Como você controla as finanças na sua casa? Para que nenhum boleto fique pendente após a data de vencimento, é preciso equilibrar as contas e os ganhos no fim do mês, certo? (melhor ainda se sobrar uma reserva). Guardadas as devidas proporções, as rotinas do setor financeiro de uma construtora também consistem em práticas de controle para que a empresa opere com lucro e não corra riscos de entrar no vermelho.
Em vez de anotações com papel e caneta, esse processo complexo é estruturado em rotinas organizadas e integradas entre os mais diversos setores do negócio.
Você vai entender nos próximos 10 tópicos como o controle de cada centavo que entra e sai do caixa da empresa é indispensável desde a primeira linha do projeto, passando pelo orçamento até o acabamento final da obra.
1. Controle de vendas
O controle de vendas deve ser atualizado diariamente numa empresa da construção civil. Os valores obtidos com determinadas unidades vendidas de um empreendimento, por exemplo, não representam o lucro da operação.
É preciso comparar o montante recebido aos custos envolvidos no negócio para constatar o lucro gerado e a margem percentual de ganho em cada unidade vendida. Ter essas informações é indispensável à análise do desempenho da empresa e ao cumprimento das metas.
2. Controle de caixa
Por onde passam todas as receitas e despesas de uma empresa? Pelo caixa! Por isso, o controle das entradas e saídas de recursos financeiros é fundamental e deve ser adotado como uma rotina diária no seu negócio. Além de atualizar o saldo existente, esta prática ajuda na identificação de eventuais desvios de recursos ou erros de registro.
O controle de caixa também traz informações necessárias à elaboração do fluxo de caixa, que será detalhada mais adiante.
3. Contas a pagar
Como a própria definição sugere, essa prática diz respeito às responsabilidades financeiras junto aos fornecedores, prestadores de serviço e fabricantes que ainda não foram pagas. Nesta conta ainda entram salários, impostos e outros compromissos com terceiros que precisam ser honrados nos prazos acordados.
O controle efetivo ajuda na definição de prioridades e na identificação imediata de dívidas vencidas não pagas.
- Evita multas e juros por contas e tributos atrasados
- Auxilia a negociação de prazos e revisão de valores
- Estabelece prioridades de pagamentos em caso de dificuldade financeira
4. Contas a receber
Agora, a lógica é contrária: o que está em análise são os valores a receber das vendas já realizadas, mas que ainda não entraram no caixa. Fazem parte desta lista vendas realizadas a prazo e títulos de crédito a favor da empresa, por exemplo.
Esse controle aponta os valores totais a receber, com previsões detalhadas por períodos. Além de auxiliar no planejamento futuro, o trabalho de contas a receber permite que sejam tomadas providências em relação aos clientes inadimplentes. E quem sabe um bônus para os que estão em dia?
- Permite identificar itens e serviços com maior saída
- Identifica os principais clientes e os inadimplentes
- Aponta o saldo bancário e os valores movimentados pela empresa
Para não ter dúvida:
- Entradas são os valores recebidos à vista, que entram em caixa no ato da venda (dinheiro e cartão de débito compensado no dia seguinte)
- Contas a receber são os valores que a empresa vai receber em outro momento (pagamentos parcelados, cheques pré-datados, pagamentos recebidos em cartão de crédito)
Uma dica: o Sienge Financeiro ajuda a acompanhar seus recebíveis de forma mais eficiente para ter sempre um fluxo de caixa saudável. Também organiza seus pagamentos de forma integrada com as instituições financeiras e com os outros setores da empresa nas contas a pagar.
5. Fluxo de caixa
Chegou a hora de conhecer outra prática indispensável à saúde financeira de qualquer construtora: o gerenciamento do fluxo de caixa. A dinâmica é semelhante ao controle de caixa, mas desta vez o foco está nas entradas e saídas de recursos financeiros da empresa que ainda vão acontecer e precisam ser planejadas ao longo do dia, semana ou mês.
Saber de onde vem e para onde vai o dinheiro ajuda a projetar o saldo disponível no caixa em períodos futuros, o que também é fundamental na gestão do capital de giro.
Na prática, é o fluxo de caixa que acende o alerta para a necessidade de cortar despesas ou fazer novos investimentos.
O e-book “Fluxo de Caixa”, do Sebrae, traz dicas de como cuidar desta organização:
- Determine um período. Dependendo do porte da empresa, você pode controlar seu fluxo de caixa por dia, semana, quinzena ou mês.
- Identifique movimentações financeiras periódicas. Destaque com uma cor as receitas e as despesas que são periódicas e com outra cor aquelas que não o são. Isto ajuda a prever futuros pagamentos (saídas) e recebimentos (entradas).
- Registre todas as contas a pagar, pois isso permitirá a você fazer a projeção do caixa. Despesas mensais (aluguel, contabilidade, pagamentos parcelados e taxas) podem ser registradas no controle de contas a pagar dos meses seguintes. Isto projeta um saldo do caixa mais real.
- Registre todas as contas a receber. Se você vender serviços ou produtos de forma parcelada ou a prazo, lance os valores no controle de contas a receber dos meses seguintes.
6. Controle de estoque
A atenção ao estoque não serve apenas para manter o canteiro de obras abastecido. A gestão deste espaço é fundamental para o controle das informações sobre quantidades orçadas, adquiridas e efetivamente consumidas. É possível evitar, por exemplo, gastos desnecessários na compra de uma determinada matéria-prima que sobrou no mês anterior e ficou parada. Ou a compra emergencial (e mais cara!) de algum produto em falta que não foi notado.
