Tipos de relatórios de obra: entenda e faça registros completos e objetivos

O relatório de obra, como o de relatório de visita técnica e o relatório de acompanhamento, é a principal ferramenta para o registro e controle de um serviço prestado ou em evolução nas construções. A produção eficiente desse documento é fundamental para verificar a conclusão das obras e saber, por exemplo, se elas foram desenvolvidas adequadamente.  

Portanto, se o relatório não for feito corretamente, a empresa pode ser prejudicada. Afinal de contas, se ele apresentar inconsistências ou erros, como saber se o serviço foi desenvolvido com qualidade e dentro dos padrões estabelecidos?  

Existem diversos tipos de relatórios que as empresas podem utilizar, cada um deles desempenha uma função específica e serve a diferentes necessidades ao longo do ciclo de vida do projeto. Neste artigo, exploraremos os tipos de relatórios mais comuns e como eles se encaixam no contexto da gestão de obras, com dicas que podem te ajudar a criar um de forma simples, fácil e prática. Confira!  

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Principais finalidades do relatório de obra

Independentemente da sua especificidade, o relatório de obra é uma ferramenta estratégica que cumpre diversas funções essenciais para a boa gestão na Construção Civil. Suas principais finalidades são: 

• Acompanhamento: Fornecer um registro claro e sistemático do andamento dos serviços, permitindo a verificação do progresso em relação ao cronograma. 
• Comunicação: Padronizar e formalizar a comunicação entre todos os envolvidos no projeto, do canteiro ao escritório, garantindo que as informações importantes sejam compartilhadas de forma eficiente. 
• Responsabilização: Definir e registrar responsabilidades, indicando quem deve executar as ações corretivas ou preventivas necessárias. 
• Controle de qualidade: Assegurar que os serviços estão sendo executados de acordo com os projetos, normas técnicas e padrões de qualidade estabelecidos. 
• Evidência documental: Servir como um registro histórico e legal da obra, que pode ser consultado para auditorias, resolução de disputas ou como base de conhecimento para projetos futuros. 

Como você pode ver, este documento tem importantes funções dentro da Construção Civil, mas para que realmente tenha a eficiência esperada, deve ser feito da forma correta. A começar pelos profissionais escolhidos para realizá-lo.  

Quem deve fazer o relatório de obra? 

A responsabilidade pela elaboração do relatório geralmente recai sobre o profissional que possui o conhecimento técnico e a autoridade para avaliar as condições de uma determinada obra. A definição do responsável direto pode variar conforme a estrutura organizacional da construtora e a finalidade do documento. 

No entanto, os perfis mais comuns encarregados dessa tarefa são: 

• Engenheiro residente; 
• Coordenador técnico; 
• Engenheiro fiscal; 
• Equipes de planejamento. 

Independentemente do cargo, o autor do relatório tem a responsabilidade de fornecer informações precisas, imparciais e claras. Isso é indispensável para que o documento seja uma fonte confiável para futuras tomadas de decisão. 

Além disso, a periodicidade da emissão dos relatórios depende da complexidade do projeto, da fase da obra e das exigências contratuais. Pode ser diária, em etapas críticas como a concretagem de uma estrutura; semanal, para um acompanhamento padrão de progresso; ou quinzenal/mensal para reportes gerenciais e de fiscalização. O importante é que a frequência seja definida previamente e seguida com disciplina. 

Principais tipos de relatórios de obra

Na gestão de projetos de construção, diferentes tipos de relatórios desempenham funções específicas ao longo do ciclo de vida da obra. Cada um deles serve a propósitos distintos e contribui para o acompanhamento, documentação e sucesso do projeto. 

Abaixo, destacamos os principais tipos de relatório de obra:

1) Relatório de Medição: acompanhamento do cronograma

O relatório de medição é um instrumento essencial para o acompanhamento do progresso da obra em relação ao cronograma estabelecido. Registra o avanço físico do projeto, ou seja, o quanto foi efetivamente executado em comparação ao planejado. Isso possibilita a identificação de atrasos ou adiantamentos, permitindo a tomada de medidas corretivas oportunas.

O relatório de medição é valioso para garantir que o projeto esteja alinhado com o tempo estimado para a sua conclusão.

2) Relatório Diário de Obra: resumo das condições e atividades diárias

O relatório diário de obra é frequentemente utilizado em conjunto com o relatório de medição, embora possa abranger uma gama mais ampla de informações. Enquanto o relatório de medição se concentra no progresso físico, o relatório diário registra um resumo detalhado das atividades diárias, eventos significativos, condições climáticas e outros fatores que possam afetar a obra.

