Administradora de condomínios: como ela pode facilitar a gestão predial?

Você conhece todas as atribuições de uma administradora de condomínios?

Gerenciar um condomínio é tarefa delicada, sobretudo se você reside no mesmo local. Exige altas doses de dedicação, organização e diplomacia.

Não é qualquer um que está disposto a assumir essa responsabilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, por uma remuneração baixa. Essa atividade envolve lidar com o dinheiro dos condôminos, conciliar opiniões diferentes e abdicar de momentos de descanso para resolver questões coletivas.

Por isso, síndicos e condôminos têm  optado, cada vez mais, por recorrer aos serviços de uma administradora de condomínios. Essas empresas são constituídas para assumir a gestão administrativa, financeira, jurídica e de recursos humanos do condomínio, além da mediação entre vizinhos.

A seguir, conheceremos algumas características de uma administradora de condomínios.

Escolha da administradora de condomínios

A administradora de condomínios deve ser escolhida pelo síndico. De acordo com o Código Civil, artigo 1.348, é ele quem decide transferir, total ou parcialmente, suas funções administrativas, mediante aprovação da assembleia.

Votação

A aprovação da administradora de condomínios deverá ocorrer, no caso de primeira convocação, por maioria dos votos dos condôminos  que representem pelo menos metade das frações ideais*.

Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes. Essa determinação está prevista nos artigos 1.352 e 1.353 do Código Civil.

*Fração ideal – O Código Civil conceitua o termo da seguinte forma:

Art. 1.331. Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos.
§ 3o A cada unidade imobiliária caberá, como parte inseparável, uma fração ideal no solo e nas outras partes comuns, que será identificada em forma decimal ou ordinária no instrumento de instituição do condomínio. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)

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Cuidados na hora da contratação

Seja prudente antes de contratar uma administradora de condomínio. Peça referências e, de preferência, converse com síndicos de outros condomínios gerenciados pela empresa.

Lembre-se: a responsabilidade por acompanhar o trabalho da administradora e garantir sua idoneidade é do síndico.

Pré-requisitos para administrar condomínio

As pessoas físicas ou jurídicas que exercem a atividade de administradoras de condomínios devem estar registradas no Conselho Regional de Corretores de Imóveis (CRECI) de sua região.

Também é indicado que as empresas tenham registro junto ao Conselhos Regionais de Administração (CRAs). Alguns juristas não consideram esse requisito obrigatório, pois foi estabelecido por uma portaria de 2011, e não por uma lei. Entretanto, trata-se de uma garantia importante.

Para saber quais são as prestadoras de serviços registradas, consulte o CRA de seu estado.

Além disso, é aconselhável que sejam membras da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).

Se possível, solicite à empresa que você está cogitando contratar a certidão de Distribuição Criminal, que identificará se ela possui registros criminais, e também a certidão de Distribuição Civil, para averiguar se constam ações cíveis contra ela.

Cuidados após a contração

Um síndico precavido deve consultar, no site do Ministério da Previdência Social, a Certidão Negativa de Débito do condomínio. É uma forma de garantir que os encargos estão sendo devidamente pagos pela administradora de condomínios. Outra opção é pedir e arquivar os recibos de pagamento.

Como funcionam os honorários na administração de condomínio?

Algumas administradoras de condomínios utilizam a tabela de honorários da AABIC para estabelecer valores. Mas ela serve apenas como referência, pois não há um valor tabelado.

Geralmente, o valor é fixo, com reajuste anual, ou uma porcentagem sobre o rateio da verba ordinária. Essa taxa varia de 5% a 10% para condomínios residenciais, e costuma ser o dobro para prédios comerciais.

13º salário

Apesar de ser cada vez menos usual, algumas administradoras do condomínios cobram uma 13ª taxa no fim do ano. Contudo, essa prática só pode ocorrer se estiver estabelecida em contrato.

Portanto, se o síndico e os condôminos não concordam com o procedimento, certifiquem-se de que a empresa não inclua esse tipo de cláusula contratual.

Responsabilidades da administradora de condomínios

Todas as atribuições da administradora devem estar registradas no contrato firmado com o condomínio. Confira alguns dos serviços comumente prestados:

Suporte administrativo

• Participação e planejamento das assembleias;
• Gestão dos contratos de conservação e de manutenção da infraestrutura do condomínio;
• Gestão de contratos com empresas terceirizadas para serviços de portaria, limpeza, jardinagem, etc;
• Contratação e renovação de seguros;
• Controle dos mandatos do Síndico e do Conselho Consultivo;
• Serviço de malote para correspondências do condomínio;
• Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo, com transcrição das atas e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
• Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias;
• Consultorias jurídicas.

