O cronograma físico-financeiro de obra é uma ferramenta essencial para evitar que orçamento e prazos de obra saiam do controle. Ele é chamado dessa forma porque considera o planejamento dos custos de acordo com a etapa física (ou construída) da obra, verificando quanto dos recursos do orçamento foram usados em cada uma.
Esse tipo de controle ajuda diretamente na gestão de obra. Porque ajuda a verificar como está a realidade da execução em relação ao que foi planejado. E também permite ajustes nas equipes de obra e mais previsibilidade dos custos.
O cronograma físico-financeiro está previsto nas normas da ABNT para controle das atividades executivas de uma obra, essencialmente na Norma 13531 da ABNT, no seguinte parágrafo:
“3.3.6 – As atividade técnicas de projeto devem ser apresentadas em cronograma físico-financeiro que informe os prazos necessários, as datas dos eventos e os seus custos.”
Como funciona na prática
Os requisitos básicos de um cronograma físico-financeiro são: mostrar o progresso da obra (em porcentagem), os gastos com a obra (R$) e o detalhamento por períodos.
Portanto, em resumo, os passos para começar um modelo de cronograma físico-financeiro são:
- Definir as etapas da obra. Por exemplo: compra do terreno, assinatura do contrato, terraplanagem, fundação etc.
- Definir prazos para o cumprimento das etapas. Podem ser semanas, meses, dias.
- Distribuir os custos por cada etapa e prazo.
É importante ressaltar que é possível aplicar o cronograma físico-financeiro em vários tipos de obra e de diferentes naturezas: podem ser prédios, casas, indústrias, estradas, empreendimentos novos, reformas, instalações, recuperações etc. Basta adaptar a ferramenta à realidade da sua obra.
Benefícios ao utilizar um cronograma físico-financeiro
Contar com um bom cronograma físico-finaceiro, sempre bem atualizado, pode trazer vários benefícios para a sua construtora. Confira quatro vantagens ao usar o cronograma físico-finaceiro:
1. Facilidade para conseguir financiamento
A Caixa Econômica Federal, o Banco do Brasil e outras instituições geralmente trabalham com o cronograma físico-financeiro como ferramenta de controle. Assim, esse documento é, muitas vezes, pré-requisito para liberação de recursos, e deve ser atualizado ou desenvolvido por orçamentistas qualificados.
2. Controle do fluxo de caixa
Controlar o dinheiro que entra e sai da sua empresa é essencial para a saúde financeira do negócio, e não seria diferente com cada obra em particular. O orçamento e o prazo definidos para cada empreendimento, se estourados, trazem custos extras e incômodos a serem resolvidos por todos na empresa: desde o canteiro de obra até a diretoria.
O cronograma físico-financeiro permite ver onde estão os desembolsos de acordo com a etapa da obra e o período. Dessa forma é possível agir rapidamente caso algo desvie muito do planejado, comunicar os responsáveis, ajustar outras etapas e várias outras medidas de correção.
3. Equipes mais eficientes e melhor gerenciadas
A partir do controle do que foi realizado em quanto tempo e a que custo financeiro, é possível fazer uma análise rápida que permite ter ideia de onde estão as lacunas de produtividade.
Por exemplo: se o prazo inicial planejado para a etapa de acabamento era de 10 meses e o período de execução foi de 20 meses, vale a pena atentar para quais fatores influenciaram nesse atraso.
Pode ser que tenha havido falta de material, que a equipe tenha sofrido com falta de pessoal ou qualquer outro problema que poderia ter sido evitado. Um acompanhamento executivo da obra permite esses insights que podem melhorar muito a gestão de obra.
4. Planejamento cada vez mais realista
O objetivo principal de determinar prazos e metas financeiras é para que eles sejam cumpridos. Portanto, de nada adianta colocar objetivos irreais para as equipes de obra e financeira. Quanto mais se planeja, mais fácil fica de prever cenários e encontrar padrões.
