Você conhece a importância da gestão de contratos?
Mais do que lidar com documentos e prazos, essa atividade é fundamental para garantir maior produtividade e redução de custos em uma empresa. Por isso, é decisiva para o planejamento orçamentário e estratégico de qualquer organização.
Neste post, entenderemos por quê.
Acompanhe!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contrato deve assegurar que o acordo estabelecido entre dois ou mais sujeitos, por vínculo jurídico, transcorra da forma prevista. Inclui, também, a revisão e adequação de cláusulas contratuais quando necessário, para benefício das partes.
Esse trabalho compreende o acompanhamento e a fiscalização de todas as etapas de um contrato: pré-contratação, negociação, pré-execução, execução e entrega.
Tipos de contrato
No Brasil, existem diversas espécies de contratos previstos no Código Civil ou reconhecidos pela jurisprudência. Entre eles, podemos citar os contrato de:
- compra e venda;
- troca ou permuta;
- estimatório;
- doação;
- locação de coisas;
- empréstimo;
- empreitada;
- depósito;
- mandato;
- comissão;
- agência e distribuição;
- corretagem;
- transporte;
- seguro;
- constituição de renda;
- jogo e aposta;
- fiança;
- transação.
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Gestão do Ciclo de Vida do Contrato
Um gestão de contratos eficiente geralmente ocorre de forma padronizada, mitigando os riscos para a empresa. Para tanto, a metodologia Contract Lifecycle Management (Gestão do Ciclo de Vida do Contrato), criada pela National Contract Management Association (NCMA), é considerada uma referência.
A seguir, confira o ciclo de vida de um contrato:
Pré-contratação – diante da necessidade de contratar um serviço, produto, funcionário ou fornecedor, são definidas os requisitos técnicos e administrativos do contrato. Essas informações são reunidas em uma minuta.
Negociação – após a elaboração da minuta, as cláusulas devem ser negociadas e formalizadas em todos os pormenores técnicos, administrativos, financeiros e jurídicos. Chegando-se a um consenso entre as partes (o que pode exigir inúmeras revisões da minuta), o contrato pode ser assinado.
Pré-execução – após a assinatura do contrato, inicia-se a fase do planejamento da execução técnica, administrativa e financeira do contrato.
- Pré-execução técnica: iniciam-se as providências para viabilizar a execução do contrato (ex: preparação do terreno, aquisição de matéria-prima, aluguel de equipamentos, contratação de funcionários).
- Pré-execução administrativa: inclui a organização de toda a documentação contratual.
- Execução financeira: o setor financeiro recebe o fluxo de pagamentos.
Nesta etapa, os setores são informados sobre o cronograma da obra.
Execução – é a fase em que o objeto do contrato passa a ser executado. Envolve o acompanhamento, fiscalização e controle, por parte do gestor de contratos, de todas as etapas e itens previstos: cronograma, pagamentos, vistorias, etc.
Nesta etapa, incluem-se os termos aditivos, quando for preciso, e se realizam as prorrogações ou renovações.
Encerramento – nesta fase, o gestor de contratos deve verificar se todos os itens previstos nas cláusulas foram efetivados e documentados para, somente então, encerrar o contrato. Importante destacar que o contrato só poderá ser encerrado após o vencimento de todos os prazos previstos em suas cláusulas.
A gestão de contratos eficiente requer padronização. Cada fase do contrato deve obedecer a critérios uniformizados de forma, condições, termos, vigência e formas de pagamento.
Gestor de Contratos
A gestão de contratos é uma tarefa que requer organização, capacidade técnica, poder de negociação e bom relacionamento interpessoal.
Na construção civil, ela envolve o acompanhamento e a fiscalização de diversas obras e suas respectivas equipes, para diferentes clientes, sob diversas circunstâncias.
Também abrange a elaboração de cotações e o monitoramento de preços, bem como o controle de pagamentos, cronogramas e vencimento de contratos. Se for feita de forma eficiente e proativa, pode minimizar riscos e gerar economia, evitando cláusulas desvantajosas, gastos acima da capacidade financeira da empresa e multas por atrasos de pagamento.
Assim, a gestão de contratos impacta diretamente os planejamentos orçamentário e estratégico da construtora ou incorporadora.
O gestor de contratos é encarregado de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de forma preventiva e minuciosa. Ele deve garantir o cumprimento das regras previstas entre as partes e a obtenção dos resultados esperados.
