A organização precisa saber não apenas o seu destino, mas também os caminhos que irá escolher para alcançar as metas estipuladas em um projeto.
Diante de um cenário econômico altamente competitivo, a ausência de um planejamento estratégico terá como consequência a antecipação de prejuízos que poderiam ser previstos.
No post de hoje, vamos falar de 9 aliados poderosos que facilitarão a execução do seu planejamento. Na Construção Civil é possível que o gestor conte com o apoio de diversas ferramentas adequadas, capazes de simplificar a administração das tarefas num canteiro de obras.
Leve a empresa mais longe com as melhores práticas de gestão para construir, vender e faturar!
Abaixo selecionamos as principais práticas de gestão que irão contribuir no gerenciamento das atividades. É importante lembrar que estas práticas poderão ser executadas com a participação de toda a equipe de colaboradores.
9 práticas de gestão que potencializam os resultados da construção civil
1- Matriz SWOT, uma metodologia versátil e fácil de ser aplicada
A metodologia é versátil e fácil porque pode ser usada tanto para o planejamento anual da construtora como para análise de empreendimentos individuais. SWOT é a sigla para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
São 5 passos para sua implementação:
- Analisar fatores internos (Forças e Fraquezas): Processos, infraestrutura, equipe e todas as vantagens competitivas e fatores de risco são os pontos primários a serem analisados. No caso de uma construtora, a localização do imóvel, por exemplo, é um fator de alto impacto nas forças e fraquezas do projeto.
- Analisar fatores externos (Oportunidades e Ameaças):Alterações na política econômica do governo, em tributos fiscais e ampliação de crédito ao consumidor são alguns fatores que podem ser considerados uma ameaça ou oportunidade para uma construtora.
- Analisar o microambiente e macroambiente: é realizada para que você saiba detalhadamente como se comportam os setores internos e externos. Fornecedores, intermediários, clientes, concorrentes, público, etc.;
- Elabore a matriz SWOT: hora de efetivar planos que destaquem as forças que afastam ameaças e atraem oportunidades. As fraquezas que potencializam as ameaças e diminuem oportunidades também devem ser sublinhadas na matriz;
- Monitore resultados: as ações precisam ser descritas com detalhes, ter um calendário de etapas e ser monitorada por índices de performance relevantes.
A análise geralmente é de responsabilidade do gestor da empresa ou de marketing, sendo mais completa quando a equipe está envolvida. Os gestores trazem uma visão global, enquanto os especialistas de cada área conhecem de perto as dores, desafios e necessidades da rotina de trabalho.
Siga no texto e confira a prática que prioriza o controle de qualidade no processo de gestão.
2- PDCA
O PDCA é uma excelente ferramenta para o controle de qualidade, utilizada no processo da construção. A melhoria contínua é o foco desta prática de gestão.
Os alicerces do ciclo são indispensáveis na rotina dos gestores da construção. Ele contabiliza dados confiáveis em cada etapa da obra, reduz custos desnecessários e garante a qualidade final do empreendimento.
Veja detalhes das quatro fases de aplicação:
- P (plan: planejar): Aqui metas, indicadores de desempenho quantitativos e qualitativos, cronograma e os objetivos do ciclo da construção são traçados como prioridades.
- D (do: fazer): Investir na educação e treinamento para que todos os envolvidos do projeto estejam de acordo com a cultura da empresa facilitará a implementação e execução do plano elaborado com excelência. Assim o cronograma de construção caminhará em progresso e mantido dentro do previsto.
- C (check: verificar): Análise dos resultados obtidos desde o início da execução do projeto. Se necessário, reavaliar o plano do próximo ciclo;
- A (act: agir): Após o sucesso das etapas anteriores, o novo processo é documentado, tornando-se padrão em todos os ciclos no canteiro de obras.
Esta ferramenta irá alavancar a produtividade da equipe, evitando retrabalho e garantindo novas fases mais eficientes.
Esse artigo da Wirecard entra em mais detalhes para a aplicação prática do PDCA.
3- 5W2H, pode parecer difícil mas não é
A ferramenta 5W2H é simples. Ela parte de um problema e realiza a análise sobre a sua solução fazendo sete perguntas.
Os 5 “Ws” representam: o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Já os dois “Hs” indicam como (how) e quanto custa (how much).
Veja como a prática ajuda facilmente o gestor a organizar as ideias:
- What? (o que será feito?): Descreva o problema de forma adequada, realista. A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais são claras? Depois, determine a meta a alcançar.
