O eSocial é um sistema de prestação de informações criado com dois objetivos: descomplicar e dar transparência aos processos burocráticos dentro das empresas.
Desburocratizar parece uma ideia ótima, mas, na prática, o eSocial suscita muitas dúvidas e questionamentos.
Foi isso o que nos motivou a produzir esse post sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Você quer saber mais sobre o eSocial? Então, siga em frente!
Confira o que você vai ver neste post:
- Para que serve o eSocial?
- Como o eSocial funciona na prática?
- Portal eSocial
- O que ganhamos com tudo isso?
- E os desafios do eSocial?
- Cronograma de implantação
- eSocial e a segurança do trabalho
- eSocial na Construção Civil
- O que muda para sua Construtora ou Incorporadora?
- E no que você deve estar atento?
- Será que sua empresa está pronta para implementar o eSocial?
- Como se adequar ao eSocial na prática
- Seu software de gestão de obras está preparado?
- Nfe, Dimob, eSocial e Boleto Registrado: prazos para 2017
- Veja quais são os prazos para o eSocial divulgados pelo Governo até agora
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NFe
- Como se adaptar à nova realidade do eSocial?
Para que serve o eSocial?
Integrado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o eSocial foi criado pelo Governo Federal a partir do Decreto nº 8373/2014. Ele unifica a comunicação de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que precisam ser informados ao eSocial.
Estamos falando de vínculos, contribuições previdenciárias, fechamento da folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
Esse sistema é resultado de uma ação conjunta de órgãos e entidades que inclui Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho.
Uma pergunta que muitos se fazem é sobre a abrangência do eSocial. Você sabia que esse sistema não serve apenas para registrar informações trabalhistas de celetistas?
Na verdade, ele se aplica também a estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e, até mesmo, profissionais sem vínculo empregatício.
Como o eSocial funciona na prática?
Com o eSocial, as empresas passam a enviar periodicamente, por meio digital, as informações para a plataforma do Governo Federal.
Dessa forma, os empregadores passam a comunicar as seguintes obrigações, de forma unificada:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Em outras palavras, o eSocial traz, para o formato digital, informações que até então eram registradas em meios como livros de papel. Com esse sistema, os dados passam a ser armazenados em um ambiente público. Ou seja, o SPED, que tem entre seus módulos o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais).
No vídeo abaixo, o Sebrae explica de forma didática como o programa funciona. Confira.
Portal eSocial
Ao entrar no portal do eSocial, o usuário se depara com dois módulos, dentre eles o EFD-Reinf. O Simplificado pode ser acessado informando CPF/CNPJ, código de acesso e senha. Ele é voltado para:
- Empregador doméstico
- Segurado especial
- Microempreendedor individual (MEI).
Já o módulo Web Geral é dirigido para empresas e empregadores pessoa física. Esse módulo é acessado apenas por meio de certificado digital.
A exceção fica por conta da empresa optante pelo Simples, que tenha até um empregado, ou microempreendedor individual (MEI). Assim, nesses casos, o sistema pode ser acessado como no módulo simplificado, informando CNPJ, código de acesso e senha.
O que ganhamos com tudo isso?
Ao viabilizar a transmissão eletrônica de dados, espera-se que o eSocial:
- Simplifique a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
- Substitua o preenchimento e a entrega de formulários e declarações;
- Racionalize o cumprimento de obrigações, eliminando a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
- Aprimore a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias;
- Diminua a ocorrência de erros de cálculos na geração de guias de recolhimento do FGTS, por exemplo.
- Para os trabalhadores, espera-se que o eSocial dê maior garantia em relação à efetivação de direitos trabalhistas e previdenciários.
E os desafios do eSocial?
Mas nem tudo são flores. É preciso considerar que adotar o eSocial exige das empresas um período de adaptação e, mais além, uma mudança de cultura.
É preciso, por exemplo, adaptar os sistemas de RH e a obtenção de dados contábeis para uma plataforma digital em que seja possível organizar todas essas informações.
Afinal, para se ter uma ideia, ao todo são 43 documentos que precisam ser apresentados na plataforma, com 1.675 campos de informação.
