Opa, compra de insumos? Por que este é um tema recorrente quando pensamos na indústria da construção civil? Você, que é dono ou atua como engenheiro ou responsável técnico na sua construtora, sabe que em uma obra de médio porte, os materiais representam valores significativos do total do projeto. O custo com insumos pode chegar até 50% do valor da obra. Desta maneira, um processo de compras bem organizado e eficiente, tem um impacto significativo no lucro da sua construtora. Veja a seguir quais são os 6 passos para implementar um processo de compras campeão em sua construtora, que, aliado às atividades de produção e vendas, potencializará seu lucro!
#1 Tenha um gestor de suprimentos ou comprador – e adicione qualificação ao processo de compras e relacionamento com fornecedores
É essencial criar na sua construtora a função do comprador. Ponto. Independente do tamanho da sua construtora, concentre o processo de compras em uma pessoa que terá exclusivamente esta função. Se o porte da sua construtura demandar, crie uma equipe com um gestor de suprimentos. Isso vai evitar que as compras sejam feitas pelo diretor técnico ou pelo engenheiro de obra, que deveriam priorizar suas atividades para gerir os prazos, gerenciar mão-de-obra e entrega de materiais e garantir a execução da obra com qualidade. Um comprador ou gestor de suprimentos deve ter as seguintes atribuições na sua construtora:
Centralizar o cadastro de fornecedores e torná-lo acessível aos demais departamentos
Criar uma classificação de materiais e insumos, por ordem de importância econômica e/ou frequência de uso
Criar um processo de cotação e compras e torná-lo acessível a todos os departamentos
Homologar novos fornecedores
Negociar contratos de compras para itens de consumo elevado
Fazer a negociação de valores, prazo de entrega e prazo de pagamento visando o bom andamento das obras e a saúde do fluxo de caixa da empresa
Centralizar a compra de materiais que são necessários em mais de uma obra simultaneamente, e executar a compra destes insumos de uma só fez, conseguindo assim barganhar melhores condições financeiras com os fornecedores
Desenvolver e manter o bom relacionamento com os fornecedores
O comprador ou gestor de suprimentos deve desenvolver e implementar um processo de compras eficiente, liberando seu tempo para para direcionar seus esforços em desenvolver bons fornecedores e criar um forte relacionamento com os mesmos. Este é o primeiro passo para que a área de compras tenha um impacto positivo nos lucros da sua construtora.
#2 Utilize um processo de planejamento, controle e produção da obra que envolva a área de compras – e evite fazer compras emergenciais!
Um sistema de planejamento, controle e produção da obra consiste em você gerar visões de longo, médio e curto prazo da obra.
O planejamento de longo prazo é direcionado a alta direção da construtora e é definido como plano mestre. É no plano mestre que estarão definidos os milestones principais do empreendimento. O acompanhamento da realização destes milestones no plano mestre é a ferramenta para comunicar a alta gerência da execução da obra.
O planejamento de médio prazo contém as atividades e a descrição dos processos que serão utilizados na obra. Descrição de métodos construtivos, especificação dos recursos (insumos e mão-de-obra) necessários para a execução, quantificação dos insumos e mão-de-obra e restrições técnicas para o desenvolvimento das atividades são detalhadas nesta etapa.
Aqui é importante envolver a equipe de compras, pois ao se especificar insumos e quantidades, o comprador já pode direcionar fornecedores ou se preparar para desenvolver novos parceiros para fornecimento de novos materiais. Esta interação entre compras e planejamento de obra é fundamental para que seja feito um bom planejamento e cronograma de aquisição de materiais, evitando compras emergenciais com alto custo para a construtora.
O planejamento de curto prazo vai orientar a equipe de canteiro de obras diretamente, detalhando todos materiais, insumos, máquinas e mão-de-obra necessários para a realização de cada atividade. Deve ser feito em ciclos semanais, e gerar através destas reuniões a previsão de consumo da semana. A interação entre o engenheiro de obra com a equipe de compras aqui é fundamental, para checar se os insumos necessários estão disponíveis para o canteiro de obras. A planilha de previsão de consumo juntamente com o plano de médio prazo visam reduzir a incidência de compras emergências no decorrer da execução de atividades sem tempo hábil a obter margem de negociação.
