Você deve lembrar que já falamos aqui no blog sobre a importância de uma boa gestão de contratos na construção civil.
Essa tarefa abrange desde o planejamento de insumos para obra, seleção de fornecedores, supervisão e acompanhamento dos trabalhos até a finalização das entregas dos serviços ou produtos.
Neste ponto, talvez você esteja se perguntando: como organizar tantos contratos e papéis?
Pois é, além dessa pergunta, talvez você tenha outras dúvidas sobre esse tema e não entenda ainda a importância dessa tarefa para garantir o sucesso da sua obra.
Pensando nisso, neste post vamos falar sobre tudo o que você precisa saber para melhorar a gestão de contratos da sua construtora – e assim não ter mais surpresas!
Mas antes de qualquer coisa, vamos relembrar:
O que é gestão de contratos?
Muito mais do que lidar com documentos e prazos, a gestão de contratos é uma atividade fundamental para garantir aumento na produtividade e redução de custos. Isso faz com que a atividade seja estratégica para o planejamento orçamentário.
Então, o principal objetivo da gestão de contrato é garantir que o acordo estabelecido, por vínculo jurídico, transcorra da forma prevista.
E essa tarefa também inclui revisar e adequar cláusulas contratuais quando necessário, beneficiando todas as partes.
Assim, para esse trabalho, é fundamental que o gestor acompanhe e fiscalize todas as etapas, que são:
- Pré-contratação;
- Negociação;
- Pré-execução;
- Execução;
- Entrega.
Porém, quais contratos devem ser geridos?
Vários! Saiba que existem diversos modelos de contrato na indústria da construção civil. Entre os mais comuns, estão:
- Locação de equipamentos e máquinas;
- Empreitada;
- Compra e venda;
- Transporte;
- Serviços de limpeza;
- Troca ou permuta;
- Empréstimo.
Então, agora que já relembramos o que é a gestão de contratos, vamos mostrar pra você um pouquinho mais sobre o ciclo de vida do contrato.
Gestão do Ciclo de Vida do Contrato
Uma gestão de contratos eficiente geralmente ocorre de forma padronizada, mitigando os riscos para a empresa. Para tanto, a metodologia Contract Lifecycle Management (Gestão do Ciclo de Vida do Contrato), criada pela National Contract Management Association (NCMA), é considerada uma referência.
A seguir, confira o ciclo de vida de um contrato:
Pré-contratação
Diante da necessidade de contratar um serviço, produto, funcionário ou fornecedor, são definidos os requisitos técnicos e administrativos do contrato. Essas informações são reunidas em uma minuta.
Negociação
Após a elaboração da minuta, as cláusulas devem ser negociadas e formalizadas em todos os pormenores técnicos, administrativos, financeiros e jurídicos. Chegando-se a um consenso entre as partes (o que pode exigir inúmeras revisões da minuta), o contrato pode ser assinado.
Pré-execução
Após a assinatura do contrato, inicia-se a fase do planejamento da execução técnica, administrativa e financeira do contrato.
Pré-execução técnica
Iniciam-se as providências para viabilizar a execução do contrato (ex: preparação do terreno, aquisição de matéria-prima, aluguel de equipamentos, contratação de funcionários).
Pré-execução administrativa
inclui a organização de toda a documentação contratual.
Execução financeira
Nesta etapa o setor financeiro recebe o fluxo de pagamentos. É onde os setores são informados sobre o cronograma da obra.
Execução
É a fase em que o objeto do contrato passa a ser executado. Envolve o acompanhamento, fiscalização e controle, por parte do gestor de contratos, de todas as etapas e itens previstos: cronograma, pagamentos, vistorias, etc.
Nesta etapa, incluem-se os termos aditivos, quando for preciso, e se realizam as prorrogações ou renovações.
Encerramento
Nesta fase, o gestor de contratos deve verificar se todos os itens previstos nas cláusulas foram efetivados e documentados para, somente então, encerrar o contrato. Importante destacar que o contrato só poderá ser encerrado após o vencimento de todos os prazos previstos em suas cláusulas.
A gestão de contratos eficiente requer padronização. Cada fase do contrato deve obedecer a critérios uniformizados de forma, condições, termos, vigência e formas de pagamento.
3 passos simples para o gerenciamento de contratos
Existem várias formas de gerenciar contratos. E você vai descobrir qual é a melhor forma de fazer isso para a sua construtora. Mas existem alguns passos básicos que podem ser aplicados a partir do momento que você terminar a leitura deste post!
1º Passo: contrate um gestor de contratos
Defina o gestor responsável por essa tarefa. Parece bobagem, mas gerenciar contratos demanda tempo e dedicação. Por isso, o ideal é que tenha uma pessoa específica para isso.
