Os documentos fiscais são comprovantes de transações realizadas entre pessoas jurídicas ou físicas – sejam compras, vendas ou circulação de serviços e mercadorias. Eles são entendidos como obrigatoriedades fiscais ou acessórias das companhias com operações tributáveis no país, servindo para comprovar o recolhimento de impostos e tributos sobre faturamento.
O fisco faz inúmeras exigências relacionadas à emissão, à escrituração e à guarda de documentos fiscais. Além de confirmar a regularidade de operações e contribuir na transparência da relação entre comerciantes e compradores (que podem usar esse comprovante em órgãos de defesa do consumidor, como o Procon), os documentos fiscais são garantias da não sonegação de impostos pelas companhias.
Não emitir Documentos Fiscais exigidos na legislação brasileira é crime. A atitude pode gerar penalidades para as organizações, independentemente de seu ramo de atuação (varejo ou serviços). Uma das sanções para a sonegação de impostos é a pena de prisão de dois a cinco anos, além de aplicação de multa. No entanto, em muitos casos, o erro não é cometido de propósito, mas pela não compreensão ou dificuldade em acompanhar as exigências da lei.
Isso é especialmente verdadeiro no Brasil, um país reconhecido pela complexidade de sua legislação tributária e com alterações constantes nas obrigatoriedades fiscais. Um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) mostrou que são criadas cerca de 46 novas regras de tributos por dia no país.
Na mesma pesquisa, o IBPT indicou que os empresários do país gastam em torno de R$ 50 bilhões por ano para garantir que suas organizações estão preenchendo todas as exigências necessárias do Brasil – considerando requisitos municipais, estaduais e federais.
O papel da Cotepe
Entre os impostos brasileiros, um dos mais complexos é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). De atribuição estadual, o ICMS conta com regulamentações específicas em cada unidade da federação – e dos negócios realizados entre os estados.
A Comissão Técnica Permanente do ICMS (Cotepe ou Cotepe/ICMS) visa estabelecer medidas uniformes e harmônicas no tratamento desse tributo no território nacional.
Além disso, o órgão publica manuais, guias e orientações sobre os documentos fiscais e suas obrigações acessórias no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que modernizou e simplificou o cumprimento dessas exigências.
Obrigatoriedades fiscais: como a tecnologia beneficiou empresas e o próprio governo
A tecnologia tornou muito mais simples a atuação fiscal das companhias, mas, por outro lado, aumentou o potencial de fiscalização dos órgãos. O Sped trouxe muitas facilidades para as empresas. A maior parte dos documentos fiscais é entregue por sistemas online, usando a certificação digital para garantir a validade jurídica dos documentos em seu formato digital.
O Sped permite a parceria entre o fisco e as empresas, de modo a otimizar o planejamento e a implantação de soluções que visam garantir o cumprimento das obrigatoriedades fiscais. O propósito é garantir uma relação de transparência entre os envolvidos, o que se reflete positivamente para a sociedade de uma forma mais ampla.
Mesmo com esse movimento por parte do governo, muitas organizações sentem dificuldades na área, ainda que o mercado conte com softwares focados nestas soluções. Essas ferramentas estão alinhadas às melhores práticas para gerenciar e arquivar documentos e cumprir com as obrigatoriedades fiscais, dando tranquilidade e garantindo o Compliance do seu negócio, com o cumprimento de todas as exigências.
A tecnologia, por exemplo, certifica o envio de documentos, seja no formato exigido pela Receita Federal, o XML, que obedece a um padrão nacional, ou em outros que possam ser adotados. Em muitos casos, a companhia envia um Documento Auxiliar dos DF-es para clientes ou parceiros comerciais.
DF-es de entrada e saída
Muitas companhias se confundem em relação aos documentos fiscais de entrada e de saída. No conceito, trata-se de algo simples, mas que, para muitas organizações, se torna um verdadeiro motivador de problemas, especialmente por não adotarem ferramentas de gestão de documentos fiscais.
Os documentos fiscais de entrada são aqueles emitidos pelos fornecedores de sua empresa – ou seja, estão relacionados a produtos, insumos ou serviços adquiridos. Eles costumam ser usados para auxiliar no controle do estoque, do planejamento produtivo, gestão financeira e outras atividades.
Os documentos fiscais de saída, por outro lado, são aqueles emitidos para vender um produto ou prestar um serviço. Eles também costumam ser usados no inventário das companhias, assim como em aspectos relacionados ao faturamento e à gestão de novos pedidos.
As soluções especializadas em documentos fiscais permitem ao gestor ter uma visão completa do negócio com base nas notas de entradas e de saídas. Antes da digitalização, havia a necessidade de diversos controles físicos, agora, estes mesmos documentos fiscais, podem ser visualizados em uma única tela, com emissão de relatórios e filtros, comparações, entre outras funcionalidades.