#3 Classifique os insumos por valor econômico e frequência de consumo e faça compras por contrato – para agilizar a compra de materiais!
A classificação dos insumos por valor econômico e frequência de consumo é uma prática que indica quem na construtora pode comprá-los e de quais autorizações vai precisar. Com esta prática, materiais de baixo valor e consumo constante no canteiro, como pregos, fitas adesivas, pequenos materiais elétricos, lâmpadas, podem ser cotados e comprados pelo engenheiro de obra. Um exemplo de classificação de insumos:
de consumo constante: cimento, areia, cal, material geral de obra e material geral de elétrica
de compras programadas: cerâmicas, esquadrias , elevadores
de compras emergenciais: para resolver imprevistos – que devemos evitar sempre
É possível também associar esta ação com compras por contrato: o departamento de compras pode fechar contratos de compra para itens de maior consumo na obra como cimento, areia, ferragens. Com a utilização de contratos de compra, além de agilizar as compras, a sua construtora será beneficiada com melhores negociações de preço!
Esta é uma prática simples que agiliza a compra de materiais e reflete positivamente no fluxo de caixa!
#4 Controle o recebimento de materiais no canteiro de obras – e evite compras em duplicidade!
Compras em duplicidade podem ser evitadas sim, e com isso evitar gastos fora de hora que impactam o fluxo de caixa da sua construtora!
Para isso, formalize e dedique uma pessoa no canteiro de obras para controlar o recebimento dos insumos. Esta atividade pode ser feita pelo apontador ou pelo engenheiro de obra, que deverá conferir os materiais recebidos no canteiro de posse do pedido de compras – aqui novamente a interação entre a área de compras e canteiro de obras é fundamental!
Ao conferir os materiais recebidos, o apontador ou engenheiro de obra deve registrar o recebimento dos mesmos e enviar a nota fiscal para o departamento financeiro, ou, em caso de problemas no recebimento, reportar ao departamento de compras.
Este controle evitará compras em duplicidade e impactos indesejados no fluxo de caixa da sua construtora, pois todas a áreas envolvidas serão comunicadas sobre os materiais recebidos.
#5 Mantenha o relacionamento com os fornecedores – e negocie melhores preços!
Depois de seguir os 4 passos anteriores, o departamento de compras poderá direcionar seus esforços e cultivar o relacionamento com os principais fornecedores.
Esta é uma atividade que visa manutenção e ampliação de parcerias, tornando o fornecedor um ator estratégico para as obras.
Ao cultivar relacionamentos de longo prazo e estabelecer uma relação de confiança e do tipo ganha-ganha entre a sua construtora e os seus parceiros de fornecimento, o comprador terá condições mais claras para negociar melhores preços e prazos. E com isso, o seu fornecedor também ganha pois amplia a constância das suas vendas sob uma base sólida de fornecimento!
#6 Utilize um sistema de gestão especializado em obras e projetos
Depois de ler estes 5 passos para ter um processo de compras eficiente, você deve estar se perguntando: “Como implementar este processo na minha construtora de forma ágil e segura?”. A tecnologia está aí para ajudar sua construtora a elevar os patamares de gestão.
Para suportar estes controles e atingir um patamar de excelência na gestão de compras da sua construtora, existem hoje sistemas de gestão especializados em construtoras, que gerenciam desde o projeto, planejamento e execução da obra, até o processo de compras, financeiro e recursos humanos.
Com o apoio de um sistema de gestão você obterá benefícios como automação da comunicação entre as áreas, padronização dos processos de negócio, centralização de cadastros e relatórios gerenciais para análise dos resultados das obras.
E agora que você já sabe como implementar um processo de compras vencedor e como ele impacta nos lucros e resultados da sua construtora, entre em contato conosco para tirar suas dúvidas e compartilhar suas experiências. Basta entrar em nosso Fale Conosco e nós entraremos em contato.
