Como você sabe, definir as receitas e prever todos os custos de uma construção é uma tarefa bastante complexa, que envolve muitas informações e muitas áreas da empresa.
Para facilitar esse trabalho, existe a tecnologia do software para orçamento de obras, que precisa ser bem escolhido, conforme o porte e as necessidades da organização.
Não pode haver descuido neste aspecto, pois disso depende a viabilidade de qualquer empreendimento, a partir do levantamento dos gastos necessários e dos recursos disponíveis.
Por isso, nesse post vamos te explicar o que você deve considerar na hora de escolher seu software de orçamento de obras para não errar e sabe conversar com seu fornecedor sobre o que é importante.
Facilidades dos softwares para orçamento de obras
Hoje, são grandes as facilidades que os softwares oferecem para uma tarefa tão complicada.
Eles são muito eficientes e capazes de trabalhar com um enorme volume de dados, acumulados ao longo de sucessivas obras e levantamentos da empresa.
Conseguem identificar falhas nas informações, apontar incongruências nas projeções dos gastos e prevenir possíveis problemas de execução orçamentária.
Além disso, eles proporcionam:
- Assertividade: elaborar um orçamento envolve muita matemática, e um software utilizado por milhares de usuários tende a estar com os cálculos sempre certos.
- Segurança: quando se utilizam planilhas eletrônicas para elaborar orçamentos os dados podem ser alterados por acidente, mas em um software você precisa realizar salvamentos, que ficam registrados e podem ser auditados.
- Agilidade: os softwares normalmente oferecem ferramentas para fazer tarefas em massa, por exemplo atualizar o preço de todos os insumos utilizados na obra. Estas ferramentas tornam a rotina do orçamentista muito mais fácil.
Integração com todas as áreas da empresa
O uso de um sistema de gestão orçamentário garante a integração de todas as áreas da empresa. Desta maneira, também facilita a troca de informações do canteiro de obras com o setor administrativo.
Um programa de orçamento de obras ainda traz benefícios como:
- Garantir produtividade no processo de orçamento de obras.
- Orçar de forma estimada e com composições.
- Permitir replanejamento e registro de cenários.
- Simular cenários para entendimento do melhor caminho.
- Apoiar o dimensionamento de equipamentos e mão de obra.
- Permitir maior controle das despesas e da rentabilidade da obra.
Orçamentista deve saber interpretar os dados
O orçamentista, por sua vez, deve dominar muito bem todos os itens de um orçamento e saber interpretar os resultados obtidos pelo software de orçamento de obras.
Sempre com o objetivo de alocar recursos financeiros e mão-de-obra com vistas a ganhar produtividade e reduzir as perdas no decorrer da construção.
Por isso, deve visitar o local da obra, até mais de uma vez, antes de suas conclusões. É a única maneira de conferir a geografia, a compatibilidade do projeto com o local e questões como a qualidade dos acessos, que podem impactar nas despesas.
Critérios para escolha de um software de orçamento de obras
Porém, com tanta oferta no mercado, como escolher corretamente o melhor software de orçamento de obras para a sua empresa?
O engenheiro Gustavo Martins, que trabalha há 15 anos com engenharia de custos e publica o blog Engenheiro de Custos, recomenda que, primeiro, a empresa deve identificar o que quer e o que precisa, exatamente.
Deve levar em consideração o seu porte e a estrutura que ela tem para implementar um software, principalmente se for um ERP.
“A empresa precisa ter uma estrutura mínima, estar num nível de maturidade que não cometa alguns erros de insumos, erros básicos, antes de ter um software mais avançado”, diz Martins.
Ele explica que se a empresa é pequena, precisa apenas de alguns relatórios, de algumas
curvas ABC, algo mais simples, não precisa de um software tão avançado.
Mas não recomenda o uso de planilhas para empresas que tem um nível de gestão um pouco mais avançado. “Fazer isso manualmente eu não recomendo”, afirma Martins, que também é professor na pós-graduação da Unigrad.
1) Treinamento para implementação
Caso se trate de uma empresa mais robusta, de médio ou grande porte, o software é importante, é uma ferramenta necessária para vários relatórios, acrescenta Martins.
Porém, o empresário precisa saber que sua implementação exige treinamento em todas as áreas, o que demanda um certo tempo. Isso é fundamental, reforça, para que não sejam cometidos erros básicos, que acabam gerando valores e algumas métricas que não têm a ver com a realidade.
Por isso, na hora de escolher um software de orçamento de obras é importante selecionar uma empresa que irá fornecer treinamento e consultoria no momento da implementação.
Ele alerta:
“Já vi pequenas e médias empresas tentando implementar isso por conta própria, depois acabam tendo muitos problemas e culpam o software, dizem que não funciona. O resultado da empresa tem que começar na maturidade dos coordenadores e diretores e passar isso para suas equipes.”
2) Características importantes
Algumas características são importantes e devem ser levadas em consideração na hora de você escolher um software de orçamento de obras para sua empresa.
- Fornecedor confiável: escolha o produto de uma empresa de reconhecida credibilidade no mercado, que seja capaz de comprovar a eficiência de sua tecnologia no trabalho de outras empresas que já recorreram a ela.