Um dos desafios a serem superados pelas empresas é reunir informações atualizadas e digitalizadas que normalmente ficam distribuídas em áreas diferentes. Além disso, é necessário um sistema de gestão eficiente e aderente ao eSocial, que permita principalmente:
- Controlar a gestão de cargos e salários das empresas do grupo;
- Gerenciar os processos de segurança do trabalho;
- Transmitir as informações de forma automática;
- Gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão.
Cronograma de implantação
O Comitê Diretivo do eSocial publicou em outubro de 2018 a Resolução CDES nº 05 com novos prazos para o envio de eventos para o programa. A norma atende demandas das entidades representativas dos contribuintes que solicitaram, em diversos expedientes, ampliação dos prazos do processo de implantação do sistema.
Dessa maneira, o novo cronograma ficou da seguinte forma:
Grupo 1
Empresas com faturamento em 2016 acima de R$ 78 milhões. Essas empresas já trabalham parcialmente com o eSocial. Falta o módulo de SST que será exigido a partir de julho de 2019.
Grupo 2
Empresas com faturamento em 2016 de até R$ 78 milhões e que não são optantes do Simples. Essas empresas também já trabalham com o eSocial, exceto o módulo SST. Esse evento será exigido a partir de janeiro de 2010.
Grupo 3
Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural (pessoa física) e entidades sem fins lucrativos. Esse grupo começou a trabalhar com o eSocial em janeiro de 2019. Os eventos periódicos serão exigidos a partir de julho de 2019. Para substituição GFIP CP e GFIP FGTS, o prazo é outubro de 2019. Informações relativas a SST serão cobradas a partir de julho de 2020.
Grupo 4
Entes públicos e organizações internacionais – Esse grupo tem mais tempo para se preparar para o eSocial. Começaram a usar o eSocial em janeiro de 2019, mas apenas em janeiro de 2021 começarão a enviar as informações relativas a SST.
Portanto, não custa lembrar que com o eSocial, as empresas estão sujeitas às mesmas penalidades a que sempre estiveram sujeitas pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para quem não aderir ao sistema de forma imediata.
No entanto, o processamento e a quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável se ela não se adequar ao eSocial.
É importante ficar de olho nas Notas Orientativas publicadas no portal do eSocial.
eSocial e a segurança do trabalho
A expectativa é a de que a área de segurança e saúde do trabalho seja uma das mais impactadas pelo eSocial. Isso porque, como a fiscalização era deficiente, muitas empresas não davam a devida atenção aos programas e laudos que são exigidos pela legislação.
Assim, não à toa, o envio de eventos de SST ficou por último no cronograma de implementação do eSocial.
O eSocial altera significativamente a rotina dos profissionais de segurança e saúde ocupacional. O programa não altera a legislação da área, mas é uma forma de verificar a prática destas legislações nas empresas.
No Brasil, um acidente de trabalho é estimado a cada 48 segundos. A construção civil é o 4º setor econômico no País com mais ocorrências, aproximadamente 97 mil entre 2012 e 2018. Os dados são do Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho (OSST).
No vídeo abaixo você pode conferir como gerar PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) no eSocial.
eSocial na Construção Civil
Empresas de todos os portes da área da construção civil serão impactadas com a implantação do eSocial, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.
A partir da sua inauguração, as informações sobre dados como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, que atualmente são prestadas separadamente à Previdência Social, à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho foram unificadas numa mesma plataforma.
O novo formato exige das construtoras e demais empresas ligadas ao setor da construção civil, ainda mais atenção e agilidade para manter a documentação dos funcionários em dia.
Existem ganhos significativos para as duas partes, empresa e empregado, temos um post dedicado a esse assunto, confira aqui, e saiba mais sobre os benefícios.
#O desafio da rotatividade
A alta rotatividade de mão de obra na área da construção é um dos fatores que exigirá empenho na hora da transmissão dos dados.
Na entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), por exemplo, muitas empresas esperavam para emiti-lo depois da contratação, mas essa prática não será mais aceita. O documento deverá ser providenciado com antecedência, caso contrário, a construtora não terá o contrato do funcionário efetivado.
A construtora também será obrigada a informar todas as alterações existentes no contrato de trabalho e dados cadastrais do empregado durante a vigência do vínculo empregatício.