Por exemplo: após executar três obras do mesmo porte com a mesma equipe, é possível ter uma média do tempo e do custo de cada etapa. Verificando se os prazos e metas foram estourados ou não, tem-se uma medida do quanto o planejamento condiz com a execução.
Dessa forma, o cronograma fica cada vez mais inteligente e adaptado à realidade da empresa. Se for o caso de precisar modificar algum desses itens, é fácil analisar e verificar onde são necessárias mudanças.
Por que fazer um cronograma financeiro de obra?
Ronaldo Machado Júnior, consultor de Produto da Softplan, explica o seguinte:
“Um cronograma físico-financeiro é a distribuição na linha do tempo do avanço físico de uma obra e a estimativa do quanto será gasto na realização de cada etapa, para saber o quanto ainda precisará ser desembolsado para finalizar o que está programado.”
Ou seja, esse material é elaborado a partir de uma integração de informações principalmente de orçamento e planejamento, tarefa que uma solução tecnológica especializada no segmento de construção civil pode fazer por você!
Isso ajuda a construtora a planejar os custos do empreendimento e realizar melhores negociações financeiras, além de permitir acompanhar se a evolução da construção e os gastos estimados estão andando juntos, conforme o planejado.
Por exemplo, sabendo que será necessário desembolsar mais de R$ 300 mil em um determinado mês apenas com as despesas iniciais, a empresa precisa ter esse valor preparado no caixa. Se não tiver, deve se planejar para buscar esses recursos – pode ser por meio de vendas das unidades, recursos de outras obras, investidores e até mesmo empréstimos bancários.
O volume de atividades e o percentual de conclusão previstos para um determinado período também ajudam a construtora a gerar histogramas de mão de obra, que medem quantos e quais profissionais serão necessários para o cumprimento das etapas e permitem estimar qual será o valor de folha de pagamento a ser gasto em determinado período.
A importância do cronograma físico-financeiro para a viabilidade econômica
O consultor de produto da Softplan destaca, inclusive, que o cronograma financeiro de obra ajuda a visualizar a viabilidade econômica do projeto, bem como a força de venda que a construtora terá que mover para arcar com essas despesas, no caso de optar por casar vendas e custos como uma estratégia da gestão de obra.
Quando se consegue visualizar os custos por atividade antes de a obra começar, também é possível negociar com os fornecedores antecipadamente para procurar dividir melhor os custos mensais e garantir o equilíbrio financeiro da construtora e do projeto.
Isso ajuda a evitar a redução no ritmo da construção e até parar o trabalho por motivos de falta de dinheiro, por exemplo. Afinal, fica muito mais leve distribuir o pagamento de R$ 300 mil em cinco meses, tornando mais viável captar recursos para quitar valores menores a cada mês, não acha?
Sem contar que esse acordo com os fornecedores ajuda a construtora a se planejar melhor em relação a custos e tornar seu cronograma de desembolso mais assertivo – que, como o próprio nome diz, informa quais são os valores que a empresa terá que investir e quando.
Invista em um cronograma da obra
Não é novidade para nenhum profissional da construção civil que o planejamento de uma obra passa por mudanças quase que diariamente. E isso é bastante normal tendo em vista que o projeto depende de muitas variáveis, como condições climáticas e produtividade dos trabalhadores.
“Não basta só incluir as informações, é preciso fazer isso com estratégia, considerando fatores da região que podem impactar diretamente no cronograma, como clima, produtividade da equipe e preços de materiais”, explica Ronaldo Machado Júnior, consultor de Produto da Softplan.
Por isso, é extremamente importante procurar construir um cronograma físico-financeiro o mais assertivo possível desde o começo para que esses ajustes sejam os menores possíveis. Mas como fazer isso? Contando com a experiência em gestão de obra de equipes de todas as áreas da construtora e conhecendo bastante sobre os empreendimentos, mercado e a região onde se pretende atuar.