Esses relatórios são cruciais para manter um registro completo do projeto e identificar desvios em relação ao plano. 

3) Relatório de Conformidades e Não Conformidades: qualidade na obra

O relatório de conformidades e não conformidades é uma ferramenta para aferir a qualidade dos produtos e serviços envolvidos na obra. Ele documenta se o trabalho está sendo executado segundo as normas técnicas e regulamentações estabelecidas.

As conformidades refletem o cumprimento das especificações, enquanto as não conformidades indicam desvios ou problemas que necessitam de correção. Esse tipo de relatório é fundamental para assegurar que a obra atenda aos padrões de qualidade e que sejam tomadas ações corretivas quando necessário.

4) Relatório Mensal: acompanhamento físico-financeiro

O relatório mensal é geralmente um acompanhamento físico-financeiro que visa monitorar o orçamento e o cumprimento dos prazos estabelecidos. Ele fornece uma visão abrangente do progresso do projeto durante o mês e permite que sejam feitas comparações entre o planejamento e o desempenho real.

A importância da conexão físico-financeira reside no fato de que ela ajuda a avaliar se os recursos financeiros estão sendo alocados de maneira eficaz e se o projeto está se mantendo dentro do orçamento. A diferença entre relatório físico e financeiro reside na ênfase: o primeiro trata do progresso real da obra, enquanto o segundo lida com os aspectos financeiros, como custos e orçamento.

5) Relatório de Entrega de Obra: finalização do projeto

O relatório de entrega da obra marca o encerramento do projeto. Ele documenta todos os aspectos finais da construção e registra as informações essenciais para a entrega da obra ao cliente. Esse relatório inclui detalhes sobre a finalização de todos os trabalhos, certificações e aprovações necessárias, bem como a conformidade com todas as especificações e regulamentações.

O relatório de entrega de obra é crucial para garantir que o projeto seja entregue conforme o planejado, atendendo às expectativas do cliente e aos padrões de qualidade estabelecidos.

6) Relatório de Acompanhamento de Obra

É um registro detalhado que abrange todas as fases da obra, desde o planejamento inicial até a sua conclusão. Além disso, é uma exigência regulatória estabelecida pelo Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA) por meio da Resolução n° 1.094 de 31 de outubro de 2017, o que demonstra sua relevância no setor da construção civil.

A ausência de um relatório de obra adequado pode resultar em uma série de problemas, como, por exemplo: atrasos não detectados, desperdício de recursos, falta de conformidade com normas e regulamentos, bem como dificuldades na resolução de disputas. Isso sem contar que a falta de documentação adequada pode comprometer a responsabilidade e autoria das atividades realizadas, sendo prejudicial para todas as partes envolvidas.

Quando bem executado e utilizado de forma sistemática, o relatório de acompanhamento de obra deixa de ser uma obrigação operacional e se transforma em um poderoso ativo para a gestão do negócio. Seus benefícios vão muito além do simples registro de informações. 

1. Melhor comunicação entre obra e escritório 

O relatório é a principal ponte que conecta o canteiro de obras com a equipe do escritório (gestores, setor de compras, financeiro). Ele padroniza a comunicação, faz com que todos tenham acesso à mesma versão dos fatos e cria um canal formal para reportar o que realmente acontece na obra, reduzindo ruídos, mal-entendidos e decisões baseadas em informações desencontradas. 

2. Identificação de gargalos e riscos antecipadamente 

Por registrar continuamente o andamento, os recursos e as ocorrências, o histórico de relatórios permite identificar padrões e tendências. Um equipamento que quebra com frequência, um fornecedor que sempre atrasa a entrega ou um serviço que rende menos que o esperado são gargalos que acabam ficando evidentes. Essa visibilidade permite que os gestores atuem na causa raiz dos problemas, mitigando riscos antes que eles gerem um impacto maior no cronograma e no custo. 

3. Suporte a decisões com base em dados 

Na Construção Civil, decisões bem tomadas são baseadas em fatos, não em suposições. Os relatórios fornecem os dados necessários para embasar escolhas estratégicas, seja para alocar mais equipe em uma frente de serviço atrasada, para renegociar um contrato com um fornecedor ou para alterar uma metodologia executiva. Eles transformam a gestão em um processo mais técnico e menos subjetivo. 

4. Evidências para auditorias, certificações e litígios 

O conjunto de relatórios de uma obra forma um robusto dossiê documental. Esse material tem valor legal e serve como evidência para uma série de situações: comprovação de qualidade e conformidade em auditorias de certificação (como a ISO 9001), defesa em eventuais litígios com clientes ou fornecedores, e como base para pleitos contratuais. 

