A construção civil não está sozinha ao enfrentar problemas como a inadimplência. Mas o setor precisa de muitos cuidados nesse sentido, por lidar com somas de dinheiro altas, muitos envolvidos em cada obra e projetos que duram por anos.
Além disso, em momentos de crise econômica a situação piora mais do que o normal, e é preciso redobrar a atenção. É por isso que a gestão de inadimplência é uma solução essencial para qualquer empresa do setor.
Toda empresa, independentemente do seu segmento, está sujeita a ser vítima de maus pagadores. Por isso, o controle de inadimplência acaba se tornando uma ferramenta extremamente importante na hora de cobrar.
Com o controle de inadimplência as tarefas do setor financeiro da sua construtora funcionam com mais eficácia. Isso garante que o fluxo de caixa não seja comprometido.
Mas como fazer uma gestão de inadimplência competente? Será mesmo que é possível diminuir ou até evitar os prejuízos que vêm com a falta de pagamento? É isso que eu vou te mostrar agora neste artigo.
A importância de ter um plano de ação
Não existe gestão de inadimplência sem um plano de ação prático e bem definido com antecedência.
Então pense da seguinte forma:
Se o problema do atraso já é historicamente reconhecido, e tido como um dos que mais prejudica a saúde das empresas, não concorda que é preciso atacar o problema de frente?
A melhor forma de fazer isso é com um plano claro de ação para cada cenário, a começar pela prevenção para reduzir ao máximo as chances de inadimplência. Por isso, aqui entra o famoso ditado que diz: “é melhor prevenir do que remediar”.
5 passos para manter a gestão de inadimplência sob controle
Já que o melhor a fazer para garantir a boa gestão de inadimplência é criar um plano, a pergunta que surge é: como seria o plano ideal? Como já destaquei acima, vamos começar com as medidas de prevenção. Depois disso, passamos para as ações de contenção do problema.
Isso faz com que o processo traga o menor desgaste possível, tanto para a empresa quanto para a relação com os clientes. O passo a passo a seguir vai te ajudar com isso:
1. Reveja os critérios de venda
Primeiro, comece por rever seus critérios para aprovar uma venda. Ao tentar bater metas e expandir a empresa é normal que alguns empreendimentos (principalmente os mais populares) facilitem bastante as condições de compra. E é sempre bom reduzir a burocracia e tornar o processo descomplicado para o cliente, então não é isso que você deve mudar.
O único ponto de atenção aqui é:
Cuidado para não deixar os critérios de venda tão acessíveis que até quem não vai ter condições de pagar seja capaz de comprar. Quanto mais você proteger a sua empresa contra a inadimplência, melhor, e isso começa na hora de vender.
2. Consulte o histórico do cliente
Segundo, consulte o histórico financeiro de possíveis clientes e ver se eles são bons pagadores ou já têm costume de dar problema às empresas das quais compram. Ferramentas como a do Serasa são muito úteis para cumprir essa tarefa.
Mais uma vez, vale destacar que várias empresas ignoram por completo esta etapa em nome de bater metas e esgotar vagas. Talvez seja necessário rever todo o sistema de comissões para a equipe de vendas, de um modo que eles priorizem bons clientes, em vez de qualquer cliente.
No curto prazo isso pode significar mais trabalho em encontrar compradores qualificados, mas vai compensar pelos pagamentos em dia e projetos lucrativos desde o início.
3. Reveja as condições de pagamento
Depois de receber um cheque sem fundo não há muito o que fazer a não ser entrar em contato com o cliente e começar a jornada para receber a quantia. Uma boa forma de evitar este problema é rever os meios de pagamento que vai aceitar.
Além disso, você pode adotar um modelo flexível:
Para clientes que apresentarem um risco maior de inadimplência, pelo histórico analisado no passo anterior, é melhor disponibilizar só pagamentos mais seguros. Cartão de crédito ou boleto à vista são boas opções, desde que você receba os pagamentos antes de começar a fornecer os produtos ou serviços.
4. Inclua a “taxa de potencial inadimplência” nos seus orçamentos
Muitas empresas preferem se prevenir contra a inadimplência por contar com ela desde o início no planejamento e elaboração de orçamentos. E isso é muito inteligente. O fato é que mesmo com toda a preparação, você não vai se livrar por completo dos atrasos e calotes.
Por isso, incluir um valor entre 5% e 10% maior do que calculado nos orçamentos, para cobrir justamente os prejuízos com a gestão de inadimplência, é uma boa solução. Isso pode ajudar em custos como:
- contratação de assessoria jurídica de cobrança;
- contratação de advogado;
- perda de receita necessária para pagar as contas da sua empresa sem ampliar o ciclo de inadimplência com os seus fornecedores;
- entre outras coisas.
5. Prepare sua estrutura de gestão de obras com uma Plataforma de Gestão
Se a sua gestão de obras não for boa, você pode se enrolar rapidamente com os clientes inadimplentes.
Nesse caso, uma Plataforma de Gestão é a melhor escolha para automatizar processos de recebimentos, formulação de orçamentos e outros aspectos financeiros importantes.
Além de facilitar o controle dos clientes inadimplentes, a Plataforma de Gestão ajuda a evitar novas inadimplências por oferecer um controle mais preciso e organizado dos pagamentos.
6. Automatize os serviços de cobrança
O seu gestor, você ou até mesmo o setor financeiro, provavelmente, não terão tempo para ligar para os clientes lembrando-os dos pagamentos. Além de ser uma situação desagradável, pode atrasar outras tarefas do dia a dia.
