A contabilidade é uma das áreas que podem apresentar mais desafios na gestão de uma empresa. Geralmente, fora dos holofotes, é esse setor que dá segurança financeira para todas as operações se tornarem realidade. Mas, em meio a tantos procedimentos contábeis que as empresas precisam seguir nem todos são complicados.
O balancete, por exemplo, é um demonstrativo muito importante, mas relativamente simples de executar. E neste artigo, vou te mostrar o que é, como analisar e criar um balancete para a construção civil.
O que é um balancete contábil?
O balancete contábil é um relatório muito importante para o controle de caixa da empresa. Ele mostra os valores do patrimônio, bem como as movimentações financeiras (débitos e créditos) e o saldo final do período.
Com isso, dá para ver se a gestão financeira está em dia ou se existem falhas em algum aspecto no período avaliado.
Mas não é só isso: o balancete de verificação é importante também para ajudar na elaboração de outros relatórios contábeis. Entre eles, vale destacar o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e o Balanço Patrimonial.
Para que serve o balancete?
Já deu para ter uma boa noção de como o balancete é relevante por saber que ele ajuda na elaboração de outros relatórios contábeis. Mas, o valor desse documento vai além de servir como material de apoio.
Quando o balancete é feito corretamente, serve como uma espécie de “raio-x” da saúde financeira do negócio. Qualquer dívida não paga ou compra desnecessária pode ser encontrada facilmente, o que ajuda a evitar o problema antes que se torne uma “bola de neve”.
Além disso, existe outro fator no qual o balancete pode ser útil: ele serve como garantia para quem precisa de crédito bancário.
Crédito bancário
Ao buscar crédito bancário é natural que a empresa passe por uma análise. Nessa avaliação a instituição financeira vai examinar se a empresa tem condições de arcar com o empréstimo nas condições estabelecidas.
E você sabe o que pode ser usado para dar essa garantia à instituição?
Exatamente o balancete de verificação! Com ele, fica mais fácil comprovar as atividades regulares da sua construtora e conseguir crédito sem burocracia ou taxas maiores.
Quem deve fazer o balancete da sua empresa?
O balancete é uma função contábil da empresa e serve para apoiar a tomada de decisões financeiras. Por isso, algum profissional do setor financeiro da construtora deve compilar o documento.
Mas isso não quer dizer, de forma alguma, que os gestores administrativos não devem estar bem informados sobre os últimos balancetes. Mais do que isso, eles precisam agir rapidamente, caso notem algum erro que mostra fragilidade orçamentária ou contábil.
Há muitas ações que podem ser tomadas neste sentido, como:
- aplicação de engenharia de custos na obra;
- gerenciamento de recursos mais precisa, com um ERP voltado para a construção civil;
- entre outras medidas.
Como examinar um balancete com precisão?
Antes mesmo de aprender a fazer um balancete é importante saber como ler um demonstrativo do jeito certo. E, para isso, vamos avaliar os elementos que compõem o balancete, que são:
- cabeçalho: é a parte de cima do documento, onde geralmente ficam o nome e outras informações sobre a empresa;
- ativo: é a porção do relatório que discrimina as contas da empresa, incluindo seus bens;
- saldo anterior: o saldo final do balancete anterior deve ser transportado para essa parte, e é essencial para que os números sejam coerentes;
- débitos: movimentações relativas a saídas do caixa da empresa, ou seja, tudo que foi gasto no período;
- créditos: os créditos são as movimentações do que entrou, ou seja, os valores recebidos por meio das vendas;
- saldo final: é o valor que ficou no caixa da empresa, depois de comparar as entradas e saídas e cruzar isso com o patrimônio que já existia.
Como fazer um balancete: 4 passos simples a seguir
Agora sim, você está pronto para aprender como fazer um balancete. São passos simples e diretos, mas que precisam ser seguidos de perto para que o relatório funcione como esperado.
Além dos 4 passos a seguir, vou te mostrar um atalho muito bom para economizar tempo e diminuir a margem de erro em qualquer balancete. Os passos que você deve dar são:
1. Determine o período coberto pelo balancete
O primeiro passo é que você escolha qual será a abrangência do balancete. Os períodos mais comuns ao se criar um balancete são mensal, trimestral e anual. Não existe regra sobre qual é o melhor período. Tudo vai depender das circunstâncias de cada empresa.
O principal é que o documento seja elaborado com tempo hábil e da forma correta. Afinal de contas, ter um balancete que apresenta informações erradas não é só perigoso, mas pode constituir atividade ilegal.
Por isso, garanta que os profissionais responsáveis pela elaboração tenham tempo o suficiente para fazer os balancetes com precisão antes de delegar essa tarefa.
2. Escolha as movimentações que serão incluídas no balancete
É possível fazer um balancete de forma bem enxuta e direta, mas ainda assim mantê-lo eficaz. Em outros casos pode compensar fazer um relatório mais elaborado.
Novamente a dica aqui é simples: tudo depende do tempo que os profissionais responsáveis terão para completar o trabalho, e do nível de detalhes necessário para o controle interno.
3. Separe os dados que vai usar para alimentar o balancete
Agora vem a parte mais importante do trabalho: separar os dados que serão usados para alimentar o relatório e dar a visão necessária do negócio. Dependendo de como as informações são armazenadas na sua construtora, essa etapa pode ser bem complicada.
Anotar tudo com papel e caneta é a pior alternativa. Depois vem as planilhas improvisadas ou as listas eletrônicas. Também é importante lembrar de não incluir informações de períodos anteriores ao que se deseja avaliar. Isso poderia “contaminar” os resultados do demonstrativo.
4. Crie uma tabela e insira os dados
Por último, é só criar uma tabela, de preferência que possa ser acessada online de qualquer lugar, e inserir nela os dados que serão observados. Depois disso o trabalho será apenas analisar os dados coletados e ver o que eles apontam.
Algumas empresas usam ferramentas como Excel e Google Docs para criar essas tabelas. Mas existe uma opção ainda melhor, que pode te fazer ganhar tempo e reduzir riscos.
#Bônus: como eliminar os passos 3 e 4 e diminuir o risco de erro
Os 4 passos são o que você precisa para criar um balancete exato, mas existe uma alternativa ainda melhor, que te ajuda a pular os passos 3 e 4. Essa opção só existe para quem usa um sistema de gerenciamento completo.
Esse sistema, conhecido como ERP, tem um módulo de contabilidade que automatiza e simplifica tarefas importantes, como a elaboração de balancetes.
Como todas as informações necessárias são armazenadas no sistema, e geram relatórios automáticos, você não precisa se preocupar com os passos 3 e 4 ensinados aqui.
Uma coisa é certa: é muito importante trabalhar com balancetes na construção civil. Eles são levantamentos rápidos e simples, mas que revelam muito sobre a saúde da sua construtora. Além disso, contar com um bom sistema de gestão de obras vai te fazer economizar tempo e diminuir sua margem de erro nessa tarefa.
Quer saber como escolher um ERP de qualidade para ajudar na gestão financeira e técnica da sua construtora? Veja neste artigo como encontrar o melhor sistema para as suas necessidades!
Se esse conteúdo foi relevante para a gestão da sua empresa, curta e compartilhe ele com mais pessoas!
