Pagar contas em atraso, vamos convir, é um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar na sua gestão financeira. Pior ainda quando isso não acontece por falta de recursos, mas por pura falta de controle, e vira rotina.
Não tenha dúvida, o acúmulo de contas atrasadas, o pagamento de juros sobre juros e multas, ao longo do tempo, significam uma gravíssima sangria de recursos. No caso de micro e pequenas empresas, isso pode determinar até mesmo a falência do negócio.
Aliás, o Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequena Empresa (Sebrae) recomenda expressamente que os empreendedores adotem sistemas eficientes de controle das contas a pagar.
Isto significa que você deve tomar essa tarefa como uma meta a alcançar na sua construtora ou incorporadora, adotando medidas para nunca mais pagar contas com atraso.
Mas como fazer isso?
Prossiga a leitura e você vai conhecer a solução para ter uma gestão financeira segura, que mantenha a liquidez da empresa, honrando todos os seus compromissos nas datas previstas.
Vantagens de controlar as contas a pagar
O Sebrae aconselha que o micro e pequeno empreendedor organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, etc.
Com o controle das contas você evita o estresse, perdas irrecuperáveis e tem vantagens importantes, como:
- Identificar todas as obrigações a pagar;
- Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
- Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
- Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
- Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros;
- Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
- Conciliação com os saldos contábeis.
A verdade é que as micro e pequenas construtoras têm muita dificuldade de manter as contas em dia e isso acontece por algumas boas razões.
Em primeiro lugar, como dispõem de equipes enxutas, o dono ou sócio acumula muitas tarefas: captar clientes, elaborar orçamentos, fazer as compras, receber e pagar contas e, em meio a isso tudo, cuidar dos canteiros de obras.
Além disso, com pouca estrutura, você sabe, costumam usar as velhas planilhas como principal ferramenta de gestão. Nelas, é mais comum registrarem apenas o que aconteceu, o consolidado, isto é, não projetam os compromissos que tem à frente no calendário.
Sua rotina consiste em acompanhar o vencimento dos boletos que estão à mão, nos bolsos, na pasta, na mochila ou na escrivaninha, fora de ordem. Nestas condições, é até normal que muitas contas atrasem e recaiam sobre elas os juros que são altíssimos no Brasil.
Mas as micro e pequenas empresas já podem contar com uma tecnologia acessível que organiza e que coloca nos eixos a administração de empresas como a sua. Veja a seguir.
Software de gestão GO Gestor Obras
Estamos falando de um ERP ou software de gestão empresarial como o GO Gestor Obras, que foi lançado ano passado e é totalmente ajustado às necessidades das construtoras de menor porte.
Ele vem estruturado em três módulos principais, com várias funcionalidades para as áreas mais críticas da gestão:
- Sistema Financeiro – Apresenta de forma clara, a qualquer hora, a real situação financeira da construtora. O lançamento das informações é muito simples e as respostas são sempre muito rápidas.
- Sistema de Compras – Analisa, automaticamente todos os pedidos e alerta se você está pagando a mais por um produto que já comprou antes. Também informa se tudo foi entregue corretamente na obra.
- Sistema de Engenharia – Fazer um orçamento é muito rápido com o GO Gestor Obras, pois ele trabalha com mais de 600 insumos pré-cadastrados. Com apenas três cliques, o sistema aponta se o orçado condiz com o que foi realizado.
Resumindo para você, trata-se de um software muito intuitivo e fácil de operar, que automatiza e agiliza todas as operações da empresa. Sendo que uma de suas funcionalidades mais práticas é o controle total das contas.
O GO Gestor Obras tem várias formas de impedir que aconteçam atrasos nos pagamentos de seus compromissos.
Primeiro, através do Fluxo de Caixa, onde há um gráfico com barras visuais mostrando aquelas contas a pagar que estão para vencer e as receitas que estão para serem recebidas no seu caixa, nos dias seguintes, semanas e até mesmo nos próximos meses.
Você consegue ver de forma muito simples e clara todos os seus desembolsos e recebimentos futuros, as suas provisões. É uma forma bastante eficaz de evitar o pesadelo das contas em atraso.
Inteligência artificial
Outra segurança neste sentido é a inteligência artificial cognitiva embarcada no software. Uma funcionalidade criada em parceria com a IBM permite a você conversar com o sistema através de um chat, como se estivesse realmente falando com uma pessoa.
O sistema consegue aprender com as operações do usuário, processar as informações que assimila e responder a qualquer pergunta, instantaneamente.
Ele indica na hora todas as contas que já atrasaram, ou seja, o vencimento que já passou e não foi dada baixa. Além disso você pode estar perguntando qual a conta mais atrasada ou a com maior valor financeiro.
Você também pode perguntar a ele o que tem de conta a vencer no dia seguinte, na semana seguinte ou no mês seguinte: o GO Gestor Obras sempre traz essa informação.