Por isso, automatize os serviços de cobrança da maneira que for mais eficiente para você e sua construtora. Isso pode ser feito através de e-mails e lembretes automáticos ou SMS, lembrando das datas de vencimento.
Essa dica é ideal para aqueles clientes enrolados, que sempre esquecem as datas de vencimentos de parcelas. Dessa forma você também evita o desgaste da relação com o cliente, já que a cobrança não é feita diretamente.
7. Esteja aberto a negociações
Todo mundo está sujeito a imprevistos. Às vezes, a falta de pagamento do cliente é por conta de algum outro problema e isso não significa que ele não está disposto a pagar sua dívida.
Verifique se ele não tem alguma proposta para pagamento ou sugira uma que ajude ambos. Além de estreitar o seu relacionamento com o cliente, já que foi solidário em um momento díficil, você consegue manter seu fluxo de caixa em dia e evita problemas na sua obra.
8. Faça um plano de cobrança
Cada empresa cobra da maneira que for melhor, mas algumas criam situações que podem gerar problemas para elas mesmas. Como, por exemplo, divulgar no mercado a situação do inadimplente. Além de ser constrangedor, isso faz com que você perca outros parceiros comerciais.
Para esta situação, vale a expressão: “Roupa suja se lava em casa.”Crie um plano de cobrança que esteja restrito apenas à sua empresa e ao cliente
9. Faça a gestão da sua carteira de clientes
Outra forma simples de reduzir o número de inadimplentes na sua construtora e manter o seu controle de inadimplência cada vez melhor, é gerenciar de maneira eficiente sua carteira de clientes.
Com essa simples pesquisa você já consegue prever quais são os bons e os maus clientes para fazer negócio. No caso de novos clientes, procure saber mais sobre eles. Veja como é sua relação com o mercado, se existe algum comentário de que são maus pagadores ou desorganizados.
Já para os clientes antigos, avalie o histórico de pagamentos e veja se em algum outro projeto vocês tiveram problemas relacionados a recebimento.
10. Avalie o perfil do cliente
Normalmente você trabalha sempre com os mesmos clientes e já tem um perfil sobre eles. Sabe quando são maus ou bons pagadores. Por isso avalie se esse é o caso, pois a abordagem de um perfil para o outro deve ser diferente.
No caso de um bom pagador, ele pode estar passando por um momento díficil, teve outros problemas e por isso ficou inadimplente. Leve isso em consideração e negocie com ele uma nova forma de pagamento que seja boa para ambos.
Como controlar de perto os inadimplentes e evitar maiores problemas
Agora chegamos ao segundo estágio do processo, em que mesmo com a prevenção você ainda tem alguns clientes inadimplentes. Com a etapa anterior bem aplicada, você já chega aqui em situação melhor, então vamos às dicas para conter o problema o quanto antes:
- Repetidas notificações: notifique o cliente do atraso e dê um prazo curto para que pague a dívida ou entre em contato para negociar.
- Corte do fornecimento: se as notificações não funcionarem, corte o serviço por completo e tome as medidas legais de cobrança.
- Contato por meio de advogado: aqui o seu advogado vai contatar o cliente e informá-lo dos próximos passos, caso não pague a dívida.
- Protesto em cartório: protesto em cartório deixa a pessoa com restrições para comprar e a força a resolver a situação.
- Executar garantias: se nada disso resolver é hora de executar na justiça as garantias de pagamento estabelecidas em Plataforma de Gestão.
Como fazer acordos para receber a maior parte das dívidas
Muito cuidado na hora de cobrar uma dívida, especialmente se for de um cliente que você percebeu que tem condições de pagar e não o faz por desonestidade. A legislação estabelece normas de cobrança que não humilhem a pessoa.
Ou seja:
Se você descumprir essas leis, pode acabar punido tentando exercer seu direito de receber o pagamento. Logo, o melhor a fazer é conversar e negociar. Como?
Antes de cortar o fornecimento, logo na fase de notificar o cliente, faça o possível para renegociar a dívida. O prejuízo de passar por todo o processo pode ser maior do que receber menos do que deveria agora, e é possível fazer acordos para:
- parcelar a dívida sem juros;
- receber de volta a mercadoria não usada (nem danificada);
- receber bens como pagamento;
- dar um desconto no valor total para receber à vista;
- receber parte do pagamento em serviços (se for apropriado).
A gestão de inadimplência é algo sério e vital para a saúde financeira das empresas de construção civil. Assim, é importante que você crie um plano claro de ação para combater esse problema, e isso vai desde tomar medidas de prevenção quanto preparar a infraestrutura da empresa com um sistema adequado de gestão.
Além de ajudar com a gestão de inadimplência, sabia que uma Plataforma de Gestão pode ajudar a controlar a gestão financeira da sua empresa de outras formas?
Conclusão
Agora ficou mais fácil fazer o controle de inadimplência e cobrar os clientes, não é? Basta ser organizado, sempre manter as informações atualizadas e ter em mente que o cliente inadimplente não é seu inimigo.
E lembre-se, uma das maneiras mais eficientes e simples de se resolver um problema é dialogar. Não deixe de conversar com seus clientes, verifique se eles não estão passando por um momento financeiro difícil e ofereça soluções que ajude ambos.
Afinal, é melhor receber o pagamento em um número maior de parcelas do que não receber nada e ainda ter que lidar com prejuízos e custos judiciais.
