Toda empresa séria precisa de organização financeira. E em setores complexos, como a Construção Civil, isso é ainda mais importante.
Pense no seguinte:
A rotina de uma construtora ou incorporadora, principalmente se estiver em busca de expandir, envolve o pagamento de muita gente. Isso inclui fornecedores, funcionarios, profissionais terceirizados e até o governo.
A falta de um plano de pagamentos que funcione pode tirar a força do negócio e arruinar sua reputação no mercado. Felizmente, existe uma forma de evitar isso.
Neste artigo, vou te mostrar como criar um plano de pagamentos prático e eficaz, para fugir das armadilhas comuns que atrapalham seus resultados.
O fluxo de caixa é fundamental
Não existe plano de pagamentos que se sustente se o seu fluxo de caixa não for saudável. Simples assim.
Esse fluxo funciona da seguinte maneira:
Todo mês, entra uma quantidade de dinheiro no seu caixa, dos pagamentos que a sua empresa recebe por parte de clientes e parceiros comerciais. Ao mesmo tempo, sai uma quantia, que precisa ser repassada a fornecedores, funcionários e outros.
A boa gestão do fluxo de caixa nada mais é que acompanhar esse movimento para tomar ações que não comprometam a saúde financeira do negócio.
Por exemplo, se você tem R$100 mil em caixa, mas esse dinheiro precisará ser usado para pagamentos semana que vem, sabe que não pode usá-lo num investimento. Parece óbvio, mas muitas construtoras se envolvem em dívidas por falta desse acompanhamento básico.
Como criar um plano de pagamentos que funciona de verdade na construção civil
Se você tiver um fluxo de caixa saudável e bem equilibrado, já estará na metade do caminho para criar um plano de pagamentos eficaz.
E só para você saber:
É isso que faz a diferença entre uma empresa que fica estagnada e sempre enfrenta problemas de orçamento para uma que impulsiona o próprio crescimento.
Veja agora algumas dicas de ouro para te ajudar a criar esse plano de pagamentos sem demora:
Negocie diretamente com seus fornecedores
É bem provável que grande parte das suas saídas mensais sejam destinadas ao pagamento de fornecedores. Por isso, dedique tempo para negociar diretamente com eles ao elaborar seu plano de pagamentos.
Isso pode facilitar a sua vida em, no mínimo, 2 aspectos:
- Em alguns casos, a sua boa relação comercial pode garantir benefícios maiores daqui para frente, como descontos mais vantajosos.
- Assim fica mais fácil programar os pagamentos de cada fornecedor para os momentos do mês em que o seu caixa está mais cheio.
Considere a relação dos pagamentos com a contabilidade
Não dá para ignorar o fato de que a sua rotina de pagamentos também está diretamente ligada à contabilidade do negócio. Mas o que isso quer dizer, afinal?
A contabilidade é responsável por orientar todo o planejamento tributário, ou seja, fazer com que a sua relação com os órgãos do governo — como a Receita Federal — seja a melhor possível.
E como levar isso em consideração ajuda?
Em primeiro lugar, você terá atenção redobrada com os pagamentos, pois não vai querer problemas com o Fisco. Mas vai além disso: a dinâmica tributária, que é bem complicada no Brasil, deve afetar a sua forma de se organizar, lançar notas, gerar relatórios, etc.
Avalie com cautela todos os possíveis investimentos
Por último, é sempre bom se lembrar que um negócio precisa de inovação para crescer e conquistar resultados melhores. Mas a inovação não deve ser acompanhada de riscos tão altos que coloquem o patrimônio já criado em risco.
Em outras palavras, em vez de se animar demais com possibilidades de investimentos altamente lucrativos e “mergulhar de cabeça neles”, dê um passo atrás. Pesquise com cuidado cada detalhe do possível investimento antes de comprometer uma boa parcela do seu capital disponível.
Em alguns casos, pode ser que difícil deixar um investimento aparentemente bom passar. Mas a prioridade sempre deve ser de não comprometer os pagamentos de compromissos que a empresa já assumiu.
Como lidar com a insolvência
A insolvência, ou seja, a falta de capacidade para honrar os pagamentos, é um problema muito grave, que pode até levar à falência. E é preciso saber lidar com ela em duas situações:
- Se a sua construtora ou incorporadora já alcançou a insolvência.
- Se as suas receitas estão sendo comprometidas pela insolvência de um devedor.
No primeiro cenário, não existe saída fácil. Você vai precisar de ajuda profissional para arrumar a situação financeira. Em muitos casos, esse tipo de problema se resume a desperdício de recursos e processos internos que não funcionam. Só um profissional (ou equipe) especializado será capaz de ajudar.
Já no caso de ter clientes inadimplentes, saiba até onde pressionar. Em alguns casos, pode ser melhor renegociar a dívida, enquanto outros vão exigir ação judicial. Em qualquer opção, tenha profissionais e ferramentas que deem o apoio jurídico necessário.
Como organizar seu plano de pagamentos do jeito certo
Dá para ver que organizar um plano de pagamentos eficaz, que funciona de verdade, dá muito trabalho. Mas existem formas de automatizar boa parte das tarefas que vimos aqui.
A melhor delas é por fazer uso de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Esse tipo de sistema permite gerenciar todas as áreas da empresa. Isso inclui os setores financeiro, tributário e gerencial.
O ERP pode ajudar a sua empresa a lidar com vários desafios de contas a pagar. Alguns benefícios desse sistema para o seu plano de pagamentos são:
Informações atualizadas
Um bom plano de pagamentos depende de contar com as informações certas na hora certa. Afinal, qualquer novidade dentro do processo de trabalho pode alterar o fluxo de caixa.
Assim, um bom software ERP é de grande ajuda por contar sempre com as informações mais novas sobre compras e vendas, e sobre questões de orçamento.
Além de tornar a sua rotina de pagamentos mais fácil, contar com informações novas o tempo todo dá muito mais segurança a qualquer transação.
Relatórios práticos
Visualizar relatórios relevantes de forma prática e rápida ajuda muito em tarefas de destaque para o plano de pagamentos, como:
- Acompanhamento dos gastos de cada obra;
- Comparação entre previsões e resultados reais dos últimos meses;
- Engenharia de custos;
- Entre outras.
Visão 360° do negócio
O foco aqui é o plano de pagamento, mas seria errado dizer que o ERP se resume a isso. Podemos dizer que essa ferramenta oferece uma visão completa do negócio, e permite tomar decisões melhores em todas as áreas.
De certa forma, isso também impacta o plano de pagamentos. Afinal, com decisões melhores, a sua construtora terá:
- Processos internos mais eficazes;
- Maior lucro nos investimentos;
- Produtividade sustentável.
E tudo isso, em resumo significa apenas uma coisa:
Menos gastos e mais receitas.
Com uma capacidade financeira melhor, fica mais fácil seguir o plano estabelecido e manter todos os pagamentos sempre em dia, como deve ser.
Criar um plano de pagamentos que funcione é um grande desafio, ainda mais quando a cena econômica é instável. Mas com bom planejamento, ferramentas de qualidade e comprometimento financeiro, você pode lidar até com as situações mais difíceis para manter sua empresa saudável.
Mas você sabe que o plano de pagamento não é a única rotina financeira com a qual você deve ficar atento, não é? Confira 10 dessas rotinas e como realizar todas elas!
