O que é um ERP: tudo sobre sistemas de gestão

O que é ERP? Essa sigla significa Enterprise Resource Planning, e dá nome a um tipo de sistema que integra as informações, processos e dados de uma empresa para ajudá-la a ter uma melhor gestão.

Ao conhecer o funcionamento de um ERP você entenderá que o sistema fornece um conjunto de indicadores importantes que simplificam a gestão e ajudam a evitar falhas e atrasos. Com todas as informações, atividades e pessoas integradas fica mais fácil gerenciar cada etapa da obra: do planejamento até a entrega das chaves.

O que é ERP?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, em Português, Planejamento de Recursos Corporativos. Trata-se de um sistema que deve reunir e integrar todas as informações sobre os processos e recursos de uma empresa.

Um ERP deve facilitar a gestão diária da empresa integrando processos como: contas a pagar, a receber, compras, controle de estoque, gestão de pessoas, entre outros. Todos os processos administrativos e operacionais da construtora são registrados em uma única plataforma.

Na gestão da empresa e na rotina, o que é um ERP? A ferramenta organiza os processos, simplificando as atividades e práticas de gestão, e o melhor, permite definir os fluxos e controlar o gerenciamento de todos os setores da empresa, fornecendo uma visão macro para o gestor.  

Ao saber o que é um ERP, já é possível notar que o sistema transforma a rotina da empresa, é a ferramenta ideal para aperfeiçoar a gestão, e garante a integração de processos, setores e pessoas. Além disso, a empresa passa a fazer um melhor controle de tudo o que já foi feito, ou seja, mantém um histórico e mensura, com mais precisão, os resultados alcançados.

Muitas construtoras, de pequeno, médio e grande porte, já sabem o que é ERP e reconhecem os seus benefícios na prática. Apenas o Sienge já tem mais de 3000 clientes que aplicam esta solução em suas empresas da construção!

Qual a estrutura de um ERP?

Para entender ainda melhor o que é ERP, é importante compreender a estrutura mais comum do ERP. Geralmente, o software é dividido por módulos que refletem duas visões.

Visão Departamental: esta inclui os módulos contábil, financeiro, compras, faturamento, estoque, entre outros. Assim, é possível manter os processos de cada departamento dentro da mesma tela, já que o acesso dos profissionais é exclusivo para aquela área que ele pertence.

Visão por Segmento: os módulos criados devem atender as particularidades do segmento da empresa, tendo, em sua estrutura, os principais processos e rotinas padrões proporcionando uma gestão mais profissional. O ERP voltado para a construção civil, por exemplo, deve ter módulos diferentes equivalentes aos setores e também às etapas da obra.

Vale lembrar que os dados da construtora são armazenados no ERP de forma única, independente do módulo que será acessado. Para o gestor, a visão é macro e as informações de todas as áreas/módulos ficam disponíveis.

Mas como os ERPs evoluíram?

A evolução dos ERPs têm muito a ver com o desenvolvimento e modernização dos softwares, principalmente com a criação e otimização de tecnologias. Inicialmente, os softwares tinham seu funcionamento dentro de uma interface textual (character-based interface), e eram desenvolvidos com base UNIX ou DOS.

Em alguns computadores, esse tipo de software pode ser visto ao acessar a BIOS (Basic Input/Output System), na inicialização. Os softwares ERP já foram parecidos com isso:

A GUI (Graphical User Interface) foi sendo desenvolvida em paralelo com a interface textual, isso por conta de novas tecnologias, como os mouses.

Na interface gráfica (presente até hoje), menus suspensos, janelas e outras funcionalidades apareceram para diminuir a curva de aprendizado que o usuário teria nos softwares de interface baseada em texto.

Os ERPs também evoluíram para interfaces gráficas, alguns ainda permanecem nessa modalidade (de forma muito aprimorada).

Com a popularização da internet e o desenvolvimento de dispositivos portáteis cada vez mais avançados, a necessidade em conectar os dispositivos surgiu como uma inovação necessária, muitos softwares e ERPs com interface gráfica desenvolveram versões que se conectavam à internet para manter atualizados os bancos de dados nos servidores, que eram acessados em outros dispositivos.

Já outros foram além e lançaram suas versões totalmente web que, diferente das outras versões, não dependiam de instalação e, geralmente, eram compatíveis com diversos dispositivos, alguns com aplicativos próprios para garantir mais segurança.

Recentemente, a popularização dos smartphones, tablets, computadores ultraportáteis e o mercado de aplicativos em crescimento possibilitou o surgimento de muitos softwares de diversos tipos que, diferente de ERPs, tinham foco em resolver o problema de somente uma área específica, o uso desses softwares em detrimento do ERP geralmente acontece quando eles oferecem alguma funcionalidade que atenda a algum problema bastante específico das organizações.

