Para gerir uma pequena construtora hoje existem diversos desafios. Um deles é a capacidade de se adaptar e melhorar constantemente os serviços e as obras entregues. Os clientes estão cada vez mais exigentes e o mercado cada vez mais competitivo e saturado. Para se continuar no mercado não basta somente fazer o que veio dando certo: temos que melhorar!
Para você conseguir melhorar seus serviços e produtos é essencial melhorar de dentro para fora, partindo de seus processos e métodos internos, até a maneira como se relaciona com o cliente. A proposta deste artigo é trazer uma das ferramentas mais úteis para a melhoria contínua de sua empresa, conhecida como ciclo PDCA.
Para entender porque esta metodologia é um ciclo constante, vou mostrar alguns exemplos que farão sentido para você. Além disso, trarei ferramentas complementares a este ciclo e tratarei da importância de se implantar esta cultura na sua empresa e como isso pode ser feito. Vou começar falando um pouco do conceito de melhoria contínua.
Melhoria contínua
Estamos num mercado dinâmico, onde empresas que não tem nenhum prédio são as que lucram mais com aluguel, e as que não tem nenhum carro são as que ganham mais com transporte. Isso mostra que a nossa concorrência não está necessariamente onde costumava estar há 5 anos e pode vir de lugares e empresas inesperadas.
Num contexto de empresas e construtoras menores, a grande concorrência e o mercado desacelerado por si só já servem de desafio para você fazer a sua empresa dar lucro. Atender bem o cliente, entregar o que lhe é contratado no prazo combinado, já não garantem o seu destaque neste mercado onde se busca também um custo mais baixo.
O seu cliente, muitas vezes por ser leigo, tem dificuldade em entender o valor do seu serviço e acaba comparando com serviços de inferior qualidade. Porém isso não é motivo para deixar a qualidade de lado, muito pelo contrário! O cliente pode fazer uma vez com o mais barato, mas não fará a segunda vez se não for bem atendido e a obra for entregue com qualidade.
A médio e longo prazo é a sua qualidade e os seus diferenciais que agregam valor ao cliente que garantirão o sucesso do seu negócio. No entanto, como o seu cliente está cada vez mais informado, exigente e atento, a sua vantagem competitiva hoje não será a mesma no futuro. Para estar sempre desenvolvendo novas vantagens e solucionar problemas, o PDCA é uma ferramenta ótima.
Para você conseguir fazer tudo isso e ainda agregar valor de forma significativa, você e a sua equipe devem perceber rapidamente o que vem dando certo e o que vem dando errado. Através disso é que você poderá ver maneiras de errar menos e acertar mais. Este “hábito” ou cultura gera um ciclo virtuoso de evolução e adaptação ao que o mercado quer.
Para concluir o que é melhoria contínua: trata-se da capacidade de medir os erros e acertos, entender de onde eles vêm e, por fim, como eliminar os erros e aumentar os acertos. No entanto, isso deve ser feito em ciclos constantes, pois, além de nunca conseguirmos atingir o objetivo, o que é ideal agora pode não ser exatamente o ideal amanhã.
Ciclo PDCA
Com menciono neste artigo sobre os diversos tipos de ferramentas da qualidade, o PDCA é uma sigla em inglês que significa Plan, Do, Check e Act (planejar, fazer, conferir e agir). O ciclo PDCA propõe que, para qualquer questão que nos propomos a executar, vamos antes planejar. Ao fazer, vamos analisar o que pode ser melhorado, implementar essas melhorias e avaliá-las.
No entanto, este ciclo pode ser desdobrado em mais etapas como mostra a imagem.
Plan (Planejar)
- Identifique o problema;
- Descubra a sua origem;
- Planeje as melhorias;
- Crie um plano de ação.
Do (Fazer)
- Envolva as pessoas;
- Execute o plano.
Check (Analisar)
- Analise se os resultados foram realmente alcançados.
Act (Ação)
- O que der certo, compartilhe a novidade para que se adote por todos;
- O que não der certo, reflita sobre o que deverá melhorar e repita o ciclo.
Este ciclo PDCA desdobrado propõe que você comece o ciclo com a identificação de um problema. Sim, escolha um dos problemas que mais incomodam você, seus clientes ou colaboradores e faça este exercício, HOJE MESMO!
Em nossa empresa aplicamos este ciclo para desenvolver soluções melhores de acabamentos, para reduzir o tempo que os processos levam e para ter menos retrabalho. Pegando este último item como exemplo, temos desenvolvido projetos cada vez mais específicos e claros para quem executa. Temos extraído listas cada vez mais detalhadas para o setor de compras.
Todas essas melhorias vêm da cultura inconformista que temos. Se algo está nos incomodando, não aceitamos como algo normal. Vamos atrás de alternativas e soluções para aquilo, promovendo a análise coletiva da questão levantada e buscando pontos de vista diferentes.
Uma ferramenta que pode ajudar você a priorizar e escolher por onde começar as melhorias é a matriz dificuldade vs impacto. No eixo X você coloca o impacto do menor para o maior; no eixo Y você coloca a dificuldade do maior na base, para a menor no topo. O que tiver no topo e a direita será algo de alto impacto e pouca dificuldade. Comece por aí, está caindo de maduro! hehe
Como líder, incentive os seus colaboradores, colegas e sócios a buscarem alternativas criativas para os problemas. Estas soluções podem ser pequenas, mas em conjunto podem determinar se você cresce, paga as contas ou fecha a empresa. Incentive as boas ideias e não reprima quem tiver uma ideia que não for boa. Para cada ideia boa existem dez que não funcionam.
É natural que muitas das soluções não funcionem de primeira. É normal você bater a cabeça para resolver um problema. Mas, isso fará com que você descubra e crie diferenciais para o seu negócio.
Outra ferramenta importante para agregar ao ciclo PDCA e facilitar a identificação dos reais problemas do seu negócio é a busca de feedback. Faça isso periodicamente com os seus colaboradores, colegas e clientes. Cada uma destas pessoas é muito importante para o seu negócio e, ao ouvir alguém você ganha pontos com ela, ao implementar alguma sugestão você a conquista.
Conclusão
Agora vou relembrar alguns pontos importantes deste artigo e propor um desafio a você:
- O seu diferencial hoje não será o mesmo no futuro;
- A evolução é uma necessidade;
- Engaje a equipe na busca de soluções;
- Faça a matriz da prioridade;
- Comece HOJE!
Para você se manter no mercado, busque a excelência. Excelência é fazer mais do que é esperado pelo seu cliente, é tratar melhor e oferecer mais oportunidade de desenvolvimento aos seus colaboradores, é ir além. Para estar sempre surpreendendo positivamente os seus parceiros e tornar-se conhecido como uma empresa diferenciada, é necessário evoluir constantemente.
Para isso, neste artigo lhe apresentei não só o ciclo PDCA puramente, mas também apresentei ferramentas como a do feedback e da matriz de priorização que auxiliarão em conjunto. Agora, o sucesso da sua empresa está em suas mãos. Se você não achar tempo para implementar esta cultura de melhoria, tenha certeza que algum dos seus concorrentes terá e será melhor que você por isso.
A melhoria constante não é mais uma opção e sim uma ferramenta básica para a existência que, se bem aplicada, pode levá-lo à excelência.
