Software ERP é a melhor estratégia para a minha construtora?

O que é um ERP?

Ao pesquisar sobre ERP, o primeiro resultado é o significado de sua sigla: Enterprise Resource Planning ou Planejador de Recursos da Empresa. O ERP, nada mais é, do que um software que facilita o fluxo de informações na organização, representando uma série de atividades, organizadas dentro do fluxo de processos da empresa.
Uma empresa tem a necessidade de gerenciar sua folha de pagamentos, notas fiscais, pedidos e vendas, contas, materiais etc. Existem softwares diferentes que fazem a gestão de cada uma dessas áreas, o software ERP dá conta de todas, de forma integrada, assim, você consegue gerenciar e analisar as informações com muito mais rapidez.

Será que ERP é a melhor estratégia?

Geralmente a pergunta que surge na mente de quem está começando a pesquisar sobre ERP é: eu realmente preciso de um software ERP? É importante saber que escolher um irá transformar a rotina da organização, de forma que a gestão seja aperfeiçoada, já que o software irá integrar setores, pessoas e processos, possibilitando melhor controle, de forma mais precisa.
De acordo com a Exame, os experts consideram que o valor investido na contratação de um bom ERP tem seu payback muito rápido, exatamente por conta do controle estratégico que ele possibilita.
O ERP também pode ajudar na sua estratégia de marketing. Seja na venda de empreendimentos até nas atividades de Customer Sucess, com o acompanhamento da obra. Se o seu time de marketing puder obter essas informações em tempo real, eles poderão ser mais assertivos na escolha de estratégias que atendam melhor ao público envolvido.

Como escolher o ERP da sua empresa?

É importante atentar para alguns aspectos na hora de selecionar o seu ERP:

1. Entender a necessidade da empresa: é fundamental que os processos da sua empresa estejam mapeados para a escolha de um bom ERP, se você não tiver ainda compreendido o funcionamento da empresa de forma macro, com os processos bem desenhados, pode acabar descobrindo que o software selecionado não atende a um ou mais setores ou não integra as áreas que precisam de integração.
2. Evitar customizações: Se o ERP vai precisar de um novo módulo especificamente para te atender ou de modificações bastante significativas (e caras!) para que funciona com a sua empresa, faz mais sentido buscar outros que já atendam ao necessário. Se, desde o início, estão pensando em customizar, a escolha provavelmente não foi acertada.
3. Fazer um benchmarking: Visite empresas do mesmo segmento que utilizam ERP, entenda como foi o processo de implantação e o funcionamento no cotidiano. A melhor fonte de informações é sempre o usuário!
4. Verificar a credibilidade do fornecedor: Há quantos anos está a empresa fornecedora do ERP no mercado? Quantos clientes ela possui? Qual a evolução do software no decorrer dos anos? De que forma vou receber suporte? Essa e outras perguntas devem estar todas respondidas no momento da contratação do ERP.
5. Compatibilidade com o processo de trabalho: O ERP atende aos processos mapeados da sua empresa? Sua equipe utiliza smartphones e tablets, o ERP funciona nesses aparelhos? Se é importante o acesso web e tenho equipes na rua, o ERP faz a sincronização sempre que necessário? Essas compatibilidades tanto físicas quanto processuais são extremamente importantes na escolha do ERP, não deixe de envolver as pessoas da sua organização nessa escolha, para isso, siga a próxima dica.
6. Definir equipe responsável: É importante definir um grupo responsável por auxiliar a empresa contratada na implementação do ERP, de forma que isso seja feito da melhor maneira possível e com o apoio dos colaboradores. Treinamentos podem ser realizados, programas de conscientização, guias e trabalho em conjunto.
   Principalmente quando tratamos de ERP para empresas do ramo da Construção Civil, já que são profissionais diversos que trabalham dentro de um mesmo sistema e precisam estar trabalhando de forma integrada, além da integração que o ERP oferece.

Quando não usar um software ERP?