Ganha a empresa, por estar enquadrada na legislação e organizada de uma forma mais eficaz, ganha o funcionário, que terá todos os seus direitos e deveres registrados formalmente.
#Evite notificações
Quanto antes sua construtora estiver preparada, mais rápido seu time estará alinhado para fazer a transmissão correta dos dados. Lembre-se de que há multas para o descumprimento no repasse das informações.
As notificações serão geradas por meio do cruzamento de dados, com a automação total das rotinas trabalhistas, que incluem folha de pagamentos, férias, admissão, desligamentos, licenças médicas, ausências por gravidez e planos de saúde.
Para evitar riscos, as construtoras podem adotar medidas como o ajuste dos sistemas, com a introdução de mecanismos de segurança, a exemplo da verificação jurídica sobre a conformidade das informações antes mesmo de serem enviadas.
Também é possível criar alguns alertas automáticos, que avisam, no próprio sistema de tarefas da construtora, sobre prazos a serem respeitados.
#Tecnologia garante transparência nas ações
O sistema é capaz de unificar o envio, praticamente em tempo real, de informações, mostrando como a tecnologia tem ganhado espaço para facilitar os processos e garantir transparência nas informações geradas no dia a dia dentro das empresas da construção civil.
O eSocial possibilita eliminar informações redundantes e processos burocráticos, otimizando as tarefas e gerando muito mais produtividade.
#Comece agora
O primeiro passo que já pode ser dado pela sua construtora é a organização dos dados que deverão ser transmitidos ao eSocial. Você pode criar um comitê com profissionais de todas as áreas envolvidas, como RH, TI, Jurídico, Financeiro, Contabilidade, Gestão de Terceiros e outros, tendo como apoio a alta administração. Essa equipe será responsável por verificar o que a empresa dispõe de informações em seu sistema de folha de pagamento e demais subsistemas, a fim de comparar com as informações exigidas pela plataforma do eSocial, de modo a certificar quais informações não são atendidas e quais estão em desconformidade ou possam gerar divergências de acordo com o leiaute dos arquivos previstos pelo sistema.
O comitê deverá acompanhar as alterações no que diz respeito às inovações cadastrais que ocorrerem no Manual de Orientação do eSocial (MOS), para se manter atualizado.
A fase de testes do eSocial iniciou-se a partir de janeiro de 2016, data em que as empresas poderão se cadastrar e dar início à transmissão dos dados.
O que muda para sua Construtora ou Incorporadora?
Muda a forma como a sua empresa presta contas trabalhistas. Antes do eSocial você reportava estas informações para os diferentes órgãos e em diferentes formatos.
Depois do eSocial ser implementado, a sua empresa vai repassar estas mesmas informações em um único formato, para uma única plataforma de dados.
Este banco de dados atenderá às expectativas de todas as entidades para fins de fiscalização.
Qual o impacto desta mudança nas áreas da sua empresa?
Para repassar as informações trabalhistas no novo padrão do eSocial com a qualidade exigida pelo governo, diferentes áreas da organização devem ser envolvidas no processo pré-eSocial: departamento pessoal; recursos humanos; financeiro; fiscal; contábil; jurídico; segurança e medicina do trabalho; desenvolvimento e treinamento; recrutamento e seleção; cargos e salários, e benefícios.
Como é preciso juntar muita informação que usualmente fica distribuída nas áreas, as empresas que não se prepararem adequadamente para o eSocial podem ter problemas.
É bom estar com a casa em ordem, para não ter dificuldades e não perder os prazos. Melhorar seus processos e organizar suas informações, ajudará para que a transição da sua empresa para o eSocial ocorra sem traumas.
Um bom sistema de gestão e que esteja em frequente atualização para atender às novas exigências é fator essencial neste processo de adequação, para garantir agilidade e precisão das informações.
E no que você deve estar atento?
No intuito de estar preparada para a chegada do eSocial é importante que sua empresa esteja antenada nos seguintes aspectos:
- Legislação: acompanhar a atualização da legislação a fim de checar as informações na sua organização estão de acordo. Reavaliar as regras e os prazos.
