Para chegar a fechar uma obra existe uma série de etapas durante a negociação que envolvem o pré-orçamento. São feitas alteração no escopo para ajustar valores, são avaliadas novas soluções para otimizar os recursos, são refeitos projetos para atender as necessidades. Estas são algumas das etapas durante o orçamento de uma obra.
Neste artigo mostrarei a você como se organizar durante o pré-orçamento para economizar tempo de negociação e atender melhor às necessidades dos seus clientes. Através destes insights e dicas, você terá mais precisão nos valores além de menos retrabalhos durante a obra por conta de mal entendidos durante o processo de negociação.
Para apresentar estas ideias a você, tratarei sobre os pré-projetos, suas compatibilizações, quantitativos, margens e até mesmo diretrizes para os seus contratos. Tudo isso será dado dentro de um contexto de alinhamento com as necessidades de seu cliente e eficiência durante estes processos.
Para começar qualquer tipo de pré-orçamento, você precisa de algumas definições:
- Projeto ou pré-projeto
- Escopo do seu contrato
- Definição dos prazos
Elaboração do Pré-projeto
Para iniciar qualquer orçamento de uma obra, conceitualmente você precisa alinhar o que o seu cliente espera e precisa com o que você executará. Para isso, após as conversas preliminares, é importantíssimo elaborar ou requisitar um pré-projeto. Este servirá de base para começar a “afinar” o seu escopo e orçamento.
Assim que possível, compatibilize o seu projeto com as demais disciplinas e projetos. Com isso você poderá identificar sobreposições, dificuldades e interferências. Peça às outras empresas envolvidas no projeto para que compartilhem seus arquivos e ofereça os seus para compatibilizarem. Isso economizará muito tempo na obra.
Com este pré-projeto é possível definir as áreas, os quantitativos, estudar a melhor solução técnica para poder fazer seu pré-orçamento. Muitas definições importantes ocorrem neste processo de elaboração do pré-projeto. Além disso, você e o cliente começam a calibrar as expectativas e alinhar os interesses.
Além de possibilitar maior assertividade no seu pré-orçamento, este pré-projeto facilita a definição do escopo do seu contrato.
Escopo do contrato
Após definir no que consiste a obra, você poderá definir melhor o que toca a sua empresa e o que outras empresas ou profissionais contribuirão nesta obra. Isso facilita ainda mais a elaboração do seu pré-orçamento pois ajuda a visualizar melhor o que cada empresa ficará responsável e qual o envolvimento em cada processo da obra.
Do contrário, você pode considerar itens e materiais que estão no escopo de outras empresas e com isso passar ao seu cliente um valor equivocado, correndo o risco de perder o negócio.
Quantitativos
Com os pré-projetos e o seu escopo definido, é possível também quantificar os recursos. Isso inclui a sua mão de obra, projetos, equipes ou colaboradores, materiais e equipamentos necessários para executar seus trabalhos. Orce com cada um de seus fornecedores e colete os seus custos atualizados.
Caso haja algum item como terraplanagem que possa ser um pouco incerto, negociar um valor por volume de solo pode ser mais justo do que um contrato com escopo fechado. Isso deve ser avaliado na hora de repassar o custo para o seu cliente. Busque a forma mais justa e menos arriscada para você.
Prazos
Após a definição do pré-projeto e do seu escopo, o próximo passo essencial é a definição dos prazos pois estes impactam diretamente nos custos da sua obra. Via de regra, quanto mais rápida uma obra, menos flexibilidade durante a execução haverá e maior será a quantidade de mão de obra necessária.
O prazo impacta muito no seu custo indireto que, como você sabe, é aquele custo fixo que, independente do volume que é executado, continua constante. Ele se refere a custos como a sua folha, aluguel de container de obra, internet, aluguéis, etc. Estes custos não vão alterar se você deixou de produzir por conta da chuva ou produziu mais por estar com o planejamento em dia.