Há alguns motivos para você atrasar o uso de um ERP, mas não há motivos realmente contrários a utilização de um sistema, tendo em mente as vantagens apresentadas acima. Alguns dos motivos para considerar não utilizar um ERP em um primeiro momento:

1. O Custo de Implementação: Quando se passa a utilizar um ERP, é importante sempre ter uma prospecção de quando o payback irá acontecer. A partir disso, você pode analisar, se o custo de implementação for maior que o retorno que você irá obter em um tempo do qual você não pode dispor no momento, você deve reconsiderar o uso do ERP.
2. Integração e fluidez das informações: Se na sua empresa, a utilização de planilhas ainda é predominante, mas elas são eficientes, economizam tempo e possibilitam uma comunicação bastante próxima e com informações atualizadas em tempo real, o ERP pode ser uma solução que irá substituir algo que já está funcionando. Para compreender por que você deve trocar planilhas por um ERP.
3. Agilidade, economia e tomada de decisão: Se os processos da sua empresa estão bem mapeados, os processos ágeis, recursos sendo utilizados da melhor forma possível, com análises consistentes para a tomada de decisão, em tempo real, visíveis por todos da empresa, de forma integrada e sem a utilização de um software específico para isso, você pode reconsiderar a implementação de um ERP.

Você já sabe que o tempo das planilhas se esgotou para o seu negócio. Viu que, apesar de eficientes, elas não são tão boas quanto o ERP (Enterprise Resource Planning) da Construção Civil na integração de sistemas e na redução de custos. Mas a pergunta que deve estar martelando a sua cabeça é: como implementar o melhor ERP na construtora sem causar problemas nos processos?

A resposta é mais simples e prazerosa do que copiar e colar dados em uma planilha. Mas, primeiramente, você precisa compreender que adotar um software desse porte significa um movimento disruptivo, mas que, com os devidos cuidados, será somente positivo para a construtora.

Casos como o da gigante em tecnologia HP, que enfrentou problemas na implantação de um ERP, segundo relato do portal Computer World, são exemplo de que essa mudança deve ser planejada com cuidado, do início ao fim. O artigo traz também a solução para esse entrave: conhecer o processo de ponta a ponta.

A necessidade de crescimento com redução de custos compensa possíveis riscos da transição entre planilhas e ERP. Afinal, o custo-benefício do investimento feito na adoção de um sistema de gestão especializado só é vantajoso, se a mudança for realizada com cuidado.

Para iniciar essa jornada com mais segurança e confiança na formação de equipe e na contratação de fornecedores, siga os nove passos para implantação do ERP da Construção Civil.

1° Testar a compatibilidade dos ERPs

Mesmo que a empresa fornecedora do ERP seja líder do mercado, não existe garantia de que é também a melhor opção para a sua construtora. Quem pode avaliar essa compatibilidade é você, desde que a futura parceira ofereça essa vantagem do teste da solução antes do fechamento do contrato.

Desconfie de fornecedores que não permitem testes ou não orientam com clareza sobre as potencialidades e deficiências do software. Fuja de ERPs que não estejam focados nos processos da Construção Civil. De nada adianta administrar bem o financeiro e esquecer que ele depende do canteiro de obras.

Opte por um software da Construção Civil familiarizado com os desafios e novos processos que surgem na área. Verifique se o sistema está aberto à tecnologia BIM (Building Information Modeling), que permite fazer projeções de investimentos extremamente próximas da realidade.

2° Validar se é o que sua construtora precisa

Alguns sintomas podem apontar para a necessidade de dar o próximo passo na gestão da construtora, adotando o ERP da Construção Civil. Observe no dia a dia se:

• Existe perda de dinheiro por desperdícios no canteiro de obras;
• A construtora cresce, gera lucros, está cada vez mais produtiva, mas poderia fazer tudo isso de forma mais acelerada;
• A redução de custos é um desafio;
• Não existe uma cultura de análise dados;
• A dificuldade de reunir informações sobre o desempenho da construtora é limitante;
• Você cansou de se perder entre planilhas e informações desencontradas, percebendo que precisa profissionalizar a gestão da construtora, para estar à altura dos clientes e do crescimento que projetado a médio e longo prazos;
• Ao solicitar determinadas informações, as pessoas costumam demorar muito tempo para entregar.

