Você como um gestor na área da Construção Civil já deve ter sido indagado por seu superior sobre quantos clientes a empresa vai conseguir em um determinado período ou quantos projetos vão vender e quanta receita farão, não é mesmo?
E o que dizer, já que não pode deixar seu chefe sem uma resposta, e sabendo que esse número será lembrado?
Para isso é importante saber fazer um bom forecast de vendas para melhorar o planejamento da empresa. O planejamento de todo o fluxo de produção, como as compras, estoque, distribuição de pessoas, fluxo de caixa, projetos e mais várias outras áreas dependem da boa previsão de vendas.
O forecast é uma das ferramentas cruciais de indicativos do processo comercial, não podendo ser considerado como uma simples previsão ou palpite de vendedor. Então, se você quer saber mais sobre essa importante ferramenta e como usá-la, continue comigo nesta leitura.
O que é o Forecast de Vendas?
O que muitas pessoas erroneamente pensam ou até mesmo fazem é chutar um número e esperar para que ele esteja certo. Na verdade o forecast de vendas é estimar vendas futuras, quantos novos clientes você, como gestor, acredita que irá conseguir finalizar um negócio.
Para isso é preciso analisar fatores objetivos, exatamente para eliminar previsões infundadas.
Um eficiente forecast de vendas fornece informações essenciais para que sua empresa tome decisões e determinem estratégias de curto, médio e longo prazos. Mas em quais dados ele deve ser apoiado?
Ora, é mais fácil para empresas com mais tempo de funcionamento e firmadas no mercado preverem futuras vendas. Estas podem se embasar em informações de vendas concluídas ou não, tendências econômicas e comparação na indústria em geral.
Agora as companhias que foram recentemente fundadas não terão informações suficientes para fazer suas previsões. Para isso, é mais indicado se basear em pesquisas de mercado.
Por que usar o Forecast na Construção Civil?
É surpreendente como um forecast de vendas bem feito pode trazer a uma empresa da Construção Civil benefícios em sua administração. Ainda mais tendo em vista que nesta área a maioria dos valores para a produção e venda do produto são altos, então um bom planejamento é de extrema importância para gerir bem o dinheiro.
Com ele vem junto benefícios que irão ajudar a nortear o melhor caminho na hora da venda, da contratação de pessoal, de investimentos e prever melhores clientes. Decisões mal feitas podem acarretar em prejuízos.
Vou agora detalhar melhor essas vantagens:
Primeira vantagem – Previsão de receita
Quando o gestor tem uma boa estrutura do seu forecast de vendas, a primeira vantagem é a previsão de receitas.
Se, por exemplo, seu negócio está em um momento decisivo que diz respeito a investimentos, se será preciso ou não contratar mais mão-de-obra para uma etapa do empreendimento, se vai ser preciso cortar gastos ou se pode ampliar projetos.
Ter maior compreensão de quantos clientes farão entrada em determinado tempo, facilitará e muito na evolução da decisão de várias etapas e processos dentro da Construção Civil.
Segunda vantagem – Maior chance de vendas
Um vendedor ao abordar um cliente, é importante que o seu discurso esteja condizente com os objetivos da empresa. A solução apresentada deve ser o mais perto de se encaixar com a necessidade do mesmo.
Se o vendedor tiver essa sensibilidade, conseguirá prever melhor qual tipo de cliente tem mais chance de comprar da sua empresa.
Dessa forma, se a estrutura do processo do seu forecast de vendas for bem feita, seus vendedores saberão melhor onde devem empregar seus esforços.
Terceira vantagem – Perfil de compra
Você sabe qual o tipo de cliente sua empresa mais possui ou conseguiu recentemente? Provavelmente a resposta é sim. Então você já tem informação para avaliar o perfil do seu cliente, ou seja, saber qual o tipo de empresa mais compra seu produto.
É de extrema importância esses dados serem comparados com o fechamento do forecast de vendas, pois com isso você consegue concluir mais assertivamente se as expectativas dos vendedores estão em sintonia com esse perfil avaliado.