Com isso, organizações passam a deixar de usar algumas funcionalidades de seus ERPs para usar esses outros softwares, deixando de aproveitar a vantagem da integração.

Para entender como esse problema está sendo solucionado, vamos entender primeiro o que é uma API.

API – O que é?

A interface de programação de aplicações (API) nada mais é que uma forma dos sistemas conversarem entre si. Um conjunto de rotinas e padrões de programação que um software irá utilizar para se conectar a outro. 

Diversos softwares, atualmente, foram desenvolvidos dentro da estratégia dos APIs, possibilitando a integração de outros sistemas de forma fácil e eficaz. Para entender como os APIs estão revolucionando o mercado, assista ao vídeo abaixo:

Um ERP desenvolvido dentro dessa lógica geralmente é chamado de plataforma, pois trata o ERP como um dos softwares que estarão ali integrados. Ou seja, a plataforma, através de APIs, irá integrar outros sistemas e aplicações ao software ERP.

Vantagens e desvantagens de um ERP

Além de saber o que é um ERP e compreender sua estrutura, é preciso que os gestores conheçam os principais resultados alcançados com o sistema, ou seja, é necessário listar e avaliar as principais vantagens tidas com a implementação de um sistema ERP.

É importante se perguntar não apenas o que é o ERP, mas também questionar quais as suas principais funcionalidades. Uma das características mais importantes do sistema é a sua flexibilidade, dada pela sua adaptabilidade às mudanças organizacionais. Ela permite a inclusão de novos módulos e usuários a qualquer momento.

Dentre os principais recursos do sistema ERP, vale destacar dois deles:

1.    Cruzamento de dados: o sistema ERP permite cruzar os dados referentes aos gastos e recebimentos com o próprio orçamento em si. Os valores orçados e projetados são registrados no fluxo de caixa, assim como o que será recebido e gasto. Assim, o gerente de obra pode planejar novamente os custos até o fim dos trabalhos. É possível identificar onde está ganhando e onde está perdendo na obra, e efetuar o trade-off, ou seja, perder em determinadas tarefas ou atividades, e compensar os custos em outras.
2.    Integralidade: a construtora permanece sempre conectada com os canteiros de obras, centraliza as informações em um banco de dados, elimina erros e evita redundâncias.  As informações chegam de forma mais clara, segura e imediata e permitem um maior controle de todo o negócio: do planejamento ao controle e execução da obra.

Com estes recursos, as principais vantagens do ERP são:

• Integração e padronização de processos;
• Eliminação de redundância;
• Redução do tempo de operações;
• Agilidade nos negócios;
• Obtenção da informação em tempo real;
• Eficiência;
• Controle e gestão;
• Base única de dados;
• Adaptação às mudanças de processos;
• Reduz a necessidade de planilhas.

Sabendo o que é ERP e as suas vantagens, é importante que o gestor tenha ciência também das desvantagens do sistema e dos problemas que pode vir a enfrentar.

Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são:

• Alto custos de implementação;
• Consumo elevado de tempo de treinamento e implementação;
• Dependência de uma única ferramenta;
• Interdependência dos módulos: cada departamento depende das informações do módulo anterior, por isso é preciso ter processos muito alinhados;
• Excesso de controle sobre as pessoas;
• Grande repercussão dos erros em efeito cascata;
• Esforço para a customização com a exigência de adaptação das informações.

Principais módulos e requisitos de um ERP  

Depois de compreender o que é ERP e conhecer suas vantagens e desvantagens, é hora de buscar a solução que melhor se adapte à realidade das empresas da construção civil e que contemple a sua dinâmica. Para a construção civil, o ERP deve ter funcionalidades voltadas para, no mínimo, três módulos. São eles:

a) Orçamento: este é o módulo que deve ter recursos para fazer um orçamento baseado no histórico de obras anteriores. Deve permitir o tratamento independente das tabelas de composições para cada tipo de obra, e a diferenciação dos produtos por marcas e detalhes.

b) Planejamento: deve permitir administração de contratos de compras de insumos, contratos de aluguel de equipamentos e contratos de subcontratação de mão-de-obra. Além disso, este módulo precisa fornecer recursos para trabalhar com fontes de dados para o cálculo dos valores das composições de insumos e precificação da obra. Outra funcionalidade necessária é a apuração dos custos com máquinas e equipamentos de forma precisa, em cada etapa da obra.

c) Acompanhamento: este módulo deve permitir o acompanhamento da evolução física e financeira da obra, com cronograma e gráficos, e, além disso, oferecer acompanhamento do fluxo de caixa consolidado, considerando as informações de todas as obras em andamento. É importante saber o que é ERP, mas também que o ERP tenha recursos para apontamentos e medições em tempo real, conectando o canteiro de obras com o escritório, inclusive por meio de dispositivos móveis.