Dessa forma, as operações podem ser monitoradas em tempo real, com mais produtividade e agilidade, menos custos e otimizando a tomada de decisões dos gestores.
Confira alguns tipos de documentos fiscais
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Deve ser emitida nas operações que envolvem circulação de mercadorias ou serviços. Como mencionado anteriormente, o documento auxiliar é a DANFE.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): Trata-se do documento relacionado à prestação de serviços de transporte – movimentação de cargas, independentemente do modal. Seu documento auxiliar é conhecido como DACTE.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): Documenta operações de prestação de serviços. A DANFSE corresponde ao documento auxiliar. Saiba mais, por exemplo, sobre a NFS-e de entrada.
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): Deve ser utilizada na venda de mercadorias no varejo, ou seja, para consumidor final. É aquele cupom fiscal que você recebe quando compra no comércio.
CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico): Trata-se do documento fiscal emitido por grande parte do varejo de São Paulo. É emitido por meio do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).
MDF-e: Neste documento são listados todos os documentos fiscais (Notas Fiscais e Conhecimentos de Transporte) que estão sendo transportados em um veículo de carga. Sua obrigatoriedade depende da operação e pode mudar de um Estado para outro.
Quais são os erros mais comuns?
Cada transmissão de documento fiscal eletrônico recebe um código, que indica a situação dessa transação. O papel da empresa é monitorar essa situação, pois elas podem acender sinais de alerta, que exigem uma maior atenção por parte dos órgãos responsáveis.
Confira as situações mais comuns e o que elas significam, de acordo com o manual do Sped:
Documento regular
Quando a transmissão é feita sem que haja qualquer tipo de divergência. Ele é entendido pelo fisco como um documento em situação regular.
Escrituração extemporânea de documento regular
Significa que a entrada da mercadoria ou serviço ocorreu fora do período de apuração. É comum quando um documento fiscal é emitido em um mês e sua entrada acontece em outro – lançamento no dia 31 e ingresso no dia 01. No exemplo mencionado pelo Sped, a apuração deve ocorrer no mês de entrada. Em geral, cada estado tem regras específicas sobre este tema.
Documento cancelado
Quando um documento é emitido, mas, devido a algum erro de emissão, ele precisa ser cancelado – os erros mais comuns são de digitação, troca de fornecedores ou falhas nos cálculos. O prazo para cancelamento dos documentos fiscais eletrônicos varia de acordo com o tipo do documento que está sendo emitido, se NF-e, NFC-e ou outros, e com o Estado onde o mesmo foi emitido, visto que em cada estado este prazo pode ser diferente. Caso o cancelamento seja realizado após esse período, a organização pode sofrer penalidades fiscais.
Escrituração extemporânea de documento cancelado
Deve ser escriturado da mesma forma que um documento regular.
Denegação de nota
A denegação representa que o fisco identificou alguma irregularidade no documento fiscal, seja uma NF-e, uma NFC-e ou um CT-e. Quando isso acontece, não é mais possível cancelá-lo. Em geral, esta situação está relacionada a alguma inconstância na situação cadastral de um parceiro comercial (fornecedor ou cliente).
Esta situação acontece por três motivos: situação irregular do emitente ou do destinatário e a impossibilidade de operar em um estado.
Rejeição de nota
Ao contrário da denegação, a rejeição da nota é um problema muito mais simples. Em geral, acontece por algum equívoco relacionado a informações do receptor da nota. Mas, ao contrário da denegação, é como se a nota nunca tivesse existido, pois não são registradas nos arquivos do fisco.
Documento fiscal complementar
É usado para adicionar dados e informações à NF-e original. Costuma ser usado em casos de exportação, quando há alteração na cotação da moeda usada na transação. Para esses arquivos, também existe a possibilidade de escrituração extemporânea, assim como mencionado anteriormente.
A complexidade fiscal brasileira é enorme e há inúmeros detalhes a se avaliar na emissão de documentos fiscais. No entanto, essa situação está mais controlada com o uso de sistemas especializados na legislação, que permitem dominar a emissão e recepção de notas em tempo real, assim como são capazes de acompanhar as constantes mudanças da lei.
Além disso, essas soluções são capazes de arquivar os documentos e suas obrigatoriedades fiscais pelo prazo exigido pela legislação, que atualmente é de 5 anos mais o ano corrente. Como o fisco pode retroceder em operações que considere suspeitas ou que necessitam de fiscalização, é importante manter a guarda dessas informações por esse período. Em prol da segurança de dados, é recomendável ter cópias desses dados em backups na nuvem.
Veja também como a solução da NDD já transacionou mais de 1,2 bilhão de documentos fiscais.