Suporte financeiro

• Pagamento pontual de todas as despesas, impostos e taxas do condomínio. Em caso de atraso por culpa da administradora, ela deverá arcar com eventuais multas e juros.
• Prestação de contas mensal;
• Elaboração de previsões orçamentárias;
• Disponibilização da situação financeira do condomínio na internet;
• Elaboração do quadro de rateio das despesas;
• Elaboração de balancetes anuais;
• Emissão de recibos e boletos bancários;
• Controle dos pagamentos das cotas condominiais;
• Acompanhamento financeiro de obras e serviços;
• Elaboração de orçamentos;
• Cobranças administrativas;
• Gestão da conta corrente bancária do Condomínio.

Suporte pessoal

• Seleção e recrutamento de pessoal;
• Registro do vínculo empregatício e devolução da Carteira de Trabalho em no máximo 48 horas após a contratação;
• Pagamento do salário;
• Pagamento das alíquotas do FGTS e do INSS;
• Elaboração da folha de pagamento, FGTS, PIS;
• Cumprimento da Legislação Trabalhista;
• Homologação do desligamento de funcionários junto à Delegacia Regional do Trabalho.

Qual o tempo de guarda de documentos?

Com a Lei 10.833/2003, o tempo de guarda mínimo dos documentos relativos à administração dos condomínios aumentou. Por segurança, é aconselhável que eles sejam digitalizados.

Esses documentos são importantes tanto para o histórico e controle do condomínio quanto para defesa em ações trabalhistas, auditorias e fiscalizações. Eles devem estar disponíveis para consulta de todos os condôminos.

Os documentos trabalhistas devem ficar na administradora de condomínios enquanto durar o contrato. Os demais podem ficar tanto na empresa, se ela oferecer esse serviço, ou de posse do síndico.

Em todos os casos, é importante manter a documentação organizada e em um local de acesso restrito, limpo e longe da umidade.

Veja o prazo de guarda dos principais documentos de um condomínio:

Documentos	Prazo de guarda
Apólice de seguro de vida	05 anos
DARF retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)	05 anos
DARF PIS/Folha	10 anos
DIRF	05 anos
Exames médicos (admissão, demissão e periódico)	20 anos
GFIP (FGTS-RE / GR)	35 anos
Folha de pagamento	35 anos
Folha de ponto	05 anos
Formulário CAGED	10 anos
GR contribuição sindical/assistencial	05 anos
GPS	05 anos
Holerites/Recibos de pagamentos	05 anos
Laudo PPRA	20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho	Permanente
Processos trabalhistas	Permanente
Prontuários de funcionários	Permanente
RAIS	Indeterminado
Recibo de vale-refeição	06 anos
Recibo de vale-transporte	06 anos
Dossiê (Convenção/Especificação)	Permanente
Extratos bancários	06 anos
Livros de Atas de Assembleia	Permanente
Orçamentos/Contratos de obras	Até o fim da garantia
Pastas de prestação de contas	10 anos
Plantas do condomínio	Permanente

Conclusão

A administradora de condomínios assume funções estratégicas na gestão administrativa, financeira, jurídica e trabalhista do condomínio. Sua atuação reduz riscos operacionais, organiza rotinas, garante conformidade legal e contribui para maior transparência na prestação de contas.

No entanto, a eficiência da gestão não depende apenas da contratação de uma empresa especializada. O nível de controle, rastreabilidade de informações, organização documental e padronização de processos está diretamente relacionado às ferramentas utilizadas no dia a dia.

É nesse ponto que a tecnologia se torna um diferencial competitivo. Soluções integradas como o Sienge permitem estruturar processos administrativos e financeiros com maior previsibilidade, controle de contratos, gestão de documentos, acompanhamento orçamentário e organização de dados históricos.

Para administradoras que atendem múltiplos empreendimentos ou para condomínios vinculados a construtoras e incorporadoras, a integração entre gestão predial e gestão empresarial fortalece a governança e reduz retrabalho. Além disso, a digitalização e centralização das informações diminuem riscos jurídicos e facilitam auditorias.

Ao combinar uma administradora qualificada com uma plataforma robusta de gestão, o condomínio deixa de atuar de forma reativa e passa a operar com planejamento, dados consolidados e maior segurança nas decisões.