Além de checar a inclusão destes três módulos na estrutura, é importante observar:

• Tipo de suporte ofertado;
• Qualidade do atendimento;
• Usabilidade do sistema;
• Possibilidade de migração de dados do ERP antigo para o novo;
• Hospedagem dos dados em nuvem;
• Histórico e a solidez da empresa fornecedora do ERP.

O que é o ERP para Construção Civil 

E sabe por que essa é a melhor opção de software para empresas da construção civil? É o que iremos explicar neste tópico.

O Sienge nasceu por encomenda de uma construtora, que precisava de um sistema sob medida, ainda inexistente no mercado, para atender suas necessidades. Somente após evoluir, o software começou a ser comercializado como ERP no mercado.

Isso significa que todas as suas funcionalidades foram desenvolvidas para atender a esse nicho e facilitar o dia a dia do engenheiro e profissionais relacionados. No Sienge é possível integrar todas as áreas de uma construtora ou incorporadora.

Você pode, por exemplo:

• analisar o seu fluxo de caixa;
• organizar os processos de compra;
• gerar relatórios gerenciais com dados confiáveis;
• acompanhar diferentes canteiros de obras ao mesmo tempo;
• administrar contratos de venda; e
• facilitar a cobrança e correção de parcelas com os clientes.

Quer conhecer mais sobre cada funcionalidade desse grande sistema de gestão da construção civil? Então confira a seguir como isso funciona na prática e entenda de que maneira isso garante o fluxo de informações e a continuidade de seus projetos.

Funcionalidades do software

No total, são 12 módulos que ajudam nas diversas atividades do dia a dia de uma construtora. Você pode contratar todos ou apenas alguns módulos, de acordo com as necessidades da sua empresa. Confira alguns exemplos para cada módulo abaixo:

1. engenharia: controle do orçamento, planejamento e acompanhamento de obras. Cadastro de custos unitários, criação de relatórios de cronogramas físicos e financeiros e acompanhamento da execução de obras;
2. suprimentos: gestão dos fluxos de compras, distribuição de materiais, envio de cotações automáticas e controle dos estoque das obras e do almoxarifado;
3. financeiro: acompanhamento do fluxo de pagamentos e de impostos retidos, conciliação bancária e emissão de notas fiscais;
4. nota fiscal eletrônica: envio e recebimento digital de vários tipos de notas;
5. contabilidade fiscal: garantia de cumprimento das obrigações fiscais de maneira confiável e automatizada, apuração de tributos e geração de obrigações acessórias;
6. comercial: cadastro de informações, acompanhamento da carteira de clientes e da disponibilidade de imóveis em estoque;
7. gestão de ativos: controle da movimentação e baixa dos bens patrimoniais da empresa, da frota de veículos e de equipamentos em geral;
8. suporte à decisão: acesso a dados e relatórios para auxiliar o engenheiro no processos de decisões gerenciais;
9. gestão da qualidade: processo de estruturação para programas de qualidade, acompanhamento de metas de avaliação e monitoria da melhoria contínua da empresa;
10. recursos humanos: controle de admissão, rescisões, benefícios, ponto eletrônico e seleção de talentos para a empresa;
11. segurança: gestão de permissões e restrições de acesso a dados mais específicos;
12. integração BIM: criação de orçamentos mais assertivos e confiáveis, em menos tempo, com as informações de um projeto BIM.

Apenas um módulo, individualmente, pode ajudar o engenheiro em atividades como conferência de caixa, criação de orçamento e exportação de relatórios. Agora imagine como a integração entre os diversos setores de uma empresa pode otimizar o dia a dia em uma construtora.

É isso que explico a seguir. As possibilidades de integração são muitas e ajudam a automatizar processos, permitindo que os gestores e suas equipes foquem em ações estratégicas, não em operacionais.

Integrações entre as áreas de uma empresa de construção civil

Ao utilizar um sistema de gestão da construção civil, você consegue gerenciar todas as atividades da sua construtora, sejam estas referentes ao canteiro de obras, seja ao financeiro. As informações de diferentes áreas se integram, automaticamente, no sistema, de acordo com os módulos contratados.

