Você sabia que está correndo riscos com uma má gestão do SPED na Construção?
A boa notícia é:
A partir da migração da Nota Fiscal para o formato eletrônico, com o projeto do sistema público de escrituração digital — SPED, o Fisco brasileiro está bem mais eficiente no cruzamento das informações e já ultrapassa os 90% de assertividade.
Hoje quando a SEFAZ — Secretaria da Fazenda de cada estado —, ou a Receita Federal fiscalizam uma empresa, a possibilidade das autuações serem precisas é muito grande caso haja divergências.
E fique atento:
Isso não acontece apenas àquelas empresas que agem de má fé. Pode ocorrer com companhias idôneas, mas que pecam por uma gestão ineficiente do SPED na Construção Civil.
Como a fiscalização do SPED na Construção Civil acontece?
O SPED Fiscal foi instituído pela Receita Federal em 2007 com o objetivo de diminuir custo burocrático da apuração fiscal das empresas. Além disso, ele busca aprimorar o combate à sonegação, diminuir obrigações acessórias e escriturar os livros fiscais de forma digital.
O SPED é um detalhamento de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das SEFAZ dos estados e da Receita Federal. Ele ainda abrange registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. A partir de sua base de dados, a empresa gera um arquivo digital. Esse arquivo deve ser importado e validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED, com uma periodicidade mensal.
O Fisco opera o cruzamento das informações recebidas no SPED na Construção com as notas emitidas pelos fornecedores. Quando ele identifica inconsistências, parte para as auditorias nas empresas. Antes da migração do sistema para o mundo digital, todos os procedimentos eram manuais e o nível de assertividade era muito baixo.
Hoje, como foi dito, chega perto dos 100%. E para os grandes contribuintes o cerco está ainda mais apertado pois, sendo classificadas como “diferenciadas”, as grandes empresas sofrem auditorias mais frequentes.
Quais os riscos associados à uma má gestão do SPED na Construção?
Além de multas que podem chegar a casa dos milhões, as ocorrências de inconsistências do SPED na Construção podem ser consideradas crimes contra a ordem tributária. Nestas situações, a Receita Federal promove uma Representação Fiscal para Fins Penais (RFFP), que é
encaminhada ao Ministério Público Federal para dar seguimento ao processo criminal.
E não são somente as divergências do SPED na Construção mais recentes que podem levar a sua empresa a ter problemas com o Fisco. Empresas correm risco de autuação até por equívocos cometidos anos atrás. Isso porque o Plano Anual de Fiscalização da Secretaria da Fazenda prevê momentos de reavaliação, quando novas ações podem ser inseridas e então o processo de análise e cruzamento de informações pode ser retomado.
E quais os erros que podem estar sendo cometidos quanto ao SPED na Construção?
É comum ainda permanecerem incertezas na correta gestão de todo o processo até a emissão do SPED na Construção. Confira os principais pontos de atenção para blindar sua empresa de autuações fiscais:
Automatização do recebimento e captura dos documentos fiscais
Se você depender exclusivamente do fornecedor para o envio da NFe por email, pode estar com sérios problemas nas mãos.
Os riscos:
- As caixas de email lotadas com frequência;
- O fornecedor esquecre de enviar a NFe;
- Alguém deletar os emails acidentalmente.
Qualquer um destes erros vai fazer com que a empresa não receba a nota e extravia-se um documento fiscal importante. Da mesma forma, se você não tem um processo automatizado de emissão e recebimento de NFe, há diversos problemas que podem acontecer:
- Erros de digitação;
- Muito tempo gasto na operação;
- Retrabalhos levando à inconsistências;
- Perda de produtividade.
Armazenamento das NFe de forma correta
Entre as obrigações fiscais, o Governo determina que as empresas devem armazenar NFe, tanto as emitidas quanto as recebidas. Isso por um período mínimo de cinco anos (mais o ano corrente). A falta de uma delas ou um único erro que leve a inconsistências de informação podem render multas pesadas por documento.
Além das informações corretas de todas as NFe, é preciso também assegurar a integridade deste acervo de documentos e que este repositório seja de fácil acesso. Pense: de que forma você encontraria uma nota recebida de um fornecedor de três anos atrás? E se o seu computador queimar, ou seu disco travar? Que tal contar com uma solução que captura os arquivos direto da base do governo, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja validado e armazenado de forma correta, de fácil acesso e segura?
A tecnologia certa para a correta gestão SPED na Construção
Há diversos pontos que requerem atenção para uma boa gestão do SPED na Construção. Como você viu, o Governo investiu pesado em soluções de TI que mapeiam e cruzam dados de todos os contribuintes. O SPED na Construção exige maior integração dos processos da empresa, sobretudo do departamento financeiro, assim como exige uma informação minuciosa destas ações.
Então fica claro que as empresas também precisam contar com soluções para garantir a qualidade das informações do SPED na Construção. Não faz sentido que a execução, gestão e armazenamento deste processo para o SPED na Construção ainda sejam feitos manualmente, em planilhas soltas. Considere automatizar este processo adotando uma solução desenvolvida para atender todos os requisitos de uma correta gestão do SPED na Construção e ainda trazer outros benefícios, como agilidade, segurança e economia.
O Sienge auxilia na sistematização do registro de SPED na Construção, pois criou campos específicos que geram as informações necessárias, possibilitando a geração do arquivo no sistema de obrigações fiscais para a leitura no validador da receita.
Por meio dos processos de cadastros do Sienge é feita a parametrização das configurações específicas no preenchimento de dados para atender a essa leitura específica legal. Veja como isto acontece:
Módulos NFe (emissão)
A partir das parametrizações realizadas na sua instalação, passa a preencher automaticamente os campos das notas fiscais. Também passa a capturar os arquivos XML das notas emitidas por sua empresa diretamente da base da SEFAZ para geração do SPED na Construção mensalmente. Ao contar com esta solução você automatiza o processo de captura e a garantia do arquivamento correto de todas as notas emitidas.
Módulo Recepção de NFe
Lembra dos problemas citados anteriormente por falta de recebimento de uma NFe por parte dos fornecedores? A partir deste módulo que integra o SIENGE, você tem a garantia que recebeu todos os documentos, evitando erros de escrituração e retrabalhos por falhas de digitação.
Módulos Financeiros de Contas à Pagar e Contas à Receber
Integrado aos módulos de NFe emitidas e recebidas, esta solução processa de forma automática as transações de pagadoria com as suas respectivas NFe.
Módulo Obrigações Fiscais
Também integrado aos demais módulos está na ponta do processo do SPED na Construção. Faz a apuração de todos os impostos e gera o arquivo consolidado e validado do SPED Fiscal que é importado para a base do governo todos os meses.
Com o Sienge, o gestor financeiro tem a segurança da integridade nas informações fornecidas pela solução garantindo a correta entrega do SPED na Construção e que a empresa irá atender às obrigações do Fisco sem problemas.
Lembre-se: automatizar o SPED na Construção pode evitar sérios problemas para sua gestão fiscal e financeira. Saiba como o Sienge pode ajudar a sua empresa. Solicite uma demonstração.
