Como o planejamento pode potencializar a compra e recebimento de suprimentos da obra? Um planejamento, quando realizado de forma eficiente, não só garante que a entrega do empreendimento ocorra dentro do prazo, como resulta na redução de desperdícios e de custos para a construtora.
Estabelecer um planejamento de compras que aplique conceitos Lean, metodologias ágeis, e que atenda ao cronograma de obras auxilia na redução de despesas. Confira como e quais práticas podem ser adotadas no planejamento de compras.
Planejamento de compras: devo adotar estoques em obras?
Na construção civil tradicional, é comum encontrar grandes estoques de materiais dentro dos canteiros de obras. A principal justificativa para isso é evitar que ocorra a parada da produção por falta de materiais.
No entanto, a prática de criação de estoques é desaconselhada pelos princípios do Lean Construction. Segundo a filosofia, os estoques se configuram como um dos 9 desperdícios de produção.
Apesar do estoque, à primeira vista, parecer uma saída eficiente para a continuidade das atividades, e para ter maior poder de barganha na compra, na filosofia enxuta, é visto como um vilão da produção, uma vez que esconde os problemas raízes, como desperdícios e gestão ineficiente.
A compra de insumos em grande quantidade requer a imobilização de recursos financeiros que, além de não agregarem valor para a empresa, serão utilizados para compra de materiais que ficarão parados no canteiro de obras. No fluxo de caixa, isso reflete em despesas desnecessárias que poderiam ser melhor alocadas no tempo, caso os lotes de compra fossem menores.
Além dos lotes maiores dificultarem o controle de qualidade no momento de recebimento, o material estocado ocupa uma área que se torna inoperável. E isso é prejudicial principalmente em canteiros de obras com espaço limitado. Ainda, a falta de local para estocagem leva ao armazenamento de forma não apropriada, propiciando a degradação por intempéries.
Tamanho dos lotes
Outro fator importante é que a dificuldade no controle dos recursos está atrelado ao tamanho dos lotes, que impactam de forma negativa na identificação da quantidade de desperdício.
Grandes lotes, em conjunto com a falta de controle, levam à diminuição da eficiência da construção, uma vez que gera maior consumo de recursos para executar uma atividade, e, por consequência, aumenta os custos de produção.
Em resumo, ao invés de resolver os problemas de produção, o estoque, na verdade, mascara as causas raízes, impedindo a melhoria da eficiência dos processos. Ao aplicar Lean no setor de compras, busca-se adquirir os insumos just-in-time, de acordo com o cronograma e evitando estoques. Para isso, as compras são realizadas em lotes menores e com maior frequência.
Portanto, é essencial que o processo e planejamento de compras consigam ter previsibilidade dos materiais necessários a cada etapa da obra, e algumas práticas podem ser adotadas para evitar problemas como falta de insumo.
Restrições
Ao planejar uma obra, deve-se definir as restrições de cada atividade dentro do cronograma. Aplicar metodologias ágeis, como o kanban, é muito benéfico para quem visa realizar compras de materiais just-in-time.
Isso porque, no kanban, cada etapa do processo é representada por uma coluna e as atividades se movimentam entre as colunas conforme a fase em que se encontra. Assim, é fácil identificar a etapa em que a atividade permanece por mais tempo, ou seja, o gargalo do processo. Tendo conhecimento do gargalo, deve-se buscar formas de otimizar o estágio.
Outro dado que pode ser extraído do kanban é o lead time, ou tempo de ciclo, que representa o tempo que uma atividade leva para passar por todo o processo. Com base nesse dado e no cronograma de obras, sabe-se quando o processo de compra do material deve ser iniciado para garantir que ele seja entregue no tempo correto na obra.
Por exemplo, se está previsto no cronograma realizar a alvenaria em agosto e o lead time da compra dos blocos cerâmicos demora 2 meses, o processo deve ser iniciado em junho.
Para o gerenciamento das restrições, é importante executar reuniões periódicas com o envolvimento de toda a equipe (consultores, setor de compras e engenharia). Nessas reuniões, busca-se criar planos de ação e definir responsáveis para a eliminação de cada atividade, e identificar novas restrições que não foram detectadas no planejamento inicial.
Para garantir que as restrições sejam eliminadas e estejam “limpando terreno” para a execução da obra, é interessante também empregar e acompanhar o índice de remoção de restrições (IRR).
Lotes maiores para redução de preços
Um fator que leva as empresas a comprarem insumos em lotes maiores é o poder de barganha e a busca por preços mais razoáveis.
Conforme dito anteriormente, os lotes maiores geram estoques que, por sua vez, impactam de forma negativa na gestão e na busca pela melhoria da eficiência dos processos.
Assim, a compra de um lote maior para uma única obra não é recomendada. No entanto, uma saída para manter a quantidade alta para reduzir o preço é a compra dos insumos para mais de uma obra.
Parcerias com fornecedores
Outra causa para as construtoras a comprarem em lotes grandes para estocagem é a falta de confiança na entrega dentro do prazo dos fornecedores. O estabelecimento de parcerias com fornecedores estratégicos pode ser uma solução para firmar um relacionamento de longo prazo e diminuir incertezas.
Em contratos de fornecimento, pode-se estipular pagamento à medida em que o fornecedor realiza as entregas em datas previamente acordadas. Ainda, para produtos A e B da curva ABC, pode ser interessante estabelecer um bônus contratual a ser pago por plano concluído dentro do prazo e multa caso haja atraso na entrega.
Agilidade do replanejamento
Na construção civil, é comum que a cadeia de suprimentos sofra transtornos em momentos de crise, como alterações no preço dos insumos e drásticas mudanças nos tempos de entrega.
Em virtude disso, as empresas precisam ter agilidade para prever os reais impactos na obra como um todo, saber quais serviços vão atrasar e as mudanças nos pedidos de compra.
A agilidade para reprogramar e simular novos cronogramas é também essencial para traçar novas estratégias com a finalidade de minimizar os impactos e compor tomadas de ação para manter o prazo final da obra.
Além disso, pode-se utilizar as simulações para antecipar o replanejamento dos possíveis cenários da crise, estipulando hipóteses dos novos tempos de entregas de cada insumo e a tomada de ação para minimizar o problema em cada caso.
A pandemia do COVID-19 foi um exemplo de crise súbita que gerou conturbações enormes na cadeia de suprimentos e no planejamento de compras das empresas. Além dos preços dos insumos, o tempo necessário para fornecimento de materiais da construção sofreu aumento que impactou muitas empreiteiras despreparadas. Felizmente, algumas empresas conseguiram prever os impactos e com isso criar cenários para mitigação dos atrasos e de custo das obras.
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