Otimização é a palavra da vez. Basicamente, otimizar é criar condições favoráveis para o desenvolvimento de algo, ou seja, é o uso de alternativas, soluções e técnicas mais eficientes. A otimização está presente em tudo, inclusive na construção civil também e na otimização de NFS-e.
Ela irá atuar justamente naquele processo obrigatório que gera dor de cabeça, e se não executado da maneira correta pode causar sérios prejuízos: o processamento de NFS-e.
Como sabemos que este é um dos desafios da construção civil, iremos te apresentar 3 dicas de como otimizar o processamento de NFS-e e tornar a rotina de fiscal do seu negócio mais eficiente. Vamos lá?
Antes de entrarmos nas dicas, relembre com a gente os principais desafios no processo de recebimento de notas ficais na construção civil.
Nutrir parcerias de sucesso
Escavação de fundação, concretagem, pintura, acabamentos e revestimentos…. há uma série de parceiros com quem contar na construção civil.
Usamos a palavra “parceiros” justamente porque a escolha do fornecedor é uma estratégia, uma relação de aliança e não apenas uma prestação de serviço.
Afinal, uma boa equipe de parceiros pode gerar aumento na produtividade da obra e até mesmo na prospecção indireta de clientes, o famoso boca-a-boca.
Por isso, frisamos o quão importante é nutrir uma relação de parceira. Sabia que ter um recebimento de notas automatizado e inteligente é uma forma de cultivar um bom relacionamento com os parceiros de mercado?
Ao facilitar os processos internos sua empresa ganha destaque no mercado, algo muito importante na construção civil.
Excesso de erros de digitação manual
A digitação manual na hora de lançar documentos é mais desgastante do que se pode imaginar.
Conferir dados, verificar as informações de cada nota, inserir número por número, letra por letra é um processo longo que requer total atenção do colaborador.
Lembre-se que estamos falando de um ciclo repetitivo, onde o cansaço acaba aumentando as chances de erro e retrabalho.
Eventualmente, poderá haver divergência nos cálculos dos tributos e nos valores lançados nas notas fiscais. Nesse sentido, a probabilidade de ter contratempos com o Fisco aumentam, e como sabemos, as multas são altas.
Impostos altíssimos
A carga tributária na construção civil é de longe bem-alta. INSS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CLSS…
De maneira geral, os impostos brasileiros são complicados. Afinal, não há um padrão nacional nos valores e nem na legislação, que acabam variando de um estado para outro e também de uma cidade para outra.
E como o pagamento dos impostos é uma obrigação da qual ninguém está isento, seu descumprimento pode levar a problemas com o Fisco além de multas bem salgadas.
No entanto, a falta de padronização dificulta e implica no recolhimento de tributos. Aliás, pagar além do que deveria é mais comum do que você imagina.
Falta de padronização nos documentos recebidos
Word, Doc, TXT, PDF. A diversidade de formatos e layouts que as notas são enviadas é enorme, pois não há um padrão nacional estabelecido. Cada prefeitura adota um modelo a ser seguido. Se você tem projetos em vários municípios, isso se torna um grande problema.
A ausência de padrão nas notas também pode causar falhas na integração de dados no ERP, dificultando a organização no processo de gestão de documentos e otimização de NFS-e.
Chega de problemas né? Vamos às dicas para que você possa otimizar todos os processos na sua empresa.
Dica 1: Automatize o recebimento fiscal e otimização de NFS-e
Ao automatizar o processo de registro de documento fiscal, o trabalho pesado ficará por conta de um software que irá agir como um verdadeiro facilitador na rotina de processamento e otimização de NFS-e. A automação será responsável por:
- Receber os documentos
- Verificar inconsistência
- Digitalizar
- Decodificar
- Padronizar os arquivos recebidos em XML padrão
- Integrar os dados no ERP
- Guardá-los na nuvem
A tecnologia é um fator determinante na padronização eficiente de arquivos não estruturados.
Existe no mercado uma solução que irá decodificar cuidar da otimização de NFS-e recebidas, independentemente do formato, padronizar os layouts, converter os documentos no padrão XML e centralizar o armazenamento num único lugar.
Dica 2: Conheça a fundo as cargas tributárias
Esteja por dentro da legislação, isenções e incentivos fiscais da sua região. Sabemos que as leis e decretos mudam constantemente no Brasil, e que acompanhar tantas variações pode levar certo tempo.
Por isso, automatizar o recebimento de documentos irá manter o processo de recolhimento de tributos mais organizado, além de ajudar a aproveitar benefícios fiscais.
Dica 3: Tenha processos definidos no seu departamento fiscal e no financeiro
A automação no processo de recebimento de documentos é uma solução ágil e segura. Uma verdadeira mão na roda que irá facilitar a gestão contábil, financeira, o processamento otimização de NFS-e na construção civil.
Mas não basta apenas contar com a tecnologia. Um setor mal estruturado, sem padrão definido, aumenta as chances de erros e novamente, prejuízos.
Por isso, é imprescindível que haja planejamento e controle interno eficientes. Explore e use a tecnologia a seu favor, mas não se esqueça de criar processos lógicos e inteligentes dentro dos departamentos que lidam com a NFS-e.
Esperamos que as dicas de hoje contribuam positivamente para sua rotina de trabalho.
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Até mais!
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