Já ouviu falar de mapa de cotação? Pois bem: sabemos que fazer pesquisas de preço é uma tarefa cotidiana. Basta pensar que todo mundo que vai ao supermercado, que precisa instalar um novo pacote de internet em casa ou que pensa em comprar um carro vai pesquisar quais são as melhores condições existentes antes de fechar negócio. E, ao levantar os preços, organizá-los em uma tabela ou planilha, podemos dizer que esses compradores têm o seu mapa de cotação, onde conseguem verificar as ofertas e identificar aquelas que atendem às suas necessidades e orçamento.
O mesmo acontece no mundo corporativo, em que praticamente tudo é adquirido mediante análise prévia de valores. É importante, no entanto, não confundirmos cotação com orçamento.
Qual a diferença entre cotação e orçamento?
Na linguagem corrente cotidiana, muitas pessoas acabam fazendo confusão ao usar os dois termos. Comumente, são tomadas como sinônimas, embora não sejam. Veja o significado correto de cada uma:
- Cotação: É um pedido de preços feito pelo comprador a um ou mais fornecedores, solicitando uma proposta para a aquisição de um determinado produto ou serviço.
- Orçamento: É uma estimativa de custos feita pelo vendedor ou prestador de serviços, que apresenta uma proposta de valor para a execução de um projeto ou para a venda de um item.
Com isso claro, voltemos à cotação.
O processo de cotação é fundamental para qualquer tipo de negócio. Especialmente quando falamos da construção civil e de outros setores que demandam a compra de materiais ou serviços. Por esse motivo, neste texto, vamos explicar o que é um mapa de cotação e qual a sua importância para as empresas, além de mostrar o passo a passo de como montar este mapa e quais ferramentas podem ser usadas para isso.
O que é mapa de cotação?
O mapa de cotação é uma ferramenta que permite comparar os preços e condições de fornecedores para um determinado produto ou serviço. É uma tabela que contém as informações coletadas sobre valores, prazos de entrega, formas de pagamento, qualidade, entre outros critérios relevantes para a tomada de decisão. Esse mapa de cotação pode ser criado em uma planilha eletrônica ou em um software específico para esse fim.
Vantagens do mapa de cotação
O mapa de cotação é importante para as empresas porque permite:
- Comparar os preços de diferentes fornecedores e escolher a opção mais vantajosa de acordo com as necessidades e objetivos do negócio. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas sobre o mercado, é possível negociar melhores condições com os fornecedores e obter vantagens competitivas em relação aos concorrentes.
- Fazer uma análise mais detalhada dos custos envolvidos em cada opção de compra, incluindo transporte, seguros, impostos, entre outros. Com essas informações, pode ser elaborado um orçamento mais preciso e, assim, evitar surpresas desagradáveis no futuro.
- Avaliar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo. Com os dados registrados, as empresas conseguem verificar se os preços e condições negociados estão sendo cumpridos, identificar tendências de mercado e fazer ajustes em sua estratégia de compras.
- Tomar decisões em situações de urgência, como a falta de um fornecedor ou o aumento súbito dos preços. Com as informações atualizadas e organizadas, podem ser tomadas decisões rápidas e seguras, sem comprometer a operação ou o caixa.
Na sequência, veremos um passo a passo de como fazer uma cotação corretamente.
Como montar um mapa de cotação?
Já sabemos que realizar uma cotação em uma empresa é um processo importante para avaliar as opções de compra disponíveis e escolher a que melhor atende às necessidades do negócio. Agora, vamos conhecer o passo a passo para fazer isso adequadamente:
1. Identifique o que precisa ser cotado
O primeiro passo é identificar a lista de compras e contratações de produtos, serviços ou matérias-primas. É importante ter clareza sobre as especificações e quantidades necessárias, para que os fornecedores possam apresentar uma proposta precisa.
2. Pesquise os fornecedores
A pesquisa de fornecedores pode ocorrer por meio de indicações de outros empresários, sites especializados ou pela lista de fornecedores da própria empresa. É importante avaliar a credibilidade e a qualidade dos fornecedores, bem como sua capacidade de atender às necessidades do negócio.
3. Solicite as cotações
Após identificar os fornecedores, é preciso entrar em contato com cada um deles e solicitar uma cotação formal. É importante especificar as informações necessárias para que a cotação seja correta, como a quantidade de produto, prazo de entrega, forma de pagamento e demais especificidades que possam influenciar na decisão de compra.
4. Analise as propostas
Quando as propostas começarem a chegar, é hora de analisar cada uma delas com cuidado, comparando preços, prazos, qualidade e outras especificidades que podem influenciar na decisão de compra. É importante avaliar não apenas o valor total da compra, mas também outros custos, como frete e impostos, que podem impactar significativamente o orçamento.
5. Negocie as condições
Depois de avaliar as propostas, é possível iniciar uma negociação com os fornecedores para tentar obter melhores condições de pagamento, descontos ou prazos de entrega mais adequados. É importante lembrar que a negociação deve ser uma via de mão dupla, em que ambos os lados saiam beneficiados.
6. Faça a escolha final
Após a análise das propostas e a negociação das condições, é hora de tomar a decisão final e escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades do negócio. É importante avaliar tanto o preço quanto a qualidade do produto ou serviço, a reputação do fornecedor e a capacidade de cumprir com as demandas da empresa. Com a escolha feita, é possível formalizar a compra e seguir adiante com a operação.
Ferramentas que facilitam a cotação
Existem diversas ferramentas que podem ajudar na montagem de seu mapa de cotação. Veja algumas delas.
Planilhas eletrônicas
Você pode usar programas como Microsoft Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc, que disponibilizam recursos para criar tabelas e organizar informações.
Softwares especialistas
Também é possível usar sistemas de gestão de compras e suprimentos, que geralmente incluem modelos prontos e personalizáveis para criar as tabelas.
Modelos de mapa de cotação
Sim, muitos modelos prontos de mapas de cotação estão disponíveis na internet. Basta fazer o download e editá-los de acordo com as suas necessidades.
O que precisa ficar claro é que, independentemente da ferramenta escolhida, o mapa de cotação deve ter todas as informações necessárias para a análise dos orçamentos recebidos, como vimos há pouco.
Conclusão
Seguindo esses passos, sua empresa conquistará diversos benefícios, como redução de custos, aumento da eficiência no processo de compras e melhoria na qualidade dos produtos ou serviços adquiridos. Sem esquecer, claro, que será capaz de escolher fornecedores mais confiáveis e com melhor desempenho, construindo parcerias duradouras e que possam gerar bons resultados a longo prazo.