- Praticidade: um bom software, ainda que tenha uma tarefa complexa pela frente, como fazer um orçamento, deve ter na praticidade uma de suas características. Seu manuseio deve ser ágil, sem riscos de travamentos, gargalos, perdas de dados, que dificultem o andar dos procedimentos para a efetivação do orçamento.
- Garantia de treinamento e suporte: por mais prático que seja, todo software precisa de treinamento da equipe para ser posto a funcionar. Essa deve ser uma garantia do fornecedor, assim como o suporte em todas as etapas da implantação e o pós-venda, para solução de eventuais imprevistos.
- Tempo de implantação e treinamento: se tempo é dinheiro, então é preciso considerar também quantos dias, semanas ou meses serão necessários na implementação do programa, até ele começar a funcionar e produzir resultados.
- Acessibilidade dos dados: a tecnologia empregada precisa facilitar aos responsáveis pelo empreendimento o acesso a todos os dados, de todas as áreas envolvidas, de maneira que possam ser encontrados instantaneamente e sem complicações.
- Mobilidade: o acesso deve ser possível em qualquer lugar, em qualquer computador que tenha internet.
- Segurança dos dados: o sistema deve ser capaz de garantir a segurança dos dados, sua confiabilidade. E apontar inconsistências, sempre que houver alguma inconsistência nas projeções de custos.
- Integração dos setores: um programa eficiente deve facilitar a comunicação e integrar todos os setores do negócio, trabalhando de forma colaborativa. Com isso, eliminar controles paralelos, retrabalho e procedimentos conflitantes das várias áreas.
- Flexibilidade para simulações: precisa permitir a simulação de diversos cenários, assim o empreendedor tem as opções para concluir qual a mais adequada para a obra em questão.
3) Mercado de atuação do orçamentista
No caso do profissional orçamentista, ele precisa levar em conta o seu mercado de atuação. Se pretende trabalhar com licitações ou com obras de infraestrutura, o software escolhido deve ter características específicas para isso.
Se trabalha de forma independente, pode se preocupar apenas com o orçamento. Caso contrário, se atua numa empresa, é melhor pensar na adoção de um software para o negócio como um todo.
Também deve ponderar os serviços que vai oferecer. É bem comum os consultores fornecerem serviços de orçamento e planejamento e, nesse caso, um software apenas de orçamentação não será suficiente.
Agora, você precisa saber o que um ERP pode fazer por sua empresa neste sentido.
A escolha de um ERP
Um ERP (sistema de gestão integrado) desenvolvido para o setor da construção concentra, numa única solução tecnológica, todos esses e outros atributos que citamos antes. Isto é, produz a integração necessária para que haja sinergia no trabalho de todas as áreas da empresa.
Outra vantagem do ERP é a sua construção por módulos, que permite à organização a aquisição de uma solução customizada às suas necessidades mais prementes.
Para entender melhor, veja o caso do Sienge
Sua força está justamente na integração. Ele consegue conectar os processos de diferentes setores, conforme a realidade da grande maioria das construtoras e incorporadoras brasileiras.
Um dos seus módulos, por exemplo, possibilita à área de Engenharia desenvolver seu trabalho com total controle do orçamento, do planejamento e acompanhamento físico das obras.
Já o sistema de Custos Unitários vem com um banco de dados com milhares de insumos e composições cadastradas, permitindo adições, alterações e organização por tipo de obra.
Sistema de Orçamento de Obras
Com o módulo de Orçamento, é fácil elaborar a planilha de custos, sendo possível configurar composições, etapas e subetapas específicas para cada obra, orçando com maior ou menor detalhamento de níveis.
Possibilita ainda vincular todos os lançamentos financeiros a um item de orçamento. Desta forma é possível acompanhar os custos orçados com o que realmente está sendo gasto.
Além disso, pode-se separar o orçamento em unidades construtivas (bloco, fase, etc.) e emitir relatórios de orçamento em mais de 30 formatos.
Pode-se dizer que o Sienge é um sistema completo para esta área, com a vantagem da integração com os outros departamentos da empresa.
4) Otimizar custos e aumentar rentabilidade
Como bem sabemos, para ter competitividade diante da concorrência, as construtoras e incorporadoras precisam otimizar seus custos e aumentar sua rentabilidade.
Já vimos que isso passa, entre outras medidas, pela elaboração eficiente dos orçamentos. O que se torna mais fácil e rápido com o auxílio de um bom software.
Para fazer sua escolha, uma boa estratégia é selecionar os softwares que atendem os critérios que foram citados.
Depois, analisar o que cada uma das ferramentas oferece, o seu custo, e conversar com outros orçamentistas do mercado para colher impressões sobre o produto.
Espero ter dado a você todas as referências necessárias neste sentido, para que se sinta bem informado e seguro ao escolher o software de orçamento da sua empresa.
Quer deixar de se preocupar com a assertividade de seus orçamentos? Peça agora uma demonstração gratuita do Sienge, o maior Sistema de Gestão de Obras do Brasil! Ficaremos felizes em te ajudar.
