Dinheiro não nasce em árvore! Para começar construir ou reformar a partir do zero, o primeiro passo é realizar um planejamento preciso e eficiente para ter controle de custos e prazos. A partir dele você conseguirá avaliar todo o processo de decisão cortando despesas e evitando surpresas desagradáveis no seu orçamento.
O acesso às informações do planejamento envolve todos os profissionais atuantes. É importante que desde o proprietário até os funcionários tenham noção dos gastos para elaborar, revisar e gerir o cronograma de obra.
Com isso, você conseguirá visualizar se a sua empresa terá dinheiro suficiente para cobrir todos os custos operacionais, e se o projeto trará lucros ou não para sua construtora. Eles estão relacionados com compra de mercadorias, insumos, máquinas, serviços, salários, impostos, financiamentos, contribuições, entre outros.
Aí surge a necessidade da gestão financeira da sua empresa ser eficaz e ter informações para tomada de decisão sobre todos os seus compromissos que representam desembolsos. Confira nossas valiosas dicas para tornar o pagamento da obra ágil e não erre no controle!
1.Faça um Fluxo de Caixa
Uma obra requer muitos recursos que precisam ser gastos, dependendo de um bom gerenciamento financeiro, que use de estratégias corretas e controles tecnológicos. Com tanto trabalho, incluindo mão de obra e fornecedores, fazer um fluxo de caixa é crucial para a gestão financeira da obra.
Fluxo de Caixa em resumo é um mecanismo de controle e organização de entrada e saída de dinheiro da sua obra num certo período de tempo. Com ele, você consegue visualizar os desembolsos e sobras do caixa, possibilitando maior controle financeiro da empresa.
Como organizar o fluxo de caixa?
- Estipule um período para o seu fluxo de caixa.
- Estabeleça uma forma de identificar receitas e despesas.
- Identifique transações financeiras regulares.
- Registre as contas a pagar.
- Classifique suas receitas e despesas por categorias.
Realizar um fluxo de caixa manualmente é o famoso “Trabalho Braçal”, é muito mais trabalhoso e às vezes não é eficiente, também podendo ser feito por planilhas eletrônicas.
Mas isso não se compara a um software de gestão. Além do controle de contas a pagar, é utilizado como uma ferramenta de tomada de decisão, fazendo muito pelas empresas.
Se você está começando agora com seu controle de fluxo de caixa, o Sienge disponibiliza gratuitamente um modelo de planilha para te ajudar nessa etapa inicial. Para baixar é só clicar na imagem abaixo.
Quer entender melhor como um sistema de gestão pode ajudar você? Nós explicamos!
2. Softwares de Controle Financeiro
Hoje existem diversas opções de sistemas ERP especializados em gestão de empresas de Construção Civil, com possibilidades de criar gráficos e relatórios de forma simplificada. Ao adquirir um sistema de gestão integrado, você terá um painel financeiro de ponta, tendo perspectiva completa do caixa da sua construtora.
Ao utilizar um software de gestão financeira, o principal benefício é poder controlar o pagamento da obra em tempo real. As informações podem ser inseridas mais rapidamente, poupando tempo do responsável pelo controle financeiro. Desse modo, a empresa tem ao fim do mês um relatório confiável que demonstrará a exata situação econômica do negócio.
Um software de gestão financeira viabiliza:
- Identificar todas as obrigações a pagar.
- Priorizar os pagamentos.
- Verificar obrigações contratadas e não pagas.
- Não permitir perdas de prazos, de forma a conseguir descontos.
Confira como um software de gestão vai acrescentar no controle de contas a pagar:
Organizando o Fluxo de Caixa:
Um sistema de gestão ERP organizará o fluxo de caixa da empresa, visto pela estruturação de obrigações das contas a pagar e receber.
Os resultados financeiros se tornarão mais eficientes e positivos quando estas gestões são bem gerenciadas, desconsiderando, obviamente, os fatores de mercado.
Vale ressaltar que é recomendável que a projeção do fluxo de caixa aconteça por um tempo de, no mínimo, 3 meses.