5. Validação de medições e pagamentos 

O relatório de acompanhamento, especialmente quando enriquecido com fotos, é a prova material de que um serviço foi executado. Ele serve como ferramenta de validação para as medições de empreiteiros e fornecedores, garantindo que os pagamentos realizados pela construtora correspondam exatamente ao que foi entregue no canteiro, trazendo mais segurança e controle para o processo financeiro da obra. 

7) Relatório de Visita Técnica

O relatório de visita técnica é um documento destinado a coletar e registrar os dados observados durante uma visita técnica. Com base nesse material, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de projetos, verificar ações em andamento, tomar decisões fundamentadas e elaborar estratégias visando otimizar o alcance de objetivos. 

Por exemplo: orientar a equipe a seguir o plano estabelecido e, assim, garantir a qualidade do trabalho em andamento; fazer reparos necessários em equipamentos; e planejar o uso do orçamento de um projeto de Construção Civil. 

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A seguir, detalhamos mais alguns pontos que não podem faltar. 

1. Evidências visuais (fotos e vídeos) 

Um relatório sem fotos é um relatório incompleto. As imagens são a forma mais rápida e confiável de comprovar o estado de um serviço, a finalização de uma etapa ou a existência de uma não conformidade. Assim, um bom relatório deve incluir registros fotográficos datados e com legendas, que não deixem margem para dúvidas e permitam o acompanhamento visual do progresso (ou da falta dele) ao longo do tempo. 

2. Registro de ocorrências e não conformidades 

Sabemos que o canteiro de obras é um ambiente dinâmico e problemas acontecem. O relatório é o local oficial para registrar todas essas ocorrências, desvios e não conformidades em relação ao que foi projetado, planejado ou contratado. Isso inclui desde uma falha na execução de um serviço até problemas com a qualidade de um material. Documentar esses pontos é o primeiro passo para definir ações corretivas, atribuir responsabilidades e evitar que os mesmos erros se repitam. 

3. Andamento físico da obra 

Todo relatório deve responder à pergunta: “A obra está avançando conforme o cronograma?”. Para isso, é fundamental apresentar um panorama claro do andamento físico, comparando o que foi planejado com o que foi executado. Essa análise pode ser feita por meio de percentuais de conclusão de etapas, medições de serviços ou outros indicadores que demonstrem o progresso real dos trabalhos. 

4. Informações sobre recursos 

A execução de uma obra depende da gestão eficiente de pessoas, equipamentos e materiais. O relatório deve conter informações atualizadas sobre os recursos em campo, como o efetivo da mão de obra (própria e terceirizada), o status dos principais equipamentos (em uso, parados, em manutenção) e a chegada ou falta de materiais críticos. Esses dados são essenciais para a logística e o planejamento de obras. 

5. Alertas, pendências e decisões 

Um relatório não deve apenas olhar para o passado; ele precisa apontar para o futuro. Uma das funções mais importantes é servir de alerta para a gestão. Portanto, o documento deve destacar de forma clara os riscos identificados, as decisões que precisam ser tomadas pela liderança e as pendências que estão travando o avanço de determinadas frentes de serviço. É essa visibilidade que vai permitir que os gestores atuem de forma proativa para resolver os problemas anteriormente identificados. 

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Embora o relatório de visita técnica seja muitas vezes confundido com o relatório de acompanhamento de obra, esses documentos são diferentes entre si e por isso é fundamental saber diferenciá-los. 

Relatório de visita técnica ou relatório de acompanhamento de obra? 

O relatório de visita técnica é um documento abrangente que pode servir a múltiplos propósitos, desde a verificação de uma inconformidade específica até uma auditoria de segurança. Ele registra o estado da obra em um momento pontual, com foco em observações, diagnósticos e recomendações. 

Já o relatório de acompanhamento de obra é um tipo mais específico de relatório, focado em registrar se o trabalho está progredindo conforme o planejado. Produzido geralmente pelo engenheiro ou arquiteto responsável, seu principal objetivo é comparar o executado com o cronograma e o orçamento, permitindo que o gestor atualize as projeções do projeto à medida que novas necessidades surgem. 

De forma geral, todo relatório de acompanhamento é um tipo de relatório de visita técnica, mas nem toda visita técnica resulta exclusivamente em um relatório de acompanhamento. 

