É muito fácil se acomodar com processos que funcionam de forma boa o suficiente e deixar de se preocupar com práticas de melhoria contínua numa empresa. Afinal, a correria do dia a dia, o trabalho envolvido em implementar processos novos e treinar pessoas tornam a missão complexa.
Mas com um bom planejamento e uma gestão voltada à melhoria contínua, isso não só é possível, como é ideal para garantir que a empresa continue a crescer e dar lucro.
Por isso, neste artigo eu vou mostrar algumas práticas de melhoria contínua que você pode aplicar na sua micro ou pequena empresa.
6 práticas de melhoria contínua que qualquer pequeno negócio pode aplicar
Uma das ideias que atrapalha muitos gestores de fazer um trabalho melhor e melhorar suas empresas de forma contínua é pensar que as medidas devem ser sempre complexas. É verdade que algumas atividades exigem planejamento e levam tempo até a implementação total.
Mas isso não quer dizer que não seja possível tomar ações menores que têm grande eficácia no dia a dia do negócio. Além disso, ações maiores em geral trazem grandes benefícios.
Por isso, vale a pena investir tempo e recursos em soluções permanentes, que são capazes de multiplicar a capacidade e os resultados da empresa. Isso é ainda mais válido quando o benefício é duradouro, a médio e longo prazo.
Com isso em mente, veja abaixo algumas das medidas, maiores ou menores, que você pode aplicar na sua empresa desde já com grandes resultados:
1. Adotar um sistema confiável de gestão integrada
Contar com a ajuda de um sistema de gestão integrada é, sem dúvida, uma das principais medidas de melhoria contínua que você deve aplicar. E o motivo é simples: ele traz dentro de si uma série de recursos e ferramentas que ajudam na melhoria constante da empresa.
Ou seja:
Ao adotar um único sistema confiável de gestão é como se você aplicasse um pacote amplo de medidas que vão reformular a forma como a sua empresa trabalha. Com isso, seus resultados também serão afetados de forma positiva em pouco tempo.
Alguns dos benefícios de usar uma plataforma integrada de gestão especializada na construção civil são:
- aumento da produtividade nas obras;
- controle maior sobre compra de matéria prima;
- facilidade na gestão de contratos;
- controle da contabilidade e tributação;
- precisão maior nos orçamentos e fluxo de caixa;
- e muito mais.
2. Implementar uma metodologia de gestão de tarefas
Outra ação que pode mudar sua empresa da água para o vinho é a aplicação de uma metodologia de gestão única para todo o negócio. Existem vários no mercado, cada um com diferentes formatos, mas a mesma intenção:
Facilitar a tarefa de cada setor e tornar o trabalho mais consistente no dia a dia.
Algumas dessas metodologias mais conhecidas e usadas em todo o mundo são:
- Kanban: esta técnica japonesa divide as tarefas entre o que falta fazer, o que está sendo feito e o que já foi concluído. É simples, prático e transparente;
- KPIs (Key Performance Indicators): nesta metodologia você encontra os principais indicadores de sucesso e se concentra neles como foco de melhorias e acompanhamento;
- PDCA (Plan, Do, Check, Act): esse método é bem direto, pois consiste em planejar, fazer o que planejou, ver se deu certo e manter o que funcionou;
- 5S: outra metodologia japonesa, que preza pela limpeza e organização do espaço como fonte de clareza para o trabalho também ser organizado;
- Kaizen: mais uma metodologia japonesa, em que se considera qual é o estado atual, o estado desejado e qual caminho precisa percorrer para sair de um e ir para o outro. Com base nas respostas o plano de trabalho é definido.
Além dessas metodologias, existem várias outras opções que você pode explorar para decidir qual plano de trabalho faz mais sentido para a sua empresa.
3. Treinar e qualificar os colaboradores de forma contínua
Outro ponto que poucas empresas dão a atenção necessária, mas que pode impactar de forma rápida e direta nos resultados é o treinamento aos colaboradores. O mercado da construção tem evoluído rapidamente nos últimos anos, ainda mais com a transformação digital.
Isso torna necessário ter profissionais capazes de entender e aplicar as melhores práticas de mercado em todas as áreas, desde o projeto, com o BIM, até a execução e manutenção. É só observar a quantidade de materiais inovadores e técnicas construtivas diferentes para perceber que ainda não há oferta suficiente para suprir a demanda do mercado.
Oferecer treinamento constante e boas condições de trabalho para os profissionais da sua empresa é uma forma de se diferenciar e ficar à frente da concorrência.
4. Atualizar equipamentos
Além de atualizar o conhecimento, é muito importante fazer o mesmo com os equipamentos usados, tanto os de proteção individual quanto as ferramentas e máquinas de trabalho.
Afinal, quanto melhor o equipamento mais fácil para que cada profissional desempenhe bem seu papel com produtividade, qualidade e segurança. Assim, a soma de treinamento e bons materiais de trabalho é uma combinação poderosa quando o objetivo é melhoria contínua.
Mas um alerta:
Nem sempre atualizar os equipamentos significa comprá-los. Em alguns casos compensa mais alugar peças novas e modernas de acordo com cada projeto do que comprar e usar poucas vezes.
5. Melhorar processos de contratação
A qualidade do seu processo seletivo vai determinar, em grande parte, a qualidade dos seus funcionários. Então, é muito mais fácil, barato e recompensador treinar alguém que já se encaixa no perfil da empresa do que contratar alguém sem critérios bem definidos.
Por isso, sempre pense em como melhorar seu processo de contratação. Alguns aspectos nos quais você pode trabalhar incluem:
- quais são as etapas do processo atual?
- a empresa está conseguindo atrair os profissionais que precisa?
- qual é o tempo médio que um funcionário fica na empresa? O processo seletivo pode ajudar a aumentar esse tempo de alguma forma?
O processo de melhoria da contratação de novos funcionários nunca tem fim. Então, quanto mais tempo você passar nele mais certeiro vai ser nas adições ao seu time.
6. Tornar a comunicação mais transparente
Por fim, é fundamental garantir que a comunicação entre todos na empresa seja o mais transparente possível. Isso torna o ambiente de trabalho mais leve, colaborativo, produtivo e eficiente.
E existem várias formas de melhorar a comunicação. Se aplicar as dicas anteriores, por exemplo, vai ser muito mais fácil realizar um trabalho de qualidade.
Mas algumas outras atitudes que você pode tomar são:
- contratar ferramentas específicas que ajudam a liderança a conhecer os funcionários, como o Know Your Team;
- oferecer um canal de comunicação para toda a empresa, como uma intranet ou ferramenta de chat interno;
- realizar reuniões de feedback entre chefes de setor e subordinados;
- entre outras.
Como fica evidente pela lista acima, não há nada de muito complexo em aplicar práticas de melhoria contínua na sua empresa. Aliás, quanto mais envolvida a empresa estiver em adotar medidas de melhoria sem parar, mais fácil será desenvolver o negócio. Isso vai melhorar desde a gestão do negócio, com ferramentas de qualidade, até o canteiro de obras.
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