Organizar sua gestão financeira pode evitar sérios problemas fiscais à sua empresa. Saiba aqui no Blog do Sienge como funciona o SPED Fiscal na construção civil.
O sistema público de escrituração digital – SPED é um projeto do governo federal que visa digitalizar o conjunto de declaração e obrigações fiscais para o meio eletrônico, onde as empresas prestam informações para fiscos das unidades federativas e Secretaria da Fazenda, estes devem ser declarados com uma periodicidade mensal.
O plano do governo é subdividido em categorias: SPED contábil, nota fiscal eletrônica (NF-E) e Escrituração Contábil Digital (ECD). Instituído pela Receita Federal – no ano de 2007, com o objetivo de diminuir custo burocrático da apuração fiscal das empresas, além de aprimorar o combate contra a sonegação, diminuir obrigações acessórias e escriturar os livros fiscais de forma digital.
SPED contábil
SPED contábil trata-se da apuração do conjunto de escriturações de documentos fiscais e de declaração de impostos das empresas por meio digital. O que deve ser entregue a receita federal mensalmente. O sistema exige maior integração dos processos da empresa – sobretudo com a parte financeira. Assim como tende a exigir uma informação minuciosa destas ações.
É composto por subprojetos, entre eles: EFD (Escrituração Fiscal Digital) contribuições – nomeado: SPED fiscal, nota fiscal eletrônica, nota de produto, nota de serviço, conhecimento de frete eletrônico. 
O EFD contribuições é obrigatório para empresas de lucro real e para algumas empresas de lucro presumido desde março de 2012. Todavia para contribuições tanto no que se refere à prestação de serviço quanto à atividade imobiliária teve seu prazo estendido para fevereiro de 2013 contemplando contribuições referentes a janeiro do mesmo ano.
Logo o SIENGE auxilia na sistematização do registro de SPED Fiscal, pois criou campos específicos que geram as informações necessárias, possibilitando, portanto, a geração do arquivo no sistema de obrigações fiscais para a leitura no validador da receita. Através dos processos de cadastros do SIENGE é necessário parametrizar configurações específicas no preenchimento de dados para atender a essa leitura específica legal.
Quais os benefícios gerados pelo SPED?
Dentre os principais benefícios do projeto Sped temos:
- Diminuição do consumo de papel, com redução de custos e preservação do meio ambiente;
- Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
- Redução do envolvimento acidental em práticas fraudulentas;
- Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
- Padronização das informações que o contribuinte presta aos diversos entes governamentais;
- Rapidez no acesso às informações;
- Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
- Melhoria do combate à sonegação.
Quem está obrigado à entrega do Sped Contábil?
Para o ano de 2017 estão obrigadas a adotar o Sped Contábil, a partir dos fatos ocorridos em 1° de janeiro de 2016:
- Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
- Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), uma parcela dos dividendos ou lucros superiores ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
- Pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, foram obrigadas a apresentar a Escrituração Digital das Contribuições, conforme Instrução Normativa RFB 1.252/2012;
- Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo;
- A ECD torna-se facultativa para outras sociedades empresariais. As micro e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas dessa obrigação.
Novas regras para assinatura do Sped Contábil
Toda ECD original deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD sendo:
- Uma do e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900);
- Outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-PF ou e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).
Como gerar o Sped Contábil pelo Sienge
O Sienge é um software de gestão para a construção civil. Ele possui um módulo Contábil que atende a obrigatoriedade da ECD – Escrituração Contábil Digital de forma completa e totalmente integrada ao software.
Com o módulo Contábil do Sienge você poderá validar as informações financeiras com os saldos contábeis antes de gerar o arquivo e importá-lo ao programa validador da Receita Federal.
Quais as vantagens de entregar o Sped Contábil pelo Sienge?
Por ser um software integrado você consegue ter uma visão total das informações, como o Financeiro e a Contabilidade. Com o suporte de relatórios você consegue cruzar as informações financeiras com os lançamentos contábeis e auditar as informações que serão emitidas no Sped Contábil.