Controlando os custos com materiais e mão de obras:
Uma das grande vantagens ao utilizar esse tipo de sistema, é a visão ampla e completa dos custos que requer a operação, incluindo materiais e mão de obra.
Tendo em vista suas funcionalidades, todos os gastos e despesas estarão disponíveis para avaliação, de forma simples e prática. Isso irá lhe permitir gerir de forma organizada o que pode ser cortado ou reduzido, por exemplo.
Viabilidade Econômica:
O sistema tem capacidade diferencial de analisar, antes de assinar um contrato, se vale a pena aceitar tal obra, evitando que sua empresa fique envolvida num mal negócio.
Você conseguirá entender se o seu empreendimento será viável ou precisará de recursos financeiros através de projeções de receita a longo prazo. Ele é baseado nas relações de unidades disponíveis, tabela de preços e agilidade de vendas.
O recurso oferece um espaço para comparações do fluxo de caixa com o relatório de planejamento, possibilitando ter uma visão a médio e longo prazo do seu negócio. Assim, você pode guardar esses recursos para outras obras.
Identificar falhas e despesas desnecessárias
Um dos principais benefícios do controle de gestão financeira, é você poder identificar falhas e despesas desnecessárias, buscando alternativas de lucro e podendo fazer a reorganização das aplicações.
Falhas neste procedimento podem levar a empresa por água á baixo, comprometendo as finanças e ameaçando a sobrevida da organização.
Agilizar Pagamentos
O pagamento escritural é uma das principais funcionalidades encontradas num sistema ERP, ele tem integração com os bancos de forma rápida, ágil e segura.
O software gera um lote de boletos de todos os pagamentos e envia para o banco de forma automática.
3. Cronograma Físico Financeiro
Outra opção para gestão de controle financeiro de obra, é a partir de um cronograma, realizado através de planilha. O Cronograma Físico Financeiro também é encontrado dentro do software de forma mais aprofundada, com mais informações, podendo ser integrado com outras modalidades da Construção Civil.
É uma ferramenta importante para garantir o sucesso do planejamento, evitando que orçamentos e prazos saiam de controle. Além disso, ele verifica recursos de acordo com etapas físicas (construídas) realizadas na obra.
O Cronograma Físico Financeiro pode ser utilizado em diversos tipos de obra, como: casas, prédios, indústrias, estradas, empreendimentos novos, instalações e etc. Esse tipo de controle ajuda na previsão de custos e detalhamento de períodos.
4. Fique Atento aos erros Comuns no Pagamento da Obra
Às vezes podemos achar que pequenos erros não interferem no todo. Por mais simples que sejam, uma pequena “escorregada”, quando somada, pode prejudicar o seu negócio. É importante saber identificar erros que são considerados comuns e fáceis de acontecer. Uma gestão preventiva nessas horas faz toda diferença na hora de fechar as contas.
A seguir vou citar erros comuns no dia-a-dia da gestão financeira que serve de alerta para os construtores. Como indicadores dessas falhas, o construtor passa a observar problemas na qualidade dos serviços, equipes sobrecarregadas ou improdutivas, urgência constante, falta de previsibilidade e outros obstáculos.
Será que você se identifica com algum deles? Fique atento!
- Não dar importância às despesas menores.
- Falta de disciplina na atualização dos Dados.
- Atraso de Pagamentos.
- Duplicar Pagamentos.
- Perder Oportunidades de Descontos.
- Misturar Contas Pessoais e da Empresa.
- Falha em pagamentos de Impostos.
- Ignorar Vantagens da Tecnologia.
Tendo em vista as dicas que mostrei para você, o pagamento da obra é uma tarefa rotineira, já que envolve muito dinheiro. O sistema de controle ajuda a tornar essas obrigações mais eficazes e seguras, poupando tempo dos trabalhadores e agregando valor ao desenvolvimento da obra.
Ficou interessado em como uma sistema ERP pode tornar os pagamentos mais eficazes? Queremos saber o que você achou, curta e comente aqui sua experiência com planejamento de contas a pagar.