- Processos: redefinir os processos que estão diretamente ligados à geração das informações no âmbito do eSocial. Estes são os processos críticos, e devem estar em ordem para atender os prazos legais e a qualidade das informações prestadas .
- Sistemas: analisar o quanto os sistemas de informação utilizados nos processos de trabalho de cada área envolvida estão aderentes ao eSocial. Solicitar junto aos fornecedores atualizações no software para atender às exigências da nova legislação e novos layouts. Contar com um bom serviço de suporte e consultoria do provedor do seu sistema de gestão é condição para o sucesso do projeto, e para que sua construtora não fique na mão.
- Infraestrutura: avaliar se é necessário adquirir novas ferramentas e sistemas de trabalho para disponibilizar as informações na nova plataforma do eSocial.
- Pessoas: definir quem será responsável pelas informações de cada área. Capacitar e conscientizar estas pessoas e seus times da importância do projeto.
- Comunicação: manter as áreas envolvidas na geração das informações trabalhistas (recursos humanos, tecnologia da informação, contabilidade, financeiro, fiscal, jurídico) integradas. A comunicação entre estas áreas será o ponto chave do sucesso na transição para o eSocial.
Prazos
Os prazos que sua empresa não pode perder O Comitê Gestor do eSocial confirmou em maio de 2014 que o prazo para que as empresas se adequem ao projeto será contado somente após a divulgação definitiva do manual de orientação.
Seis meses após a divulgação desse manual, as empresas começarão a inserir os eventos trabalhistas iniciais – a definir quais serão pelo Comitê – em um ambiente de testes.
Testes serão feitos durante 6 meses, e então entrará em vigor a obrigatoriedade para o primeiro grupo de empregadores, formado por empresas grandes e médias (com faturamento anual superior a R$3,6 milhões no ano de 2014).
O cronograma de ingresso no sistema para as pequenas e micro empresas está sendo elaborado em conjunto com as entidades representativas desses segmentos. Os prazos para as empresas se adequarem ao eSocial são estes (sujeitos ainda a ajustes pelo comitê do eSocial):
Você pode consultar todas as informações do projeto e uma apresentação com detalhes técnicos das informações trabalhistas a serem fornecidas no site do eSocial.
Será que sua empresa está pronta para implementar o eSocial?
Na prática, o eSocial possui o objetivo de simplificar a apresentação e transmissão das informações dos empregados, tais como nome, CPF, data de nascimento, variações salariais, gozo de direitos trabalhistas, acidentes de trabalho.
Também deve diminuir inconsistências entre os mais diversos formulários entregues atualmente, tais como, cadastro geral de empregados e desempregados, comunicado de dispensa, folha de pagamento de salário, relação anual de informações sociais, termo de rescisão de contrato de trabalho, entre outras.
O benefício principal para as empresas seria a diminuição do tempo gasto coletando dados e enviando-os aos órgãos responsáveis.
Porém, também implica em uma mudança de cultura, pois é preciso adaptar os sistemas de RH e obtenção de dados financeiros e contábeis para uma plataforma digital em que seja possível organizar todas essas informações.
Com esta centralização DIRF, RAIS, GFIP, CAGED, PPP, entre outros, serão gradativamente dispensados.
Para quem pensa que essa mudança é pequena ou simples, pode se preparar: serão 43 documentos que precisarão ser apresentados no sistema, com 1.675 campos de informação.
Essa mudança vai impactar cerca de 6 milhões de empresas num primeiro momento e 37 milhões de trabalhadores com carteira assinada deverão ser registrados no sistema. Para saber detalhadamente sobre as informações exigidas pelo eSocial, acesse o Manual de orientação.
Uma pesquisa realizada pela PwC, no 2º semestre de 2015, mostrou que 25% das empresas aguardavam a versão final do Manual do eSocial para iniciar o processo de adequação.
18% das organizações entrevistadas ainda não estavam preparadas para conduzir o projeto ou acreditavam que as mudanças impactam apenas a parte de folha de pagamento.
Se você e sua empresa fazem parte dessas estatísticas, é bom começar a prestar mais atenção no que essa mudança implica!
No momento, o eSocial ainda não é obrigatório, e está sendo aplicado só para os empregadores domésticos.