Esses são alguns indícios de que é chegada a hora de apostar em um ERP da Construção Civil. Isso porque, o software pode ajudar a resolver todas essas questões. Refletindo sobre essas necessidades é possível verificar se o ERP vai realmente ajudar nos processos internos e externos que envolvem a gestão da construtora.

3° Verificar a flexibilidade do ERP

Qual é a prioridade da sua construtora? O fornecedor do ERP precisa responder a essa pergunta sem dúvidas e hesitações. Faça esse teste e perceba que é somente com um mapeamento de processos detalhados que se torna possível chegar à personalização necessária para execução do software da Construção Civil.

Pode parecer básico, mas você precisa de filtros que estejam em conformidade com os tipos de projetos que toca. Se atende ao governo, além de agendar e estar atento à editais, precisa trabalhar com parâmetros para os gastos que, quando públicos, respeitam limites estabelecidos em legislação. Só isso já vai mudar toda a parametrização do módulo de orçamentos.

Mas cuidado com a customização em excesso! Ela pode complicar os processos de atualização do ERP no futuro.

4° Montar um cronograma de implementação

Parece simples, mas o cronograma de implementação tem que estar previsto no planejamento. Ele deve receber destaque em um dos nove principais passos da implementação do ERP. Porque é o respeito ao calendário que vai evitar prejuízos como os experimentados pela HP.

Se o ERP não estiver rodando até o início de uma grande obra, o resultado é prejuízo. O mesmo acontece se:

• O software falhar;
• A adaptação dos colaboradores à nova ferramenta não estiver prevista no planejamento;
• O fornecedor do ERP não oferecer também o apoio necessário ao planejamento de todos os passos.

5° Receber consultores especializados na implementação

Contratar um parceiro e confiar a gestão da construtora ao ERP fornecido por ela é um casamento! Por isso, prepare um espacinho no coração da sua empresa: você precisará receber por algum tempo os especialistas da fornecedora. Sem essa abertura, a parceria não se concretiza.

São necessárias baterias de testes do programa em situações hipotéticas até que aconteça, de fato, o go live, ou seja, o início do sistema rodando e disponível para os usuários. Esse cuidado também evita prejuízos desnecessários. Trocar figurinhas entre fornecedor e os especialistas em tecnologia e engenheiros da sua empresa também é fundamental. Estar próximo ajuda a solucionar problemas com rapidez.

6° Treinar os colaboradores

Um dos dez pontos citados pelo portal de tecnologia CIO quando o assunto é implantação do ERP, diz respeito, justamente, ao treinamento dos colaboradores. Mais até do que o novo software, eles são a chave da operação de toda a construtora.

A boa aceitação das novas práticas depende, absolutamente, do preparo e do gerenciamento das dúvidas — serão muitas até que o aprendizado esteja completo.

Quem vivia no mundo das planilhas sentirá o impacto e logo se acostumará com a tranquilidade e autonomia do ERP. Tudo que é novo gera um investimento de trabalho e tempo para que a curva de aprendizado se complete. Você precisa colocar esse processo de crescimento gradativo no seu planejamento.

Verifique se seu parceiro de ERP tem cursos presenciais, remotos e via vídeo aulas. Esse é com certeza um indício de maturidade e cuidado que o fornecedor pode ter em relação ao seu negócio.

7° Parametrizar o sistema

O casamento entre a construtora e a fornecedora do sistema de gestão está amadurecendo. Até parametrizar o sistema, os consultores da fornecedora de ERP ainda estarão dentro da sua construtora. Depois dessa fase, inicia o processo de amadurecimento e aprofundamento tão esperados. Aqui os riscos de erro diminuem e você pode desfrutar de novos parâmetros na construtora.

