O mapa de cotação contém as informações coletadas sobre valores, prazos de entrega, formas de pagamento, qualidade, entre outros critérios relevantes para a tomada de decisão
Já ouviu falar de mapa de cotação? Pois bem: sabemos que fazer pesquisas de preço é uma tarefa cotidiana. Basta pensar que todo mundo que vai ao supermercado, que precisa instalar um novo pacote de internet em casa ou que pensa em comprar um carro vai pesquisar quais são as melhores condições existentes antes de fechar negócio.
E, ao levantar os preços, organizá-los em uma tabela ou planilha, podemos dizer que esses compradores têm o seu mapa de cotação, onde conseguem verificar as ofertas e identificar aquelas que atendem às suas necessidades e orçamento.
O mesmo acontece no mundo corporativo, onde praticamente tudo é adquirido mediante análise prévia de valores. Na Construção Civil, por exemplo, nós precisamos fazer a cotação de materiais para as obras, e por aí vai. Mas como fazer isso da melhor forma?
Para que seja de fato eficiente ao que se propõe, existem alguns detalhes e critérios a serem levados em consideração. Por isso, neste artigo, você vai entender melhor o que é o mapa de cotação, qual sua relação com o mapa comparativo de preços e muito mais.
O que é mapa de cotação?
O mapa de cotação é uma ferramenta que permite comparar os preços e condições de fornecedores para um determinado produto ou serviço. É uma tabela que contém as informações coletadas sobre valores, prazos de entrega, formas de pagamento, qualidade, entre outros critérios relevantes para a tomada de decisão.
Também conhecido como mapa comparativo de preços, pode ser criado em uma planilha eletrônica ou em um software específico para esse fim. É essencial para a área de compras da Construção Civil, pois permite registrar, comparar e acompanhar os valores apresentados pelos fornecedores e as negociações iniciadas para os itens cotados.
Na gestão de compras, por exemplo, essa etapa é fundamental, já que qualquer desequilíbrio entre preço, qualidade e prazo pode impactar diretamente o andamento das obras e o caixa da empresa.
Ou seja, além de ser um instrumento estratégico para a redução de custos, o mapa de cotação também traz maior transparência para o processo de aquisição de insumos. Ele impede favorecimentos indevidos e assegura que a escolha dos fornecedores seja baseada em critérios objetivos e bem definidos.
Antes de explorarmos mais as vantagens do mapa de cotação, é preciso levantarmos um ponto que muitas vezes gera dúvidas: cotação e orçamento são coisas diferentes.
Qual a diferença entre cotação e orçamento?
NNa linguagem corrente cotidiana, muitas pessoas acabam fazendo confusão ao usar os dois termos. Comumente, são tomadas como sinônimas, embora não sejam. Veja o significado correto de cada uma:
- Cotação: é um pedido de preços feito pelo comprador a um ou mais fornecedores, solicitando uma proposta para a aquisição de um determinado produto ou serviço.
- Orçamento: é uma estimativa de custos feita pelo vendedor ou prestador de serviços, que apresenta uma proposta de valor para a execução de um projeto ou para a venda de um item.
Assim, o processo de cotação é fundamental para qualquer tipo de negócio – especialmente quando falamos da Construção Civil e de outros setores que demandam compras maiores de materiais ou serviços. Esse processo é indispensável para empresas que buscam economia, mas não só isso, como mostramos a seguir.
Vantagens do mapa comparativo de preços
O mapa de cotação oferece uma série de vantagens que vão além da economia de dinheiro. Ele é importante para as construtoras e incorporadoras porque permite:
- Comparar os preços de diferentes fornecedores e escolher a opção mais vantajosa de acordo com as necessidades e objetivos do negócio. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas sobre o mercado, é possível negociar melhores condições com os fornecedores e obter vantagens competitivas em relação aos concorrentes.
- Fazer uma análise mais detalhada dos custos envolvidos em cada opção de compra, incluindo transporte, seguros, impostos, entre outros. Com essas informações, pode ser elaborado um orçamento mais preciso e, assim, evitar surpresas desagradáveis no futuro.
- Avaliar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo. Com os dados registrados, as empresas conseguem verificar se os preços e condições negociados estão sendo cumpridos, identificar tendências de mercado e fazer ajustes em sua estratégia de compras.
- Tomar melhores decisões em situações de urgência, como a falta de um fornecedor ou o aumento súbito dos preços. Com as informações atualizadas e organizadas, podem ser tomadas decisões rápidas e seguras, sem comprometer a operação ou o caixa.
No entanto, para desfrutar destes benefícios, é preciso fazer mais do que uma simples comparação de preços. Existem outros pontos que também devem ser avaliados, é o que veremos a seguir.
Quais critérios devem ser levados em conta?
Está certo que a principal meta da área de compras é assegurar os insumos necessários pelo menor preço – afinal de contas, as construtoras têm margens estreitas e não podem gastar mais do que o necessário em uma obra.