Com a leitura até aqui, você já deve ter percebido que o forecast de vendas atinge várias áreas dentro da empresa e como ele afeta diretamente o gestor. Vamos detalhar um pouco mais como isso ocorre:
O impacto do forecast de vendas no trabalho do gestor
O forecast de vendas permite a compreensão de vários pontos sobre o funcionamento do processo comercial da empresa em um todo. O gestor baseia-se na previsão de contas fechadas para tomar decisões, como por exemplo, decidir se contrata novos funcionários, redefine metas ou mesmo se inicia um projeto.
Ao comparar o forecast com o fechamento real, é possível para o gestor identificar erros no processo. Mas para isso, é preciso que haja um monitoramento etapa por etapa:
- A equipe, para bater a meta, precisa gerar quantos leads no início do funil?
- Quanto tempo a equipe gasta com cada etapa?
- Qual o impacto, nos resultados finais, será gerado ao aumentar ou diminuir o trabalho em uma etapa?
Essas informações podem ser adquiridas por dados históricos de conversões do seu processo de vendas. Porém, é importante não se apegar apenas a isso, ainda mais se sua empresa ainda não tem tempo suficiente para ter essa pesquisa. Além das tendências e do histórico, é indispensável observar o cenário atual do mercado.
Concluindo, entender como seus vendedores trabalham e seus resultados por etapa é o ponto principal para prever o êxito em frente às variações no processo.
Como fazer o Forecast de Vendas
Agora que você já entendeu como o forecast de vendas afeta o gerenciamento da empresa e várias etapas do processo, está na hora de aprofundarmos mais no assunto e entender como é feito o seu cálculo.
Primeiramente você precisa ter todos os dados de cada etapa do funil de vendas. Sugiro que inicie com os números referentes ao último mês, assim a estimativa feita valerá para o próximo.
Prospecto e clientes
Explore as oportunidades de negócios abertas: a quantidade de prospectos e clientes que sua equipe foi capaz de conseguir neste período.
O que você precisa saber:
- Foram feitos quantos contatos?
- Foram enviadas quantas propostas?
- Quantas pessoas foram verdadeiramente para a fase de negociação?
Taxa de conversão
Nesta fase você verifica em seu histórico qual a taxa de conversão da sua empresa, ou seja, a porcentagem de clientes que seguiram para a etapa subsequente do funil de vendas.
Saiba:
- Quantos destes contatos viraram propostas reais?
- Quantas propostas são transformadas em negociação?
- Quantas negociações são finalizadas com sucesso?
Analisar as conversões em cada fase permite incluir em suas estimativas não apenas os clientes que começarão uma relação com sua marca, porém aqueles também que já são mais próximos, se preparando para a compra.
Essa porcentagem de conversão será aplicada sobre o número de clientes e prospectos que você já analisou, sabendo assim, quem de verdade vai para a fase seguinte de vendas.
Receita
Se você tem um histórico de faturamento atualizado e organizado, esta é a parte mais simples.
Será usado aqui o valor do ticket médio, ou seja, a previsão do valor em média que seu cliente irá gastar.
Você pega este valor e multiplica pelos números encontrados em cada etapa do funil. Vou exemplificar para você entender melhor:
O cálculo
Vamos supor uma situação em que você analisa os dados do mês atual e vê que já possui:
- 50 novos contatos abertos
- 25 propostas enviadas
- 10 propostas em negociação
No seu histórico de conversão você viu que:
- 22% de contatos feitos convertem em envios de propostas;
- 35% das propostas passam para uma negociação;
- 50% das negociações transformam-se em vendas efetivas.
Para facilitar seu entendimento, fiz um esquema para você compreender melhor todo esse cálculo:
Aqui está sendo considerado que todos os possíveis clientes passaram por todas as etapas do funil até chegar ou não no momento da compra.
Veja que foi aplicado a porcentagem da taxa de conversão sobre os dados relativo ao mês atual. Assim, dos 50 contatos só 11 vão resultar em novas propostas.
Das 11 propostas, junto com as 25 que já havia (totalizando 36), serão convertidas em 12 novas negociações (foi arredondado, pois não existe 0,6 proposta convertida, além de facilitar o cálculo).