Ao ser identificada uma necessidade de mudança de planos no dia a dia da obra, o cronograma físico-financeiro deve ser adaptado o quanto antes para recalcular prazos e preços e providências a serem tomadas o mais rápido possível. Pois quanto maior a antecedência, menores os custos.
Conheça abaixo a estrutura de um cronograma financeiro de obra:
Você pode perceber que a distribuição das atividades é praticamente igual ao dos cronogramas tradicionais.
A maior parte dos cronogramas físico-financeiros é composta por:
- uma coluna com as atividades listadas por ordem lógica de execução, seguida pela duração de cada uma delas (neste caso, em dias);
- a previsão de início e término;
- o valor total estimado a ser gasto;
- e a porcentagem que representa do valor total da obra.
Em seguida, é indicado o quanto daquela atividade será realizada por mês e o valor correspondente a ser desembolsado para que isso possa acontecer.
Os números de um cronograma de obra se tornam mais assertivos a partir do momento em que são integrados com as informações do orçamento, no qual todos os insumos e serviços já foram orçados nas quantidades corretas.
Dessa forma, partindo de dados confiáveis como esses, os prazos para execução de cada tarefa podem ser estipulados com mais precisão, além de agregarem outra informação essencial para o monitoramento e planejamento da construtora, que são os custos mensais totais.
Como o Sienge pode ajudar na elaboração de um cronograma físico-financeiro
O Sienge é uma plataforma ERP que contribui para a gestão completa de obras, ajudando a programar materiais, prazo e pessoal. Confira 7 vantagens que você pode ter ao usar essa plataforma:
- O sistema Planejamento do Sienge garante eficiência e dinâmica na gestão da obra porque possui na sua arquitetura os relatórios de cronogramas físicos e financeiros. Mas não só isso, o software mostra também as necessidades de compras e dimensionamento de equipes;
- Além disso, é possível configurar a forma de pagamento dos insumos representativos dos custos da obra e gerar um cronograma de desembolso tal e qual a realidade das obras;
- Possibilita ainda a montagem da lista de tarefas conforme a execução, independente da estrutura do orçamento, mas mantendo a vinculação de custos com os itens de orçamento através de percentuais;
- É possível também integrar o Sienge ao MS Project, se for necessário, aumentando ainda mais sua produtividade, o detalhamento e a consistência das datas previstas de execução;
- Ele permite montar Calendários de Obras personalizados, de forma que se possa estabelecer os dias de trabalho e feriado/folga dentro de cada obra;
- O sistema de Acompanhamento facilita o controle da execução da obra através de registros de medições físicas e relatórios comparativos entre o planejado e o realizado. Isso permite uma resposta pronta e ágil, caso haja atrasos ou imprevistos nas obras;
- Também neste caso, é possível importar percentuais executados a partir de arquivos do MS-Project, se necessário;
- As medições podem ser registradas no sistema a partir de tabletes, smartphones, ou mesmo através de planilhas impressas com layout que facilita o registro, conferência e autorização manual.
Cronograma Físico-Financeiro: um diferencial de mercado
Como você pode ver, o cronograma é uma peça-chave para os empreendimentos, pois ele apresenta as tarefas e os recursos necessários, numa linha do tempo, para sua execução.
A partir dele, são organizadas todas as atividades, dentro de prazos e custos realistas, de maneira que a empresa consiga cumprir seus compromissos e satisfazer a clientela. Realizar as obras conforme o previsto é um grande diferencial de mercado, não tenha dúvida disso.
Assim, não vacile em dar toda a atenção para isso e de usar a tecnologia que possa lhe garantir previsões de atividades, tempo e despesas com o máximo de precisão. Pense seriamente na possibilidade de usar um ERP como o Sienge, quem já usa aprova.
Evite planilhas e mais planilhas, conheça o Sienge Plataforma
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