Entretanto, o equilíbrio financeiro na gestão de compras não depende apenas do preço mais baixo. Critérios como confiabilidade no fornecimento, cumprimento dos prazos e qualidade da entrega e dos produtos são igualmente importantes.
“Dessa maneira, é importante qualificar o fornecedor, algo que a maioria das construtoras já faz. Ao fazer uma compra, eu o avalio e o qualifico, levando em conta esses aspectos e até mesmo a adesão a normas e certificações que podem ser necessárias”, explica Fernando Taricano, Executivo de Contas na Construmarket.
Empresas do segmento de habitação de interesse social, por exemplo, precisam aderir às normas do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat (PBQP-H). Ao selecionar os fornecedores de insumos, esse é um dos elementos que devem ser levados em conta – sob pena de, em nome da simples economia nos preços, a área de compras causar um enorme problema contratual com a entidade financiadora.
Aspectos relacionados às políticas de negócio dos fornecedores também são muito importantes. Questões como prazo e condições de pagamento, além dos procedimentos estabelecidos em caso de troca, não devem ser considerados secundários.
As características do fornecedor também devem ser avaliadas. Taricano ressalta que construtoras pequenas com obras pontuais podem ser beneficiadas por negociações diretas com distribuidores de vários materiais e componentes, enquanto empresas maiores, com várias obras simultâneas, obtêm melhores preços e condições quando compram diretamente do fabricante ou representante de cada insumo.
Isso pode influenciar tanto no aspecto financeiro, como também na entrega. “Avaliando esses itens, é possível identificar fornecedores que nunca vão deixar sua construtora na mão”, explica.
Como montar um mapa de cotação?
Já sabemos que realizar uma cotação em uma empresa é um processo importante para avaliar as opções de compra disponíveis e escolher a que melhor atende às necessidades do negócio. Agora, vamos conhecer o passo a passo para fazer isso adequadamente:
1. Identifique o que precisa ser cotado
O primeiro passo é identificar a lista de compras e contratações de produtos, serviços ou matérias-primas. É importante ter clareza sobre as especificações e quantidades necessárias, para que os fornecedores possam apresentar uma proposta precisa.
2. Pesquise os fornecedores
A pesquisa de fornecedores pode ocorrer por meio de indicações de outros empresários, sites especializados ou pela lista de fornecedores da própria empresa. É importante avaliar a credibilidade e a qualidade dos fornecedores, bem como sua capacidade de atender às necessidades do negócio.
3. Solicite as cotações
Após identificar os fornecedores, é preciso entrar em contato com cada um deles e solicitar uma cotação formal. É importante especificar as informações necessárias para que a cotação seja correta, como a quantidade de produto, prazo de entrega, forma de pagamento e demais especificidades que possam influenciar na decisão de compra.
4. Coloque todas as informações em uma tabela ou planilha
Crie uma tabela ou planilha em uma plataforma para inserir o máximo de informações que você obter de cada fornecedor. Disponha os dados de forma que facilite o próximo passo, que é a análise.
Muitas vezes, os detalhes são inúmeros, então preste atenção para não confundir as colunas, por exemplo, e acabar mesclando as informações. Hoje em dia, já existem ferramentas para facilitar esse processo – falaremos sobre elas mais adiante.
5. Analise as propostas
Quando as propostas começarem a chegar, é hora de analisar cada uma delas com cuidado, comparando preços, prazos, qualidade e outras especificidades que podem influenciar na decisão de compra. É importante avaliar não apenas o valor total da compra, mas também outros custos, como frete e impostos, que podem impactar significativamente o orçamento.
6. Negocie as condições
Depois de avaliar as propostas, é possível iniciar uma negociação com os fornecedores para tentar obter melhores condições de pagamento, descontos ou prazos de entrega mais adequados. É importante lembrar que a negociação deve ser uma via de mão dupla, em que ambos os lados saiam beneficiados.
7. Faça a escolha final
Após a análise das propostas e a negociação das condições, é hora de tomar a decisão final e escolher o fornecedor que melhor atenda às necessidades do negócio. É importante avaliar tanto o preço quanto a qualidade do produto ou serviço, a reputação do fornecedor e a capacidade de cumprir com as demandas da empresa. Com a escolha feita, é possível formalizar a compra e seguir adiante com a operação.
Ferramentas que facilitam a cotação na Construção Civil
Fazer um mapa comparativo de preços manualmente pode envolver um certo tempo de dedicação e atenção a detalhes para que seja mesmo eficaz ao que se propõe. No entanto, atualmente existem diversas ferramentas que podem ajudar nesse processo. Veja algumas delas.
Planilhas eletrônicas
Você pode usar programas como Microsoft Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc, que disponibilizam recursos para criar tabelas e organizar informações manualmente, ou então utilizar planilhas prontas, específicas para a Construção Civil. Algumas opções, inclusive, são voltadas especialmente para a comparação de custos.