O gestor deve participar de todas as etapas do processo de aquisição ainda na fase de escolha dos fornecedores, administrando os contratos estabelecidos e documentando as fases do fornecimento.
Pois é ele quem vai estabelecer um cronograma de monitoramento e controle de produtos e serviços. E, em casos de erros, aplicar um plano de ação para corrigi-los.
Para atuar como gestor de contratos você pode buscar profissionais com formação em Administração, Arquitetura, Engenharia Civil ou em Produção. É um grande diferencial se o profissional for pós-graduado em Gestão de Projetos e domine temas como planejamento, construção e montagem.
2º Passo: tenha equilíbrio físico-financeiro
Esta definição significa, de maneira mais direta: acompanhamento. O gestor deve fazer a análise da construtibilidade, que trata da capacidade de construção, do atendimento da empresa fornecedora, e da sua capacidade de execução – seja técnica ou financeira.
Após essa análise e a assinatura do contrato, o gestor deve ter presença constante. Seja na empresa do fornecedor contratado, na obra ou em terceiros envolvidos, para acompanhar, monitorar e controlar o fornecimento de materiais e serviços. Tudo isso por meio de relatórios, inspeções e diligências.
3º Passo: dê atenção aos relatórios
O Relatório Diário de Obra deve ser solicitado diariamente ou no mínimo uma vez por semana pelo gestor de contratos. Esse documento deverá ser composto por informações básicas, como condições climáticas, número de profissionais e equipamentos, ocorrências e desvios do dia e outras informações.
O RDO é o documento mais adequado e um dos mais precisos para acompanhar o andamento da obra e dar suporte na tomada de decisões. Por isso, com ele é muito mais fácil avaliar se o contrato firmado está sendo cumprido ou não.
Mas caso o contrato não esteja sendo seguido, o gestor deve abrir um Relatório de Não Conformidade (RNC). Assim, ele pode evidenciar o descumprimento de determinado item e definir a correção necessária.
Eu sei que dissemos que seriam apenas 3 passos, mas temos um quarto que merece sua atenção:
Use a tecnologia na gestão de contratos
Não é novidade que o mundo está cada vez mais digital. Assim, a busca é constante por ferramentas que garantam mais praticidade e segurança. E na construção civil não é diferente.
Uma dessas ferramentas é o software de gestão. Com ele, a gestão de contratos se torna muito mais eficiente graças à facilidade de organização das informações e economia de tempo. Porque, ao automatizar processos, é possível economizar tempo no acompanhamento de todas as etapas do contrato e o cumprimento de suas obrigações.
Então, com a padronização e a centralização das informações por meio do ERP (enterprise resource planning) é possível controlar os prazos, pagamentos e valores dos contratos. Além disso, você também recebe alertas sobre validades, vencimentos e atrasos.
Gestor de Contratos
A gestão de contratos é uma tarefa que requer organização, capacidade técnica, poder de negociação e bom relacionamento interpessoal.
Na construção civil, ela envolve o acompanhamento e a fiscalização de diversas obras e suas respectivas equipes, para diferentes clientes, sob diversas circunstâncias.
Também abrange a elaboração de cotações e o monitoramento de preços, bem como o controle de pagamentos, cronogramas e vencimento de contratos. Se for feita de forma eficiente e proativa, pode minimizar riscos e gerar economia, evitando cláusulas desvantajosas, gastos acima da capacidade financeira da empresa e multas por atrasos de pagamento.
Assim, a gestão de contratos impacta diretamente os planejamentos orçamentário e estratégico da construtora ou incorporadora.
O gestor de contratos é encarregado de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de forma preventiva e minuciosa. Ele deve garantir o cumprimento das regras previstas entre as partes e a obtenção dos resultados esperados.
Esse profissional é mais comum nas grandes organizações. Já nas empresas de pequeno e médio porte, essa atribuição costuma ser delegada ao setor de compras.
Atribuições de um gestor de contratos
Entre as diversas atividades de um gestor de contratos, podemos destacar:
Sobre a elaboração dos contratos
- Elaborar o contrato e encaminhá-lo para avaliação e aprovação da diretoria;
- Acompanhar processos licitatórios em todas as suas fases;
- Manter os contratos arquivados e organizados;
- Realizar a comunicação entre as partes signatárias do contrato.
Sobre os prazos
- Controlar prazos de vigência dos contratos e, se for o caso, solicitar sua renovação ou prorrogação;
- Verificar se os prazos e demais especificações estabelecidas no contrato estão sendo obedecidos;
- Comunicar ao setor competente eventuais atrasos nos prazos;
- Determinar prazo para correção de pendências na execução do contrato.