Dessas 12 negociações, somando-se com as atuais 10 (totalizando 22), converterão em 11 efetivas vendas.
A partir disso, você já consegue ter uma estimativa da média de vendas que você conseguirá realizar no mês seguinte.
Agora, quanto isso é em dinheiro? A maneira mais fácil para calcular é usando o ticket médio, já mencionado mais acima. Você o multiplica pela quantidade de vendas calculadas.
É importante lembrar que este cálculo pode mudar, caso você saiba com antecedência que um vendedor está finalizando um negócio de maior valor com algum cliente. Ou se algum produto recém lançado está com boa aceitação. Ou até mesmo se algum fator externo pode ajudar ou atrapalhar nestes cálculos.
Caberá a você aplicar a mesma fórmula, separando por segmento, produto ou serviço de preços variados e depois juntar os resultados de vendas e lucro de cada um no final.
Avaliar os novos leads
Você pode (e deve) analisar mais a fundo suas possibilidades de vendas, com os novos possíveis compradores, que enviam seu contato: os leads.
Quantos contatos, em média, você consegue em um mês com as técnicas de marketing usadas na sua empresa?
Suponhamos que a empresa consiga 60 novos leads. Você deve aplicar a mesma fórmula que usamos para clientes e prospects, com as mesmas porcentagens. Vou te mostrar:
Calculando o faturamento, temos:
Somando com o resultado anterior, a previsão de venda e faturamento vai ficar em torno de:
- Vendas: 11 + 2 = 13 vendas.
- Faturamento: R$110.000 + R$20.000 = R$130.000
Com base nestes cálculos, é interessante você registrar os resultados em uma planilha para observar a evolução do seu negócio.
Como não ficar só no palpite
Com todas as etapas que apresentei, você contará com uma previsão completa e precisa para iniciar um fluxo de trabalho com mais confiança. Mas de nada adianta, se os números apresentados por você e pelos seus vendedores não condizem com a realidade da empresa.
Agora, vou te apresentar algumas ótimas técnicas para criar uma previsão bem estruturada e gerar bons resultados:
Torne o seu Forecast de Vendas em um indicador
Para começar a pensar em criar ou melhorar seu forecast de vendas é importante você se fazer algumas perguntas:
Nos últimos meses, qual foi a porcentagem de acerto no forecast? Na minha equipe, quais são os profissionais que tem o melhor e pior nível de acerto? Quando a previsão é acertada ou errada, o que acontece?
A partir dessas resposta, você vai ter uma visão mais clara onde você deve melhorá-lo. O que também ajuda muito para ele ficar bem estruturado é o bom gerenciamento. E para isso ele deve ser medido. Para conseguir essa medida você precisará:
- Determinar uma rotina de forecast. Estipule o prazo que sua equipe terá para enviar as previsões de vendas e o prazo que você terá para analisar o percentual de acerto;
- Observar mensalmente o percentual de acerto. Caso o prazo esteja longo, tente diminuir o tempo das previsões para uma semana ou quinzenalmente, com o intuito de minimizar o erro;
- Saber quem em sua equipe menos acerta nas previsões, prejudicando o indicador.
Conheça os padrões
Agora com o forecast como indicador, você conseguirá criar um histórico de erros e acertos, lhe ajudando a perceber seu perfil e o da sua equipe.
Existem pessoas muito otimistas. Estas subestimam qualquer dificuldade e frequentemente enviam uma previsão que mais tarde não será realizada. Contudo, há também pessoas mais moderadas enviando números facilmente superados.
Quanto mais madura comercialmente for a equipe, menor será a diferença entre o previsto e o realizado. Então, resultados abaixo do previsto ou os que superam, devem ser analisados para melhorar a gestão de venda.
Você como gestor deve atentar-se a fatores que afetarão a capacidade de fazer boas previsões:
- Falta de know-how e/ou coragem para apresentar ao seu superior o que realmente acredita que sua equipe irá vender;
- Falta de acordo com sua equipe sobre chances de vendas que devem ser apresentadas no forecast;
- Falta de supervisão do gestor sobre as chances abertas da equipe;
- Falta de administração, acompanhamento e treinamento com a equipe de vendas baseando-se nas chances disponíveis no mercado.
