O avanço da transformação digital traz cada vez mais eficiência ao dia a dia das empresas. Um exemplo é não precisar mais de uma assinatura física ou uma versão em papel dos documentos que serão assinados. Com a adoção da assinatura digital e assinatura eletrônica, o processo se torna mais fácil e seguro.
Vale lembrar que, no Brasil, os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Dessa forma, qualquer documento certificado pela ICP-Brasil tem validade legal.
A questão é que os termos assinatura eletrônica e assinatura digital costumam ser usados de forma intercambiável. Mas, na verdade, existem diferenças entre os dois modelos, causando dúvidas sobre qual tipo de assinatura adotar em seu fluxo de trabalho.
Neste post, você vai entender de uma vez por todas a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica e quais as vantagens de cada uma. Boa leitura!
O Que é e Quais os Tipos de Assinatura
Quando se assina um documento de forma física ou eletrônica, o objetivo é garantir o conhecimento, o aceite e o cumprimento entre as partes.
Mas uma das partes pode contestar a autoria da assinatura, seja ela no papel, eletrônica ou mesmo em cartório. Então, é neste momento que entra a tecnologia com segurança e rastreabilidade nos tipos de assinaturas.
Ela ajuda a registrar o caminho feito por aquela assinatura, protegendo todas as partes envolvidas. E neste caso, não haverá o que se negar.
Vamos a alguns exemplos de assinaturas:
- com firma reconhecida: difícil ter êxito, pois terá uma terceira parte intermediando a assinatura, no caso, o cartório.
- sem firma reconhecida: aqui serão consideradas basicamente testemunhas e exame grafotécnico.
- assinatura eletrônica: toda a rastreabilidade de IP, e-mail, navegador e tudo mais que a internet proporciona, isso sem levar em conta que a assinatura pode ser feita com certificados emitidos pelo ICP-BR, popularmente conhecida como assinatura digital.
Com os conceitos, embora básicos, mas já definidos, a pergunta que deve ser feita é: qual assinatura me dará mais segurança jurídica? Responderemos a essa questão mas, antes, vamos nos aprofundar melhor nos termos.
O que é Assinatura Eletrônica?
Para começar, o que você precisa saber é que nem toda assinatura eletrônica é digital. Embora existam analogias, existem diferenças importantes.
O termo assinatura eletrônica se refere a qualquer mecanismo, não necessariamente criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.
Segundo a Lei Federal de Assinaturas Eletrônicas dos EUA, as assinaturas eletrônicas podem ser:
“Som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato de outro registro, executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro.”
Em outras palavras, as assinaturas eletrônicas são usadas para se referir a qualquer assinatura aplicada eletronicamente, em vez de aplicadas em uma folha de papel física. Elas confirmam o conteúdo de um documento, mas nem todos os níveis de garantia das assinaturas eletrônicas são iguais perante a lei.
Por exemplo: em um ambiente extremamente regulamentado, que trata de dados sensíveis, talvez seja necessário considerar uma opção mais segura, como a assinatura digital, que falaremos ao longo do texto.
Mudança na Legislação
Em 2020, foi criada a Lei 14.063 para fins de desburocratizar a assinatura eletrônica. A nova lei ampliou o escopo dos documentos aceitos pelo governo, como se vê nestes trechos extraídos do site do Senado:
“A nova lei cria dois novos tipos de assinatura eletrônica em comunicações com entes públicos e em questões de saúde: simples e avançada.
- Simples: A assinatura simples se destina a transações de baixo risco que não envolvam informações protegidas por sigilo. O governo estima que 48% dos serviços públicos disponíveis poderão ser acessados por meio de uma assinatura eletrônica simples, a exemplo de requerimentos de informação, marcação de perícias, consultas médicas ou outros atendimentos.
- Avançada: Já a assinatura avançada se aplica a processos e transações com o poder público; ela garante o acesso exclusivo do titular e permite o rastreamento de alterações feitas no documento assinado. A assinatura avançada poderá ser usada, por exemplo, no processo de abertura, alteração e fechamento de empresas.”
Assim, temos mais um passo importante na modernização dos processos e procedimentos do governo e que, naturalmente, trazem impacto em toda nossa rotina. Porque o simples fato de eliminar a presença física para entregar/assinar documentos, já traz um ganho gigantesco para toda a administração, não é mesmo?
Segurança jurídica das Assinaturas Eletrônicas
Desde a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, a assinatura eletrônica já é equiparada à física.
E por isso vale ressaltar que nem toda assinatura eletrônica é digital! Embora existam analogias, há diferenças importantes.
