáveis por essa área devem ser capacitados para a função. E é preciso se manter atualizado sobre a legislação tributária, pois é frequente a edição de medidas que mudam a cobrança dos tributos.
Pagamentos duplicados
Este é um problema diretamente relacionado com a desorganização das contas da empresa. Quando ele acontece, é preciso identificar rapidamente o motivo e saber se isto é recorrente. É algo que só se resolve com mais organização e disciplina no controle das contas a pagar.
Atrasos de pagamentos
Não sendo por dificuldade financeira intransponível da empresa, este é um erro imperdoável. A perda de datas de pagamento pode ser prevenida com um bom controle do calendário de compromissos da empresa e um fluxo de caixa organizado. Isto permite o desembolso nos prazos previstos.
Mas, se o problema for falta de recursos para quitar os compromissos, sempre é possível determinar quais são os prioritários e pagar ao menos estes. Em seguida, buscar uma negociação favorável com os demais, que alivie o peso das multas e dos juros.
Uma regra de ouro é se antecipar ao problema e fazer a renegociação antes que o atraso aconteça.
Programação de pagamentos: anotar, anotar e anotar
Fazer a sua programação de pagamentos passa por organizar uma agenda de todos eles, sem esquecer de nenhum detalhe. Anotar, anotar, anotar: essa é a principal recomendação dos especialistas da área, não deixar faltar nenhum compromisso para não pagar a mais depois.
Em seguida, organize seu plano de pagamentos tendo em vista os recursos que você terá disponíveis na data de vencimento das contas. Se você tiver um fluxo de caixa saudável e bem equilibrado, já será meio caminho andado.
Isso é capaz de fazer toda a diferença entre a empresa que fica patinando, está sempre com buracos no orçamento, e outra que impulsiona o próprio crescimento.
Não esqueça também de dedicar mais tempo à negociação com seus fornecedores, com todos eles, pois são os responsáveis por grande parte das contas a pagar. Busque descontos, mais prazos e parcelamentos em mais vezes.
Ou seja:
Aproveite sua boa relação comercial para conseguir negociações mais vantajosas. Na crise, os fornecedores também precisam ser mais flexíveis e mais generosos com seus clientes.
Uso de ferramentas adequadas
Seja muito rigoroso com o relatório dos compromissos da empresa, anotados por fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, com as devida datas.
Tudo isso, é claro, pode ser feito e controlado com as famosas planilhas e existem muitas à disposição. Mas é preciso ser ainda mais organizado para que não haja falhas e esquecimentos na sua agenda de pagamentos.
Para que o controle seja eficiente, é preciso que constem na sua relação de pagamentos algumas informações básicas, como:
- Nome do fornecedor ou prestador de serviços;
- Seu CNPJ;
- Dados bancários;
- Contatos;
- Datas de pagamento e vencimento;
- Descrição do que está sendo pago ou recebido.
Esses cuidados podem ajudá-lo a organizar a saúde financeira da sua empresa, sem dúvida. Mas vão demandar muito tempo e dedicação, além das falhas humanas que sempre são possíveis de acontecer.
Por isso é recomendável, conforme as condições da sua empresa, o investimento em uma tecnologia para ajudá-lo nessa tarefa.
Software para programação dos pagamentos
Um software de gestão pode ajudar muito nesse aspecto. Além das facilidades em áreas como planejamento, projetos, execução de obras, os softwares de gestão também apoiam a gestão financeira de maneira bastante eficiente.
Isto é, organizar um plano de pagamentos eficaz, que funciona de verdade, dá muito trabalho. Mas existem formas de automatizar boa parte das tarefas que vimos aqui.
A melhor delas é fazer uso de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou até uma plataforma de gestão, que é ainda mais completa. Esse tipo de sistema permite gerenciar todas as áreas da empresa, incluindo os setores financeiro, tributário e gerencial.
Uma plataforma de gestão como o Sienge Plataforma pode ajudar a sua construtora contar com as informações certas na hora certa. Afinal, qualquer novidade dentro do processo de trabalho pode alterar o fluxo de caixa.
Como tem o controle total das operações da empresa, o software sempre vai disponibilizar os danos mais atuais sobre compras, vendas e questões de orçamento. Além de tornar a sua rotina de pagamentos mais fácil, ele proporciona muito mais segurança a qualquer transação.
Módulo financeiro organiza a agenda de compromissos
Através do módulo financeiro do ERP você organiza sua agenda de compromissos nessa área. Os pagamentos acontecem de forma rápida e integrada com as instituições financeiras e com os outros setores de sua empresa.
Com ele você:
- Cadastra seus compromissos de pagamentos futuros;
- Realiza a programação de todos os pagamentos de sua empresa na data desejada;
- Gerencia as autorizações de pagamentos;
- Envia e recebe arquivos de pagamento para a sua instituição financeira.
Programar para evitar atrasos e prejuízos
Organizar, planejar e programar devem ser palavras de ordem nas empresas neste momento. Não é mais possível nenhuma improvisação e amadorismo no cenário atual. E apesar das dificuldades trazidas pela pandemia da Covid-19, este é um momento oportuno para o aperfeiçoamento de processos.
Uma das prioridades inadiáveis deve ser organizar um programa de pagamentos que traga maior tranquilidade quanto aos compromissos financeiros. Além de conter prejuízos por atrasos, pagamentos duplicados, retrabalhos, isso prepara melhor as empresas para a tomada de decisões.
Com os dados atualizados, precisos, sobre pagamentos e outros indicadores financeiros, sua construtora pode tomar providências seguras a fim de reduzir custos e aumentar sua lucratividade.
Comece a fazer seu programa de pagamentos e priorize seus controle financeiros hoje mesmo para ganhar competitividade nesse mercado tão disputado. Mas se precisar de algum esclarecimento ou orientação sobre isso, faça contato conosco, será uma satisfação ajudá-lo.
Gostou de aprender sobre como fazer a programação de pagamentos na sua empresa? Então não deixe de continuar acompanhando o blog Sienge!