Por conta disso, procure equalizar as necessidades de prazo com o orçamento do seu cliente. Prazos muito longos também não são aconselhados pois podem implicar em alterações nos valores dos materiais e até mesmo na mão de obra. Portanto, otimize sem exagerar na urgência. Não esqueça de levar em consideração o tempo de aprovação dos projetos!
Compatibilização de Projetos
Algo que impactará tanto no seu escopo quanto nos seus prazos é a compatibilização dos projetos da sua obra. Caso estes não estejam bem compatibilizados, você terá alterações no que foi previsto executar e isso impactará em atraso, geralmente. Por isso, procure compatibilizar os seus projetos com as diversas disciplinas.
Se for construir uma obra de médio ou grande porte, invista em um levantamento planialtimétrico e em uma sondagem. Com isso você poderá reduzir muito a sua “gordura” ou evitará tomar um prejuízo. O custo destes serviços você pode negociar com o proprietário, já que é algo que beneficiará ambos.
Seus Contratos
Alguns profissionais não dão tanta importância para a elaboração de um bom contrato após a aprovação do orçamento e o fechamento do negócio. Se você ainda tem alguma dúvida, vou apresentar dois argumentos que podem fazer você ver de outra forma:
1- Em geral, todo negócio é fechado num clima de comemoração pois as duas partes esperam obter resultados benéficos;
2- Mesmo em um contexto de perfeita boa índole, as pessoas entendem os fatos de formas diferentes e por isso geram-se dúvidas e mal entendidos.
Por isso, o contrato serve como um lembrete do que cada parte se comprometeu. Claro que isso não significa que não precise se ter bom senso durante o processo de execução do que foi contratado. Isso significa que as duas partes de boa fé terão um instrumento para lembrá-las melhor do que cada uma delas acordou no início.
É claro que alterações no escopo podem ocorrer. No entanto, quando for necessário fazer alguma alteração na negociação, ficam mais fácil ter parâmetros para renegociar de forma justa.
Quais os pontos que devem constar em seu contrato:
- Prazos
- Formas de pagamento relacionadas às medições e entregas
- Formas e critérios para cada uma das partes poder desistir do contrato
- Relação entre o contrato com o memorial descritivo e os projetos
- Definição da métrica utilizada para quantificar algum item que possa variar (muito útil em reformas)
Com isso, seu contrato terá mais ferramentas úteis caso haja dúvidas durante o andamento da obra.
Planilha aberta no Pré-Orçamento
Na Brasil ao Cubo adotamos uma maneira pouco convencional de apresentarmos nossos pré-orçamentos e orçamentos. Entregamos aos nossos clientes uma planilha aberta com todos os custos (diretos e indiretos) elencados ao dos materiais e da mão-de-obra, nossa margem (BDI) e o valor final com a forma de pagamento. Isso oferece o cliente duas coisas importantíssimas:
- Transparência no que está incluso na sua obra;
- Possibilidade de, facilmente, excluir ou substituir algum item;
- Empodera o cliente em termos de ajuste do seu orçamento.
Com isso, ganhamos muito tempo de negociação, deixamos o cliente muito mais confortável com o que ele está contratando e seguro para fechar o negócio. Além disso, deixamos claro quanto estamos considerando de cada material, seu tipo e seu valor unitário. Caso haja alteração no projeto ou no mercado, é mais simples para justificar uma alteração no orçamento.
Para conseguirmos fazer um pré-orçamento de obra como este, precisamos ter os valores atualizados não só os materiais. Precisamos saber quanto exatamente vamos precisar da nossa mão de obra. Este é um desafio para muitas empresas onde não se tem o controle preciso de quanto tempo e quantas pessoas são necessárias para cada etapa do projeto.
Por este motivo, utilizamos indicadores para medir a nossa produtividade a cada etapa. Para compilar estas informações e facilitar nossa aferição da mão de obra, utilizamos o ERP Sienge. Através do ERP, ao final de um período, conseguimos saber quanto tempo foi gasta em cada negociação, em cada projeto e em cada execução de nossas obras.
Isso nos possibilita sermos mais assertivos em nossos orçamentos de obra e garantir maior valor no que oferecemos aos nossos clientes.