Importância da digitalização no relatório de obra

O processo de elaboração de relatórios, tanto o relatório de visita técnica quanto o relatório de acompanhamento de obra, por exemplo, foi transformado pela tecnologia. A substituição de pranchetas, papéis e máquinas fotográficas por computadores, tablets e smartphones vem eliminando retrabalhos, reduzindo as chances de erros e tornando o fluxo de informações muito mais ágil e confiável. 

Essa digitalização não é apenas uma mudança de ferramentas que você utiliza no escritório ou no canteiro de obras. É uma evolução estratégica mesmo, que já tem proporcionado controle e visibilidade em tempo real para a gestão de diversas construtoras que já estão se aventurando nessa nova era na Construção Civil. 

Vamos ver abaixo algumas das principais mudanças que já estão afetando o mercado.  

Registro de fotos e ocorrências direto do canteiro 

Com o uso de aplicativos específicos, o profissional em campo pode registrar ocorrências, tirar fotos e anexar comentários diretamente pelo celular. Isso significa que a evidência é coletada e contextualizada no momento exato do fato, sem o risco de se perder ou ser esquecida. Ferramentas como o Sienge Construpoint, por exemplo, permitem que esses registros sejam feitos até mesmo de forma offline, de modo que a informação chegue ao escritório de forma estruturada e imediata assim que houver uma conexão.  

Documentação em tempo real e visibilidade contínua 

Precisamos mencionar que o maior benefício da digitalização é o fim da espera. Em vez de aguardar o engenheiro voltar do canteiro para transcrever suas anotações, a gestão passa a ter acesso aos dados assim que eles são sincronizados. O avanço físico pode ser apontado no aplicativo e consultado por meio de dashboards, proporcionando uma visibilidade contínua sobre o progresso da obra. Isso permite que decisões sejam tomadas com base em informações de hoje, e não da semana passada. 

A integração entre sistemas potencializa ainda mais esse controle. A conexão do Sienge Construpoint com a Prevision, por exemplo, permite cruzar o avanço físico apontado em campo com o cronograma detalhado da obra. Dessa forma, é possível acompanhar em tempo real o impacto das atividades no planejamento, visualizar restrições e garantir que o projeto está caminhando conforme a Linha de Balanço. 

Já pensou no adianto que essas tecnologias trazem diariamente para as obras?  

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Dúvidas frequentes sobre relatório de visita técnica

Para finalizar, e consolidar de uma vez por todas o seu conhecimento sobre o tema, respondemos abaixo algumas das perguntas mais comuns sobre a elaboração e o uso de relatórios de obra para que você consiga acessar as informações mais importantes rapidamente.  

É obrigatório fazer relatório de visita técnica? 

Embora não exista uma lei federal que obrigue a criação do relatório para todas as obras, ele é uma exigência em contratos de financiamento, fundamental para sistemas de gestão da qualidade (como a certificação ISO 9001) e considerado uma prática indispensável para a gestão profissional na Construção Civil. Em muitos casos, a obrigatoriedade é contratual. 

Ele substitui a comunicação por e-mail ou verbal? 

Não. O relatório não substitui a comunicação ágil do dia a dia, mas a formaliza. Ele serve como o registro oficial e documentado do que foi observado, discutido e decidido, criando um histórico confiável. Ele complementa e valida a comunicação verbal e por e-mail, mas não a elimina. 

Qual a frequência ideal? 

Não existe uma regra única. A frequência ideal (diária, semanal, quinzenal ou mensal) depende diretamente da complexidade, da fase e das necessidades do seu projeto. Etapas críticas, como fundações e concretagens, podem exigir relatórios diários, enquanto o acompanhamento geral pode ser semanal. A periodicidade deve ser definida no plano de gestão da obra. 

O relatório pode ser digital? 

Sim, e essa é a forma mais recomendada atualmente. Relatórios digitais, feitos por meio de softwares e aplicativos, são mais rápidos, seguros e eficientes. Eles facilitam a inclusão de evidências como fotos e vídeos, permitem o preenchimento em tempo real no canteiro e garantem que a informação chegue à gestão de forma instantânea. 

É necessário coletar assinatura? 

Sim. A assinatura, seja ela física ou digital, é o que formaliza o documento, conferindo validade e atestando que as partes envolvidas estão cientes e de acordo com as informações registradas. É a etapa que encerra o processo de elaboração e oficializa o relatório. 

A gestão de obras moderna exige informações ágeis e confiáveis, e como vimos, o relatório de visita técnica é o pilar desse processo. Já está mais do que na hora de deixar as planilhas e os relatórios em papel para trás para alcançar eficiência e controle. 

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