Apesar dos avanços tecnológicos e das novidades que surgem diariamente, o mercado imobiliário ainda não consegue se afastar completamente de alguns processos burocráticos característicos dele. Por mais que tentem, muitas empresas ainda se veem reféns de um sistema tradicional e custoso, com excesso de micro processos e muita, mas muita dor de cabeça.
Por ser um setor estabelecido há tanto tempo, que trabalha com altos investimentos e cuja estabilidade é notável, pode parecer quase impossível se desvencilhar das armadilhas e da morosidade de atividades do mercado. A burocracia se mostra como uma teia de aranha, da qual não se pode escapar. Sendo assim, o jeito é aceitá-la, não é mesmo?
Bem, é aí que você se engana. Embora não possamos mudar o mundo inteiro de uma só vez, o que não falta é jeito de bater de frente com a burocracia e acelerar os processos da sua incorporadora. Dessa forma, otimizando atividades e setores internos, você garante uma agilidade muito maior no fechamento das vendas na empresa.
Hoje, vamos te ensinar a eliminar a burocracia do seu processo de venda de imóveis em 6 passos! Veja a seguir quais são.
1. Capacite seus times
Time capacitado é garantia de venda certa!
A realidade é que uma empresa é o reflexo da capacidade dos times nela envolvidos. Por isso, qualificar seus funcionários faz toda a diferença na hora de lidar com burocracias e aprimorar o processo de vendas da incorporadora.
Para capacitar seus times, promova exercícios de qualificação e integração que os incentive a trabalhar em conjunto. Entender o funcionamento do organismo empresarial é primordial para que cada equipe compreenda melhor seu papel e seja mais proativo dentro de seu time. Por isso, cursos de capacitação são um investimento que produz muito retorno.
Para capacitar suas equipes…
- Aposte em cursos qualificatórios para cada setor
- Crie webinars internos frequentes, respondendo dúvidas e ensinando mais sobre o funcionamento da empresa
- Designe gestores para cada time, pessoas a quem a equipe possa responder, e que serão responsáveis pela integração da comunicação entre times
- Utilize plataformas de engajamento profissional
2. Crie um cronograma de atividades
Cada equipe da sua empresa deve saber quando e como executar cada atividade.
Um bom cronograma antevê processos demorados, podendo antecipar seu andamento e evitar que ele se estenda por mais tempo que o necessário. Além disso, é um norteador de equipes e permite que o gestor saiba exatamente em quais tarefas está sendo gasto o tempo do time.
Com ele, sua empresa possui mais organização e dinamismo. Seu corpo de corretores pode, por exemplo, saber o momento mais adequado de enviar documentos para assinatura antecipadamente, para que eles estejam preenchidos no tempo certo. Isso evita atrasos posteriores, em cadeia, os maiores vilões quando falamos em burocracia.
3. Delimite prazos realistas
Da prospecção de clientes até o relacionamento de pós-venda, todos os esforços da sua incorporadora devem ser colocados em prazos realistas e praticáveis.
A delimitação de prazos estimula a produtividade e evita, também, atrasos de entrega. Com datas bem definidas, sua equipe consegue entregar cada atividade no tempo adequado, sem maiores problemas.
É importante que cada uma das atividades seja provida de um prazo. Desde a criação de um documento, perpassando por sua assinatura, aprovação e entrega, todos os momentos de uma tarefa precisam ser encaixados em blocos de tempo funcionais. Isso evita futuros problemas de entrega, retrabalho e outros impasses que burocratizam o processo de vendas.
Para otimizar seus prazos de entrega, você pode…
- Segmentar suas atividades de acordo com a entrega de cada uma, de forma que cada passo deve ter um horário para entrega
- Notificar seus funcionários em caso de extrapolação de prazos sempre que possível
4. Organize os documentos da empresa
Uma coisa que pode prejudicar bastante sua incorporadora é a desorganização de documentos. Sem um bom modelo de armazenamento, seus funcionários têm mais chances de praticar o retrabalho, extraviar documentos e perder arquivos importantes entre uma e outra tarefa. Por isso, é essencial manter seus documentos internos organizados e bem armazenados.
Existem formas simples de organizar documentos dentro de uma empresa, mas o que você deve levar em consideração é, sobretudo, o tipo de necessidade que sua incorporadora possui. Alguns modelos de organização podem funcionar para uns e não funcionar para outros, e isso é completamente normal.
O que importa de verdade é escolher uma estrutura que permita o aceleramento de processos dentro da organização, seja ela qual for.
Para organizar sua empresa, você pode…
- Fazer armazenamento virtual de todos os documentos
- Segmentar seus documentos em pastas e blocos distintos
- Criar um cabeçalho unificado para todos os documentos existentes
Você também pode aprender muito mais sobre a organização de documentos de uma incorporadora aqui.
5. Utilize a assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um dos mais eficientes frutos da digitalização de processos.
O mecanismo eletrônico substitui completamente o processo de assinatura manual. Através dela, você ou seu cliente podem cadastrar assinatura e rubrica e validar os mais diversos documentos. O método utilizado na assinatura digital é a criptografia; ou seja, isso significa que cada assinatura é única, intransferível e não pode ser falsificada.
Hoje, a assinatura eletrônica possui validação jurídica, então pode ser considerado um substituto completo e eficiente da assinatura manuscrita. Existem, atualmente, plataformas como a DocuSign, que dispõe do serviço de assinatura eletrônica por meio da digitalização da imagem e viabilização para uso em documentos digitais.
Com a assinatura eletrônica, você pode assinar documentos tais como…
- Propostas de produto e serviço;
- Contratos de serviços;
- Contrato de compra, venda e aluguel de empreendimentos;
- Termos de responsabilidade;
- Documentos financeiros;
- Documento de compra e venda com fornecedores e terceiros.
Dentre os muitos benefícios da assinatura eletrônica, o principal deles é a possibilidade de manter as transações em ambiente digital, evitando grandes deslocamentos e outras dificuldades que circundam a assinatura manual. Com ela, você e seu cliente podem assinar documentos a qualquer momento, em qualquer local.
6. Não abra mão das ferramentas de gestão no seu processo de venda de imóveis
Por último, não poderíamos deixar de falar das queridinhas do mercado imobiliário: as ferramentas de gestão. São elas, afinal, que possuem o poder de gerenciar todo o fluxograma da empresa.
Softwares de gestão como o CRM possuem uma gestão completa, também conhecida como gestão 360, e atua diretamente sobre as equipes de Marketing, Atendimento e Vendas. Através dele, sua empresa consegue manter e organizar todos os contatos entre empresa e cliente, armazenando dados e informações relevantes e indicando os melhores momentos para atuação de cada equipe.
Dessa forma, você pode perceber as principais oportunidades de prospecção, nutrição e conversão de leads numa única plataforma, acelerando sobremaneira a comunicação com o potencial cliente.
Além disso, o CRM também permite uma melhor e mais integrada comunicação interna, eliminando potenciais demoras e burocracias do processo.
Viu como é fácil melhorar seu processo de vendas?
Desburocratizar o processo de venda de imóveis não é difícil quando você usa as ferramentas certas. Com elas, você consegue viabilizar processos e otimizar as atividades dentro e fora da incorporadora. Isso representa um ganho não apenas para você, como para sua equipe de funcionários e sua agenda de clientes.
E então, está esperando o que para colocar essas dicas em prática?
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