Um dos grandes desafios de uma empresa do setor de construção é manter a organização das contas. Um controle que não pode ser negligenciado e muito menos inexistente. É preciso saber como organizar as contas da empresa. Afinal, uma empresa de engenharia civil que não conhece suas finanças, o caixa, seus gastos e seus ganhos não subsiste por muito tempo. O crescimento depende de cálculos bem feitos e de uma gestão criteriosa.
Por isso, o Habitissimo relacionou algumas tarefas indispensáveis que todo empresário precisa priorizar se quiser saber como organizar as contas da empresa.
Como organizar as contas da empresa…
… usando a tecnologia
Quanto mais a tecnologia avança, mais fácil se torna o trabalho de acompanhamento e fiscalização do orçamento de uma empresa. O que antes era feito de forma mecânica e contava com erros humanos, hoje é feito por softwares e computadores, o que reduz a margem de erros e torna a conclusão dos trabalhos muito mais rápida. Vamos a alguns exemplos:
- Máquinas de Rede e Smart Rede: Elas são muito semelhantes. Ambas fazem transações de compra a débito ou a crédito. Possuem um aplicativo onde o proprietário de um comércio, por exemplo, consegue checar suas vendas em tempo real, por meio de um relatório objetivo, intuitivo e descomplicado. Outra facilidade é o gerenciamento do fluxo de caixa que fornece informações sobre todas as vendas à vista, parceladas ou no cartão de crédito. A diferença entre elas é que a Smart Rede conta com uma espécie de loja de aplicativos que possue várias ferramentas para emitir notas, gerenciar estoque e auxiliar nos processos administrativos.
- Softwares: Não é preciso gastar investir alto com ferramentas, aliás, hoje em dia existem softwares a sua disposição sem nenhum custo. Os gratuitos não possuem funcionalidades completas, mas são capazes de fazer a gestão financeira, além de integralizar outros controles. Dá para manter suas contas organizadas, inclusive folha de pagamento.
- Trello: Este aplicativo está disponível em versões gratuitas e pagas. Ele faz a ligação entre sistemas que não estão diretamente conectados. Isso te permite enxergar a empresa como um todo e ter controle de tudo, o que te dá condições de planejar, estipular metas, determinar prazos e delegar funções.
- Google Spreadsheets: É similar ao Excel, mas o seu principal benefício é que ele não ocupa espaço em seu computador e pode ser acessado de qualquer lugar. Mas é preciso ter acesso a internet.
… com a organização da rotina
As tarefas são muito importantes e devem ser planejadas para que a empresa funcione bem. Independente se serem diárias, semanais, mensais e até mesmo semestrais ou anuais, elas devem ser previstas. É como se fosse uma engrenagem. Uma depende da outra.
- Estoque: Toda semana deve ser feito um inventário para saber se há mercadoria suficiente para atender sua demanda.
- Conciliação bancária: Diariamente verifique o saldo de sua conta. Esta tarefa vai garantir, por exemplo, que contas que estão em débito automático fiquem com pagamento pendente.
- Impostos: São despesas que podem ser mensais ou anuais. Cuide disso com muito atenção. Todos os meses verifique se não há algum a ser pago.
- Fluxo de caixa: Após verificar suas vendas, lucro bruto e lucro líquido, analise o resultado para que você consiga se planejar para o mês seguinte.
- Ao final de cada ano é fundamental rever o desempenho de sua empresa e separar documentos para declaração do Imposto de Renda.
… por meio da análise de indicadores
Basicamente é a forma de medir a performance de sua empresa. Esta análise “desenha” a situação financeira por meio de demonstrativos. Esta checagem permite visualizar o que está errado para que você inicie uma nova estratégia para a retomada do controle.
Viu só que com organização você mantém a saúde orçamentária de sua empresa? É extremamente importante saber como organizar as contas da empresa. Conte para nós o que achou destas dicas.