Mas o prazo para as empresas está batendo à porta: a partir de setembro, as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2014 deverão utilizar o sistema para cumprir as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas à contratação de funcionários.
Para as demais empresas, o sistema será obrigatório a partir de janeiro de 2017. As empresas que não se adequarem podem estar sujeitas a multas e os custos para remediar a falta de planejamento podem sair muito mais caros do que tomar uma atitude imediata para acelerar a conformidade.
Isso tudo, é claro, vai influenciar nas práticas das empresas da indústria da construção. A sua empresa está pronta?
Como se adequar ao eSocial na prática
Para cumprir essas obrigações, é essencial que as informações do setor de RH, financeiro e contábil estejam atualizadas e digitalizadas, nesse momento é importante ter um bom software de gestão que possa ajudar. Verifique se você tem à disposição informações trabalhistas como:
- Eventos de férias, rescisão, afastamento, alterações de local de trabalho
- Controle de ponto e carga de trabalho: horas extras, banco de horas (se houver), atrasos, faltas, saída antecipada
- Informações e ocorrências de saúde: atestados médicos ou acidentes de trabalho.
- Retirada e devolução de equipamentos de proteção (individuais ou coletivos)
- Histórico de cargos e salários
- Histórico de benefícios sociais
- Informações detalhadas de documentos como CTPS, PIS, certidão de reservista.
- Admissões, que devem ser informadas até 1 dia antes do inicio laboral. Informações de autônomos em folha de pagamento
É muita coisa, não é? E ainda há muito mais! Por isso, é importante pensar em um sistema de gestão que possa te ajudar a organizar os dados e garantir solidez nos processos. Ao final, você vai precisar de um sistema que permita:
- Gerenciar os processos de Medicina e Segurança do Trabalho
- Controlar Gestão de Cargos e Salários
- Efetuar a transmissão diária das informações de forma automática, evitando esquecimento
- Gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão, de forma integrada
Seu software de gestão de obras está preparado?
Com certeza você já acessou o site do eSocial para conhecer os detalhes técnicos deste projeto e a diversidade de informações a que se refere.
De forma bem abrangente, temos uma única plataforma de dados para todas as informações trabalhistas:
Todas as obrigações que as empresas costumam enviar a diferentes órgãos do governo, serão substituídas por um grande banco de informações, o ambiente nacional eSocial. A partir daí, cada órgão processará o que for necessário. Com esta centralização DIRF, RAIS, GFIP, CAGED, PPP, entre outros, serão gradativamente dispensados. O que fazer então para que sua empresa esteja adequada a atender esta exigência legal e no prazo estabelecido?
Através da revisão de seu processo de trabalho, do saneamento ou qualificação das informações que você tem hoje de seus funcionários e da utilização da tecnologia você poderá usufruir das vantagens do projeto eSocial:
- Garantir os direitos dos trabalhadores.
- Prestar informações mais sólidas ao Estado.
- Simplificar a vida dos empregadores.
Todo este movimento, precisa ser suportado por um software de gestão adequado, que atenda estas exigências e facilite seu caminho, para fazer a transmissão das seguintes informações ao portal do eSocial:
- Informações trabalhistas como:
- Eventos de férias, rescisão, afastamento, alterações de local de trabalho.
- Controle de ponto e carga de trabalho: horas extras, banco de horas (se houver), atrasos, faltas, saída antecipada.
- Informações e ocorrências de saúde: atestados médicos ou acidentes de trabalho.
- Retirada e devolução de equipamentos de proteção (individuais ou coletivos).
- Histórico de cargos e salários.
- Histórico de benefícios sociais.
- Informações detalhadas de documentos como CTPS, PIS, certidão de reservista.
- Admissões, que devem ser informadas até 1 dia antes do inicio laboral.
- Informações de autônomos em folha de pagamento.
Ao ler a lista acima, você se manteve tranquilo? Com certeza você pensou na possibilidade de perda de prazo, e que talvez nem todas estas informações estejam disponíveis para o eSocial. Por isso, é importante que o seu sistema de gestão ofereça recursos para:
- Gerenciar os processos de Medicina e Segurança do Trabalho.
