A saúde de uma empresa depende diretamente de alguns mecanismos de gestão muito conhecidos, como o fluxo de caixa. Mas conhecer um conceito não é a mesma coisa que dominá-lo, muito menos usá-lo da forma correta.
É por isso que muitas empresas fecham todos os anos em todos os segmentos de mercado:
Gestão falha, que se traduz de forma bem simples em falta de controle sobre o fluxo de caixa. Acontece que o controle só existe quando os gestores e o departamento financeiro têm uma visão de médio e longo prazo sobre as contas da empresa.
Por que isso é tão importante? E, mais ainda, como conseguir essa visão e evitar os erros tão comuns (e perigosos) que podem ameaçar o futuro da sua empresa? É isso que eu vou mostrar agora neste artigo.
Afinal, por que é tão importante ter uma boa visão do meu fluxo de caixa?
Há quem pense que não há necessidade tão grande assim de se preocupar com o fluxo de caixa desde que a operação comercial vá bem. Esse é um grande engano. Mesmo a construtora ou incorporadora que vende muito bem precisa prestar atenção aos períodos em que o dinheiro entra e sai.
Existem, no mínimo, 3 bons motivos para que qualquer empresa, especialmente no ramo da construção civil, que tem uma estrutura complexa, ter boa visão do fluxo de caixa:
Histórico do mercado
Os dados mostram que a falta de visão de médio e longo prazo do fluxo de caixa pode fazer uma empresa fechar as portas. Segundo o Sebrae, 62% das empresas fecham em até dois anos depois de sua abertura, no Brasil.
E os principais motivos para isso são:
- falta de planejamento;
- falta de capacitação de gestão.
Os dois problemas tocam diretamente na necessidade óbvia de ter visão de médio e longo prazo sobre o controle do fluxo de caixa. Até porque isso influencia diretamente em outros aspectos que causam o fechamento das empresas. Por exemplo, a terceira causa da mortalidade ser tão rápida entre empresas é a falta de melhorias nos produtos ou serviços.
Mas como é possível investir em melhorias, compra de equipamentos, contratações e treinamentos para os funcionários e melhor processo de vendas sem controle do caixa?
Contas a pagar
Quando uma empresa não presta atenção ao fluxo de caixa, inevitavelmente fica sem dinheiro em certos momentos de vencimento de contas. Mesmo que a empresa tenha como pagar alguns dias ou semanas depois, terá de arcar com multas e juros definidos em contrato.
Não estamos falando de aqui de alguns trocados, mas de milhares de reais. Imagine isso em vários projetos, ao longo de anos, e terá um desperdício considerável, de forma desnecessária.
Além disso, a falta de controle sobre contas a pagar pode ter um efeito dominó, no qual a empresa “se esquece” das contas e faz novas dívidas. Sem condições de cumprir com todos os compromissos, entra num ciclo vicioso de dívida, no qual correm mais juros e novas multas.
Em certos casos, até sofrem com ações judiciais cobrando as dívidas, o que gera ainda mais custos e mais transtorno. Isso também pode fazer com que o crédito para essas empresas seja negado, ou saia a um valor mais alto de juros.
Bom uso do dinheiro em caixa
Por fim, a maior armadilha de todas talvez esteja aqui, quando a empresa parece estar numa situação financeira confortável, com dinheiro sobrando em caixa. Para muitos gestores, isso seria sinal de que não há com que se preocupar nem necessidade de acompanhar muito de perto esses dados. Grande engano, mais uma vez.
E o motivo é simples:
Quando uma empresa tem muito dinheiro sobrando em caixa, isso deixa de ser algo positivo. É como uma empresa de varejo que tem um estoque muito grande. É dinheiro parado.
Esse dinheiro precisa trabalhar a favor do negócio, nunca ficar estacionado perdendo valor com a correção da inflação.
Então a atitude mais inteligente seria fazer algum investimento ou aplicação financeira para fazer o valor excedente render com boa liquidez. Manter apenas um colchão de emergência no caixa da empresa seria suficiente para se proteger contra despesas inesperadas.
Como conseguir essa visão apurada e não cometer erros de gestão financeira?
Não existe grande mágica para conseguir uma visão apurada e inteligente sobre o fluxo de caixa no médio e longo prazo. Aliás, a primeira coisa que você precisa mesmo é de responsabilidade, ou seja, aceitar que esse é um aspecto fundamental para a saúde financeira do negócio.
Além disso, existem algumas medidas práticas muito importantes que você precisa tomar para garantir que as contas fiquem sempre em dia e que a empresa faça investimentos certeiros nas melhores oportunidades.
Aqui estão essas medidas:
Atualização constante dos números
Não existe solução melhor do que a consistência na atualização dos números da sua empresa. Como atividades novas ocorrem todos os dias, é importante registrar o cronograma de pagamentos e recebimentos da empresa.
Quanto mais atualizado estiver seu painel de controle, mais fácil fica de acompanhar a situação, prever possíveis problemas e realizar investimentos lucrativos na hora certa.
É claro que isso envolve muito trabalho, especialmente para uma empresa de construção civil, que lida com muitas variáveis. Mas o esforço pode se tornar bem menor com uma dica que vou te dar mais abaixo.
Conhecimento técnico dos conceitos de gestão
Outra coisa que você precisa fazer é entender dos conceitos de gestão e finanças. Por exemplo, muitos profissionais desconhecem ou ignoram conceitos como DFC e DRF. Você entende o que eles significam e sabe lidar com eles?
Aqui no blog, temos artigos sobre diversos conceitos assim. Tire tempo para entender cada um deles, como se encaixam na sua atividade, como afetam o dia a dia da sua empresa.
Quanto mais conhecimento, maior será a sua clareza na tomada de decisões e poder de convencimento em reuniões com outros envolvidos na gestão do negócio.
Sistema de gestão de qualidade
Por último, mas de forma alguma menos importante, escolha uma boa ferramenta para realizar seu trabalho. Quanto mais completa e fácil de usar for a ferramenta de sua escolha, melhor para manter os dados em dia e tomar boas decisões, com facilidade e sem demora.
Por que as planilhas não são a melhor escolha na hora de cuidar do fluxo de caixa
A ideia de compilar todos os dados da gestão financeira da empresa numa planilha talvez pareça a melhor no momento.
Mas lembre-se:
Ao usar uma planilha, você tem de atualizar muitos dados de forma manual, ou ter muito trabalho para criar várias planilhas que se alimentam entre si.
A melhor solução do mercado é usar uma Plataforma de Gestão, capaz de automatizar a gestão do fluxo de caixa com maestria. O sistema oferece maior precisão, menos esforço, segurança total e acesso de qualquer lugar.
O fluxo de caixa não é algo que os gestores de uma empresa podem se dar ao luxo de ignorar. Muitos, por não entenderem isso, fecharam as portas de empresas que poderiam ter sido grandes sucessos.
Por isso, concentre suas energias em entender a lógica do fluxo de caixa do seu negócio e escolha uma ferramenta de gestão robusta para dar conta de todo o trabalho envolvido.
Ainda não sabe muito sobre como o fluxo de caixa funciona? Descubra agora quais são os tipos de fluxo que você precisa conhecer!
