Após definir-se o projeto, especificar os materiais e fazer o pedido de compra, o material chega ao canteiro de obras. Depois disso, ninguém achou o material e este teve que ser comprado novamente. Você provavelmente já presenciou algo parecido acontecer. Isso, apesar de comum, pode ser resolvido com uma boa gestão de materiais.
Mas, como fazer uma boa gestão de materiais na construção da obra? Através de exemplos da nossa experiência em gestão de obras, com prazos apertados, e um nível de qualidade alto é que trarei a você dicas, sugestões e insights sobre o tema. Com isso, você conseguirá organizar e gerir cada vez melhor os materiais na linha de frente.
Apresentarei questões de prazos de entrega, armazenamento e rastreabilidade de materiais dentro de um canteiro de obras. Além disso, mostrarei também como estruturar a sua empresa ou obra para esta gestão. Com isso, certamente será possível economizar tempo e outros recursos.
Prazos de compra para gestão de materiais
Uma das questões que podem gerar atrasos no seu cronograma e diminuição da produtividade é a falta de materiais na obra.
Para evitar a falta de materiais, é de suma importância que o projeto esteja atrelado a uma lista de compra. Para cada etapa do projeto já deve haver uma lista de materiais previstos. Desta forma, o setor ou pessoa responsável pela compra dos materiais já poderá se programar.
Esta programação e antecipação das necessidades torna viável a busca por orçamentos melhores. Desta forma é possível reduzir os gastos com compras urgentes sem tomada de preço onde o fornecedor sabe que você tem pouco tempo para buscar alternativas.
Inclusive, do ponto de vista técnico, as vezes não é possível encontrar o material adequado em um curto prazo. Por isso, é importante fazer esta lista de materiais antes de dar início a cada etapa da obra.
Outro aspecto do prazo de compra está relacionado ao fluxo de caixa e exposição dos materiais ao tempo. Em via de regra, quanto antes você compra o material, antes terá que pagar por ele. Isso deve ser analisado manualmente ou através de uma Plataforma de Gestão para que não haja problemas de falta de caixa durante a obra.
Estoque e gestão de materiais
E quando que devo ter algum material em estoque?
Material em estoque significa capital imobilizado, mas muitas vezes é vantajoso.
O material estocado é vantajoso em casos como:
- Se o seu fornecedor leva mais tempo para lhe entregar do que você tem para esperar quando surge a demanda;
- Se o preço daquele material subir em seguida;
- Se o material está por um bom valor e não perderá a qualidade com o tempo (exemplo: piso);
- Se o material não será mais produzido e é o ideal para você (exemplo: um mármore específico);
- Se o material tem muita aplicação em suas obras e está por um valor bom (exemplos: cimento, brita, areia, selante e argamassa);
- Se ao comprar uma quantidade maior você tem um desconto significativo.
Materiais não Previstos
Durante a execução de sua obra surgirão alguns imprevistos e, com eles, a demanda de alguns materiais. Para agilizar o fornecimento destes materiais é importante já ter mapeado fornecedores que tem os materiais necessários. Ter um bom relacionamento com os fornecedores facilitará a busca pelos materiais e diminui a chance de se pagar a mais.
Para não ter que passar por toda a burocracia de aprovação, existe a utilização de um caixa de obra. Este caixa de obra é um valor pequeno que a gestão da obra tem disponível para pequenas compras sem pedido de compra. Isso serve para a compra de um joelho a mais ou uma luminária que quebrou e deve ser substituída, por exemplo.
Este valor não deve ser utilizado para comprar materiais que já deveriam ter sido previstos com antecedência.
Desperdícios
Para buscar maior sustentabilidade e economia em uma obra, um fator essencial é diminuir os desperdícios de materiais. Para isso existem alguns fatores que devem ser planejados e controlados.
Estes fatores são:
- Indefinições de projeto;
- Compra duplicada;
- Armazenamento inadequado;
- Utilização ou aplicação inadequada;
- Retrabalhos.
Para diminuir os desperdícios causados pelas compras duplicadas você deve criar um controle da lista de materiais, sinalizando se o material já foi comprado ou não. Isso pode ser feito através de diversas ferramentas, mas sem dúvida uma Plataforma de Gestão é a melhor ferramenta para auxiliar em todo este processo.
Com uma Plataforma é possível inserir a lista de compras a partir do projeto e acompanhar a compra, entrega e baixa do material. Além de se acompanhar o fluxo de caixa, como mencionei anteriormente.
Em relação ao armazenamento inadequado, existem dois aspectos que influenciam diretamente. O primeiro é a definição e o planejamento do layout da obra. Através da definição do layout você poderá determinar melhor onde cada tipo de material deve ser armazenado para que não seja danificado.
Desta forma, os materiais brutos já terão as suas devidas baias para que não se misturem com outros. Cimento e argamassa, por exemplo, terão um lugar seco e ventilado. O segundo aspecto diz respeito ao cuidado na movimentação e no armazenamento, pois os insumos não podem ser derrubados ou sofrer impacto.
Materiais como acabamentos devem ser mantidos dentro de suas embalagens em prateleiras ou paletes. De preferência, traga para a obra os acabamentos não muito antes de serem utilizados para evitar danificá-los ou perdê-los.
Algo importante para se manter o estoque organizado e esse ter o controle de entrada e saída, é a contratação de um almoxarife. Este profissional é responsável por dar entrada no sistema de todas as movimentações de material, armazenar e cuidar dos mesmos.
Outra questão óbvia para se reduzir os desperdícios é a redução dos retrabalhos. Com um bom planejamento é possível reduzir os retrabalhos causados por indefinições ou falta de detalhamento no projeto. Isso impactará diretamente no custo da sua obra.
Resíduos
Com toda a sua lista de materiais pronta, mapeamento dos fornecedores em mãos, estoque e almoxarifado organizados e alimentando o sistema, o que falta mais?
Um item importantíssimo é a gestão dos resíduos de suas obras. A indústria da construção é responsável pela geração de grandes volumes de resíduos e por isso, nós responsáveis técnicos, temos o dever de destiná-los corretamente.
Antes de começar a obra e gerar resíduos, busque uma empresa que possua certificação da destinação dos resíduos. Ao receber as caçambas ou papa-entulhos, defina e sinalize quais materiais devem ser depositados em cada uma. Materiais como gesso ou baldes de tinta, tem destinações bem específicas e não devem ser misturados com outros materiais.
A mistura destes materiais com outros, além de dificultar o seu reaproveitamento ou destinação, muitas vezes implica em aumento da taxa paga no recolhimento. Por isso, organize essa parte e construa essa cultura em sua equipe.
Gestão de materiais vai otimizar os processos
A gestão de materiais na obra depende de uma série de fatores que vão, desde o projeto, até a gestão de resíduos. De modo geral, o planejamento e a lista de materiais possibilitarão a previsão de compras, e a busca por orçamentos antes de haver a urgência da compra.
No entanto, mapeie os fornecedores da região, construa um bom relacionamento com os mesmos, pois esses fatores serão importantes em eventuais urgências. Muitas vezes a compra de materiais de grandes fornecedores pode sair um pouco mais econômica. No entanto, a flexibilidade de um fornecedor menor pode trazer benefícios maiores.
Espero ter contribuído para o seu entendimento das formas de melhorar a gestão de materiais na obra e me coloco à sua disposição para esclarecer dúvidas.