- Controlar Gestão de Cargos e Salários.
- Efetuar a transmissão diária das informações de forma automática, evitando esquecimento.
- Gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão, de forma integrada.
Todos estes recursos devem estar implementados na sua empresa, para garantir o atendimento ao eSocial.
Nfe, Dimob, eSocial e Boleto Registrado: prazos para 2017
Algumas obrigações fiscais e sociais vão passar por mudanças a partir de 2017. Outras estão com o prazo chegando. Você sabe se sua empresa está preparada para cumprir todas as responsabilidades?
A partir de janeiro de 2017 a Cobrança de Boletos e a Emissão de Nota Fiscal Eletrônica passaram por mudanças determinadas pelo governo. O cadastro do eSocial e a entrega final da Dimob também têm prazo para o próximo ano.
Veja como se preparar para cada uma destas mudanças e prazos que acontecem em 2017:
Boleto de cobrança registrado
Os boletos de cobrança sem registro devem acabar em 2017, por isso todos os boletos emitidos pelas empresas deverão ser registrados.
Essa medida faz parte de um projeto da Febraban (Federação Brasileira de Bancos) chamado Nova Plataforma de Cobrança, que está mudando muitos processos para melhorar a segurança das transações.
Por que essa mudança no boleto de cobrança?
Muitas empresas já sofreram algum tipo de golpe em que infratores alteram números do código de barras do boleto e desviam o pagamento para suas contas, roubando o dinheiro do pagamento do título.
Para boletos não registrados, fica difícil contestar o não recebimento do valor e reaver a quantia desviada. Já com a cobrança registrada, o boleto faz as vezes de título de protesto.
Ou seja, pode ser usado para cobrar formalmente as dívidas. Se o dinheiro não chegar ao destino, o pagador pode ser responsabilizado.
Outra vantagem é que o boleto registrado dificulta a alteração de dados para a declaração de imposto de renda, afinal dividendos de uma empresa estarão registrados no sistema bancário nacional.
Qual o impacto da exigência do boleto registrado?
Dados da Febraban mostram que 3,6 bilhões de boletos são emitidos anualmente no Brasil, 40% deles sem registro. Desde junho de 2015 a rede bancária já deixou de ofertar o produto cobrança sem registro.
Ou seja, novas contas já estão atualizadas quanto à emissão de boletos. Mas para contas e contratos antigos, é preciso entrar em contato com seu banco para verificar a situação.
O que é preciso fazer para se adaptar para o boleto registrado?
Para se adaptar, você deve verificar a sua carteira de clientes e entrar em contato com seu banco. Cheque clientes e contratos antigos para os quais você emite boletos não registrados e registre-os junto ao seu banco de preferência.
Se você usa algum software de controle Financeiro, entre em contato com eles para verificar se atendem à essa nova obrigação.
Se você emite boletos pelo Sienge, fique tranquilo, nós estamos preparados para atender às cobranças registradas e te auxiliar na gestão das suas Contas a Pagar. Caso tenha dúvidas, é só entrar em contato com o nosso Suporte.
Todos os boletos deverão ter CPF ou CNPJ e nome do pagador!
Veja os prazos para a adaptação ao novo modelo:
Veja como vai funcionar o registro de boletos na prática:
- Você registra o seu contrato no sistema do seu banco de relacionamento indicando um CPF ou CNPJ do pagador, datas de vencimento e outras informações
- Envia o boleto para o sistema de registro de boletos
- O boleto é processado e aprovado
- Você ou o cliente recebe o boleto de volta para pagamento
Essa burocracia extra deve atrasar e dificultar a emissão de segunda via de boletos. Uma vantagem é que todos os títulos poderão ser pagos em qualquer instituição financeira, coisa que não acontece hoje.
Dimob – Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias
A Dimob (ou Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias) é uma obrigação que as construtoras e incorporadoras devem emitir para a Receita Federal informando os detalhes sobre as transações imobiliárias realizadas. Deve ser detalhada com informações sobre os contratantes, compradores, especificações dos imóveis, datas, valores das operações e comissões cobradas.