Se você fizer pedidos de compra no Suprimentos, por exemplo, estes serão enviados para o Financeiro para a criação de uma ordem de pagamento. Além disso, as notas fiscais são encaminhadas diretamente para a Receita Federal, tudo por meio do Sienge.

É importante lembrar ainda que, como o sistema é 100% web, você pode fazer essas e outras ações em qualquer lugar e ao mesmo tempo que outros colaboradores. É perfeitamente possível, portanto, fazer um pedido diretamente do canteiro de obras, evitando que a construção pare.

Outro aspecto muito relevante é a possibilidade de integrar o sistema de gestão da construção civil a um software BIM. No futuro, essa será uma exigência para qualquer fornecedor do governo. Portanto, é recomendável que as empresas já aprendam a criar projetos nesse programa para garantir mais oportunidades nos anos seguintes.

Aliás, essa já é uma realidade no estado de Santa Catarina, como você pode conferir neste link.

Essas possibilidades facilitam muito o trabalho de gestão em uma construtora. Basta inserir uma informação, como custos unitários, em um módulo, para conseguir gerar diversas análises contábeis e financeiras. Isso, como você deve imaginar, pode aumentar expressivamente a produtividade da empresa e reduzir seus custos.

E você acredita que essas integrações internas são tudo? Agora vem outra possibilidade muito interessante.

Integrações com outros softwares

Você já utiliza algum software para empresas de construção civil? Softwares como CRM (Customer Relationship Management) para vendas, ou até mesmo chatbots podem ser integrados ao Sienge para otimizar ainda mais o fluxo de informações.

Geralmente, essas conexões com aplicativos terceiros são feitas por API. Elas permitem a integração do software com plataformas específicas. Por exemplo: sistemas de geração de Linhas de Balanço, de gestão de estoque, de planejamento de obras e com o Revit, uma alternativa de software BIM.

Vai participar de uma licitação para obras públicas? Você pode importar automaticamente as composições e insumos da Tabela SINAPI, de maneira mais ágil e intuitiva. Seus clientes perderam o boleto para pagamento? Via chatbot, você pode oferecer a impressão de uma segunda-via. As possibilidades são realmente muitas!

Ainda com dúvidas se o nosso sistema de gestão da construção civil é realmente a melhor opção para você? O Sienge é uma das soluções mais completas especializadas para empresas de engenharia e seus relatórios são muito confiáveis, além de serem gerados com facilidade, o que otimiza o trabalho do diretor.

As várias possibilidades de integração do Sienge fazem dessa alternativa uma opção excelente para a gestão de construtoras e incorporadoras, facilitando processos, aumentando a produtividade de todos os profissionais e, naturalmente, reduzindo custos.

O sucesso com o ERP

Para ter sucesso na implantação do software, é preciso focar esforços na organização e padronização de processos. Além de saber o que é um ERP, você deve estar ciente que a adesão ao projeto exige profissionais bem qualificados, tempo e recurso financeiro.

É preciso que as construtoras estejam bem estruturadas e invistam na formação de equipes com profissionais qualificados para fazer a gestão correta dos processos e identificar pontos de melhoria e de reinvenção.

Ao saber o que é ERP e o adotar como um dos instrumentos de inovação aplicada à gestão, na prática, você irá se deparar com outro desafio: fazer a customização do software para que ele realmente atenda às necessidades da construtora.

Neste processo, além de uma equipe fortalecida e capacitada, tenha um facilitador pronto para auxiliar os profissionais na jornada de implantação do ERP. Como o consultor costuma atuar apenas em um primeiro momento, é importante eleger um profissional da empresa como gestor do projeto, coordenando e apoiando os profissionais, bem como acompanhando as inserções de dados e ações dentro do sistema.

O papel do gestor de ERP é ajudar a equipe a entender o que é ERP, para que a ferramenta seja, de fato, incorporada ao dia a dia da construtora. Você pode também baixar nosso ebook gratuito para se aprofundar ainda mais no assunto.

Além de compreender o que é um ERP, agora, você sabe que é preciso ter um conjunto de recursos para tornar a implementação do software possível: ferramenta, processos, metodologia e pessoas.

O mercado oferece várias soluções tecnológicas que podem ser contratadas para que sua construtora eleve seu desempenho. Uma das soluções ERP oferecidas no mercado é o Sienge, sistema que permite o gerenciamento de todos os processos da obra: do início ao fim.

Assim, o gestor tem condições de fazer uma gestão integrada conectando fases da obra, processos e pessoas. A contratação de um ERP é o primeiro passo rumo ao aperfeiçoamento da gestão e à conquista de mais eficiência e produtividade.

Comece agora mesmo!