As NFEs ou Notas Fiscais Eletrônicas, você sabe, representaram um grande avanço como instrumento da área tributária do País. Há muitos anos elas fazem parte da rotina das construtoras, a partir da implementação do Speed Fiscal, em 2005.
Mas também representam um desafio diário para a administração das empresas, já que o setor lida com uma infinidade de NFEs. Fazer o seu controle com a segurança necessária é uma das dores de empreendedores e gestores.
Por isso, muitas organizações utilizam uma Plataforma de Gestão Integrada, como o Sienge Plataforma, para automatizar os processos de emissão e recepção das NFEs.
Uma das suas vantagens, além da rapidez e segurança dos controles, é a possibilidade de compartilhar as informações das notas entre os diversos setores.
Na construção civil todas as empresas compram mercadorias de inúmeros fornecedores e contratam serviços. Portanto, um sistema de recepção de NFEs para isso é fundamental.
A emissão de notas é menos comum, mas há companhias que transferem insumos ou estoque entre as obras, enquanto outras até vendem mercadorias. Essas também precisam realizar a emissão de NFEs.
Neste artigo, seguindo a leitura, você vai ver tudo que o Sienge pode fazer para facilitar a gestão das NFEs e tornar essa área uma grande vantagem estratégica da sua empresa.
Benefícios das NFEs
É preciso lembrar que a NFE (modelo 55) é um documento virtual xml, que se transaciona com a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).
Ele gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ou Danfe, que é apenas uma representação visual da NFE.
O Sebrae aponta que as NFEs são importantes para o governo na regulação e armazenamento de documentos fiscais.
Mas também trazem muitos benefícios aos empresários e consumidores, tais como:
- Redução em custos de compra e impressão de papel.
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A natureza eletrônica das NFEs não requerem digitalizações, otimizando o processo de armazenamento.
- Diminuição nos gastos com armazenagem de documentos fiscais.
- Otimização e padronização da tecnologia e emissão de notas fiscais.
- Surgimento de oportunidades, negócios a partir da prestação de serviços ligados à NFE.
- Incentivo ao uso de novas tecnologias e do comércio eletrônico.
A Nota Fiscal Eletrônica chegou a ser mal vista por muitos empresários, porque exigia custos de implementação.
Mas depois ficou claro para todos que os seus benefícios superam em muito eventuais problemas. O uso de Plataformas de Gestão como o Sienge veio resolver os principais problemas de gestão das NFEs.
Sienge Plataforma
Antes de tratarmos disso, você precisa saber que o Sienge Plataforma é um sistema integrado de gestão utilizado por mais de três mil construtoras no País.
Ele é capaz de centralizar as informações e integrar todos os setores das empresas, automatizando e coordenando processos.
Também pode ser expandido, pois consegue é compatível com os outros softwares que a organização esteja utilizando ou queira utilizar nas suas operações.
É importante ressaltar ainda que se trata de uma tecnologia disponível em nuvem. Os gestores não precisam se preocupar com infraestrutura e sistemas operacionais, isso tudo fica a cargo de quem provê o serviço.
Entre suas vantagens e funcionalidades, estão os sistemas de Emissão e Recepção de NFEs, que você vai conhecer agora.
Fluxo das NFEs no Sienge
Para você entender melhor, vou lhe explicar como ocorre o fluxo das NFEs no Sienge, conforme a ilustração abaixo.
A emissão inicia com a geração da NFE pelo usuário do Sienge. Na nota estarão os dados relativos à transação realizada entre a sua empresa e o cliente.
Em seguida o Sienge realiza validações automáticas na NFE para garantir que o arquivo está corretamente preenchido com relação aos dados exigidos pela Receita Federal.
Após a NFE ter os dados preenchidos e ter sido validada, o usuário pode fazer a transmissão por meio do Sienge para a Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz).
No processo de transmissão o Sienge realiza a assinatura digital da NFE por meio do certificado digital da empresa.
A Sefaz, por sua vez, recebe e valida o arquivo transmitido pelo Sienge, para então autorizar o seu uso.