Sobre a qualidade do contrato
- Buscar resolver todas os problemas observados na execução dos contratos;
- Analisar os contratos, identificar a necessidade de aditivos contratuais e propor melhorias quando necessário.
Sobre o controle financeiro
- Controlar os pagamentos efetuados para que os valores previstos no contrato não sejam ultrapassados;
- Receber notas fiscais e encaminhá-las ao setor responsável pelo pagamento;
- Acompanhar os preços de mercado referentes ao objeto contratado e buscar revisar valores, quando houver oscilações significativas;
- Informar ao setor de planejamento orçamentário as obrigações financeiras que não foram quitadas no prazo previsto;
- Acompanhar o cumprimento do cronograma físico-financeiro;
- Encaminhar ao setor competente eventuais solicitações de alteração no cronograma físico-financeiro, bem como de mudanças de materiais e equipamentos por parte da contratada;
- Cotejar os preços e quantidades das notas fiscais com os estabelecidos no contrato.
Sobre a execução da obra
- Certificar-se de que as etapas da obra estão sendo entregues conforme as regras contratuais;
- Apresentar relatórios de acompanhamento de execução da obra periodicamente ou sempre que solicitado;
- Registar as principais ações, eventos e ocorrências na execução da obra. Isso deve ser feito por meio de histórico documental composto por livro diário, fotografias, atas, inventários, notas fiscais, certificados, etc. Esse material deve ser completo e suficiente para atender às exigências de auditorias;
- Realizar medições de serviços antes de atestar notas fiscais;
- Solicitar correção à contratada caso haja discrepância entre os serviços entregues e o valor declarado na nota fiscal.
- Fiscalizar a solidez e segurança da obra, qualidade dos materiais e o trabalho dos prestadores de serviço.
Sobre os recursos humanos
- Fiscalizar o cumprimento de encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários;
- Fiscalizar o atendimento às normas de Segurança do Trabalho.
Seguindo corretamente cada uma dessas atribuições, o profissional estará apto para realizar a gestão de contratos de uma forma eficiente e segura.
4 benefícios do uso da tecnologia na gestão de contratos
Então, para te ajudar a entender os benefícios do uso da tecnologia na gestão de contratos, listamos 4 vantagens que podem ser essenciais para a sua empresa. Confira!
1. Processos integrados
Existem muitas atividades que interferem e derivam dos contratos. Mas uma solução tecnológica especializada na gestão de contratos permite que sua empresa trabalhe com um processo bem organizado e que envolva as áreas de forma produtiva. Pois ela otimiza o trabalho e o uso das informações relacionadas.
Essa praticidade no acesso de dados que circulam entre as áreas dá base ao trabalho uma das outras.
2. Controle financeiro
O aspecto financeiro de um contrato é crucial para o sucesso de seu empreendimento. Isso porque, com a gestão eletrônica, é possível, de acordo com as medições de avanço da obra, realizar o cálculo dos valores a serem pagos, de forma proporcional e automática.
Assim, a solução tecnológica certa também dispõe de geração automática de boletos de todos os contratos, respeitando as regras e negociações de cada um deles.
3. Segurança e produtividade
Com soluções tecnológicas especializadas na gestão de contratos, sua empresa pode fazer a gestão de todo o ciclo de vida de seus contratos. Seja contratos com fornecedores para suas obras ou contratos de vendas com seus clientes.
Então, com esse controle total, você tem mais segurança quanto à qualidade da informação que é utilizada na tomada de decisões. Dessa forma, esses recursos avançados disponibilizam as informações certas, de maneira estratégica e simples a qualquer momento.
Nesse cenário, o ganho de produtividade é enorme. Seja para os gestores ou para os vendedores, que conseguem trabalhar suas vendas mais rapidamente, com informações precisas.
4. Sustentabilidade
Engana-se quem pensa que na construção os gastos são só com cimento e areia. Muito papel é consumido também já na fase pré-contratual, com a emissão de desenhos, plantas, orçamentos e outros documentos.
E a partir daí só piora. A quantidade de papel aumenta conforme o desenvolvimento do projeto, principalmente para relatórios, como os que citamos acima.
Até o fim do projeto, é difícil calcular a quantidade de papel consumido. E isso é uma vantagem muito significativa quando você decide utilizar um ERP, já que tudo fica salvo na nuvem. Dessa forma, a informação se torna mais acessível e tem uma chance consideravelmente menor de ser perdida.
Portanto, para finalizar este post, temos uma dica que pode ser muito útil para você e sua construtora. Estou falando do e-book Gestão de Contratos Segura. Para começar a ler, basta fazer o download grátis aqui!