Funcionalidades disponíveis
Para realizar a entrega do Sped Contábil o Sienge conta com diversas funcionalidades que auxiliam você a ter agilidade e consistência nas informações que serão enviadas a receita. Dentre elas:
- Relatórios que auxiliam a validação dos saldos das contas contábeis com o financeiro;
- “De-Para” do plano de contas contábil com o Plano Referencial do governo;
- Cadastro de Signatários e Auditores Independentes;
- Cadastro de visão para o Balanço Patrimonial (registro J100);
- Cadastro de visão para a DRE (registro J150);
- Cadastro de DMPL/DLPA (registro J200, J210 e J215);
- Importação de arquivos auxiliares com a extensão rtf identificando qual o tipo do documento(registro J800).
SPED Fiscal – Declarar com o Sienge é muito mais fácil!
O Sienge pode te ajudar muito com a declaração do SPED Fiscal! E fique tranquilo, nós vamos te ajudar.
Dia 28 de fevereiro de 2013 as empresas de lucro presumido tiveram a primeira experiência na declaração do SPED fiscal. Instituído em 2007, o SPED faz parte do projeto do governo de Escriturações Fiscal Digital que visa diminuir custo burocrático da apuração fiscal das empresas, além de aprimorar o combate a corrupção, diminuir obrigações acessórias e escriturar os livros fiscais de forma digital.
A declaração do SPED fiscal está divida em dois vértices:
- EFD fiscal basicamente refere ao objetivo de substituir por meio digital a escrituração e a impressão dos livros fiscais Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS.
- EFD PIS/CONFINS trata-se de um arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não-cumulatividade.
Veja abaixo os benefícios da declaração do SPED:
- Redução no tempo para o atendimento das obrigações fiscais;
- Redução dos custos com armazenamento e controle de documentos fiscais;
- Simplificação do processo de declaração fiscal, facilitando o atendimento das obrigações dentro dos prazos estabelecidos;
Pensando na tendência do governo federal em estimular a declaração de tributos por meio digital. O Sienge desenvolveu o sistema de obrigações fiscais que, entre outras funções, atende também ao SPED. Nele é possível gerar os arquivos EFD fiscal e o EFD PIS/CONFINS com o leiaute estabelecido pela receita e exportá-los para o validador da receita.
Como funciona?
O Sienge auxilia na sistematização do registro de SPED, pois possuí campos específicos que geram as informações necessárias possibilitando, portanto, a exportação do arquivo da contabilidade do Sienge para o site da receita federal, onde são coletadas as escriturações de forma digital.
Há telas no sistema que abrangem o cadastro de: produtos fiscais, documento fiscal – onde há uma categorização da nota: bloco C ou bloco D. O usuário também pode determinar se a nota será gerada no sistema de contas a pagar ou contas a receber. Após todas as informações fiscais estarem preenchidas o sistema preencherá automaticamente o somatório destes dados na nota.
Hoje são mais de 150 clientes do Sienge que usam o sistema de obrigações ficais para declarar o SPED. Veja as dicas que montamos para facilitar a declaração do SPED através do Sienge:
1. Configure o código IBGE no cadastro dos municípios. É através deste código que há a identificação dos municípios dentro dos arquivos EFD e EFD Contribuições.
2. No cadastro do documento de contrato para incorporação, informe o regime de caixa no campo ‘Regime contábil para apuração do PIS/Cofins’. Esta marcação do documento é ainda mais importante se sua empresa trabalha no regime de competência.
3. Cadastre a ‘Parametrização Anual Contábil e Fiscal’ para todos os anos, a partir do ano que houver o primeiro registro financeiro. Como exemplo, caso sua empresa tenha registros desde 2010 e a partir de agora esteja implantando a parte fiscal, não registre apenas as informações de 2013, mas sim destes quatro anos.
4. Utilize o ‘Relatório de Inconsistências para Geração do EFD – Contribuições’ antes das gerações dos arquivos digitais para ter um resumo daquilo que ainda falta ser editado antes da geração.
5. Crie ‘Produtos Fiscais’ associando seus insumos das tabelas. Estes proporcionarão um ganho operacional ao indicar itens das notas de produtos e/ou serviços.
SPED apresenta mudanças para a Construção Civil
A principal mudança no SPED fiscal se refere a entrega da EFD Contribuições. O Sienge te ajuda a entender cada um dos pontos.
