No exercício de planejamento estratégico, as organizações se deparam com a dialética. Realizar um planejamento estático e previsível ou um planejamento dinâmico, flexível e incremental. Essa controvérsia anima debates teóricos acalorados e polariza posições. Aparte dos dois extremos, o Planejamento Adaptativo tenta mediar essa discussão, buscando o equilíbrio entre as abordagens opostas. Incorpora o aprendizado dinâmico, decorrente da própria execução do plano, na retroalimentação e adaptação contínuas do próprio plano.
Sem perder, contudo, o foco no objetivo final que se pretende alcançar. O plano torna-se uma peça flexível e menos importante do que o planejamento adaptativo em si e a produção dos resultados desejados.
O que é planejar?
Planejar é antecipar o futuro visando induzir resultados desejados. De modo geral, trata-se de um exercício de futurologia que procura identificar e reconhecer, antecipadamente, as incertezas que atuam sobre um sistema. Além disso, visa a identificar (design) cursos de ação mais adequados visando potencializar o alcance de resultados. O sucesso de um planejamento tem sido historicamente avaliado por indicadores de assertividade que medem a robustez do plano aos descaminhos do confronto com a realidade.
O dilema do planejamento para a inovação
Entretanto, se em algum momento da história o futuro já foi relativamente previsível e o exercício do planejamento mais assertivo, atualmente, as “bolas de cristal” do mundo organizacional parecem ter se tornado, todas, aleatoriamente desreguladas e nebulosas. Ainda mais quando se estabelece o foco do planejamento organizacional na busca da diferenciação através da inovação. A questão chave nessa situação, e que gera ansiedade ao gestor/planejador, é responder à pergunta: como planejar de modo assertivo se não se conhece, ao certo e com total clareza, onde se quer chegar e como fazer para chegar?
Planejamento ágil
A melhor resposta atual para o dilema do planejamento emerge do conceito de agilidade. Nesse contexto, o adjetivo ágil não está, necessariamente, relacionado com o fato de se executar mais rápido. Relaciona-se com o fazer (processo) de modo flexível e adaptável, visando a produção de um resultado desejado, e não com a assertividade do plano original.
Planejamento ágil é um conceito recentemente incorporado pela Administração em resposta efetiva à necessidade de se planejar em ambiente VUCA – (V)olátil, (U)Incerto, (C)omplexo e (A)mbíguo. E, como tal, situa-se como a melhor recomendação atual para se planejar a introdução da inovação nas organizações.
A essência do planejamento ágil fundamenta-se nos seguintes valores:
- A produção do resultado desejado é mais importante do que a formalização/documentação do que o compõe;
- Responder às mudanças, adaptar e ajustar planos, a qualquer momento, importa mais do que a avaliação da assertividade do plano original;
- A interação colaborativa e sinérgica entre os indivíduos interessados tem mais valor do que a hierarquia formal ou os processos rigorosamente estabelecidos – equipes autônomas;
- Os demandantes dos resultados (clientes) participam ativamente do processo de realização do trabalho, colaborando no entendimento e no encaminhamento das mudanças dos cenários planejados e na tomada de decisões adaptativas.
Enfim, o planejamento ágil subverte a ordem estabelecida e normatizada do planejamento tradicional, previsível, estático e linear. O planejamento ágil introduz a adaptabilidade dinâmica e contínua ao processo do planejar-decidir-agir.
Uma forma revolucionária de trabalhar, intrinsecamente flexível e colaborativa, mas que, não abre mão de se manter firme na busca do propósito original de entrega do resultado desejado. Que fique registrado, a adoção do planejamento ágil não é sinônimo de comportamento anárquico. É sinônimo de comportamento revolucionário bottom-up, de passos certeiros, ainda que curtos.
Uma metáfora do planejamento adaptativo ágil
Diferentemente do planejamento de um jogo de Xadrez ou de Damas, ou da construção de uma edificação capaz de superar intempéries (terremotos, enchentes ou assopros do lobo mau), que dispõem de um processo algorítmico conhecido, capaz de ser planejado previamente de modo tradicional ou programado por um computador, considere a lógica dos aplicativos de roteirização de trânsito tão comuns na nossa vida cotidiana (Waze ou Google Maps).
Num primeiro caso, imagine que você insere no aplicativo o endereço que deseja chegar. Você sabe exatamente onde quer chegar, mas não sabe qual o melhor trajeto a fazer.
O algoritmo do aplicativo planeja e te oferece a melhor rota-tempo considerando distância, tráfego e suas demais preferências. Trata-se do planejamento original, da visão que devemos ter clara sobre o resultado que desejamos alcançar.
Ao iniciar o movimento, algumas condições não previstas poderão ocorrer, por exemplo, uma interrupção de uma rua. Se você for obrigado a sair do caminho e entrar por uma rua alternativa, o aplicativo recalculará a melhor rota. E assim por diante, sem perder o foco no seu objetivo de chegar ao endereço final desejado. Ou seja, o planejamento incorpora o aprendizado e se adapta dependendo das condições. Seu interesse é chegar, e não o trajeto realizado.
Num segundo caso, imagine que você insere no aplicativo o desejo de encontrar um posto de gasolina mais próximo. Você não sabe exatamente onde quer chegar, nem como, mas sabe o que precisa:reabastecer o carro!!!!.
O algoritmo do aplicativo identificará um posto de gasolina mais próximo e traçará a melhor rota-tempo planejados. Novamente, se as condições do tráfego mudarem, será recalculada também a rota-tempo. Em algum momento, você chegará a um posto de gasolina, mesmo que não seja o posto identificado no planejamento inicial. Isso resolverá a sua questão principal de abastecimento do carro.
Planejamento adaptativo para a inovação
Agora, imagine o quão pertinente é esse tipo de planejamento adaptativo quando se deseja planejar para inovar. Quando se fala de antecipar o futuro, tudo está por fazer, tudo está aberto, não há dogmas aceitos nem se sabe ao certo como fazer. Não há como prever caminhos ótimos, nem saber o impacto ou resultado de uma ação a se realizar.
Vale aqui então a máxima de que agir é melhor que do ficar estagnado. Não o agir inconsequente, apaixonado e atabalhoado. Mas o agir com discernimento adequado, o agir de modo aberto, sinérgico, participativo e colaborativo. Levando em consideração opiniões divergentes e mantendo em mente o sentido benéfico da sintonia com a visão de onde se deseja chegar.
Fazer diferente exige desprendimento e desapego. Abrir mão de paradigmas considerados verdades absolutas por nossa própria experiência ou conhecimento. Expor-se a fazer diferente, no contexto do planejamento para a inovação, é ainda uma demonstração clara de comprometimento para com a sua organização e um ato de inteligência pessoal.
Alonso Mazini Soler
Doutor em Engenharia de Produção POLI/USP, Professor da Pós Graduação do Insper e da Plataforma LIT Saint Paul. Sócio da Schédio Engenharia Consultiva – alonso.soler@schedio.com.br
