Provavelmente você irá concordar conosco que, automatizar processos e unificar informações financeiras é um problema comum dentro de qualquer empresa. Mas ao decidir integrar os procedimentos do setor financeiro com bancos, você notará como isso pode ser tornar uma solução.
Com as tecnologias atuais disponíveis no mercado é possível tornar a operação muito mais eficiente e segura, por ser automatizada.
Afinal, ninguém quer apenas emitir boletos ou fazer TEDs, certo?
Essencialmente, as construtoras e incorporadoras querem cobrar, receber ou pagar de maneira mais rápida e assertiva. Por isso é extremamente importante conectar o setor financeiro ao ambiente bancário.
Por sabermos como está funcionalidade pode fazer toda a diferença no dia a dia da sua empresa, vamos explicar o que é este processo e como ele pode ser vantajoso para você.
Vamos começar?
Entenda a importância da integração
Sabemos que conciliar movimentações bancárias, finanças e lançamentos contábeis é fundamental para qualquer empreendimento que deseje ter uma gestão impecável. E muitas vezes essa tarefa pode ser difícil e, já que normalmente ela é feita manualmente, conter erros e divergências de informação.
Além do mais, pode ser muito demorado e penoso buscar dados do banco e revisar registros financeiros.
Várias empresas perdem, mensalmente, muito tempo imprimindo ou coletando documentos digitalizados, classificando-os e repassando para a contabilidade. Com isso, a probabilidade de erros e esquecimentos é maior. Sem falar na falta de sustentabilidade.
Ao integrar o seu departamento financeiro com os bancos você terá mais eficiência por conta de sua automatização, já que tudo é lançado em tempo real e automaticamente. E não podemos deixar de destacar o quanto essa funcionalidade é importante para o contador da sua empresa.
Com as informações e transações mais organizadas, a contabilidade terá tempo para ajudar você em questões mais estratégicas, que podem garantir maior lucro para a empresa.
A integração, na prática, é importante para a automatização de toda a gestão financeira e no compartilhamento rápido de informações e processos entre empresa e banco.
Neste ponto, talvez você esteja se perguntando:
Como essa integração pode ser feita?
A tecnologia, cada dia que passa, tem se tornado uma grande aliada para a indústria da construção civil. Uma prova disso é o desenvolvimento de inúmeras ferramentas que facilitam o dia a dia de vários setores dentro de uma empresa. E uma delas foi criada para atender as demandas do departamento financeiro.
Existem sistemas de gestão que contam com um módulo específico para este setor, que é responsável por gerir todas as atividades financeiras necessárias da empresa.
Com ele você pode administrar:
Contas a Pagar
Um sistema que torna esta tarefa mais rápida, eficaz e econômica, pois possui:
- Controle de autorizações de pagamentos que permite a gestão do fluxo de pagamentos e impostos retidos;
- Vinculação das baixas com contas bancárias e a emissão de cheques para estes pagamentos;
- Controle e registro dos adiantamentos e compromissos com fornecedores;
- Geração de pagamento escritural, com aprovação por alçadas e o controle de impostos retidos com emissão automática de guias. Além do cadastro automático de títulos para pagamento dos impostos retidos, com calendário de vencimento para cada um;
- Relatórios operacionais completos, com inúmeras possibilidades de visualização dos relatórios de contas a pagar, contas pagas, extrato credor, entre outros.
Contas a Receber
Com um sistema que possua essa funcionalidade é possível reduzir em 90% o tempo de verificação de baixas junto aos bancos. Se ele ainda possuir integração com outros módulos, como Contratos e Mediações, permite a manutenção do histórico de clientes e gera relatórios.
Caixa e Bancos
Por meio desta ferramenta é possível agilizar o processo de conciliação bancária e de emissão de cheques, tornando os dois processos menos trabalhosos e mais baratos. Essa funcionalidade permite que você tenha controle sobre adiantamentos para cobrir despesas dos engenheiros.
O sistema de Caixa e Bancos possui também a opção de conciliação bancária manual ou através de leitura de extrato digital. Isso permite a emissão automática de cheques, com controle de numeração por lote e cancelamentos.
Ainda é possível ter acesso também a relatórios de cheques emitidos, pré-datados, não conciliados, saldos de contas correntes, dentre outros.
Folha de Pagamento
A integração com a folha de pagamento aumenta a confiabilidade das informações com o sistema de contas a pagar. Essa automatização elimina a redigitação de dados, o que facilita o trabalho e reduz o tempo da tarefa.
Notas Fiscais
Este sistema agiliza e reduz o trabalho manual no processo de preenchimento e emissão de notas fiscais.