Entenda o ciclo de compra do cliente
É de extrema importância você saber como o seu cliente compra, isso fará você conseguir fazer boas previsões.
Em um negócio existem etapas no processo de compras do cliente que muitas vezes são esquecidos pelos vendedores: um jurídico que vai estudar seu contrato; uma área de compras que demandará de outras propostas de concorrentes e maior tempo de negociação; os diretores ou sócios determinarem consenso sobre a contratação; entre outras etapas. Diante disso:
- Compreenda o ciclo de compra do seu cliente. Pergunte: como será tomada a decisão? Quantas pessoas envolvidas? Existe um prazo máximo de resposta para essas pessoas? Qual é? Como funciona?
- Certifique-se de envolver todas essas pessoas no processo de venda.
Além disso, é fundamental para a empresa realizar uma pesquisa de satisfação com os clientes, já que assim saberá se seu produto atendeu ao seu problema. Assim facilita e muito na hora de aperfeiçoar as técnicas e melhorar no discurso de vendas.
Estabeleça as classificações de status
Depois de entendido o ciclo de compra do cliente, estabeleça objetivamente quais negócios serão preciso considerar no seu forecast de vendas.
Deixe claro para sua equipe como definir a temperatura do negócio. Se ele está frio, quente ou morno, isso precisa ser um consenso. Para tanto:
- Assegure-se que a interpretação sobre o status do negócio é a mesma para todos e quais devem entrar no forecast;
- Baseando-se em negócios reais, faça várias perguntas a sua equipe, já que é indispensável que todos tenham o mesmo entendimento. Senão, o nível de acerto será muito prejudicado.
Faça reuniões produtivas
Reuniões para desenvolver a equipe e melhorar o forecast de vendas são imprescindíveis. Entender a dinâmica dos envolvidos para fazer uma reunião que não seja complicada de estar é importante. Avaliar a distância geográfica entre os membros, o tamanho da equipe, complexidade da venda e a rotina dos clientes é essencial.
Seguramente sua equipe sentirá se a reunião está sendo produtiva ou não. Perguntar se estão entendendo que o motivo disto é orientá-los para que alcancem melhores resultados.
Agora para te orientar, vão algumas dicas para melhorar suas reuniões:
- Estabeleça horários fixos de início e término da reunião. Mesmo não conseguindo terminar todos os assuntos, pense se pode otimizar o tempo ou se vai precisar realmente de mais para a próxima.
- Determine alguém para lhe auxiliar na gestão do tempo, dando a ela autoridade para interromper assuntos improdutivos. Alterne o responsável em cada reunião, para poder envolver a todos.
- Avalie as oportunidades que estão no último estágio do seu funil de vendas. Atente-se para alguns pontos para estruturar essa avaliação:
- Consegui ter acesso e incluí todos os principais influenciadores no processo de venda? Quem são e qual influência representam?
- Como funciona todo o processo de decisão dentro do cliente?
- Estabeleci objetivamente e alinhei com o cliente quais serão todos os passos seguintes até o encerramento da venda? Quais datas, ações e pessoas envolvidas?
Com essas dicas, será mais fácil reconhecer quais vendedores e quais oportunidades de vendas precisarão de um maior acompanhamento seu.
Conclusão
Com um forecast de vendas bem feito, sua empresa vai conseguir minimizar fatores que atrapalham na hora da venda do seu produto.
Com ele será possível, além de prever futura entrada de capital, planejar melhor as etapas de todo o processo do seu produto, algo tão significativo na Construção Civil.
Ao criar um método personalizado de vendas para sua empresa, seja ela grande, média ou pequena, com ou sem um histórico para se orientar, toda esta metodologia fará com que os ganhos da sua empresa aumente e se torne mais padronizada e profissional, atingindo um público mais exigente em qualidade.
Você faz o forecast de vendas na sua empresa? Gostou das nossas dicas ou tem alguma que não colocamos aqui? Deixe sua opinião nos comentários e curta.