Softwares especialistas
Também é possível usar sistemas de gestão de compras e suprimentos, que geralmente incluem modelos prontos e personalizáveis para criar as tabelas. Esses softwares oferecem recursos automatizados que facilitam de maneira considerável a criação do mapa comparativo de preços.
Modelos de mapa de cotação
Sim, muitos modelos prontos de mapas de cotação estão disponíveis na internet. Basta fazer o download e editá-los de acordo com as suas necessidades. Porém, lembre-se de levar em consideração a fonte do modelo que você for baixar, para ter certeza se é confiável.
O que precisa ficar claro é que, independentemente da ferramenta escolhida, o mapa de cotação deve ter todas as informações necessárias para a análise dos orçamentos recebidos, como vimos há pouco.
Saving: gestão da economia
Todo esse esforço de gerenciamento, possibilitado pelo mapa de cotação, gera economia. Mas não basta saber que a construtora está economizando nas compras de insumos. Para que se possa extrair o máximo de ganhos desse processo – e mantê-los de maneira estável ao longo do tempo –, é necessário analisar o saving, estimar e garantir sua previsibilidade e identificar possíveis maneiras de aumentá-lo.
A análise deve levar em conta várias dimensões da economia pretendida e efetivamente realizada. Por isso, é possível calcular diferentes tipos de saving:
- Saving de negociação: é o desconto obtido na negociação, durante o processo de compra.
- Saving em relação ao orçamento: é a simples comparação entre valor pago e valor orçado. A economia é obtida, obviamente, quando o valor pago é inferior ao valor orçado.
- Saving real: comparação entre o valor da mercadoria na nova negociação e o valor gasto na compra anterior.
- Saving financeiro: indicador abrangente, que considera a economia total obtida no processo de compras.
Outro saving relevante para a área de compras é o saving hora-homem, que é a economia possível de ser obtida aumentando a produtividade da equipe de trabalho. Como o processo de compras também pode ser otimizado, é possível gerar economia indireta para a construtora dessa maneira.
Negociação
É muito importante ressaltar aqui que, embora você faça um mapa de cotação excelente, somente a ferramenta não resolve tudo. É preciso se atentar a outros pontos, e é aí que entra o Saving de Negociação.
O saving de negociação tem valor estratégico para o comprador. A tomada de decisão de compra, em grande parte, leva em conta se ele pode ser obtido ou não. Para que se economize no momento da aquisição, é preciso atentar para uma série de elementos.
Conhecer o fornecedor
O comprador deve pré-selecionar fornecedores que tenham foco no mercado de que a construtora faz parte. Uma empresa pequena não consegue comprar em grandes volumes, o que pode não trazer vantagens para alguns fabricantes, por exemplo – inviabilizando o desconto. Ou seja, é preciso que haja confluência entre os modelos de negócio de comprador e vendedor.
Antecipar a compra
Negociações que tenham como base a necessidade imediata do insumo tendem a ser pouco efetivas. A gestão adequada da cadeia de suprimentos aumenta a previsibilidade e permite a compra antecipada, que sempre tende a ser mais vantajosa.
Fugir da mesmice
É comum que compradores acabem ligando o piloto automático e fazendo as aquisições sempre do mesmo fornecedor. Essa é uma receita para savings menores. Economizar na compra de insumos exige oxigenar o catálogo de fornecedores a todo tempo, sempre de olho nas melhores oportunidades.
Buscar especialistas
Vale a pena procurar fornecedores específicos de cada material ou componente, pois eles geralmente são capazes de fazer ofertas melhores.
Construir parcerias
Cultivar relações de longo prazo com fornecedores ajuda a obter negociações mais transparentes e produtivas para ambas as partes.
Conclusão
Seguindo as dicas que trouxemos aqui, sua empresa conquistará diversos benefícios com o mapa de cotação, como redução de custos, melhoria na eficiência do processo de compras e maior transparência na escolha de fornecedores. Assim, é possível tomar melhores decisões, garantindo a melhor relação entre preço, qualidade e prazo de entrega.
Para potencializar ainda mais esses ganhos, contar com ferramentas especializadas pode fazer toda a diferença. O Sienge Construcompras, solução especialista em conectar fornecedores e construtoras para compra e venda de materiais e serviços para construção civil no Brasil, é um grande aliado nesse processo.
Ele permite que as construtoras ampliem o número de fornecedores cotados de forma automatizada, aumentando as chances de fechar negócios mais vantajosos sem sobrecarregar a equipe.
Por meio de um suporte especializado e alta taxa de resposta dos fornecedores, a plataforma ajuda a tornar o processo de compras mais ágil, eficiente e econômico. Ou seja, unindo boas práticas na criação do mapa comparativo de preços, com soluções tecnológicas como o Sienge Construcompras, sua empresa estará à frente do mercado, otimizando custos e melhorando a gestão de suprimentos como um todo.