Perceba se a parceira do ERP da Construção Civil opera os ajustes do sistema para que seja encontrada a melhor forma de operação entre processo e sistema. Isso é fundamental e garante a satisfação e todo o processo.

8° Acompanhamento

O acompanhamento na implantação do ERP da Construção Civil é importante para a segurança dos dados e processos da construtora. Sem essa atenção especial, a transição entre planilhas e sistema pode se tornar arriscada.

Saber que o parceiro se importa com as necessidades e desafios da sua construtora é uma garantia de sucesso na implementação. Afinal, o casamento entre o software da Construção Civil e a sua construtora é de longo prazo.

9° Buscar suporte

Acionar o suporte sempre que necessário. Não importa que sejam para corrigir erros pequenos. Remediar só complicará o encontro de uma solução. O que poderia ser resolvido com uma ação simples acaba causando impactos negativos e imprevisíveis. Desse modo o sucesso da implantação do ERP acaba comprometido.

Como escolher o melhor ERP para sua Construtora

Que investir em um ERP (Enterprise Resource Planning) facilitará todos os processos da sua construtora, você já sabe. Agora falta entender qual, neste vasto mercado de tecnologia, é mais adequado para os negócios da Construção Civil. Se você sente que, diante de tantas opções, faltam subsídios para fazer a melhor escolha, continue a leitura.

Como escolher um ERP? Antes de chegar à resposta dessa pergunta é melhor reformulá-la: Como escolher um ERP para a Construção Civil? Fazer o questionamento certo pode levar a sua construtora ao melhor caminho para gestão de negócio e projetos.

Existem 11 características que são primordiais para o sistema de gestão que vão ajudar a sua construtora a reduzir custos e ser mais produtiva. Entenda como cada uma delas impacta o negócio da Construção Civil e saiba como escolher o ERP que melhor se adapta à sua construtora.

✓ 1 – Ser 100% mobile

Quantos projetos a sua construtora precisa gerenciar? Quantas visitas in loco faz durante uma semana? Se tudo flui bem, o que menos você olha é o computador. A gestão na Construção Civil exige movimento e estar sempre em contato com pessoas — sejam elas da equipe ou parceiros e clientes.

Sabia que aquela informação sobre faturamento que você precisa para ter argumento em uma reunião de negócios pode estar no seu bolso? Isso mesmo, hoje o smartphone que está sempre com você é uma ferramenta de trabalho. Por isso desconfie de sistemas que não são mobile, ou seja, feitos para dispositivos móveis.

Além disso, um ERP eficiente permite que os usuários autorizados realizem consultas e atualizações de qualquer local. Seja no canteiro de obras, seja na sede da empresa, as informações poderão ser compartilhadas em tempo real. Isso torna o fluxo de informações mais rápido, prático e seguro.

O ERP deve ser acessível de qualquer dispositivo, de qualquer lugar, de forma simples, fácil e rápida!

✓ 2 – Ser específico para Construção Civil

Digite ERP no Google. Provavelmente você já fez isso e caiu aqui. Mas antes de chegar ao lugar certo, passou por vários sites e alguns deles apontavam para gigantes do mercado, que são grandes justamente por oferecerem soluções genéricas.

Mas você deve procurar por algo específico, voltado para os problemas de uma construtora ou incorporadora, que demande menos adaptações para corresponder às suas atividades. Existem muitos ERPs, a maioria são genéricos, não pensados no ramo específico do negócio.

Um ERP para a Construção Civil oferece ferramentas confiáveis para fazer orçamentos, cronogramas, diário de obras, controlar custos e acompanhar a execução das obras. Também permite o gerenciamento dos fluxos de compras, estocagem, distribuição de materiais e contratação ou prestação de serviços. Essas e muitas outras funcionalidades permitem o controle dos processos de planejamento, execução, entrega e pós-entrega de uma obra.