Na sequência, a Sefaz devolve o arquivo eletrônico para o Sienge, que faz o armazenamento e envio para o destinatário da NFE.
Ao final do processo a empresa pode realizar a impressão da Danfe, para acompanhar a circulação da mercadoria.
Já o sistema de recepção de NFE busca as NFEs emitidas “contra” a construtora na Sefaz e traz para o Sienge.
Tanto as informações das NFe emitidas, quanto das NFe recebidas, são integradas com os demais sistemas do Sienge.
Veja o que acontece depois disso
Na emissão de NFE – A partir de emitida a NFE, ela é cadastrada automaticamente no sistema de contas a receber e suas informações são consideradas automaticamente no sistema de obrigações fiscais.
Na recepção de NFE – Assim que é recebida a NFE no sistema de recepção, todas as suas informações ficam disponíveis para cadastro nos sistemas de compras, contas a pagar e obrigações fiscais.
A escrituração das NFe é feitas nestes sistemas a partir do comando do usuário.
Agora você vai conhecer alguns dos principais benefícios dos sistemas de gestão de NFEs do Sienge.
Diferencial do Sienge para NFEs
O maior diferencial do Sienge nesse aspecto é que os sistemas de emissão e recepção de NFEs são totalmente integrados com os sistemas Financeiro e Fiscal da plataforma.
Isso agiliza enormemente o processo de cobrança das NFEs (para notas emitidas) e escrituração (para emitidas e recebidas).
Ele apresenta ainda as seguintes vantagens e soluções:
Quanto à emissão de NFE:
- Integração com contas a receber e obrigações fiscais.
- Agilidade na emissão das NFEs, tudo em um só lugar.
- Integração com a emissão de boletos.
- Emissão de NFE de importação (mercadorias adquiridas do exterior).
- Emissão de NFE de exportação (mercadorias vendidas para o exterior).
- NFE de serviço, que é utilizada para os casos em que há autorização dos municípios que aceitam NFE – modelo 55.
Quanto à recepção de NFE:
- Integração com contas a pagar, compras e obrigações fiscais.
- Automatização na escrituração das NFEs.
- Controle sobre as NFe emitidas contra a empresa
- Ótima usabilidade do sistema de recepção.
Problemas resolvidos
São muitos os problemas que o Sienge resolve. Por exemplo, a empresa consegue capturar em questão de segundos todas as NFEs emitidas contra o seu CNPJ.
O controle sobre elas é total, evitando fraudes e erros dos emissores.
Ele também tem a escrituração das NFEs no sistema de contas a pagar e obrigações fiscais automatizado.
Isso evita erros de digitação, atraso no recebimento das NFEs e grande diminuição de retrabalho.
E está tudo em um só lugar!
Você pode consultar suas NFEs recebidas e emitidas a qualquer momento e em qualquer lugar através do Sienge.
Antes de continuarmos, vou apresentar a você uma ótima sugestão, o nosso E-book “Nota Fiscal Eletrônica: Por que você precisa de um sistema integrado?”.
Ele apresenta com muitos detalhes todas as vantagens da NFE e os benefícios de possuir um sistema como o Sienge para gerenciar esse processo.
Para baixá-lo gratuitamente basta clicar na imagem.
Mais agilidade e menos falhas
A prática tem comprovado a importância dos sistemas de NFEs do Sienge para digitalizar e automatizar as transações dessas notas nas empresas da construção civil.
O Sienge consegue agilizar ao máximo todas as operações envolvendo a emissão e recepção de NFEs.
Ao mesmo tempo, faz a ponte entre os sistemas de Compras, Financeiro e Fiscal das organizações.
Por fim, com a gestão de NFEs do Sienge você assegura mais eficiência e também menos riscos de falhas que podem ocasionar multas e outros transtornos.
Caso você queira mais informações ou alguma orientação sobre isso, faça contato conosco, que teremos satisfação em ajudá-lo.
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Obrigada pela leitura e até o próximo artigo.