Considerando os segmentos de trabalho dos nossos clientes, a maior modificação referente à demonstração do EFD Contribuições ocorreu para as empresas de Sociedade em Conta de Participação – SCP.
Até fevereiro de 2014, em relação aos dados de dezembro de 2013 e meses anteriores, à entrega da EFD Contribuições era feita em um único arquivo para a empresa sócio ostensiva e SCP.
A partir de março de 2014, para os fatos geradores desde janeiro de 2014, a empresa sócia ostensiva deve transmitir um arquivo e a SCP outro.
Para quem é válido?
A alteração é válida apenas para as Sociedades em Conta de Participação. No arquivo referente à declaração da EFD, deve-se informar se a empresa cadastrada no Sienge é principal, filial ou SCP.
Assim como nos parâmetros da geração do arquivo, a empresa deve informar também a natureza da pessoa jurídica.
Veja abaixo, como você fará isso no Sienge.
Para os nossos clientes, a declaração será feita normalmente através do sistema Obrigações Fiscais. Na versão 7.24, liberada no dia 11/03/14, essa mudança já está disponível.
Os clientes que possuem sua base hospedada em data center terão essa atualização feita automaticamente. Já para aqueles que não possuem, será necessário fazer a atualização do sistema manualmente.
Você sabia que está correndo riscos com uma má gestão do SPED na Construção?
A boa notícia é:
A partir da migração da Nota Fiscal para o formato eletrônico, com o projeto do sistema público de escrituração digital — SPED, o Fisco brasileiro está bem mais eficiente no cruzamento das informações e já ultrapassa os 90% de assertividade.
Hoje quando a SEFAZ — Secretaria da Fazenda de cada estado —, ou a Receita Federal fiscalizam uma empresa, a possibilidade das autuações serem precisas é muito grande caso haja divergências.
E fique atento:
Isso não acontece apenas àquelas empresas que agem de má fé. Pode ocorrer com companhias idôneas, mas que pecam por uma gestão ineficiente do SPED na Construção Civil.
Como a fiscalização do SPED na Construção Civil acontece?
O SPED Fiscal foi instituído pela Receita Federal em 2007 com o objetivo de diminuir custo burocrático da apuração fiscal das empresas. Além disso, ele busca aprimorar o combate à sonegação, diminuir obrigações acessórias e escriturar os livros fiscais de forma digital.
O SPED é um detalhamento de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das SEFAZ dos estados e da Receita Federal. Ele ainda abrange registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. A partir de sua base de dados, a empresa gera um arquivo digital. Esse arquivo deve ser importado e validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED, com uma periodicidade mensal.
O Fisco opera o cruzamento das informações recebidas no SPED na Construção com as notas emitidas pelos fornecedores. Quando ele identifica inconsistências, parte para as auditorias nas empresas. Antes da migração do sistema para o mundo digital, todos os procedimentos eram manuais e o nível de assertividade era muito baixo.
Hoje, como foi dito, chega perto dos 100%. E para os grandes contribuintes o cerco está ainda mais apertado pois, sendo classificadas como “diferenciadas”, as grandes empresas sofrem auditorias mais frequentes.
Quais os riscos associados à uma má gestão do SPED na Construção?
Além de multas que podem chegar a casa dos milhões, as ocorrências de inconsistências do SPED na Construção podem ser consideradas crimes contra a ordem tributária. Nestas situações, a Receita Federal promove uma Representação Fiscal para Fins Penais (RFFP), que é encaminhada ao Ministério Público Federal para dar seguimento ao processo criminal.
E não são somente as divergências do SPED na Construção mais recentes que podem levar a sua empresa a ter problemas com o Fisco. Empresas correm risco de autuação até por equívocos cometidos anos atrás. Isso porque o Plano Anual de Fiscalização da Secretaria da Fazenda prevê momentos de reavaliação, quando novas ações podem ser inseridas e então o processo de análise e cruzamento de informações pode ser retomado.
E quais os erros que podem estar sendo cometidos quanto ao SPED na Construção?
É comum ainda permanecerem incertezas na correta gestão de todo o processo até a emissão do SPED na Construção. Confira os principais pontos de atenção para blindar sua empresa de autuações fiscais:
Automatização do recebimento e captura dos documentos fiscais
Se você depender exclusivamente do fornecedor para o envio da NFe por email, pode estar com sérios problemas nas mãos.