Esse profissional é mais comum nas grandes organizações. Já nas empresas de pequeno e médio porte, essa atribuição costuma ser delegada ao setor de compras.
Atribuições de um gestor de contratos
Entre as diversas atividades de um gestor de contratos, podemos destacar:
Sobre a elaboração dos contratos
- Elaborar o contrato e encaminhá-lo para avaliação e aprovação da diretoria;
- Acompanhar processos licitatórios em todas as suas fases;
- Manter os contratos arquivados e organizados;
- Realizar a comunicação entre as partes signatárias do contrato.
Sobre os prazos
- Controlar prazos de vigência dos contratos e, se for o caso, solicitar sua renovação ou prorrogação;
- Verificar se os prazos e demais especificações estabelecidas no contrato estão sendo obedecidos;
- Comunicar ao setor competente eventuais atrasos nos prazos;
- Determinar prazo para correção de pendências na execução do contrato.
Sobre a qualidade do contrato
- Buscar resolver todas os problemas observados na execução dos contratos;
- Analisar os contratos, identificar a necessidade de aditivos contratuais e propor melhorias quando necessário.
Sobre o controle financeiro
- Controlar os pagamentos efetuados para que os valores previstos no contrato não sejam ultrapassados;
- Receber notas fiscais e encaminhá-las ao setor responsável pelo pagamento;
- Acompanhar os preços de mercado referentes ao objeto contratado e buscar revisar valores, quando houver oscilações significativas;
- Informar ao setor de planejamento orçamentário as obrigações financeiras que não foram quitadas no prazo previsto;
- Acompanhar o cumprimento do cronograma físico-financeiro;
- Encaminhar ao setor competente eventuais solicitações de alteração no cronograma físico-financeiro, bem como de mudanças de materiais e equipamentos por parte da contratada;
- Cotejar os preços e quantidades das notas fiscais com os estabelecidos no contrato.
Sobre a execução da obra
- Certificar-se de que as etapas da obra estão sendo entregues conforme as regras contratuais;
- Apresentar relatórios de acompanhamento de execução da obra periodicamente ou sempre que solicitado;
- Registar as principais ações, eventos e ocorrências na execução da obra. Isso deve ser feito por meio de histórico documental composto por livro diário, fotografias, atas, inventários, notas fiscais, certificados, etc. Esse material deve ser completo e suficiente para atender às exigências de auditorias;
- Realizar medições de serviços antes de atestar notas fiscais;
- Solicitar correção à contratada caso haja discrepância entre os serviços entregues e o valor declarado na nota fiscal.
- Fiscalizar a solidez e segurança da obra, qualidade dos materiais e o trabalho dos prestadores de serviço.
Sobre os recursos humanos
- Fiscalizar o cumprimento de encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários;
- Fiscalizar o atendimento às normas de Segurança do Trabalho.
Softwares de gestão
Para uma gestão de contratos eficaz, um software de gestão pode ser de extrema utilidade. Essa ferramenta não apenas gera organização e economia de tempo. Ao automatizar processos, ela facilita o gerenciamento de todo o ciclo de vida do contrato e o cumprimento das obrigações estabelecidas.
A padronização e centralização das informações proporcionada pela gestão eletrônica dos contratos resulta no controle de prazos, pagamentos e valores. Além disso, permite o acompanhamento dos eventos pactuados, alertando sobre validade, vencimentos e atrasos.
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Assim, os sistemas de gestão auxiliam a corrigir rotas desfavoráveis, tais como renovações de contratos com cláusulas desvantajosas por falta de controle sobre prazos, e a capitalizar ganhos. Facilitam, portanto, a tomada de decisões que impulsionam o desempenho da empresa.
Conclusão
Como vimos, uma gestão de contratos eficiente requer o planejamento detalhado e o controle de todos os eventos previstos no instrumento contratual. Compete ainda ao profissional encarregado dessa tarefa assegurar os recursos materiais e humanos necessários ao cumprimento do que foi estabelecido.
Dependendo da quantidade e complexidade dos contratos administrados simultaneamente, esse não é um trabalho nada simples. Por isso, as construtoras e incorporadores podem obter ganhos consideráveis de tempo, de recursos e de produtividade ao adotarem um software de gestão.
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