Você já teve de lidar com dezenas de planilhas no Excel, muitas vezes espalhadas em diferentes pastas do seu computador, e ficou perdido com tantos documentos? Então este post é para você!
Planilhas de orçamento de obra, viabilidade econômica, cálculo do BDI, gestão de custos, cronograma físico-financeiro… São tantas que a chance de você se confundir acabam sendo gigantes!
Por isso, aqui, você vai entender as razões pelas quais suas planilhas já não fazem mais sentido. E também vai descobrir o que fazer para melhorar sua rotina!
Lembre-se que administrar bem uma empresa é essencial para a estratégia de crescimento. Independentemente do porte da companhia, o método adotado para organizar demandas e ter um panorama de fácil acesso de tudo o que acontece na instituição fará a diferença no dia a dia empresarial.
Por essa razão, fazer uso de planilhas no Excel já não é mais a melhor maneira de administrar a sua empresa. É hora de automatizar os processos, e nós vamos te explicar como.
Conheça 5 motivos para abandonar suas planilhas no Excel e adotar um ERP eficiente.
Planilhas no Excel: por que abandonar este hábito?
As planilhas são, inicialmente, boas opções para fazer a gestão de pequenas empresas e negócios que estão começando. Mas conforme os negócios vão evoluindo e se tornando mais complexos, elas deixam muito a desejar.
Vamos entender o porquê.
1) Quanto tempo você gasta preenchendo planilhas?
De acordo com uma pesquisa da Faculdade de Negócios da Universidade de Dartmouth nos EUA, 38% dos usuários de planilha as utilizam uma ou duas vezes por semana, 29% mensalmente e 18% diariamente.
Em qual destas categorias você se encaixa?
Muitos dos trabalhos que envolvem controle de informações e gerenciamento acabam passando por planilhas. Mas muita gente não gosta de preenchê-las ou só atualiza as planilhas porque é obrigatório.
De acordo com Rafael Ávila, da Luz Planilhas Empresariais, os argumentos das pessoas que não gostam de usar planilhas são quase sempre os mesmos:
- 50% acham planilhas complicadas
- 37% não tem tempo para desenvolver planilhas
- 10% acham que planilhas são limitadas
Com um ERP você não precisa preencher planilhas, mas sim alimentar um software com informações que se integram às outras áreas da sua empresa.
Mas qual a diferença na prática?
Digamos que você precisa liberar o pagamento dos empreiteiros de acordo com uma medição de obra. Você pode fazer a medição no Sienge e já comunicar o Financeiro para fazer a liberação da verba, que ficará registrada nas Contas a Pagar.
2) Você consegue analisar suas planilhas de forma rápida e eficiente?
Você já se sentiu perdido ao ver várias planilhas abertas e não conseguir chegar na informação que você precisa?
Digamos que você precise saber do custo real da obra, e para isso, vai precisar verificar o trabalho do setor financeiro, do setor de obras, compras, e até mesmo do empreiteiro e dos pedreiros.
É difícil fazer uma análise completa sem se confundir no meio de várias informações. A probabilidade de que haja algum número errado também é alta. Como garantir uma melhor qualidade das análises?
O Sienge possui entre suas funções, um módulo BIaaS (Business Intelligence) que consolida dados da operação diária da sua empresa, gerando assim indicadores e dados específicos que auxiliam na tomada de decisões.
Para fazer uma comparação, podemos dizer que o Sienge BiaaS funciona como o painel do seu carro que mostra a velocidade, combustível, temperatura e outras informações importantes, só que nesse caso são dados da sua empresa e obras que resultam em indicadores a partir do seu uso do Sienge.
3) Planilhas no Excel diminuem a produtividade?
Planilhas no Excel diminuem a produtividade a partir do momento em que geram retrabalhos. Ainda que existam diferentes áreas numa empresa, ela é um organismo único e seus dados devem ser consolidados para que a gestão seja positiva.
Se cada grupo transformar suas planilhas do jeito que lhes convém, vai causar um enorme caos e diminuir a produtividade da empresa como um todo. Por isso, um sistema de gestão pode ser útil para centralizar todas as informações.
Com as informações centralizadas, os profissionais de diversos setores têm igual noção dos acontecimentos e números da organização. Você pode até acreditar que um sistema de computação em nuvem é suficiente para suprir os problemas causados pela gestão feita com dezenas de planilhas.
Mas cada departamento requer filtros específicos. Nesse ponto, o sistema em nuvem não resolve. Diante disso, um ERP consegue fornecer as especificidades de cada setor, oferecendo padrões e melhorando a gestão.
4) Risco de Perda de Dados
De acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos.
Outra informação da pesquisa da Universidade de Dartmouth mostra que 63% pessoas que trabalham com planilhas não mantém arquivo das informações inseridas nestes documentos. Além disso, 51% das planilhas contém entre 1000 e 10000 células.
É difícil encontrar informações precisas e sempre disponíveis. Imagine ter todo o histórico das operações da sua empresa arquivado e consolidado. Com um ERP isso é possível. Seus dados estarão todos no mesmo lugar e fáceis de serem encontrados.
Outra vantagem é a proteção de seus dados. 73% das planilhas das empresas não possuem o mínimo de proteção, são arquivos abertos. Muitas vezes essas informações são estratégicas e, se caírem em mãos erradas, podem dar muita dor de cabeça.
Com um ERP como o Sienge você trabalha apenas com conexões seguras na Nuvem e nossa equipe se responsabiliza por fazer backups e garantir a segurança dos seus dados.