Os riscos:
- As caixas de e-mail lotadas com frequência;
- O fornecedor esquecer de enviar a NFe;
- Alguém deletar os e-mails acidentalmente.
Qualquer um destes erros vai fazer com que a empresa não receba a nota e extravia-se um documento fiscal importante. Da mesma forma, se você não tem um processo automatizado de emissão e recebimento de NFe, há diversos problemas que podem acontecer:
- Erros de digitação;
- Muito tempo gasto na operação;
- Retrabalhos levando à inconsistências;
- Perda de produtividade.
Armazenamento das NFe de forma correta
Entre as obrigações fiscais, o Governo determina que as empresas devem armazenar NFe, tanto as emitidas quanto as recebidas. Isso por um período mínimo de cinco anos (mais o ano corrente). A falta de uma delas ou um único erro que leve a inconsistências de informação podem render multas pesadas por documento.
Além das informações corretas de todas as NFe, é preciso também assegurar a integridade deste acervo de documentos e que este repositório seja de fácil acesso. Pense: de que forma você encontraria uma nota recebida de um fornecedor de três anos atrás? E se o seu computador queimar, ou seu disco travar? Que tal contar com uma solução que captura os arquivos direto da base do governo, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja validado e armazenado de forma correta, de fácil acesso e segura?
A tecnologia certa para a correta gestão SPED na Construção
Há diversos pontos que requerem atenção para uma boa gestão do SPED na Construção. Como você viu, o Governo investiu pesado em soluções de TI que mapeiam e cruzam dados de todos os contribuintes. O SPED na Construção exige maior integração dos processos da empresa, sobretudo do departamento financeiro, assim como exige uma informação minuciosa destas ações.
Então fica claro que as empresas também precisam contar com soluções para garantir a qualidade das informações do SPED na Construção. Não faz sentido que a execução, gestão e armazenamento deste processo para o SPED na Construção ainda sejam feitos manualmente, em planilhas soltas. Considere automatizar este processo adotando uma solução desenvolvida para atender todos os requisitos de uma correta gestão do SPED na Construção e ainda trazer outros benefícios, como agilidade, segurança e economia.
O Sienge auxilia na sistematização do registro de SPED na Construção, pois criou campos específicos que geram as informações necessárias, possibilitando a geração do arquivo no sistema de obrigações fiscais para a leitura no validador da receita.
Por meio dos processos de cadastros do Sienge é feita a parametrização das configurações específicas no preenchimento de dados para atender a essa leitura específica legal. Veja como isto acontece:
Módulos NFe (emissão)
A partir das parametrizações realizadas na sua instalação, passa a preencher automaticamente os campos das notas fiscais. Também passa a capturar os arquivos XML das notas emitidas por sua empresa diretamente da base da SEFAZ para geração do SPED na Construção mensalmente. Ao contar com esta solução você automatiza o processo de captura e a garantia do arquivamento correto de todas as notas emitidas.
Módulo Recepção de NFe
Lembra dos problemas citados anteriormente por falta de recebimento de uma NFe por parte dos fornecedores? A partir deste módulo que integra o SIENGE, você tem a garantia que recebeu todos os documentos, evitando erros de escrituração e retrabalhos por falhas de digitação.
Módulos Financeiros de Contas à Pagar e Contas à Receber
Integrado aos módulos de NFe emitidas e recebidas, esta solução processa de forma automática as transações de pagadoria com as suas respectivas NFe.
Módulo Obrigações Fiscais
Também integrado aos demais módulos está na ponta do processo do SPED na Construção. Faz a apuração de todos os impostos e gera o arquivo consolidado e validado do SPED Fiscal que é importado para a base do governo todos os meses.
Com o Sienge, o gestor financeiro tem a segurança da integridade nas informações fornecidas pela solução garantindo a correta entrega do SPED na Construção e que a empresa irá atender às obrigações do Fisco sem problemas.
Lembre-se: automatizar o SPED na Construção pode evitar sérios problemas para sua gestão fiscal e financeira. Saiba como o Sienge pode ajudar a sua empresa. Solicite uma demonstração.