E se quiser ajudar a escolher o melhor ERP para sua empresa, temos um checklist completo e gratuito para você.
Reequilíbrio Econômico-Financeiro de Contratos
O equilíbrio econômico-financeiro é uma garantia contratual muito importante na gestão de contratos, aplicada nas esferas pública e privada para assegurar a manutenção das condições iniciais em que o contrato foi celebrado.
O que se busca garantir, em última instância, é que as obrigações do contrato sejam cumpridas sem que uma parte aufira enriquecimento às custas de um ônus severo da outra ou, em outras palavras, que os encargos assumidos pelo contratado tenha equivalência com a remuneração a ser paga pelo contratante.
Se, por razões alheias ao controle e responsabilidade de uma das partes, o equilíbrio for rompido, as condições contratuais afetadas deverão ser revistas para que se recomponha o equilíbrio inicial. A recomposição pode se dar em termos de prazo, de valor ou, o que é mais comum, de ambos.
Pode-se afirmar que o desequilíbrio se manifesta quando se vê alterado um dos fatores do tripé escopo-preço-prazo.
Se a execução do empreendimento for afetada em um desses fatores, há que se buscar mecanismos — de preferência mediante negociação amigável — de restabelecer o equilíbrio das obrigações e seu pagamento, seja qual for a modalidade contratual pactuada entre as partes.
Registre bem isso para afastar a crença comum de que em contratos a preço global não cabe reequilíbrio econômico-financeiro; basta que haja uma solicitação de serviço extraordinário por parte do contratante ou a ocorrência de uma condição superveniente de caso fortuito ou força maior para que caiba a renegociação dos termos acordados.
Isso sem falar, é claro, em outros aspectos que tenham sido estipulados na base da gestão de contratos: é o caso, por exemplo, de riscos geológicos e hidrológicos.
E na construção civil…
No âmbito das obras, o grande desafio é identificar onde e quando ocorrem fatos que ensejam o referido desequilíbrio econômico-financeiro, delimitar sua extensão e seus efeitos e imputar a responsabilidade, isto é, quem deu causa ao fato. Isso nem sempre é fácil, por vários motivos.
Primeiro, porque é da essência da construção civil a imprecisão do projeto e as condições em que sua execução se darão. Esses contornos tênues levam invariavelmente a acusações do tipo “isto está embutido em seu preço” (alegação do contratante) ou “não era possível prever essa circunstância a partir do projeto fornecido” (alegação do contratado).
Nota-se claramente que a completude de projeto de engenharia e as campanhas prévias de campo têm função precípua na mitigação das controvérsias que surgem nos canteiros de obra.
Segundo, porque as empresas geralmente pecam pela pobreza dos registros. A negociação de um reequilíbrio requer a apresentação de elementos concretos de que ocorreu uma situação imprevisível e que causou danos a uma das partes.
Como provar esses fatos, senão por via de documentos como diário de obras, cartas, relatórios fotográficos e notificações? Tudo que uma boa gestão de contratos pode resolver.
No entanto, qualquer visita a uma obra, seja predial, seja de infraestrutura, revelará deficiências no registro de fatos e providências e os motivos são muitos: falta de iniciativa, falta de tempo e, o que igualmente ruim, a eterna crença de que no final se acertam as contas…
Terceiro, porque a delimitação do alcance do dano é de difícil mensuração e resgate posterior. Por exemplo, o aparecimento de rocha numa obra cujo projeto apenas mostra escavação em solo.
Portanto, não esqueça…
Deixar para negociar no final da obra é contar com a sorte. A boa prática manda registrar o acontecimento, notificar a fiscalização da obra, monitorar a extensão do problema pelo levantamento preciso de quantidades, comparação de produtividades com e sem o fato gerador da mudança e avaliar o dano decorrente, tanto em termos de prazo quanto em termos de valor.
Todos estes passos podem ser administrados por um gestor diligente, e é por isso que as empresas vêm investindo no aparelhamento do setor de administração contratual. Esta é uma área importante e é onde a engenharia se aproxima do direito, mas com uma diferença: é muito mais barato resolver a disputa e reequilibrar o contrato com argumentos técnicos bem fundamentados do que em processos judiciais ou arbitragens cujo resultado é de difícil previsão.
Para concluir
Portanto, agora que você tem inúmeras informações sobre a gestão de contratos e as vantagens do uso da tecnologia, será muito mais fácil ter projetos mais assertivos.
Afinal, investir em tecnologia e ferramentas que facilitam o dia a dia no seu canteiro de obras é um grande diferencial em um setor tão competitivo como o da construção. Por isso, saia na frente e abuse das tecnologias disponíveis.
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