O termo assinatura eletrônica tem um significado mais simplificado: refere-se a qualquer mecanismo, não necessariamente criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica, como por exemplo, usuário e senha.
Neste aspecto, fica claro que a assinatura eletrônica com certificado emitido pelo padrão ICP-Brasil é a que possui menos chance de ser refutada. Mas aqui temos um porém: os tokens são pagos, o que impede que a maioria das pessoas tenham acesso, seja pelo custo e também pela burocracia e complexidade.
Então, na ausência dos certificados do ICP-Brasil, você deve buscar assinaturas eletrônicas no padrão internacional PAdES, como as geradas pela plataforma 1Doc, o que garante que elas sejam verificáveis em qualquer aplicativo compatível.
Dessa forma, você garante a “longevidade” dos documentos assinados, pois não dependem da 1Doc como forma de validar sua autoria e integridade.
Enquanto PDF e a ISO 32000-1 provêm de um framework para assinar digitalmente seus documentos, o PAdES especifica perfis precisos para o uso.
O padrão PAdES reconhece que documentos assinados digitalmente podem ser utilizados ou arquivados por muitos anos – até mesmo décadas. Então, no futuro, a assinatura do documento continuará legítima e atemporal, reforçando o conceito muito conhecido como Long-Term Validation (LTV).
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas com alguns recursos importantes que as tornam exclusivas. É um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.
Dessa forma, a assinatura digital simplifica todo o fluxo de assinaturas, que pode ser realizado de qualquer lugar, hora e dispositivo. Além disso, possui o mesmo valor jurídico que uma assinatura física.
Em resumo, ela certifica a um documento elementos fundamentais, como:
Autenticidade
Certifica a exclusividade do assinante em utilizar a sua assinatura. Estabelece a validade de transmissão, e o receptor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor.
Integridade
É o que garante a confiabilidade do documento, pois qualquer alteração no processo irá invalidar a assinatura e torná-lo ilegítimo.
Irretratabilidade
Garante que o emissor não negue a autenticidade da assinatura, ou seja, não é possível assinar um documento e renunciar essa assinatura posteriormente. Portanto, se você confia na assinatura física, vai se sentir muito mais seguro em assinar digitalmente.
Assinatura digital e Assinatura eletrônica: como fica a segurança?
Quando falamos em assinaturas de contratos e documentos, existem diversas preocupações sobre a segurança do processo. Dúvidas como: a pessoa que assinou o documento é quem afirma ser? Será que a assinatura é válida? Como posso garantir que o conteúdo do documento não foi adulterado? Entre outras.
A existência de tabeliães foi inventada justamente para ajudar a resolver essas preocupações. No caso de assinaturas digitais, esse papel é exercido por um terceiro confiável, conhecido como Autoridade Certificadora (AC).
As ACs vinculam sua identidade a um certificado digital que permite que você use seu certificado para criar assinaturas digitais localmente usando um token – ou remotamente usando qualquer uma das plataformas de assinatura baseadas em nuvem.
Como funciona na prática
Ao acessar uma plataforma de assinatura, você aplica uma assinatura digital a um documento e a criptografia vincula seu certificado digital com os dados que estão sendo assinados em uma única “impressão digital”.
Da mesma forma que em uma impressão digital real, os componentes criptográficos que compõem seu documento assinado digitalmente não podem ser reproduzidos ou alterados. É isso que torna as assinaturas digitais seguras e compatíveis. Portanto, são mais eficazes perante a lei.
Os documentos gerados pela 1Doc, por exemplo, seguem o padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), o que garante que as assinaturas digitais sejam verificáveis em qualquer aplicativo compatível com este padrão. Isso garante a “longevidade” dos documentos assinados, pois não dependem da 1Doc como forma de validar sua autoria e integridade.
O padrão PAdES reconhece que documentos assinados digitalmente podem ser usados ou arquivados por muitos anos – até mesmo décadas. Em qualquer momento no futuro, apesar dos avanços tecnológicos, deve ser possível validar o documento para confirmar que a assinatura era válida no momento em que foi assinada, conceito conhecido como Long-Term Validation (LTV).
Cuidados da assinatura digital e assinatura eletrônica
Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica promovem redução de custos, ganho de eficiência e sustentabilidade, porque são realizadas sem papel e permitem a tramitação 100% no meio eletrônico, facilitando o envio e armazenamento de documentos.
A questão é que apenas a assinatura digital, com certificação da ICP-Brasil, tem validade jurídica. Ou seja, a assinatura eletrônica possui apenas validade legal. Ao analisar as duas opções, você deve primeiro avaliar o tipo de documento e seus riscos.