5) Falta de confiabilidade das informações
Confiabilidade das informações é quando os elementos de uma planilha fornecem dados insuficientes ou mesmo equivocados, como você viu no tópico anterior. Nesse sentido, não é possível confiar no que está descrito.
Possuir muitas planilhas separadas pode gerar alguns problemas, dentre eles:
- Perda de planilhas
- Confusão entre documentos
- Falhas ao transferir dados de uma planilha para outra
- Desatualização das informações
Um software de gestão possibilita que profissionais de diferentes setores de uma empresa tenham um panorama com telas com gráficos e indicadores. Dessa forma, analistas, desenvolvedores e gestores sabem exatamente a situação atual da empresa com informações confiáveis para tomadas de decisões acertadas.
6) Os dados de diferentes planilhas conversam entre si?
As planilhas são muito utilizadas por serem uma alternativa gratuita e de fácil acesso. Mas elas podem ser uma solução daquelas onde o barato sai caro. Ou seja, podem gerar uma perda de dinheiro enorme na sua empresa.
Isso porque em qualquer companhia, é essencial que as pessoas e departamentos trabalhem de maneira integrada. Fazer isso com uso de planilhas é inviável.
Ao utilizar planilhas no Excel, você precisa criar uma para cada necessidade, por exemplo: gestão de custos, controle de estoque e medição de obras. Só nesses casos já seriam necessárias 3 planilhas diferentes.
Com um sistema de gestão, a integração é feita de modo automático, proporcionando mais confiança, menos erros e mais produtividade. Os melhores ERPs são totalmente integráveis ao sistema de gestão empresarial da organização.
Além disso, um sistema de gestão não substitui apenas suas planilhas no Excel como também são responsáveis diretas por tornar os processos mais ágeis. O controle feito de qualquer forma não é eficaz sem uma análise, sem produzir inteligência.
Um software de gestão como o Sienge pode parecer um gasto alto, mas o Retorno do Investimento chega rápido com a economia que ele proporciona.
Veja o caso contado por Felipe Lordelo da Ten Engenharia:
“Com o módulo de Gestão de Ativos do Sienge, conseguimos acompanhar o consumo de combustível dos equipamentos, descobrimos equipamento com problema, e roubos de combustível de várias máquinas. Mesmo que fossem roubos pequenos, de 5 ou 10 litros cada um, de máquina em máquina, isso causava um prejuízo de cerca de R$30 mil/mês. Esse é um exemplo de como o Sienge nos proporciona uma economia absurda.”
Um software de gestão reduz o tempo que você gasta tentando decifrar um grande volume de informação e ainda permite enxergar desvios e tomar decisões mais acertadas.
7) Você consegue trabalhar em equipe usando planilhas?
Quem usa as suas planilhas? Segundo a pesquisa da Universidade de Dartmouth, 48% das planilhas são compartilhadas com uma ou duas pessoas e 30% com uma equipe maior ainda.
Como trabalhar em conjunto, buscar informações em vários lugares diferentes e não perder o controle do que foi alterado? Como saber se os dados estão corretos?
Felipe Lordelo, Engenheiro Civil na Ten Engenharia nos conta como o Sienge o ajudou por ser totalmente web, podendo ser acessado em qualquer lugar e a qualquer hora:
“Antes era preciso ficar no Excel, dentro do servidor, tinha que estar lá no escritório ou acessando remotamente. Era muito difícil abrir o arquivo, fechar, trabalhar em equipe. Hoje com o Sienge, mesmo que sejam 10 horas da noite, posso ver a informação que eu quero, e ainda ter 3, 4 pessoas trabalhando ao mesmo tempo, isso facilita bastante.”
8) Aumento de Custos
Outro motivo relevante para abandonar suas planilhas no Excel é o aumento de custos. E quando se trata de custos é tanto o custo de mão de obra quanto de tempo para preencher dados em diferentes planilhas.
As planilhas no Excel podem ser funcionais para dados pontuais. Mas quando os objetivos incluem melhorar a gestão de um negócio, a história é outra.
Com um sistema de gestão, diversos custos podem ser reduzidos com processos automatizados. Assim, não existe a necessidade de ter um funcionário alimentando o sistema manualmente. Além disso, gastos cotidianos como impressão e papéis físicos não existiriam.
Quer estruturar sua empresa, para que ela não dependa de planilhas?
Nós te damos um motivo extra!
Veja um estudo de caso que mostra como o Sienge transforma o investimento feito no software em lucro para sua empresa em pouco tempo:
A equipe do Sienge fez um estudo junto a uma construtora que cogitava contratar o Sienge, mas o considerava muito caro para a sua realidade.
Mostramos como o investimento poderia ser recuperado em apenas uma obra:
Estudo do caso:
- Obra com área de 10.000 m2
- Custo médio do m2: R$ 1.800,00
- Custo total da obra: R$ 18.000.000,00
- Custo do material: 60%
- Custo do material da curva ABC (Os 80% mais importantes): R$ 8.640.000
Com o sistema de Orçamento de Obra do Sienge, a empresa teria parâmetros de preços, quantidades e controle do que está sendo pedido para comparar com o orçado. Supondo que com essas ferramentas fosse gerada uma economia de 1% apenas sobre o valor dos materiais da curva ABC. Mesmo com um aproveitamento mínimo dos recursos, a redução dos custos chegaria a R$ 86.400.”
O Sienge, um software de gestão totalmente online com 25 anos de experiência em gestão no setor da construção.
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