Com isso, simplifica o processo de manutenção das tabelas de apoio à emissão das notas fiscais e possibilita a geração das notas a partir de informações de títulos do sistema de contas a receber.
Todas essas funcionalidades estão integradas com as informações de outros módulos que um sistema de gestão possa ter e com os bancos com os quais a sua empresa trabalha.
Mas fique atento!
Existem muitas opções de sistemas que podem facilitar a integração entre o setor financeiro com bancos. Mas é preciso estar atento à alguns pontos.
Saiba escolher o sistema certo para integração
Antes de mais nada, é preciso saber quais as necessidades reais da sua empresa. Existem softwares mais adequados a micro e pequenas construtoras, outros mais focados em relatórios e estoques e ainda os que são focados em lojas virtuais.
As opções são muitas, por isso é interessante avaliar a possibilidade de personalização de alguns campos que o software proporciona para se fazer um bom uso desse sistema.
Para isso é necessário saber quem serão os responsáveis por alimentar e acompanhar o software regularmente. Sem esquecer que a rotina e a dedicação são itens importantes para sua empresa prosperar.
Antes de optar por algum software ou ERP, como também são conhecidos no mercado, você precisa verificar:
- O controle de acesso do sistema na nuvem;
- A funcionalidade do sistema para controle de processos;
- A integração das informações com as contas a pagar e a receber, com estoque (loja física e online), com emissão de nota fiscal, entre outros módulos;
- A necessidade de uso de certificado digital e se é compatível com o sistema operacional. Muitos só funcionam com Windows e certificado digital do tipo A1, que é o instalado na máquina;
- Se possui controle ou leitor de código de barras tanto para leitura das notas fiscais como de produtos;
- A integração com sistema de nota fiscal eletrônica da prefeitura;
- Se é possível controlar por tipo de serviço prestado, por cliente ou por projeto.
Ok, ainda não ficou claro pra você como isso pode ser vantajoso?
Veja as facilidades de integrar o departamento financeiro da sua empresa com bancos
Pode parecer difícil de acreditar, mas trabalhar de maneira mais integrada, não só com o financeiro, mas também com outras áreas da empresa, é o ideal para qualquer empreendimento.
Existem vários benefícios ao adotar este método, mas decidimos citar os 5 principais:
1º Otimização de processos
Ao integrar seu departamento financeiro com os bancos você elimina muitas etapas desses procedimentos e consegue gerir tudo isso de maneira mais eficiente.
A gestão se torna mais profissional e todas as tarefas do setor tem mais produtividade e qualidade;
2º Qualidade das informações
Quando a sua gestão financeira é automatizada e está integrada aos bancos, seus relatórios e dados estão mais precisos e não há grandes riscos de conter informações defasadas.
Ou seja, tanto para documentos gerenciais da sua empresa quanto para projeções de novos empreendimentos, essa ferramenta garante informações abrangentes e confiáveis;
3º Auxílio na tomada de decisões
Talvez esse seja um dos motivos que torna as facilidades da integração ainda mais vantajosa para as construtoras. Pois, com todas as informações claras e assertivas, fica muito mais fácil decidir os próximos passos que sua empresa precisa seguir;
4º Melhor aproveitamento de tempo
Trabalhar com um sistema integrado deixa tudo mais rápido e eficiente e isso faz com que seus projetos e colaboradores se tornem mais produtivos. Outra vantagem é a possibilidade de se dedicar a outras tarefas importantes.
Graças a integração de informações do financeiro com os bancos, você notará que sua empresa irá funcionar cada vez melhor e sem atribulações;
5º Redução de custos e segurança
Processos manuais, erros, fraudes, inconsistências, lentidão na obtenção de dados, entre outras coisas serão eliminadas com a integração do financeiro com o banco.
Com isso os custos operacionais serão radicalmente reduzidos, dando lugar a rastreabilidade, agilidade e segurança à gestão financeira da empresa.
Além disso todas as informações são disponibilizadas de maneira acessível e completa, tornando o processo de cobrança e pagamentos mais seguro e totalmente automático.
Para concluir…
Viu só como a integração do financeiro com os bancos oferece muitas facilidades no dia a dia da sua construtora?
Contar com procedimentos de gestão mais profissionais, sem atrasos e que resultam em relatórios confiáveis garante muitos benefícios para a sua construtora. Por isso não deixe de buscar novas ferramentas e métodos que podem ajudá-lo.
Divida conosco sua opinião sobre isso e não deixe de curtir e compartilhar em suas redes, caso ele tenha ajudado!