Vale ressaltar ainda que a assinatura digitalizada é apenas uma imagem da assinatura de punho. Essa modalidade não tem valor jurídico ou legal. Portanto, é meramente ilustrativa.
Outra possibilidade, para fins de autenticidade, é o uso do registro em blockchain. Quando se utiliza esse tipo de validação, o título assinado não pode ser alterado e ganha dupla confiabilidade: a da assinatura ICP-Brasil e a do blockchain.
Por que optar pela Assinatura Eletrônica em vez do papel?
Mesmo que muitos ainda confiem na tramitação em papel, ela é lenta, cara e pouco rastreável. Com uma plataforma de assinatura e gestão digital, você tem toda a informação rastreável, rápida, com o máximo de segurança e ótimo custo-benefício.
É importante lembrar que o papel é apenas o veículo que tramita a informação. E esse veículo em outras épocas já foi a pedra e muitos achavam um meio moderno, até que surgiu o papiro e a pedra ficou ultrapassada, o papiro evoluiu para o papel e também ficou no passado.
Hoje não faz nenhum sentido assinar documentos na pedra, no papiro e muito menos ficar carregando documentos de um lado para o outro. Definitivamente, não é uma forma eficiente de trabalho.
Com a rotina corrida do dia a dia, o mais correto é simplificar e automatizar tarefas. Devemos usar a tecnologia ao nosso favor, para ganhar mais tempo, produtividade e tornar nosso negócio cada vez mais competitivo.
Quais são as possibilidades da assinatura eletrônica?
Um cenário que tem sido bem explorado são as assinaturas de contratos entre a construtora e/ou incorporadora e seus fornecedores.
Neste cenário temos um ganho imediato e que permeia várias frentes do processo de contratação de fornecedores. Esses ganhos são:
- Ampliação das possibilidades de contratação de novos fornecedores. Afinal, não será necessário aguardar para que o contrato físico seja enviado pelos correios ou transportadora, assinado, reconhecido em cartório e enviado de volta ao escritório.
- Redução do gasto com transporte, impressão e armazenamento dos documentos (além de facilitar o acesso a estes).
- Evitar contato físico e exposição a riscos biológicos. Sim, Me refiro ao Covid-19, já que estudos recentes da Universidade Federal do Rio Grande do Sul apontam que o Covid-19 pode sobreviver até 5 dias na superfície do papel.
- Redução drástica no tempo necessário para assinatura do contrato (de dias para apenas alguns minutos) é possível mitigar os riscos de um fornecedor ter de acessar o canteiro de obras antes de estar com o contrato assinado.
Agilidade na aprovação de processos
Outra maneira de aproveitar a assinatura eletrônica é utilizá-la para obter a aprovação em processos corriqueiros, como aprovação da Medição.
Digo isso pelo seguinte:
Notamos que nossos clientes escolheram a assinatura eletrônica para substituir o processo antigo de levar a Medição impressa na mesa do gestor para obter a aprovação e somente então fazer a liberação do pagamento. Neste caso, com a pandemia, essa rotina foi quebrada devido ao distanciamento social.
Foi aí que entrou a assinatura digital e assinatura eletrônica para obter o consentimento do(s) gestor(es) de forma rápida e segura com a assinatura eletrônica.
Assim, temos ganhos de velocidade, segurança e até comunicação, de forma que estas solicitações de assinatura vão direto para a caixa de email dos aprovadores. Sem dúvida, isso dá maior robustez e cadência ao processo.
A cada dia se abre mais espaço para a assinatura eletrônica
Falamos até aqui de contratos e medições com fornecedores e até mesmo de processos internos da construtora/incorporadora, mas estes são só algumas das possibilidades.
Ainda temos as assinaturas de projetos, planta baixa e muitos outros documentos que “nascem digitais”. Isso faz com que uma impressão e/ou cópia possa ser evitada e ainda manter a validade daquele documento. Até mesmo por que estes documentos são mais bem inspecionados e armazenados no seu formato digital.
Importante lembrar que a ideia deste artigo não é pregar a abolição dos documentos físicos, pois sabemos do seu valor e praticidade, principalmente no canteiro de obras junto aos times.
Na verdade, o objetivo é compartilhar as boas práticas que temos visto com os nossos clientes e o mercado aplicarem. Assim, você e sua empresa também poderão tirar proveito dessas práticas e ficar à frente dos seus competidores.