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

» O que é ERP na Construção Civil

✓ 3 – Cruzar informações

Como qualquer outra empresa, uma construtora ou incorporadora deve ter uma gestão integrada. O setor de compras precisa estar em contato com o de contas a pagar e a receber, para, então, chegar a uma conclusão sobre o capital de giro. Mas não é somente essa a lógica de um negócio da Construção Civil.

Para trabalhar com uma construtora ou incorporadora, deve ser considerada a venda de imóveis, por exemplo. E esse é um processo bastante específico, assim como as parcerias com corretores e imobiliárias. O Creci (Conselho Regional dos Corretores de Imóveis) de cada estado estabelece o percentual das comissões de cada negócio,

Mas o que acontece se o seu sistema de gestão não estiver preparado para entender as comissões das imobiliárias e corretores? Você precisará customizar, o que acabará somando e pesando às outras modificações que realmente deixam o ERP com a cara do seu negócio. Com tantas mudanças no sistema, corre-se o risco de engessar a ferramenta e de ter complicações em atualizações futuras.

Por isso, os ERPs devem ser capazes de receber e fazer o cruzamento de informações de várias áreas diferentes da construtora.

✓ 4 – Reduzir custos

Nunca imaginou que os processos da sua construtora poderiam ficar mais baratos? Com uma visão detalhada do negócio você consegue ver onde está perdendo dinheiro e no que deve continuar investindo. Isso porque um sistema completo gera relatórios relacionados a todos os setores da construtora. É possível integrar as receitas referentes aos contratos, custos de obra e realizar a apuração da receita de acordo com o POC, possibilitando que a empresa emita relatórios para contabilidade societária e fiscal.

A compra dos materiais do mês implica em boas vendas a longo prazo, pois dela dependem os acabamentos que enchem os olhos do comprador e a própria qualidade da estrutura, fundamental para a reputação da construtora no mercado. Diante de tais desafios, você precisa de um ERP que reúna informações para mapear os melhores momentos para compra de suprimentos. O programa também precisa fornecer dados para combater o desvio de materiais e auxiliar o controle do estoque. Tudo isso ajuda sua empresa a reduzir custos.

✓5 – Integrar com o BIM

Toda a construção tem um ciclo de vida. Se bem feita, esse período é longo e demanda apenas manutenções preventivas e estéticas. Mas você precisa prever no projeto quando será necessário um reparo corretivo. Será que o ERP que você selecionou faz isso?

Para conseguir executar essa tarefa, o sistema de gestão deve estar integrado com o BIM (Building Information Modeling), que controla todas as etapas de construção de um projeto, fazendo o inventário e o histórico completo da obra, desde custos com material à mão de obra.

Para se manter competitiva, sua construtora vai precisar de um sistema de gestão que possibilite a integração com o BIM, ferramenta que tem se tornado cada vez mais essencial para a Construção Civil.

✓6 – Ser visualmente útil e agradável

Pode parecer pouco importante, mas passar o dia olhando para um sistema que é visualmente truncado dificulta o trabalho de todos os setores. Achar o telefone do fornecedor de pisos cerâmicos com rapidez na nota fiscal de compra é uma maravilha. Mas onde estava mesmo?

Evite se perder em designs pouco funcionais e saiba como escolher um ERP valorizando também o visual, que vai além da estética.

Na hora de escolher o melhor ERP, procure por aqueles com designs intuitivos e modernos!

✓7 – Oferecer suporte

Se o pneu do carro fura e você tem seguro, basta ligar. Não precisa nem sujar as mãos. A mesma lógica pode acontecer com o setor de TI (Tecnologia da Informação) da sua construtora — ainda mais se for pequeno ou terceirizado — na contratação do ERP. Ele não deve se preocupar com o sistema de gestão. Quem tem que dar assistência é o fornecedor.