- Why? (por que será feito?): Qualquer explicação que possa contribuir para a solução do problema deve ser declarada. Determine razões que justifiquem por que a meta foi proposta;
- Where? (onde será feito?): Se algo divergir durante uma parte do processo, onde esse problema pode estar localizado? A partir desse diagnóstico, fica mais prático direcionar qual setor da empresa merece maior atenção para solucionar o problema em questão;
- When? (quando será feito?): A empresa tem uma meta a alcançar. Determine quando cada uma das tarefas propostas será realizada e a duração. Use o cronograma de ações como instrumento de apoio;
- Who? (por quem será feito?): Identifique os indivíduos envolvidos no problema e defina quem será o responsável por cada ação prevista;
- How? (como será feito?): Estabeleça um plano específico para cada ação na construção do empreendimento;
- How much? (quanto vai custar?): crie, junto ao setor, um plano ajustado à realidade financeira da empresa;
A análise se destaca de outras práticas de gestão por ser simples, completa e otimizadora de tempo. A dinâmica da prática 5W2H permite ajustes e modificações oportunas mesmo após a implementação.
Use-a para o lançamento de um novo empreendimento até à redução de custos com despesas internas da empresa.
4- Budget e forecast
O Budget é uma das principais práticas de gestão orçamentária anual. Define metas financeiras para controle de custos ou acompanhamento de evolução de receitas. Para a sua elaboração adequada é preciso:
- O histórico do que se precisa controlar, extraindo médias e alterações no último período;
- O mercado em que a empresa está inserida, a vulnerabilidade, sazonalidade e o futuro;
- Onde pretende chegar e quais problemas podem ocorrer no caminho;
Lembre que após uma análise mais criteriosa e direcionada, o risco é reduzido. Por isso que ao falarmos de Budget é preciso mencionar o Forecast, um recurso que possibilita ajustes.
No mundo corporativo, o Budget/orçamento é definido no começo de um período e seu desempenho é acompanhado ao longo do ano.
Já o Forecast, conhecido como o orçamento previsto, possibilita que ajustes sejam feitos mensalmente para que as metas de gastos e receitas anuais sejam alcançadas.
É a partir de um orçamento macro que a empresa faz a distribuição do dinheiro ao longo de 12 meses (Budget). Enquanto o planejamento anual é quebrado em períodos mensais, permitindo o acompanhamento muito próximo da projeção de fluxo das empresas (Forecast).
5- KPIs, os indicadores de sucesso
Indicadores-chave de desempenho, os KPIs (Key Performance Indicators) são práticas de gestão de verificação de desempenho e sucesso de uma meta específica ou geral.
Os indicadores podem ser qualitativos ou quantitativos, acompanhados tanto por meio de planilhas (manualmente) como por software (automaticamente).
Servem como forma de comunicação entre o corpo de gestores e engenheiros da corporação e a equipe de obra, sobre o andamento de um projeto.
Um exemplo de KPI é o de infraestrutura, que é a área responsável por manter a estrutura de serviços essenciais de uma empresa em funcionamento.
Centrais telefônicas, servidores, computadores, impressoras fazem parte da infraestrutura da empresa, e podem ser monitorados pelos indicadores de desempenho.
Mesmo que o resultado financeiro seja bom, podem existir processos que não contribuem de forma significativa. Para chegar no objetivo, os indicadores-chave de desempenho ajudam a criar ações de melhorias nos pontos problemáticos.
O post do Sienge Os principais KPIs da Construção Civil para garantir o sucesso da sua obra entre em mais detalhes sobre o assunto, e dá exemplos voltados especificamente para construtoras.
6- Lean Construction
Lean Thinking (pensamento enxuto) é o princípio aplicado a esta prática de gestão nas atividades da construção. O objetivo é buscar ao máximo a redução de custos, diminuir os prejuízos em um projeto e acelerar os processos para que prazos de entrega sejam atendidos.
Seus 5 princípios significativos são:
- Reduzir o tempo do ciclo de produção;
- Reduzir atividades que não agregam valor;
- Simplificar através da redução do número de passos;
- Aumentar o valor do produto considerando as necessidades do cliente;
- Reduzir a variabilidade de processos anteriores e demandas;
A adoção da mentalidade Lean trás benefícios, reduz o tempo de ciclo do processo de construção e beneficia diretamente a relação entre empresa e cliente.
