Quem vivencia uma obra sabe da importância de ter um estoque abastecido e bem controlado. Por isso criamos essa planilha, para facilitar o seu trabalho no controle de estoque, almoxarifado ou depósito. Ela foi feita para que você escolha por trabalhar com um controle de estoque simplificado ou detalhado, então é só fazer o download e começar a trabalhar!
Controlar o estoque de suas obras é fundamental para evitar dor de cabeça. Para isso você precisa acompanhar informações do físico e financeiro do seu estoque.
Estoque é dinheiro! Pense no seu estoque como um banco, pois lá você deposita itens como matéria-prima, materiais e equipamentos que representam uma quantia significativa em valores monetários. E, mais do que a gestão monetária, um estoque bem controlado garante a quantidade de materiais necessários para o trabalho de sua equipe na construção – e ainda evita o desperdício.
Historicamente o controle de almoxarifados/ estoques não ganhavam atenção das empresas, eram alocados em locais afastados e geridos por mão de obra desqualificada.
Hoje a situação é diferente, uma empresa que quer eficiência nas suas obras precisa de um controle de estoque bom sob responsabilidade de um profissional qualificado para esta função.
O controle de estoque envolve tarefas desde a contagem, conferência qualitativa e quantitativa, definição de local para armazenagem adequado à natureza e uso do item, registro das entradas e saídas, arquivo de documentos, por exemplo.
Ter um bom controle de estoque/ almoxarifado é crucial para o sucesso de uma construção. Seja para evitar falta de matéria, controlar a utilização de equipamentos ou acompanhar quantidade para evitar desperdício, toda obra precisa de mínimo controle em seu almoxarifado.
Com a planilha modelo que desenvolvemos para você trabalhar gratuitamente é possível:
Controle monetário do estoque da Construtora:
Cada material ou equipamento tem um valor, por isso esse controle considera custos permitindo acompanhar o valor unitário do item conforme a NF de compra e, consequentemente, o valor total em estoque.
Sua empresa pode controlar os custos do estoque através do método PEPS – Primeiro que Entra, Primeiro que Sai – que considera o custo mais antigo da mercadoria nesta planilha, representado pelo custo de entrada do item quando criado o código de identificação. Vale destacar que o método PEPS e a Média Ponderada Móvel são os únicos permitidos no Brasil para fins de imposto de renda.
Controle de Entradas no estoque:
O controle de entradas é uma das funções mais básicas e a que exige maior detalhamento de informações sobre o item registrado. É nessa etapa que o item é conferido quanto à sua quantidade e qualidade, criado um código de rastreamento. Também descreve-se detalhadamente a sua unidade de medida, categoria, marca, fornecedor, número da nota fiscal, centro de custos e responsável pelo recebimento.
Controle de Saídas e devoluções do estoque:
O registro de saídas permite acompanhar desde o detalhamento dos itens, através do código de rastreio, até a quantidade retirada, centro de custo de destino e acompanhamento de quem retirou e autorizado por quem. Além disso é possível controlar as devoluções, principalmente para o caso de equipamentos, e assim manter o acompanhamento por data e responsável.
Alertas de estoque:
Para que sua obra não fique parada sem materiais, essa planilha de Controle de Estoque permite que sejam definidas quantidades mínimas para cada item, o que resulta em dois alertas para que o responsável pelo estoque interaja com a equipe de suprimentos. Faltando 20% para o atingimento da quantidade mínima é dado o primeiro alerta, e ao atingir a quantidade mínima, o alerta é atualizado para ‘comprar urgente’.
Com todos esses controles essa planilha ainda consegue ser simples, pois está configurada com as fórmulas necessárias para facilitar e dar a praticidade para o trabalho diário, além de permitir que você escolha por trabalhar em dois modelos:
- Ter um controle único, com registros diários da entrada e saída do almoxarifado com fórmulas que notificam com a cor vermelha quando determinado item está acabando;
- Trabalhar com controle detalhado, através de relatórios separados de entradas onde as principais informações do item são preenchidas, paralelo a um controle de saída com informações vinculadas a autorização de retirada que resulta em um controle detalhado.
Lembre-se: sua gestão de estoque nas obras não se restringe à escolha da ferramenta de controle!
Seu controle de estoque/ almoxarifado deverá ser alinhado ao inventário, garantir que o item esteja na quantidade necessária e local correto, evitar perdas, permitir distribuição e atendimento eficientes e estar totalmente de acordo com o previsto pela a equipe de suprimentos e planejamento da obra.
Para uma boa gestão de estoque, paralelo ao uso desta planilha, indicamos que sua obra atenda aos requisitos da NR18 que fala nos itens 18.24 sobre “armazenagem e estocagem de materiais” e as normas ABNT NBR 15524 e 15524-2 que tratam sobre os sistema de armazenagem.
Vale dedicar atenção para que as negociações na hora de comprar considerem a entrega no método just-in-time, ou seja, atendendo à demanda do momento. Assim grandes compras podem ser entregues no canteiro de obras sem comprometer espaço no seu estoque.
É fundamental controlar o estoque de perto, também, para evitar que insumos com prazo de validade percam a utilidade e até que equipamentos em desuso depreciem. Antes que isso ocorra, algumas empresas têm a iniciativa de vender o item inutilizado, assim é possível reaver parte do valor investido.
Outro fator interessante, principalmente para quem possui mais de uma obra, é saber quais itens possui em estoque que podem ser aproveitados em outros centros de custo. Por exemplo, aberturas que venham a sobrar de uma construção podem ser alocadas para outro canteiro de obras sem a necessidade de uma nova compra.
Quando for planejar seu canteiro de obras, pense com cuidado sobre a armazenagem e transporte dos itens, para tanto considere: quais materiais serão recebidos; quais as quantidades; em que locais e atividades serão utilizados; o que é necessário para movimentá-los; entre outros. Com esse planejamento feito, crie um projeto do layout do canteiro, isso facilitará muito o recebimento e entrega de insumos e equipamentos, além de reduzir custos e otimizar o tempo de realização dos serviços da obra.
Independente o estoque da sua construtora está em um galpão, barracão ou outros espaço físico, ele precisa de organização, para isso defina o responsável e de a ele as ferramentas necessárias para uma boa gestão. Comece por essa planilha!