Indústria da Construção: Assinatura Digital e Assinatura Eletrônica
Uma das perguntas que podem ter surgido é “Por que a indústria da construção deve aderir à assinatura eletrônica?”. E, apesar de já termos passado por quase uma dezena de formas de usar a assinatura eletrônica no nosso setor, talvez ainda exista espaço para questionamento dos benefícios que a sua empresa obtém ao utilizar essa tecnologia.
Mas a resposta é simples, e um tanto quanto clichê: Tempo é dinheiro! Isso mesmo, esse é um conceito antigo e muito bem compreendido no nosso setor. Estamos acostumados a fazer o possível e impossível para entregar um projeto no prazo. Afinal, tempo é dinheiro.
Essa ideia é tão verdadeira que, de acordo com o Fórum Econômico Mundial, em 10 anos, a digitalização em grande escala poderia levar a uma economia de US$ 0,7-1,2 trilhão nas fases de Projeto, Engenharia e Construção. Também poderia levar a uma economia de US$ 0,3-0,5 trilhões na fase de operações.
A assinatura eletrônica recupera tempo e dinheiro perdidos com soluções analógicas
O processo analógico (utilizando o papel) acaba inferindo em todos os momentos que já citamos antes. Isso nos deixou acostumados a fazer coisas que nos custam tempo e dinheiro, como:
- aguardar pelo transporte de algumas folhas de papel;
- aguardar por filas em cartórios de registro;
- não conseguir encontrar os documentos por não estarem no armário ou fichário correto.
Tudo isso custa muito tempo e dinheiro para ser considerado normal, sendo que já existe uma solução muito melhor disponível a todos.
Trago mais uma pesquisa que foi feita com mais de 300 construtoras ao redor do mundo pela JBKnowledge Survey. Nela, os participantes responderam quais são os aspectos mais difíceis no gerenciamento de documentos.
Observe que o simples fato de garantir que você tenha a versão mais atualizada gera um problema enorme. Algo tão simples e que tenho certeza que não estou sozinho em me lembrar das últimas vezes que fiquei me perguntando se a versão que eu tinha era a última.
Além disso, quando falamos do processo de licitação/estimativa, veja qual parte do processo os participantes identificaram como que leva mais tempo para obter assinaturas:
Sendo assim, atualmente é difícil justificar a ideia de não migrar do papel para o digital. Deixe o incômodo do papel para trás. Para se manter competitivo nesse mercado, sua empresa não pode perder tempo com tarefas administrativas desnecessárias.
Caso deseje se aprofundar no tema, veja como o Sienge Plataforma pode te ajudar com a assinatura eletrônica e baixe agora mesmo o Guia Prático sobre Assinatura Digital, produzido pelo Sienge em parceria com a 1Doc.
Como o Sienge Plataforma pode ajudar com a assinatura eletrônica
Sabendo disso, o Sienge Plataforma desenvolveu uma integração com os principais players de assinatura eletrônica do mercado para que a sua empresa possa aproveitar todos os benefícios da assinatura eletrônica.
Sienge Suprimentos
Desta forma, você pode, dentro do módulo de Suprimentos do Sienge, gerenciar os anexos de contrato com fornecedor e ainda solicitar a assinatura eletrônica destes PDF. Para o Sienge este PDF pode ser o Contrato de parceria com seu fornecedor, ou até mesmo qualquer outro documento PDF que faça sentido para aquele projeto (Ex.: Certificados, Planta baixa, Projetos e etc.).
Interface simples e rápida
Como sabemos que o mais importante neste processo é otimizar o seu tempo e do seu time, a nossa interface é simples e rápida. Ela solicita apenas o nome e o email das pessoas que devem receber a solicitação de assinatura eletrônica.
Depois disso, os emails são disparados automaticamente para que os assinantes validem e assinem o documento em questão. Uma vez este documento assinados por todas as partes envolvidas, ele volta para o Sienge e fica atrelado ao cadastro original. Tudo muito fácil, rápido e simples.
Sienge Comercial
No Sienge Plataforma também é possível utilizar assinatura digital e assinatura eletrônica no módulo Comercial, ou seja, nos contratos e documentos de venda dos imóveis. Mas isso é assunto para um próximo artigo aqui no Blog do Sienge.
Sendo assim, atualmente é difícil justificar a ideia de não migrar do papel para o digital. Deixe o incômodo do papel para trás. Para se manter competitivo nesse mercado, sua empresa não pode perder tempo com tarefas administrativas e desnecessárias.
O Sienge Plataforma tem se preocupado em manter os seus clientes competitivos e a frente do mercado. Leve esses benefícios para sua empresa.
Peça contato de um dos nossos consultores através do link Fale Conosco e se mantenha atualizado com as mais novas tecnologias da Indústria da Construção.
