Como fazer o controle de contas a pagar e receber de sua Construtora

O controle de contas a pagar e a receber na Construção Civil é uma tarefa muito importante, por isso descubra como fazer para evitar erros.

Muito provavelmente você já teve dificuldade com o seu controle de contas a pagar e receber, certo? A quantidade de fornecedores e clientes é muito grande e manter o os registros e pagamentos em dia pode ser um desafio.

Mas está tudo bem.

Existem no mercado inúmeras ferramentas e métodos que podem ajudar você a manter tudo isso organizado e sob controle. Com isso, os desperdícios e prejuízos diminuem e tudo ocorre de maneira mais clara e assertiva.

Mas talvez você esteja se perguntando: como isso é possível?

Foi pensando nessa pergunta e em suas necessidades que decidimos escrever este post. Vamos mostrar algumas formas de controlar suas contas a pagar e receber e os benefícios que isso pode garantir a sua construtora.

Vamos começar relembrando…

O que é o controle de contas a pagar e receber

Trata-se de uma ferramenta empresarial que auxilia no controle de entrada e saída de dinheiro da sua empresa. É nele que devem constar todas as movimentações de fluxo de caixa, tais como: empréstimos, contas a pagar, contas a receber, rendimentos, entre outros.

Com o controle de contas a pagar e receber é possível organizar melhor os custos e lucros da sua construtora. Desta forma, problemas como falta de dinheiro no caixa ou contas em atrasos, serão situações quase que inexistentes para você.

Através das contas a receber será possível arrecadar valores que sua empresa tem direito, como parcelas de vendas com clientes. Já com as contas a pagar, você efetua o pagamento das despesas da sua construtora ou do seu projeto, como o salário dos colaboradores.

Porém, é importante que você não confunda:

Por mais que possa parecer a mesma atividade, o planejamento financeiro não é igual ao controle de contas a pagar e receber. O primeiro refere-se às metas e objetivos do seu empreendimento. Como por exemplo, determinar a quantidade de apartamentos que o seu projeto irá vender.

Ok, agora que relembramos o que é esta atividade, vamos falar sobre as formas como ela pode ser feita:

Manualmente

Sim, é possível fazer este controle de forma manual, porém é preciso ser ainda mais organizado e comprometido a anotar todas as informações necessárias.

Você pode criar um arquivo e contar com o auxílio de pastas com divisórias para separar todas as informações de maneira mais eficiente. Também pode dividi-las de acordo com o projeto e o mês.

Para que o controle seja eficiente, é preciso constar algumas informações básicas:

• Nome do cliente/fornecedor;
• CNPJ do cliente/fornecedor;
• Dados bancários;
• Contato;
• Datas de pagamento e vencimento;
• Descrição do que está sendo pago ou recebido.

Desta maneira ficará mais fácil analisar e compilar os resultados de cada mês, além de acompanhar o que está em atraso para eventuais cobranças ou negociações.

E não se esqueça!

Anexe, junto a este controle, mês a mês, os comprovantes de pagamentos e recebimentos!

Em um primeiro momento, esse método pode ajudá-lo a começar a implementar e organizar a saúde financeira da sua empresa. Mas ele irá demandar muito tempo, dedicação e organização. Além disso, não é uma prática sustentável, já que você precisará de muito papel para isso.

Outro ponto que vale a pena destacarmos é o fato de que as chances de esquecimentos, informações incorretas ou perda de documentos, pode se tornar um problema. Essa forma de controle de contas a pagar e receber também exige um espaço físico maior para armazenar toda a documentação.

Planilhas

Sim, as famosas planilhas podem ajudar você a ter o controle de contas a pagar e receber mais eficiente. Através do computador, é possível criar arquivos, separados por projetos e/ ou clientes e dividir tudo de mês a mês. E as informações básicas que você precisa acrescentar nas planilhas devem ser semelhantes as que citamos acima.

Ao utilizar as planilhas para o seu controle de contas a pagar e receber você garante vantagens, como:

• Informações mais seguras e claras;
• Facilidade para elaboração de cálculos e gráficos;
• Praticidade;
• Mais organização;
• Fluxo de caixa mais organizado;
• Redução de erros e prejuízos.

Como você pode ver, fazer o controle de contas a pagar e receber por meio de planilhas é bem mais fácil que manualmente. Porém, é importante destacarmos que essa ferramenta não lhe garante integração de informações e mobilidade.

Então o que poderia garantir todas essas funcionalidades?

Softwares de gestão

Há muito tempo já notamos o quanto a tecnologia têm se tornado uma grande aliada da Construção Civil. Com inúmeros softwares que auxiliam desde elaboração de orçamentos até a venda de imóveis, esses sistemas garantem praticidade, segurança e lucro.

Muitas vezes podem ser opções mais caras das que citamos acima, porém são mais eficientes, intuitivas e precisas. Com isso, a implementação desses sistemas se torna um investimento, é não custo.

No mercado, é possível encontrar softwares que fazem apenas o controle de contas a pagar e receber. O que já torna todo o processo mais fácil, já que eles possuem funcionalidades específicas para isso.

Porém, já que você vai investir em um software para essa função, porque não escolher um que ajude em outras áreas e integre todas as informações em um único lugar?

Como já falamos aqui, existem sistemas de gestão que são completos e podem integrar as informações entre setores. Melhor que isso, existem ERPs específicos para construção civil, com funcionalidades personalizadas.

