Todos os dias, a maioria das empresas buscam métodos diferentes para o aumento da produtividade. Seja para alinhar processos, acompanhar métricas, traçar metas, entre outros. O Kanban é mais uma dessas estratégias, e que veremos neste artigo.
Trata-se basicamente de um método utilizado por muitas áreas profissionais, que consiste em promover um acompanhamento detalhado das atividades da empresa. Dessa forma, busca o aumento da eficiência, agilidade de processos e, ainda, economia de recursos.
Este método foi criado no Japão na década de 70 e desde então adotado por diversas empresas ao redor do mundo. Se você tem dúvidas e deseja saber mais sobre a metodologia do Kanban, fique de olho neste artigo.
O que é o Kanban?
Kanban é um sistema visual de gerenciamento de trabalho projetado para guiar cada tarefa por meio de um fluxo de trabalho predefinido. É também conhecido como gestão visual, porque utiliza cartões coloridos para representar cada tarefa.
Essa abordagem também pode ser considerada uma abordagem ágil, pois visa evitar a procrastinação e fazer mais a cada dia. Isso acontece porque todo o sistema é canalizado de forma organizada para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Portanto, pode-se dizer que esse método é um processo gradual de aperfeiçoamento de tudo o que se faz. Kanban apareceu nas fábricas da Toyota no Japão na década de 1940.
Idealizado por Taiichi Ohno, este é um método que marca os processos de um fluxo de trabalho produtivo, “puxando” novas demandas de produção. Seu objetivo era simples: facilitar o controle dos estoques de materiais e promover a harmonia entre armazém e linha de produção. No entanto, este método nasceu em 2004.
David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, até que o Kanban se tornou na estratégia que conhecemos hoje.
Como funciona?
O método Kanban consiste em uma organização para as atividades da empresa que inclui três partes: To Do (a fazer), Doing (Fazendo) e Done (Feito). Nesse sentido, você pode utilizar outros termos se for necessário e adaptar a ideia para o cotidiano na sua empresa.
No entanto, a ideia é essa: na coluna do To Do, o profissional responsável deve adicionar a lista de tarefas a serem feitas. O ideal é utilizar uma ferramenta adequada que permita separar as tarefas por pastas ou cartões, onde seja possível adicionar mais itens dentro de cada cartão.
Assim, em cada uma das tarefas poderão ser adicionadas palavras, trechos, checklists, necessidades, arquivos, tudo que compõe a realização daquela atividade. Quando o profissional responsável pela tarefa estiver realizando a mesma, ele poderá arrastar o cartão e adicioná-lo à coluna Doing.
Ao finalizar a tarefa, o cartão deverá ir para a coluna Done, e assim respectivamente com cada uma das atividades propostas pelo gestor no To Do. A intenção aqui é ter uma clareza das atividades de cada equipe, a fim de coordenar o fluxo de trabalho e/ou identificar gaps que devem ser resolvidos.
Também é possível adicionar cores aos cartões para mostrar a progressão de um projeto em andamento, a categoria daquele projeto, ou mesmo as próximas etapas. Através da utilização do Kanban, é possível visualizar o que está adiantado ou atrasado.
Como implementar o Kanban na empresa?
O Kanban pode alcançar grandes resultados se aplicado corretamente em uma organização. Por isso, procure contar com uma equipe responsável pela aplicação inicial do método e faça treinamentos com a equipe.
Busque uma ferramenta para auxiliar você na implementação da metodologia. Existem diversas opções disponíveis na internet, algumas pagas e outras gratuitas.
É muito importante ter regras claras para as etapas do processo. Isso permite que você saiba exatamente quando uma tarefa está concluída. Explique à equipe que quando a tarefa for concluída, a equipe pode mover o cartão para a próxima lista, e assim por diante.
Busque utilizar indicadores visuais de tarefas concluídas, com cores, ícones, e etc. para que os funcionários saibam qual trabalho foi realizado. Isso também pode ser feito quando o evento está bloqueado devido a algum problema interno ou externo (problemas com fornecedores, fatores climáticos, etc.).
Para implementar o método Kanban de forma inteligente, é necessário que a equipe se reúna pelo menos uma vez por mês para avaliar o andamento do processo. Com base em métricas e resultados, novos procedimentos podem ser avaliados para tornar o trabalho mais ágil e eficiente.
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