No artigo do Sienge O que é Construção Enxuta e dicas para aplicar nós entramos em mais detalhes sobre essa pratica, para você se aprofundar.
7- ERP
Este é um assunto cada vez mais falado no setor da construção. Um software ERP (Enterprise Resource Planning) possibilita a união das informações de uma organização de forma consistente. Na Construção Civil o sistema integra o gerenciamento de processos administrativos, contábeis e relativos, diretamente à obra e outros setores.
Retém informações para a gestão das obras e permite integração entre todos os envolvidos por meio de um banco de dados.
Abaixo, quatro motivos para implementar uma plataforma integrada para Construção Civil:
- Eliminação de múltiplos sistemas:
Faz a integração entre toda a construtora, basta adicionar módulos. Os mais comuns são gestão de compras, gestão financeira, gestão de contratos, gestão de obras, gestão de patrimônio e gestão comercial. - Redução do retrabalho e inconsistências:
Resolve problemas como retrabalho e inconsistência de informações. Integra departamentos da empresa, tornando a comunicação ágil e reduzindo retrabalho. - Delegação assertiva e métricas: Obtém métricas de avaliação de performance dos projetos e colaboradores. Indicadores fundamentais para entender quem melhor atende cada etapa da construção.
- Evitando falhas na ausência de documentos:
São necessários documentos importantes, como alvará de funcionamento ou registro de funcionários. Disponibilize por meio de sistemas ERP na nuvem para que possam ser acessados.
Lembre-se que é fundamental que o sistema esteja em conformidade com as necessidades e perspectivas de desenvolvimento da corporação.
Para ajudar a escolher o seu ERP, o Sienge disponibiliza gratuitamente o Guia para Comprar Software na Construção Civil. Ele te ajudará a levantar todos os critérios para avaliar no sistema no momento da compra. Clique na imagem abaixo para fazer o download.
8- Método SMART
No método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound), as metas e objetivos são criados de forma clara e bem articulada. Para estruturá-las, o gestor usa cinco etapas com estimativas reais. São elas:
- (S)Específico: antes de falar é preciso especificar, deixando claro como a equipe deve agir. Não tenha medo de ser detalhado demais. Pense sempre no que você quer (objetivo), quem será responsável, como e quando será feito, e porque é importante;
- (M) Mensurável: com números conseguimos mensurar o que está dando certo ou não. Use os dados anteriores e compare-os com os atuais;
- (A)Atingível: nenhuma meta deve ser tão desafiadora ou fácil a ponto de desmotivar a equipe. Metas irreais nunca são atingidas, só frustram e diminuem a produtividade.
- (R)Relevante: focar no que importa. O aumento do ticket médio permite uma maior saúde financeira para a construtora;
- (T)Temporizável: geralmente tem o ciclo de um ano;
A técnica SMART além de estabelecer um propósito correto para a equipe, possibilita a contribuição dos colaboradores, estimulando o comprometimento de todos.
9- BSC (Balanced Scorecard)
O BSC, consiste em um conceito que apresenta alguns termos-chave como: gestão estratégica, mensuração de progressos (rumo às metas de longo prazo), objetivos, indicadores, entre outros.
O método consiste em 4 perspectivas e para defini-las é preciso responder às seguintes perguntas:
- Perspectiva Financeira – Para satisfazer investidores e clientes, quais objetivos financeiros devem ser seguidos?
- Perspectiva de Mercado – Para que os objetivos financeiros sejam seguidos, quais necessidade dos clientes devem ser atendidas?
- Perspectiva de Processos Internos: Para satisfazer clientes e investidores, quais processos internos devemos focar na excelência?
- Perspectiva de Aprendizado: Para que as metas sejam atingidas, como a organização deve investir em inovação?
Como podemos ver, o BSC atua diretamente na criação de medidas de desempenho auxiliando a gestão no controle do planejamento estratégico. A criação e implantação das estratégias organizacionais serão aperfeiçoadas, criando muito mais valor aos clientes e investidores.
A produtividade é uma preocupação essencial para a sobrevivência de uma empresa, adotar práticas de gestão inteligentes, será sempre uma ótima ideia.
E você, que pratica aplica na gestão de suas atividades? Se ainda não aplica nenhuma, compartilhe com a gente qual dessas você acha que facilitaria a sua demanda no ambiente de trabalho!
Até o próximo post!