Dentre as vantagens que o sistema pode oferecer para o controle das suas contas a pagar e receber, estão:

• Cobrança escritural;
• Gestão de juros e multas por atrasos;
• Histórico de recebimentos;
• Controle de inadimplência;
• Facilitação de renegociação de recebimentos;
• Emissão de boletos;
• Geração de gráficos e relatórios;
• Controle de distrato;
• Recebimento de nota fiscal eletrônica.

Ao implementar um sistema de gestão em sua construtora, você irá otimizar todo o seu processo e torná-lo mais confiável. Além disso, você elimina falhas na comunicação, ganha aumento na produtividade e reduz a quantidade de erros e imprevistos.

Vamos ver cada um dos principais itens da gestão de contas e o que você mais deve cuidar em relação a cada um deles:

Operações Financeiras

Inclui as movimentações de saques, depósitos e transferências. Em relação a isso é importante aproveitar a farta oferta de fintechs e instituições financeiras para escolher produtos com tarifas atrativas.

Não se acomode ao que já utiliza, veja “na ponta do lápis” seus custos com tarifas bancárias e trace como objetivo diminuir esses gastos.

Você não imagina o quanto muitas empresas têm se surpreendido com a economia que conseguem neste item.

Medo de perder supostas vantagens que o banco atual já oferece e o bom relacionamento com o gerente levam muitos a se apegar a uma instituição financeira.

Não percebem o quanto estão perdendo, realmente, com taxas altíssimas para manter suas contas.

No entanto, além dos bancos mais conhecidos, também existem no Brasil cerca de 550 fintechs, conforme um relatório do Radar FintechLab do ano passado.
São start ups, normalmente, que usam a tecnologia de ponta para oferecer serviços do sistema financeiro muito mais baratos que os bancos.

Conseguem isso porque seus custos operacionais são muito menores.

Fica essa dica para você:
Vale a pena você fazer um bom levantamento das possíveis vantagens para sua construtora em outros bancos e entre as fintechs.

Ainda sobre as operações financeiras, tenha muito cuidado no preenchimento de dados para evitar transferências e pagamentos indevidos.

É impressionante quanto desperdício de tempo e dinheiro acontece nas empresas por esses descuidos.

Cadastro de Contas

Envolve os trabalhos de abertura, inicialização de saldo e encerramento de contas. Da mesma forma que no item anterior, é importante escolher as instituições com tarifas adequadas e com amplo portfólio de produtos.

É necessário ainda ter o cuidado de encerrar as contas que não usa mais, especialmente aquelas temporárias – vinculadas a SPEs (Sociedades de Propósito Específico) – para evitar mais custos desnecessários.

Lembre-se que as SPEs têm atividade restrita e prazo de atividade determinado para a realização de um empreendimento, por exemplo. Suas contas também devem ter uma data para terminar.

Contudo, é bastante comum nas empresas que negligenciam sua organização financeira esquecerem de encerrar essas contas, que geram custos desnecessários por longos períodos.

Análise de Contas

As contas são um ponto de partida para a análise financeira da empresa, que precisa de todos os dados úteis nessa tarefa.

Para isso, é necessário garantir que o lançamento dos compromissos a pagar e a receber sejam fidedignos ao extrato real da conta.

Essas informações vão integrar a decomposição, comparação e interpretação dos demonstrativos financeiros da empresa.

Esses dados extraídos das demonstrações financeiras são informações fundamentais para a tomada de decisões por parte dos gestores.

Isso vale tanto para as decisões rotineiras, do dia a dia, como para definições estratégicas, que dizem respeito aos rumos da empresa no cenário de mercado onde se encontra.

Daí a necessidade de que todas as informações, a começar pelas suas contas, sejam absolutamente seguras, para que gerem análises coerentes com as necessidades da organização.

Conciliação Bancária

A conciliação bancária é o processo pelo qual se garante a fidelidade entre os lançamentos em ERPs, os sistemas integrados de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning.

Eles podem ser feitos manualmente ou com a importação de arquivos, como o OFX. E, assim, faz a comparação dos extratos bancários com as demais informações de controle financeiro.
Colocando lado a lado as despesas, recebimentos e o saldo disponível, o gestor pode conferir se as movimentações previstas foram realizadas, bem como eventuais divergências nos resultados.

Mais uma vez, os dados das contas precisam estar atualizados e sua transcrição ser correta, para que a conciliação bancária possa ser bem realizada e cumprir sua função.

Você vai ver agora como um ERP pode garantir um controle muito mais eficiente das suas contas.

Gestão de contas com ERP

Um ERP faz a gestão das empresas integrando todos os seus setores. A comunicação e troca de dados entre eles é permanente e automatizada.

O que uma área realiza tem essa informação replicada nas demais áreas da organização, que assim trabalha totalmente alinhada, com maior agilidade, eficiência e produtividade.

O Sienge Plataforma é um bom exemplo. Afinal, ele é composto por vários módulos interligados. Entre eles, o Financeiro. Cada módulo é ajustado para resolver problemas e apresentar novas soluções na gestão da construtoras.

Os módulos do Sienge são os seguintes:

• Engenharia
• Suprimentos
• Financeiro
• Contabilidade
• Fiscal
• Comercial
• Suporte à Decisão
• Gestão da Qualidade
• Pós-venda
• Gestão de Ativos

Conclusão

Como você pode ver, existem ferramentas diversas para auxiliá-lo no controle de contas a pagar e receber da sua construtora. E isso é extremamente importante, pois cuidar bem da sua gestão financeira é um dos fatores que irá determinar o sucesso da sua empresa.

Quando você tem mais controle sobre as suas despesas e lucros, fica muito mais fácil tomar decisões. Por isso não deixe de buscar por ferramentas e métodos que possam ajudá-lo a trabalhar de maneira mais eficiente e assertiva.

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