Saiba como escolher o ERP certo considerando se o fornecedor atende às necessidades da sua empresa, pois deve oferecer um suporte personalizado para os clientes.

✓8 – Gerar relatórios úteis

Se você quer saber como andam as vendas de um determinado projeto, pede para os gestor um relatório. Mas esse processo de extrair as informações estratégicas pode ficar todo nas costas da gerência quando o ERP não é especializado para a Construção Civil.

Quando você pensou em como escolher um ERP, imaginou que ele poderia vir com um modelo de relatório de custo reprogramado? Essa facilidade ajuda a analisar os custos da obra até o momento da pesquisa de dados e projeta os gastos atuais, para saber com antecedência quanto a obra realmente gastará até o final, permitindo ajustes e maior controle no orçamento.

Um bom software também gera outros relatórios, em diversos formatos, que facilitam significativamente o controle da execução de uma obra. Entre eles, citamos:

• relatórios gerenciais;
• relatórios de orçamento;
• relatórios de cronogramas físico-financeiros;
• relatórios comparativos entre o planejado e o realizado;
• relatórios de previsão de receitas em cada obra;
• relatórios de movimentações bancárias.

Com o ERP certo, a sua construtora tem os dados estratégicos sempre à mão!

✓9 – Ter um módulo de compras

A gestão por módulos é o mínimo que você pode esperar quando se pergunta como escolher um ERP. Ele deve ser personalizado de acordo com as necessidades e o porte de sua empresa e contar com diferentes módulos que podem ser contratados individualmente.

Existem tarefas dentro de uma construtora que geram rotinas específicas e precisam ter seu próprio lugar no sistema. O módulo de compras, por exemplo, deve ser capaz de gerenciar fluxo de compras, fazer previsões financeiras, avaliar fornecedores e fornecer históricos de compras. O ideal é que seja integrado ao módulo Financeiro, confrontando sempre os valores e quantidades orçados.

✓10 – Ter um módulo de contratos

Outro módulo necessário é o de contratos. Muitos ficam sob os cuidados de escritórios de advocacia, por exemplo. Isso os deixa distantes da realidade da construtora. Por isso, o módulo de contratos e medições deve ser capaz de fazer a gestão com empreiteiros e terceiros, além de avaliar o trabalho de cada um, sendo uma ferramenta de controle dessas contratações.

✓11 – Estar na nuvem

A cloud computing tem tomado o mercado porque se tornou a melhor opção para permitir a escalabilidade, ou seja, o crescimento dos sistemas e aplicativos na medida da demanda e das necessidades das empresas. O que resulta em uma melhora de performance e na redução de custos.

Se você está pensando em como escolher o ERP, considere um fornecedor que ofereça uma opção SaaS (Software as a Service) para desonerar a TI da construtora. O resultado pode ser visto com a redução também das dores de cabeça, por serem os softwares em nuvem muito mais fáceis de implantar e de manter.

Além do formato SaaS, um sistema completo deve oferecer alternativas de hospedagem em Data Center. De qualquer forma, o que importa é desonerar a TI da construtora, garantindo uma aplicação escalável, disponível e segura.

Conclusão

São muitas as opções de ERP, para diferentes segmentos do mercado, para a Construção Civil, existem alguns players que já dominam o mercado. O próximo passo é decidir o tipo de ERP que atende a sua empresa, levando em consideração o tamanho e a quantidade de funcionários e processos.

Se a sua missão é escolher um sistema de gestão melhor ou investir pela primeira vez nesta tecnologia, avalie esses onze pontos dos quais a sua construtora não pode abrir mão.

Existe uma solução no mercado adequada às necessidades da Construção Civil. Já conhece o Sienge? Então, peça uma demonstração gratuita no formulário abaixo e experimente a mudança pela qual sua construtora tem esperado.

Para auxiliar nessa escolha, você pode baixar um E-book sobre como escolher o melhor ERP aqui.