Trabalhar com uma plataforma de gestão já é um grande facilitador das rotinas fiscal, contábil e administrativa da sua empresa, mas só fica completo com a automação de processos.
Afinal, cumprir tarefas manualmente gasta tempo demais. Então, para que esse sistema seja ainda mais bem aproveitado, é possível uni-lo a aceleradores que ajudam a tornar o processo mais eficiente de ponta a ponta.
Por isso, o artigo de hoje vai listar 5 formas inovadoras de tornar mais efetiva a relação com o seu sistema de gestão por meio de soluções de automação.
Além disso, como um bônus, vamos apresentar as melhores ferramentas para implantar essas novas funções .
1. Recebimento automático das NFS-e
Uma das ações que mais consomem o dia a dia do setor fiscal é achar notas fiscais, seja no seu e-mail ou em portais de várias prefeituras. Além disso, depender de um fornecedor para enviar esse documento pode ser um processo demorado.
É por isso que automatizar o recebimento das NFS-e é a melhor forma de resolver essa questão. Então, procurar por uma ferramenta que consiga recolher essas informações de e-mails, até mesmo diretamente com as prefeituras, é a forma mais eficiente de agilizar o recebimento dessas notas.
2. Unificação do layout de documentos fiscais
É muito comum que sua empresa receba diariamente documentos fiscais com os mais variados formatos.
As notas fiscais de serviço, por exemplo, variam de acordo com a prefeitura de cada cidade.
Mas outros documentos fiscais, como recibos, notas de débito e canhoto de notas fiscais assinado também precisam ser convertidos em um XML padrão.
Isso é um problema, porque para que eles sejam “lidos” é preciso que estejam em um layout único, e isso se torna função de um colaborador.
Além disso, acessar essas informações e transferi-las manualmente para o sistema pode causar uma cadeia de problemas que começa com um erro de digitação e pode chegar a uma informação incorreta no SPED!
Para resolver esse problema, ter em mãos uma solução que automatize a conversão desses documentos em um XML único é indispensável.
3. Automatizar a verificação de inconsistências nos arquivos XML
Ter um layout único para os seus documentos não estruturados, infelizmente, não impede que o XML tenha inconsistências.
Isso acontece porque as informações sofrem alterações rapidamente, ou porque houve um erro de digitação antes do documento chegar na sua empresa. Esse tipo de inconsistência pode causar problemas com o Fisco, que geralmente são apontados em forma de advertência ou autuação.
Para evitar prejuízos e retrabalhos, é importante ter uma solução automatizada que faça a verificação antes de mandar o documento adiante.
4. Criar um padrão para os dados guardados na sua plataforma de gestão
Trabalhar com um sistema integrado de gestão quer dizer que novas informações e atualizações das que já existem chegam de todos os lados. Esses dados, que podem ser de clientes, fornecedores ou materiais, dificilmente seguem um padrão único, pois vêm de diversas fontes.
O que pode ser feito para facilitar a organização e localização de informações dentro do seu ERP é criar um padrão para todas as informações logo na entrada. Ou seja, definir que todo material cadastrado no sistema precisa ter no registro a cor e em qual produto é usado, por exemplo.
Usar uma ferramenta onde é possível criar esse padrão para que todos os dados que entrarem, a partir de então, já estejam formatados é essencial.
Assim, sempre que um novo material for adicionado já é possível saber quais informações sobre ele o sistema precisa.
5. Atualizar dados automaticamente por meio de fontes confiáveis
Tendo em mente a volatilidade dos dados, é importante lembrar que a atualização deles toma muito tempo e é muito repetitiva.
Mas essa tarefa, que precisa ser feita no mínimo a cada 15 dias, também pode causar problemas se você a fizer de forma manual. Estamos falando de erros de digitação que podem causar notas denegadas ou rejeitadas e até mesmo multas de valor alto.
Automatizar a atualização de dados selecionando fontes confiáveis é a forma mais eficiente de evitar problemas com o Fisco e agilizar a rotina fiscal.
BÔNUS: melhores ferramentas de automação de processos
As cinco dicas acima têm um elemento em comum: a automação de processos repetitivos e vulneráveis a erros. Por isso, vamos mostrar um bônus das melhores ferramentas para agilizar os seus processos de ponta a ponta.
A Midas e o Sienge têm como objetivo ajudar na gestão do seu negócio, unindo todas as principais atividades da empresa em um só lugar.
E isso começa por mapear e otimizar processos focados na área da construção, pensando em como a automação pode ajudar a redirecionar tempo para atividades mais relevantes. A Midas Solutions também trabalha com o conceito de auxiliar empresas a automatizar processos, mas nos setores fiscais, contábeis, administrativos e de estoque, entre outros.
Nos dois casos a automação ajuda a diminuir os custos dos negócios, otimiza o tempo, facilita a rotina de trabalho, torna a comunicação mais simples, os processos mais seguros e ainda permite tomadas de decisão mais assertivas. Além disso, a automação também permite a criação de padrões, gerando processos mais eficientes e com menos abertura a erros.
Para a Midas, em parceria com as soluções inovadoras de automação, isso resultou em:
- Mais de 1 milhão de documentos processados mensalmente;
- Acesso a mais de 65 fontes públicas e privadas que permitem a atualização de 70 milhões de dados;
- A criação do padrão nacional Midas para a NFS-e com um XML exclusivo;
- Eliminação de lançamentos manuais, trazendo visibilidade e agilidade;
- Conexão com mais de 5.000 prefeituras para busca e captura das notas.
NIX, a ferramenta para inovar sua rotina de trabalho
Uma das ferramentas que trazem o ápice da inovação para sua empresa, permitindo que seus colaboradores otimizem sua rotina, é o NIX.
Essa solução automatiza todo o recebimento de documentos fiscais da sua empresa, ou seja, recebe, seleciona, digitaliza e decodifica qualquer tipo de documento que gere contas a pagar ou escrituração fiscal, independentemente do layout.
Outros benefícios que o NIX vai trazer para o seu setor fiscal são:
- Eliminar os riscos por lançamentos manuais;
- Conexão direta com a prefeitura ou seu e-mail, o que permite baixar todas as NFS-e que foram emitidas com o seu CNPJ sem gastar tempo procurando;
- Converter os documentos não estruturados (boletos, faturas e recibos, NFS-e, NFS manuscrita, notas de concessionárias – água, luz, telefone – JPEG, link, PDF) em um XML padrão;
- Recuperar todas as NF-e e CT-e emitidas contra um ou mais CNPJs diretamente da SEFAZ;
- Garantir a qualidade das informações para o SPED;
- Fácil acesso às informações e documentos.
Consulta cadastral
A Midas também oferece soluções como a Consulta Cadastral, que:
- Tem acesso a mais de 65 fontes, nacionais e internacionais, públicas e privadas, e a partir delas mantém seus cadastros sempre atualizados;
- Entrega uma prova da consulta através de um documento html ou XML, para fins de comprovação junto ao Fisco ou auditorias;
- Elimina custos operacionais;
- Processa grande volume de informações em pouco tempo;
- Acelera o cadastramento de novos parceiros.
Ou seja, em parceria com a Midas você tem o melhor da tecnologia e a inovação que vai agilizar e transformar o cenário contábil/fiscal da sua empresa.
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