O fluxograma do processo de compras é um recurso adotado por construtoras para organizar e disciplinar a aquisição de materiais e serviços. Ao definir as etapas e responsabilidades, o fluxograma ajuda a evitar desperdícios, atrasos e garante que o processo seja conduzido de forma clara e eficiente. Neste artigo, detalhamos como criar um fluxograma do processo de compras de uma empresa de construção, explorando cada fase e destacando as melhores práticas.
O que é um fluxograma do processo de compras?
Um fluxograma do processo de compras representa visualmente as etapas envolvidas na aquisição de materiais e serviços. Ele mapeia desde a identificação da necessidade até a entrega e pagamento, proporcionando uma visão clara das responsabilidades e interações entre as diferentes partes envolvidas.
Passo a passo do processo de compras
- Identificação da necessidade
O primeiro passo no fluxograma do processo de compras de uma empresa é a identificação da necessidade. Essa etapa envolve definir precisamente o que precisa ser comprado, como concreto, revestimentos cerâmicos e forros de PVC. Definir especificações técnicas precisas assegura que os materiais comprados atendam às normas e exigências específicas da obra.
Análise de especificações
Nesta fase, engenheiros e arquitetos devem trabalhar em conjunto para determinar as especificações exatas dos materiais. Por exemplo, ao adquirir concreto, uma série de normas técnicas específicas precisam ser seguidas para assegurar a segurança e a qualidade da construção.
As normas técnicas, como a ABNT NBR 12655, definem condições para o preparo, controle e recebimento do concreto endurecido, garantindo que ele tenha a resistência e durabilidade adequadas para suportar as cargas previstas no projeto estrutural. Além disso, normas como a ABNT NBR 6118, que trata do projeto de estruturas de concreto, são fundamentais para orientar a execução das obras de acordo com padrões que protejam tanto a integridade da edificação quanto a segurança dos trabalhadores e futuros usuários.
- Solicitação e aprovação do pedido
Após a identificação da necessidade, a próxima etapa no fluxograma é a solicitação do pedido. Isso geralmente envolve a criação de uma requisição interna, que deve ser revisada e aprovada pelos gestores antes de seguir para o departamento de compras.
Avaliação de orçamentos
Antes de finalizar a solicitação, compare orçamentos de diferentes fornecedores. Isso assegura que a construtora obtenha o melhor valor para cada compra, considerando custo, qualidade e prazos de entrega. Em uma obra, a logística de entrega é um fator crítico.
- Seleção de fornecedores
Com a solicitação aprovada, o próximo passo é escolher os fornecedores. Nesse momento, é importante verificar a capacidade de produção, a confiabilidade e o histórico de entregas de cada fornecedor. A avaliação deve seguir critérios bem definidos para minimizar o risco de atrasos e garantir a qualidade dos materiais adquiridos.
Negociação e fechamento
Após a escolha do fornecedor, inicia-se a fase de negociação. Nesta etapa do fluxograma, é necessário garantir que todos os termos—como preço, prazos e condições de pagamento—sejam discutidos e acordados com clareza. Manter uma comunicação precisa e aberta com o fornecedor ajuda a evitar mal-entendidos que possam afetar o andamento da obra.
- Recebimento e Inspeção
Após a conclusão da compra, o próximo passo no fluxograma do processo de compras de uma empresa é o recebimento dos materiais. Nesta etapa, uma inspeção detalhada garante que os materiais entregues estejam conforme as especificações acordadas.
Registro de conformidade
Se o material entregue não estiver conforme o esperado, é preciso realizar devoluções ou negociar ajustes. Registrar detalhadamente qualquer não conformidade garante que materiais inadequados não sejam utilizados na obra.
- Pagamento e avaliação de desempenho
O processo de compras só se encerra após o pagamento ao fornecedor e a avaliação de desempenho. Essa última etapa desempenha um papel importante na melhoria contínua do processo de compras. Uma avaliação cuidadosa pode identificar áreas que precisam de ajustes e ajudar a evitar problemas em futuras aquisições.
Feedback e ajustes no fluxograma
A análise pós-compra deve incluir feedback sobre o desempenho do fornecedor e a eficácia do próprio fluxograma. Ajustes podem ser necessários para otimizar etapas, reduzir custos ou melhorar a qualidade dos materiais adquiridos.
Benefícios de um fluxograma bem estruturado
A criação de um fluxograma do processo de compras não se resume a uma formalidade. Ele traz clareza aos processos, facilita a identificação de ineficiências e padroniza as etapas de trabalho, contribuindo para o controle de custos e a seleção criteriosa de fornecedores e materiais, garantindo assim a qualidade da construção.
Para quem busca melhorar o fluxo de compras, existem diversas ferramentas que podem ser úteis, proporcionando acesso a uma ampla rede de fornecedores e facilitando a gestão do processo de aquisição.
Conclusão
O fluxograma do processo de compras é uma estratégia adotada por construtoras que buscam otimizar seus processos, controlar custos e garantir a qualidade dos materiais utilizados nas obras. Seguir um processo de compras passo a passo estruturado permite que as construtoras minimizem riscos e obtenham o máximo valor em suas aquisições.
Ao implementar as etapas descritas e utilizar recursos adequados, como plataformas de gestão de compras , as construtoras podem alcançar um nível mais elevado de eficiência em suas operações.