O gerenciamento correto do estoque, portanto, pode minimizar os custos da obra e aumentar a margem de lucro ao evitar desperdícios, eventuais desvios e a aquisição de mercadorias sem movimentação.
Dica: com o sistema de Estoques do Sienge você evita pedido desnecessários e o desperdício de materiais. A ferramenta exibe informações atualizadas das quantidades em estoque e oferece mecanismos de alerta de compra, evitando paralisações de serviços por falta de materiais.
7. Controle bancário
A exemplo do controle de caixa, o controle bancário é parte da rotina do setor financeiro de uma construtora porque muitos pagamentos e recebimentos ocorrem por meio eletrônico. Ou seja, passam pelas instituições financeiras. Por isso, o controle de depósitos, créditos, pagamentos e demais valores debitados permite que a empresa verifique se há divergências entre a sua própria contabilidade e os lançamentos gerados pelos bancos.
Fraudes contra instituições financeiras e os titulares das contas também são comuns, o que pede atenção da empresa em relação a seus dados bancários e demais informações vinculadas.
8. Capital de giro
Agora que você já conheceu as práticas de contas a pagar, contas a receber, controle de estoque e fluxo de caixa, é hora de ser apresentado ao capital de giro: esta definição abrange todo o capital necessário para financiar a continuidade das operações da empresa. Isso inclui recursos para financiamento aos clientes em vendas a prazo, manutenção de estoques e pagamentos aos fornecedores (matéria-prima, serviços), impostos, salários e demais despesas de rotina.
As operações financeiras que movimentam seu negócio, portanto, estão relacionadas diretamente ao capital de giro. O manual “Como elaborar controles financeiros“, do Sebrae, traz alguns exemplos práticos de como esse processo funciona:
- Toda empresa que vende a prazo precisa de recursos para financiar seus clientes
- Toda empresa que mantém estoque de matéria-prima ou mercadorias precisa de recursos para financiar estoques
- Quando a empresa compra a prazo (matéria-prima ou mercadorias) os fornecedores financiam parte ou a totalidade do estoque
- Quando a empresa tem prazos para pagar as despesas (impostos, energia, salários e outros) parte ou a totalidade das despesas é financiada pelos fornecedores de serviços
Reparou como os cenários acima são comuns na realidade de uma construtora? O manual do Sebrae destaca que estas situações levam o gestor a determinar em quais contas a empresa precisa aplicar recursos e de que contas serão obtidos recursos para financiar o capital de giro.
9. Orçamento de obras
O que pode ser mais importante no setor financeiro de uma construtora do que a atenção ao orçamento de obras? Estamos falando do planejamento que traz uma estimativa do preço da obra, a atividade-fim neste ramo de negócio. Neste artigo você vai aprender como fazer orçamento de obra sem mistério.
Se quiser ter ainda mais detalhes de como funciona o orçamento de obras, confira a palestra online com a especialista Giseli Barbosa Anversa. Ela explica o processo e apresenta as melhores práticas para trazer confiabilidade na construção civil.
A qualidade do projeto, afirma Giseli, depende da execução do que foi previsto (escopo), dentro do prazo (tempo) e do custo estimado. Ela ainda faz um alerta: o desvio médio entre o que foi orçado e o custo real de uma obra é de 21,7%. Para minimizar esse percentual, quatro passos são recomendados:
Levantamento de quantitativos e definição de serviços
- Definição das atividades (o quê)
- Definição das quantidades (quanto)
Elaboração e análise de composições
- Ajustes de índices de produtividade
- Avaliação de insumos
- Avaliação de mão de obra
Levantamento de custos indiretos
- Estrutura de apoio (canteiro de obras)
- Licenciamento e permissões
- Legislação trabalhista e normas regulamentadoras
- Taxas, emolumentos e despesas financeiras
- Taxa de administração central
Projetar o lucro esperado
- Rentabilidade de projeto
Dica: confira os e-books “Os 10 Erros Mais Comuns em Orçamento de Obras (e como evitá-los)” Parte 1 e Parte 2.
10. Uso de tecnologia em apoio à movimentação financeira
Uma vez que as rotinas do setor financeiro de uma construtora são colocadas em prática, é preciso garantir que as informações sejam integradas e possam auxiliar as tomadas de decisão na gestão. Isto não vai ser feito apenas com uma calculadora em mãos, ok?
A organização pede o apoio da tecnologia, com o emprego de softwares de gestão como o Sienge Plataforma. Você poderá integrar todas as áreas da sua empresa em uma única ferramenta!
Uma dica extra: o “Guia completo de como fazer o controle financeiro da sua empresa” lista algumas atitudes que devem ser evitadas na rotina do setor financeiro.
- Preenchimento dos controles somente quando “sobrar tempo”
- Ter os controles isolados por setor, sem integrá-los
- Ter os controles somente para demonstrar aos demais que os controles existem
- Ter os controles e não analisá-los
- Ter os controles e não tomar atitudes de reação ou ação
- Elaborar os controles e torná-los definitivos
Conclusão
O sucesso (ou fracasso) nos negócios depende de como são praticadas as rotinas do setor financeiro de uma construtora. Não basta ter um volume expressivo de vendas se a relação das entradas e saídas de recursos não estiver sob controle e cair em desequilíbrio.
Conhecer em detalhes estas práticas e fazer uso de ferramentas de apoio em gestão são fatores fundamentais para a eficiência dos trabalhos no canteiro de obras.
Como última dica, que tal baixar o Kit Gestão Financeira na Construção Civil oferecido de graça pelo Sienge? São seis materiais completos!
Gostou do artigo? Compartilhe nas redes sociais! Espalhe estas informações para o maior número de pessoas interessadas em entender as práticas de controle financeiro numa construtora.