Sinalização das contas
Além disso, no dashboard e no Fluxo de Caixa do GO Gestor Obras existem campos de análise com um card onde constam os próximos vencimentos de Contas a Pagar e Contas a Receber. O gestor consegue ver ali, facilmente, como está a situação dos seus pagamentos, seja de uma obra específica ou da empresa como um todo.
Por exemplo, na compra de um material em três vezes você pode criar essa conta no GO Gestor Obras e indicar que vai parcelar os pagamentos com vencimentos dias 10, 15 e 20 dos meses seguintes.
Numa conta só o sistema lança as três parcelas e quando chega perto das datas os vencimentos são vistos pelo usuário.
Outro local para o controle das contas do GO Gestor Obras é na categoria Despesas e Receitas, que tem uma lista desses dois itens. Enquanto uma conta está ali para vencer ela não apresenta nenhuma informação de cores, mas um dia antes e no dia do vencimento aparece numa cor amarela, chamando a atenção para ela.
Depois, se atrasou, essa conta fica em vermelho, indicando que já está vencida, ou seja, há uma sinalização visual das contas muito forte e intuitiva no GO Gestor Obras. Por isso, é praticamente impossível atrasar uma conta por desorganização ou esquecimento.
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O que a experiência com o GO Gestor Obras tem mostrado na prática?
Nós constatamos que grande muitos dos micro e pequenos empreendedores com quem trabalhamos, realmente, controlavam apenas os papéis que ficavam empilhados na mesa. Acabavam esquecendo muitas contas, tendo que pagar a multa e ficando numa situação constrangedora com seus fornecedores.
Com o GO Gestor Obras o que se percebe é que essas contas não tiveram mais atrasos, pois quem entra diariamente no sistema está tendo o controle visual de todos os vencimentos.
Outra situação que o empresário deve estar atento nas contas é quando há, por exemplo, uma conta de R$ 10 mil para pagar na semana que vem. E, após pagar várias contas, o empresário fica com apenas R$ 6 mil, porque pequenas empresas não têm uma provisão de caixa muito grande.
Nestas situações, as empresas menores costumam atrasar essa conta de propósito para não ficar com saldo negativo, pagando-a somente na semana seguinte.
No entanto, olhando o fluxo de caixa o empresário consegue decidir se é melhor procurar um fornecedor mais barato, dividir essa conta em prestações ou jogar todo o valor para um faturamento mais adiante no calendário. Ou seja, o sistema lhe ajuda a tomar decisões embasadas à sua realidade.
Tendo a visão clara do fluxo de caixa, o gestor não precisa atrasar mais nenhuma conta por falta de dinheiro, porque vai saber que terá ingresso em caixa logo em seguida pra cobrir esse valor.
Filtros do Financeiro
O Sistema Financeiro do GO Gestor Obras dispõe ainda de vários filtros que permitem gerar relatórios específicos de Receitas e Despesas, assim como as Carteiras, que incluem as contas bancárias e as análises de saldos e extratos.
Já o Fluxo de Caixa apresenta, por exemplo, uma curva ABC de custos que traz as cinco maiores categorias de gastos, as cinco principais fontes de receitas, os cinco maiores fornecedores e os cinco principais clientes, entre outras informações.
Todos esses controles, sendo bem utilizados, podem representar a curto prazo uma grande economia de custos para a sua empresa. Interessante, não é?
Vale a pena mencionar também as comparações que o sistema faz, automaticamente, entre o que está sendo comprado e o que foi orçado. Ele alerta se os volumes e valores previstos na aquisição de materiais estão sendo respeitados ou foram extrapolados.
No seu dashboard, o GO Gestor Obras analisa quanto foi gasto e quanto estava previsto à medida que a medição das obras avança. Ele mostra onde se gastou mais e onde se gastou menos, dentro ou fora dos limites orçados, em materiais e mão-de-obra.
Apresenta, ainda, quanto se gastou de impostos, despesas administrativas, aluguel de equipamentos e outros itens de despesas. Tudo de forma extremamente fácil e ágil.
Tanto que uma conta a pagar ou a receber no GO Gestor Obras pode ser criada em menos de 20 segundos, enquanto gerar uma compra no sistema leva cerca de um minuto, apenas.
Garanta a saúde da sua empresa
Como ensina o Sebrae, é preciso lembrar que “uma boa gestão financeira garante a saúde da sua empresa e, porque não dizer, a sua tranquilidade.” Portanto, uma micro ou pequena construtora não pode se permitir pagar contas em atraso.
É preciso dar um basta nessas perdas e para isso você já conta com uma tecnologia acessível, extremamente eficiente e idealizada para o perfil da sua empresa.
Um software de gestão como o GO Gestor Obras não é um luxo destinado às grandes companhias, é uma ferramenta indispensável para as construtoras que querem crescer e ampliar seus negócios.
Quem não se moderniza, perde espaço, muitos já se deram conta disso e estão lançando mão de soluções como essa para avançar em termos de eficiência, produtividade e rentabilidade.
Pense nisso e , caso tenha alguma dúvida, faça contato conosco, será uma satisfação ajudá-lo a ter sucesso nos seus empreendimentos.
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Até o próximo artigo!