Obrigatoriedade de entrega da Dimob
O programa da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (Dimob) possibilita o preenchimento e gravação das declarações relativas aos 5 (cinco) últimos anos-calendário, a serem entregues à Secretaria da Receita Federal do Brasil pelas pessoas jurídicas e equiparadas:
- que comercializarem imóveis que houverem construído, loteado ou incorporado para esse fim;
- que intermediarem aquisição, alienação ou aluguel de imóveis;
- que realizarem sublocação de imóveis;
- constituídas para a construção, administração, locação ou alienação do patrimônio próprio, de seus condôminos ou sócios.
- As pessoas jurídicas e equiparadas de que trata o item I apresentarão as informações relativas a todos os imóveis comercializados, ainda que tenha havido a intermediação de terceiros.
Quais são os prazos para entrega da Dimob?
A Dimob será entregue, até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao que se refiram as suas informações, por intermédio do programa Receitanet disponível na Internet.
Em 2017, o prazo para entrega da Dimob é até o dia 24 de fevereiro, segundo o site da Receita.
Para a entrega da Dimob referente às movimentações feitas a partir do ano-calendário 2010 é obrigatória a assinatura digital da declaração mediante utilização de certificado digital válido*.
*Empresas que adotaram o Simples Nacional precisam entregar a Dimob também, mas não precisam do certificado digital.
Qual a importância da entrega da Dimob na prática?
Se a Dimob não for entregue dentro do prazo, pode ser aplicada a multa por atraso na entrega. As penalidades estão definidas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001.
“Art. 57 – O sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos do art. 16 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:
I – por apresentação extemporânea:
- a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou tenham optado pelo Simples Nacional;
- b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
- c) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;
II – por não cumprimento à intimação da RFB, para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;
III – por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
- a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário;
- b) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário.
- 1º Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos itens II e III serão reduzidos em 70% (setenta por cento).
- 2º Para fins do disposto no item I, acima, em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a letra b do inciso I do caput.
- 3º A multa prevista no inciso I do caput será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
4º Na hipótese de pessoa jurídica de direito público, serão aplicadas as multas previstas na alínea a do inciso I, no inciso II e na alínea b do inciso III.”
eSocial
O eSocial é um projeto instituído pelo Decreto nº 8.373/2014 idealizado em conjunto pela Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, INSS e Caixa Econômica Federal, que visa reunir as informações referentes às várias obrigações acessórias hoje existentes.
Na prática, o eSocial deve simplificar o cadastro e transmissão das informações dos empregados, tais como nome, CPF, data de nascimento, variações salariais, direitos trabalhistas, acidentes de trabalho. O cadastro único também ajuda a diminuir inconsistências entre os mais diversos formulários entregues atualmente, tais como, cadastro geral de empregados e desempregados, comunicado de dispensa, folha de pagamento de salário, relação anual de informações sociais, termo de rescisão de contrato de trabalho e tantas outras.
Por que essa mudança?
O Governo justifica que o principal ganho para as empresas é a diminuição do tempo gasto coletando dados e enviando-os aos órgãos responsáveis. Para os órgãos que administram esses dados, a consistência da informação aumenta e diminui o tempo para consolidar os dados.
O que muda na prática com o eSocial?
Na prática , o que deve acontecer é uma mudança de cultura, pois é preciso adaptar a obtenção de dados financeiros e contábeis para uma plataforma digital em que seja possível organizar todas essas informações. Com esta centralização DIRF, RAIS, GFIP, CAGED, PPP, entre outros, serão gradativamente dispensados.
As empresas têm prazos diferentes para se adaptarem e começarem a usar o eSocial. A mudança efetiva dos cadastros para plataformas digitais pode ser um pouco mais complicada do que parece. Ao fim do processo de adaptação, serão 43 documentos que precisarão ser apresentados no sistema, com 1.675 campos de informação.
Veja quais são os prazos para o eSocial divulgados pelo Governo até agora:
O eSocial tem um novo prazo para implementação, a última comunicação indica uma previsão de que o uso da plataforma seja expandido em 2018.
Aos poucos, o eSocial deverá ser adotado por todos os empregadores. O início da obrigatoriedade de utilização do eSocial começa em 2018. Isso de acordo com a Resolução do nº 2 de 30 de agostro de 2016 do Comitê Diretivo do eSocial.
A obrigatoriedade do eSocial começa:
- Em 1º de janeiro de 2018, para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais);
- Em 1º de julho de 2018, para os demais empregadores e contribuintes.
eSocial para Micro e Pequenas Empresas, MEIs
Um sistema simplificado para inserir informações relativas ao eSocial será disponibilizado para microempresas, empresas de pequeno porte e microempreendedores individuais (MEIs). Ainda não se sabe o prazo exato para a liberação desta plataforma.
Esse tratamento especial se dará em cumprimento à Lei Complementar nº 123/2006, que define que micro e pequenas empresas devem ter tratamento diferenciado e favorecido quanto à apuração e recolhimento de impostos, cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e acessórias.
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NFe
A Secretaria da Fazenda de São Paulo disponibiliza um software gratuito para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, e ele seria descontinuado a partir de janeiro. Porém, a Sefaz SP firmou parceria com o Sebrae e a Sefaz MA para continuar disponibilizando os emissores gratuitos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). A partir de julho de 2017, as instituições passarão a disponibilizar e atualizar as versões do aplicativo para as empresas.
Por que essa mudança na NFe?
O motivo para parar de oferecer o sistema, a Sefaz SP alega, é que mais de 90% das empresas já utilizam softwares próprios para emitir suas NFes. A sua empresa já usa um software específico? Pode ser muito vantajoso!
Conheça as soluções do Sienge para emissão de NF-e!
Como se adaptar à nova realidade do eSocial?
Para saber como se adaptar ao novo cenário em que o eSocial é obrigatório, vamos pensar no que é mais significativo em toda essa mudança. E a resposta está na tecnologia. O fato de que as informações ficarão todas em um sistema centralizado de informações muda tudo, desde a forma de coletar os dados até a maneira de apresentá-los.
Como se lida com uma mudança que introduz tecnologia? Com soluções tecnológicas e treinamento adequado do pessoal para usar essas novidades do jeito certo. Isso nos leva aos dois pilares principais da adaptação:
Plataforma de gestão
A plataforma de gestão da sua construtora ou incorporadora terá um papel ainda mais importante à partir de agora. E se não usa nenhum sistema do tipo, torna-se ainda mais importante ter uma Plataforma de Gestão voltada para o setor da construção civil.
Um bom sistema de gestão torna muito mais fácil manter as informações facilmente acessíveis e garantir que elas sejam precisas o tempo todo. Tudo que ajuda a reduzir as chances de erro ao lidar com o eSocial deve ser bem-vindo.
Mas atenção:
Não é qualquer plataforma de gestão que serve. É importante que o software esteja preparado para as exigências e novidades introduzidas pelo eSocial, bem como um suporte de qualidade para lidar com novas atualizações.
Equipe
O treinamento da equipe responsável por operar os diferentes módulos também é fundamental para que ela cumpra seu papel. Nem a melhor plataforma vai fazer efeito se os usuários não souberem como usá-la ou não gostarem dela.
Assim, é importante que a ferramenta adotada seja fácil de usar e tenha material de apoio para treinar os colaboradores no dia a dia. Com a plataforma de gestão preparada e a equipe bem treinada, a adaptação será muito mais fácil e bem-sucedida.
Isso tudo é fundamental para quem está passando por essa fase de transição e buscando seguir o novo padrão de compartilhamento de informações do governo.
Conclusões sobre eSocial
O eSocial busca simplificar a apresentação e transmissão das informações dos empregados. Dessa forma, também visa diminuir inconsistências entre os diversos formulários entregues.
Há uma perspectiva, no entanto, de que o programa sofra modificações, conforme declarou Carlos da Costa, secretário de Produtividade, Emprego e Competitividade do governo Jair Bolsonaro.
Independentemente das mudanças que podem vir no eSocial e das exigências dos órgãos federais, é importante dar atenção àquilo que agrega eficiência e produtividade às empresas. Ou seja, os processos internos, à digitalização de documentos e à gestão das informações.
Este conteúdo foi útil para você? Então, não deixe de compartilhar suas impressões conosco no espaço de comentários. Se curtiu, compartilhe em suas redes sociais!
Até breve!
